La réservation par créneaux horaires
Un lieu qui reçoit cent personnes par jour ne les reçoit jamais régulièrement : elles arrivent toutes entre onze heures et treize heures.
La réservation par créneaux horaires consiste à découper une journée d'ouverture en tranches et à limiter le nombre de visiteurs par tranche. Le visiteur choisit son heure au moment de réserver, ce qui lisse l'affluence, rend le travail de l'équipe prévisible et permet de tenir une capacité réelle plutôt qu'espérée.
Choisir la durée des tranches
Un créneau horaire trop long perd son intérêt : si la tranche dure trois heures, tout le monde arrive au début et vous n'avez rien lissé. Une tranche de trente minutes convient à la plupart des lieux de visite.
Des tranches trop courtes produisent l'effet inverse. Le visiteur qui arrive avec dix minutes de retard se retrouve hors de son horaire, et l'équipe passe son temps à arbitrer des cas qui n'auraient pas dû exister.
Le nombre de places par tranche
Le chiffre ne dépend pas de la surface mais du goulot d'étranglement réel : le vestiaire, l'ascenseur, la salle de projection, le guide. Compter à partir du point le plus étroit donne un nombre plus bas et beaucoup plus tenable.
Pour une billetterie pour musée, il faut aussi tenir compte de la durée de visite. Si les visiteurs restent une heure et que vous ouvrez un créneau toutes les demi-heures, deux groupes cohabitent en permanence dans les salles.
Comment Passavo découpe la journée
Chez Passavo, vous définissez les jours, la longueur des tranches et le nombre de places de chacune. Les tranches complètes sont indiquées comme telles dans le calendrier et ne peuvent plus être choisies.
Les exceptions se gèrent au cas par cas : fermeture ponctuelle, capacité réduite un jour donné, ouverture exceptionnelle. Les réservations déjà prises ne sont pas affectées par ces modifications.
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Questions fréquentes
Faut-il refuser un visiteur en retard ?
Une tolérance écrite, par exemple un quart d'heure, évite les discussions. Le billet reste valable toute la journée, donc c'est vous qui décidez de le faire entrer avec le groupe suivant.
Peut-on mélanger créneaux et entrée libre ?
Oui : un même créneau se vend en ligne et au comptoir, et les deux puisent dans la même capacité totale.