Vendre des billets pour un salon : en ligne et à la caisse

Votre association organise un salon : un salon du hobby, une foire aux livres, une bourse d'échange pour collectionneurs. Autrefois, il y avait une table avec une caisse à l'entrée, et le dimanche soir quelqu'un comptait les souches. Aujourd'hui, vous voulez vendre des billets pour votre salon, en ligne et à la caisse, sans que la file à l'entrée s'étire jusqu'au parking et sans deviner combien de personnes se trouvent à l'intérieur.

Prenons l'exemple d'un club de loisirs créatifs qui organise une foire artisanale dans la salle de sport, le samedi et le dimanche de 10 à 17 heures. Les adultes paient 6 euros en prévente et 7 euros à la caisse. Les enfants de moins de douze ans entrent gratuitement. Le club attend environ neuf cents visiteurs payants par jour.

Un événement par jour de salon

Créez chaque jour de salon comme un événement à part, avec sa propre date. Chaque jour a ainsi son propre nombre de places et son propre comptage, et vous voyez dès le vendredi si c'est le samedi ou le dimanche qui se vend le mieux.

Pour chaque événement, vous remplissez Places au total, par exemple 1 200. C'est un seul stock pour tous les types de billets ensemble, et une limite ferme : la billetterie en ligne et la caisse à l'entrée vendent à partir du même stock et s'arrêtent d'elles-mêmes quand il est épuisé. La création d'un événement est expliquée pas à pas dans Événements.

La prévente moins chère qu'à la caisse

Chaque visiteur qui achète à l'avance, c'est une personne de moins dans la file à la caisse. Un euro d'écart suffit souvent pour l'y inciter. Dans l'assistant, l'interrupteur Le même prix aussi au guichet est activé par défaut. Désactivez-le, puis donnez à chaque type de billet son propre prix au guichet : 6 euros en ligne, 7 euros à la caisse.

Sur votre affiche et votre page Facebook, vous indiquez simplement les deux prix, avec un code QR vers votre billetterie.

Les enfants gratuits, mais comptés

Un enfant qui entre gratuitement prend autant de place dans la salle de sport qu'un adulte. Créez donc un type de billet Enfant (moins de 12 ans) au prix de 0. Il compte dans votre stock de 1 200, vous voyez combien d'enfants sont venus, et à la caisse vous le sélectionnez aussi vite qu'un billet payant. Les billets gratuits ne comptent pas dans le nombre de billets payants de votre formule.

À l'entrée : scanner et vendre côte à côte

Prévoyez deux files l'une à côté de l'autre. Ceux qui ont un billet sur leur téléphone se dirigent vers un bénévole muni de l'application de scan. Ceux qui doivent encore payer passent à la caisse : une tablette avec de grands boutons, par carte ou en espèces. Chaque vente à la caisse apparaît immédiatement dans le même comptage que les ventes en ligne.

Vos bénévoles à l'entrée reçoivent le rôle Scanner : ils peuvent scanner des billets, et rien d'autre. Ils ne voient ni le chiffre d'affaires ni les commandes. Si le Wi-Fi de la salle de sport faiblit, l'application de scan continue de fonctionner ; voir Scanner les billets à l'entrée, même sans réseau. L'invitation et la liaison des appareils sont décrites dans Application de scan et personnel de scan, la caisse dans Caisse au guichet.

Un aller-retour à la voiture

Sur un salon, il arrive qu'un visiteur aille déposer un sac bien rempli dans sa voiture. À son retour, l'application de scan affiche ATTENTION : ce billet a déjà été scanné, avec l'heure du premier scan. Votre bénévole sait alors tout de suite que ce visiteur était déjà entré, et c'est vous qui convenez de la suite : le laisser passer, ou lui demander le tampon sur la main. Un billet transféré à un ami se repère de la même façon.

Combien de personnes sont déjà entrées ?

Le tableau de bord affiche le bloc À l'entrée aujourd'hui, avec trois chiffres : Attendu (tous les billets valables aujourd'hui), Déjà entrés (combien d'entre eux ont été scannés) et Encore attendus. C'est ce chiffre que vous communiquez aux pompiers ou à votre responsable de la sécurité, sans estimation. Les personnes qui ont uniquement le rôle Scanner voient aussi ce bloc. Plus d'explications dans Lire votre tableau de bord.

Vous voulez aller plus loin, avec plusieurs entrées et une sortie ? Lisez alors Le contrôle d'accès à votre événement.

Les emplacements pour les exposants

Si vous vendez aussi les stands, créez-les comme un événement séparé, par exemple Emplacement foire artisanale avec quarante places. Les exposants ne puisent ainsi pas dans le stock de vos visiteurs, et vous voyez dans une seule liste qui a payé.

Combien cela coûte-t-il ?

Faites le calcul pour un week-end. Deux jours avec chacun neuf cents visiteurs payants, cela fait 1 800 billets. Une plateforme fictive qui demande 1 euro par billet vous coûte alors 1 800 euros, ou bien votre visiteur le paie en plus de ses 6 euros.

Chez Passavo, vous payez un montant fixe par mois. La caisse à l'entrée est comprise dans la formule Départ, pour 9,00 € par mois et jusqu'à 3 000 billets payants par an. Votre club n'organise que quelques activités par an ? Vous mettez alors l'abonnement en pause pendant les mois calmes. Un petit salon qui vend uniquement en ligne peut aussi utiliser la formule gratuite, avec jusqu'à 100 billets payants par événement. Toutes les formules côte à côte se trouvent sur la page des tarifs.

La mise en place

1. Créez un événement par jour de salon via Vente → Événements → Nouvel événement.
2. Indiquez dans Places au total combien de visiteurs vous pouvez accueillir par jour.
3. Ajoutez les types de billets : Adulte et Enfant (moins de 12 ans) au prix de 0.
4. Désactivez Le même prix aussi au guichet et donnez à chaque type de billet un prix au guichet.
5. Invitez vos bénévoles avec le rôle Scanner et installez la caisse sur une tablette.
6. Placez le code QR vers votre billetterie sur votre affiche.

D'autres exemples pour les marchés de Noël, les foires artisanales et les foires aux livres se trouvent sur notre page consacrée aux marchés et salons.