Tickets verkopen voor een beurs: online en aan de kassa

Je vereniging organiseert een beurs: een hobbybeurs, een boekenbeurs, een ruilbeurs voor verzamelaars. Vroeger zat er een tafel met een geldkist aan de ingang, en op zondagavond telde iemand de strookjes. Nu wil je tickets verkopen voor je beurs, online en aan de kassa, zonder dat de rij aan de deur tot op de parking staat en zonder te gokken hoeveel mensen er binnen zijn.

Neem als voorbeeld een hobbyclub met een ambachtenbeurs in de sporthal, op zaterdag en zondag van 10 tot 17 uur. Volwassenen betalen 6 euro in voorverkoop en 7 euro aan de kassa. Kinderen onder de twaalf zijn gratis. De club verwacht zowat negenhonderd betalende bezoekers per dag.

Eén event per beursdag

Zet elke beursdag op als een eigen event, met zijn eigen datum. Zo heeft elke dag zijn eigen aantal plaatsen en zijn eigen telling, en zie je op vrijdag of de zaterdag of de zondag het drukst verkoopt.

Per event vul je Plaatsen in totaal in, bijvoorbeeld 1.200. Dat is één pot voor alle tickettypes samen, en een harde grens: de ticketshop en de kassa aan de ingang verkopen uit dezelfde pot en stoppen vanzelf wanneer hij op is. Hoe je een event opzet, staat stap voor stap in Events.

Voorverkoop goedkoper dan aan de kassa

Elke bezoeker die vooraf koopt, is iemand minder in de rij aan de kassa. Een euro verschil is vaak genoeg om dat te sturen. In de wizard staat de schakelaar Dezelfde prijs ook aan de balie standaard aan. Zet hem uit, en geef elk tickettype daarna een eigen balieprijs: 6 euro online, 7 euro aan de kassa.

Op je affiche en je Facebookpagina zet je dan gewoon beide prijzen, met een QR-code naar je ticketshop.

Kinderen gratis, maar wel geteld

Een gratis kind neemt evenveel plaats in de sporthal als een volwassene. Maak daarom een tickettype Kind (onder 12) met prijs 0. Het telt mee in je pot van 1.200, je ziet hoeveel kinderen er kwamen, en aan de kassa tik je het even snel aan als een betaald ticket. Gratis tickets tellen niet mee bij het aantal betaalde tickets van je formule.

Aan de ingang: scannen en verkopen naast elkaar

Zet twee rijen naast elkaar. Wie een ticket op zijn telefoon heeft, loopt door naar een vrijwilliger met de scan-app. Wie nog moet betalen, gaat naar de kassa: een tablet met grote knoppen, met kaart of contant. Elke verkoop aan de kassa staat meteen in dezelfde telling als de online verkoop.

Je vrijwilligers aan de deur krijgen de rol Scanner: ze kunnen tickets scannen, en niets anders. Ze zien geen omzet en geen bestellingen. Zakt de wifi in de sporthal weg, dan blijft de scan-app werken; zie Tickets scannen aan de deur, ook zonder netwerk. Het uitnodigen en koppelen staat in Scan-app en scanpersoneel, de kassa in Balie-kassa.

Even naar de auto en terug

Op een beurs gaat iemand al eens met een volle tas naar de auto. Komt hij terug, dan toont de scan-app LET OP: dit ticket is al gescand, met het uur van de eerste scan. Je vrijwilliger weet dan meteen dat deze bezoeker al binnen was, en jij spreekt af wat hij dan doet: doorlaten, of naar de stempel op de hand vragen. Een ticket dat doorgestuurd werd naar een vriend, valt op dezelfde manier op.

Hoeveel mensen zijn er al binnen?

Op het dashboard staat het blok Vandaag aan de deur, met drie getallen: Verwacht (alle tickets die vandaag geldig zijn), Al binnen (hoeveel daarvan gescand zijn) en Nog te verwachten. Dat getal geef je aan de brandweer of je veiligheidsverantwoordelijke, zonder te schatten. Ook wie alleen de rol Scanner heeft, ziet dat blok. Meer uitleg staat in Je dashboard lezen.

Wil je verder gaan, met meerdere ingangen en een uitgang, lees dan Toegangscontrole op je event.

Standplaatsen voor standhouders

Verkoop je ook de kramen, zet die dan op als een apart event, bijvoorbeeld Standplaats ambachtenbeurs met veertig plaatsen. Zo eten de standhouders niet uit de pot van je bezoekers, en zie je in één lijst wie er betaald heeft.

Wat kost het?

Reken het voor een weekend uit. Twee dagen met elk negenhonderd betalende bezoekers zijn 1.800 tickets. Een verzonnen platform dat 1 euro per ticket vraagt, kost je dan 1.800 euro, of je bezoeker betaalt het bovenop zijn 6 euro.

Bij Passavo betaal je een vast bedrag per maand. De kassa aan de ingang zit in de formule Start, voor € 9,00 per maand en tot 3.000 betaalde tickets per jaar. Organiseert je club maar een paar activiteiten per jaar, dan pauzeer je het abonnement in de stille maanden. Een kleine beurs die alleen online verkoopt, kan ook op de gratis formule, met tot 100 betaalde tickets per event. Alle formules naast elkaar staan op de prijzenpagina.

Zo zet je het op

1. Maak per beursdag een event aan via Verkoop → Events → Nieuw event.
2. Vul bij Plaatsen in totaal in hoeveel bezoekers je per dag kwijt kan.
3. Voeg de tickettypes toe: Volwassene en Kind (onder 12) met prijs 0.
4. Zet Dezelfde prijs ook aan de balie uit en geef elk tickettype een balieprijs.
5. Nodig je vrijwilligers uit als Scanner en zet de kassa op een tablet.
6. Hang de QR-code naar je ticketshop op je affiche.

Meer voorbeelden voor kerstmarkten, ambachtenbeurzen en boekenbeurzen vind je op onze pagina over markten en beurzen.