Factura a nombre del comprador en la venta de entradas

Una empresa reserva una salida de equipo en su cervecería: veinticuatro compañeros, una visita guiada y una cata. El pedido llega por su tienda de entradas en línea, ya pagado. Dos días después, el departamento de contabilidad de esa empresa le escribe: «¿Podrían enviarnos una factura a nuestro nombre, con nuestro NIF-IVA y la referencia de nuestro pedido de compra?» Usted busca el pedido, abre una plantilla de Word, lo copia todo a mano y confía en que el número de factura siga al del mes pasado.

Una factura a nombre del comprador en la venta de entradas puede hacerse sin copiar nada. Este artículo explica cómo configurarla una sola vez y cómo un comprador obtiene después su propia factura: en línea, más tarde o en taquilla.

Por qué una empresa pide una factura

A un particular le basta con una entrada o un tique de caja. Una empresa, un colegio o un autónomo necesitan más: un documento con su propio nombre y dirección, su NIF-IVA, un número de factura correlativo y el IVA por tipo. Solo así su gestor puede contabilizar el gasto. Si alguien la pide, usted la emite; a un particular no tiene que enviársela por iniciativa propia.

Configurarlo una vez

Vaya a Ajustes → Organización, pestaña Facturas a los compradores, y active Las facturas a los compradores están activadas. Solo el propietario de la organización puede hacerlo. Después rellene cuatro cosas:

1. Su situación de IVA: sujeto a IVA, exento (con la mención legal de su exención) o no sujeto. También una asociación sin número de IVA puede facturar con normalidad.
2. Su serie de numeración: un prefijo como F, un número inicial y si la serie vuelve a empezar en 1 cada año. El sistema lleva el contador: sin huecos y sin números duplicados.
3. Sus datos oficiales: nombre, dirección, número de empresa y NIF-IVA. Puede ser un nombre distinto del que aparece en su tienda de entradas.
4. Copia a su contable: indique una dirección, y cada factura le llega con copia oculta.

La factura va a su nombre, con su logotipo y sus propios datos. Usted la emite; Passavo la maqueta. Si tiene dudas sobre su situación o sobre la exención correcta, consúltelo con su gestor antes de que salga la primera factura.

Cuatro maneras de obtener una factura

No siempre se pide una factura en el mismo momento. Por eso hay cuatro vías, con el mismo resultado.

• Al pagar. En la tienda de entradas, el comprador marca Quiero una factura e introduce el nombre de su empresa, su dirección y, si lo tiene, su NIF-IVA. En cuanto se confirma el pago, recibe el PDF por correo.
• Más tarde, por sí mismo. El correo y la página de confirmación muestran ¿Necesita una factura? con un enlace personal. Usted decide cuánto tiempo sigue válido (por defecto treinta días después de la última fecha del pedido).
• En taquilla. Tras una venta en la caja aparece el botón Factura. Usted copia los datos de la tarjeta de visita y la factura sale enseguida por correo.
• En la gestión. Si alguien llama una semana después, vaya a Facturas a los compradores y haga clic en Crear factura. Elija el pedido pagado e introduzca los datos del comprador.

Si el cliente pide un número de pedido en la factura, hay un campo para ello: Su referencia o pedido de compra (opcional). Aparece en la parte superior de la factura.

El NIF-IVA del comprador

El NIF-IVA es opcional: un particular que presenta su visita como gasto no lo tiene. Si el comprador lo introduce, junto con su país determina cómo aparece el IVA en la factura. Un cliente de su propio país recibe el tipo que usted configuró en el producto. Una empresa de otro país de la UE con NIF-IVA recibe la inversión del sujeto pasivo, con la mención correspondiente. Si vende sobre todo el acceso a un evento, el IVA suele devengarse donde tiene lugar el evento; para ello puede desactivar la inversión del sujeto pasivo en los mismos ajustes. Su gestor sabe qué opción le corresponde.

Un ejemplo: la salida de equipo a la cervecería

1. La cervecería activa las facturas, con la serie F2026-, e introduce la dirección de su gestor.
2. La empresa reserva veinticuatro entradas de 18 euros para la visita de las 15:00, 432 euros en total, y marca Quiero una factura con su NIF-IVA y el pedido de compra PO-7731.
3. Tras el pago, la factura F2026-0058 sale hacia la empresa, con copia al gestor. No lleva fecha de vencimiento, pero indica que ya está pagada.
4. Dos compañeros se dan de baja y recuperan su dinero a través del proveedor de pagos. Se añade automáticamente una factura rectificativa que remite a F2026-0058.

Nadie ha copiado nada a mano, y la serie sigue siendo correlativa.

Su gestor lo recibe todo de una vez

En Facturas a los compradores encontrará el botón Exportar. Elija un mes o un trimestre y el formato que prefiera su gestor: un CSV con la base imponible y el IVA por tipo, un zip con los PDF o un zip de archivos UBL que los programas de contabilidad importan directamente. Las facturas rectificativas están incluidas.

Lo que cuesta

Las facturas a los compradores no cuestan nada extra: ningún importe por factura y ningún porcentaje sobre su facturación. La tienda de entradas forma parte del plan gratuito, hasta 100 entradas de pago por evento. La caja de taquilla, con el botón Factura, está incluida a partir de Inicio, por 9,00 € al mes.

Cómo configurar la visita en sí, con un número fijo de plazas por guía, lo encontrará en vender entradas para una visita guiada. Cada pantalla y cada ajuste se describen paso a paso en Facturas a sus compradores, y cómo transcurre una tarde en la caja en La caja de taquilla. Lo que incluye cada plan figura en la página de precios.