Fatura em nome do comprador na venda de bilhetes

Uma empresa reserva uma saída de equipa na sua cervejaria: vinte e quatro colegas, uma visita guiada e uma prova. A encomenda chega pela sua bilheteira online, já paga. Dois dias depois, a contabilidade dessa empresa escreve: "Podem enviar-nos uma fatura em nosso nome, com o nosso número de IVA e a referência da nossa nota de encomenda?" Procura a encomenda, abre um modelo de Word, copia tudo à mão e espera que o número da fatura dê seguimento ao do mês passado.

Uma fatura em nome do comprador na venda de bilhetes pode fazer-se sem copiar nada. Este artigo explica como configurá-la uma única vez e como um comprador obtém depois a sua própria fatura: online, mais tarde ou na bilheteira.

Porque é que uma empresa pede uma fatura

Para um particular, um bilhete ou um talão de caixa chega. Uma empresa, uma escola ou um trabalhador independente precisa de mais: um documento com o seu nome e morada, o seu número de IVA, um número de fatura sequencial e o IVA por taxa. Só assim o contabilista pode lançar a despesa. Se alguém a pedir, emite-a; a um particular não tem de a enviar por iniciativa própria.

Configurar uma vez

Vá a Definições → Organização, separador Faturas aos compradores, e ative As faturas aos compradores estão ativadas. Só o proprietário da organização o pode fazer. Depois preencha quatro coisas:

1. O seu regime de IVA: sujeito a IVA, isento (com a menção legal da sua isenção) ou não sujeito. Também uma associação sem número de IVA pode faturar normalmente.
2. A sua série de numeração: um prefixo como F, um número inicial e se a série recomeça em 1 todos os anos. O sistema mantém o contador: sem falhas e sem números repetidos.
3. Os seus dados oficiais: nome, morada, número de empresa e número de IVA. Pode ser um nome diferente do que aparece na sua bilheteira.
4. Cópia para o seu contabilista: indique um endereço, e cada fatura segue para lá em cópia oculta.

A fatura está em seu nome, com o seu logótipo e os seus dados. Quem a emite é a sua organização; Passavo faz a paginação. Se tiver dúvidas sobre o seu regime ou sobre a isenção correta, confirme com o seu contabilista antes de a primeira fatura sair.

Quatro maneiras de obter uma fatura

Nem sempre se pede uma fatura no mesmo momento. Por isso há quatro caminhos, com o mesmo resultado.

• No pagamento. Na bilheteira, o comprador assinala Quero uma fatura e indica o nome da empresa, a morada e, se o tiver, o número de IVA. Assim que o pagamento é confirmado, recebe o PDF por e-mail.
• Mais tarde, sozinho. O e-mail e a página de confirmação mostram Precisa de uma fatura? com uma ligação pessoal. Escolhe durante quanto tempo é válida (por defeito, trinta dias após a última data da encomenda).
• Na bilheteira. Depois de uma venda na caixa aparece o botão Fatura. Copia os dados do cartão de visita e a fatura sai de imediato por e-mail.
• Na gestão. Se alguém telefonar uma semana depois, vá a Faturas aos compradores e clique em Criar fatura. Escolha a encomenda paga e introduza os dados do comprador.

Se o cliente pedir um número de nota de encomenda na fatura, há um campo para isso: A sua referência ou nota de encomenda (opcional). Aparece no topo da fatura.

O número de IVA do comprador

O número de IVA é opcional: um particular que apresenta a visita como despesa não o tem. Se o comprador o indicar, esse número determina, juntamente com o país dele, como o IVA aparece na fatura. Um cliente do seu próprio país recebe a taxa que definiu no produto. Uma empresa de outro país da UE com número de IVA recebe a autoliquidação, com a menção correspondente. Se vende sobretudo o acesso a um evento, o IVA é muitas vezes devido no local do evento; para isso pode desativar a autoliquidação nas mesmas definições. O seu contabilista sabe qual a opção certa para si.

Um exemplo: a saída de equipa à cervejaria

1. A cervejaria ativa as faturas, com a série F2026-, e indica o endereço do seu contabilista.
2. A empresa reserva vinte e quatro bilhetes de 18 euros para a visita das 15 horas, 432 euros no total, e assinala Quero uma fatura com o seu número de IVA e a nota de encomenda PO-7731.
3. Depois do pagamento, a fatura F2026-0058 segue para a empresa, com cópia para o contabilista. Não tem data de vencimento, mas indica que já está paga.
4. Dois colegas desistem e recebem o dinheiro de volta através do prestador de pagamentos. Junta-se automaticamente uma nota de crédito que remete para F2026-0058.

Ninguém copiou nada à mão, e a série continua sem falhas.

O seu contabilista recebe tudo de uma vez

Em Faturas aos compradores encontra o botão Exportar. Escolha um mês ou um trimestre e o formato que o seu contabilista prefere: um CSV com o valor líquido e o IVA por taxa, um zip com os PDF ou um zip de ficheiros UBL que os programas de contabilidade importam diretamente. As notas de crédito estão incluídas.

Quanto custa

As faturas aos compradores não custam nada a mais: nenhum valor por fatura e nenhuma percentagem sobre a faturação. A bilheteira faz parte do plano gratuito, até 100 bilhetes pagos por evento. A caixa da bilheteira, com o botão Fatura, está incluída a partir de Início, por 9,00 € por mês.

Como configurar a visita em si, com um número fixo de lugares por guia, lê-se em vender bilhetes para uma visita guiada. Cada ecrã e cada definição estão descritos passo a passo em Faturas aos seus compradores, e como decorre uma noite na caixa em A caixa da bilheteira. O que cada plano inclui está na página de preços.