Factuur op naam bij ticketverkoop: zo regel je het

Een bedrijf boekt een teambuilding bij je brouwerij: vierentwintig collega's, rondleiding en proeverij. De bestelling komt binnen via je ticketshop, netjes betaald. Twee dagen later mailt de boekhouding van dat bedrijf: "Kunnen we hiervoor een factuur op naam krijgen, met ons btw-nummer en onze bestelbonreferentie?" Jij zoekt de bestelling op, opent een Word-sjabloon, typt alles over en hoopt dat het factuurnummer aansluit op dat van vorige maand.

Een factuur op naam bij ticketverkoop kan zonder overtypen. Dit artikel legt uit hoe je het één keer instelt, en hoe een koper daarna zelf zijn factuur krijgt: online, achteraf of aan de balie.

Waarom een bedrijf een factuur vraagt

Een ticket of een kasticket volstaat voor een particulier. Een bedrijf, een school of een zelfstandige heeft meer nodig: een document met zijn eigen naam en adres, zijn btw-nummer, een doorlopend factuurnummer en de btw per tarief. Alleen daarmee kan zijn boekhouder de kost inbrengen. Vraagt iemand erom, dan geef je ze; aan een particulier hoef je niet uit jezelf een factuur te bezorgen.

Eén keer instellen

Ga naar Instellingen → Organisatie, tab Facturen aan kopers, en zet Facturen aan kopers staan aan aan. Dat mag alleen de eigenaar van de organisatie. Daarna vul je vier dingen in:

1. Je btw-statuut: btw-plichtig, vrijgesteld (met de wettelijke tekst van je vrijstelling erbij) of niet btw-plichtig. Ook een vzw zonder btw-nummer kan gewoon factureren.
2. Je nummerreeks: een voorvoegsel zoals F, een startnummer en of de reeks elk jaar opnieuw bij 1 begint. Het systeem houdt de teller bij, dus geen gaten en geen dubbele nummers.
3. Je officiële gegevens: naam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer. Dat mag een andere naam zijn dan die boven je ticketshop.
4. Kopie naar je boekhouder: vul een adres in, en elke factuur gaat er in blinde kopie naartoe.

De factuur staat op jouw naam, met jouw logo en je eigen gegevens. Jij reikt ze uit; Passavo maakt ze op. Twijfel je over je statuut of de juiste vrijstelling, vraag het dan na bij je boekhouder vóór de eerste factuur vertrekt.

Vier manieren om aan een factuur te komen

Een factuur op naam vraag je niet altijd op hetzelfde moment. Daarom zijn er vier wegen, met hetzelfde resultaat.

• Bij het afrekenen. In de ticketshop vinkt de koper Ik wil een factuur aan en vult zijn bedrijfsnaam, adres en eventueel zijn btw-nummer in. Zodra de betaling rond is, krijgt hij de pdf per mail.
• Achteraf, zelf. De bevestigingsmail en de bevestigingspagina tonen Factuur nodig? met een persoonlijke link. Jij kiest hoelang die werkt (standaard dertig dagen na de laatste datum op de bestelling).
• Aan de balie. Na een verkoop op de kassa staat er een knop Factuur. Je typt de gegevens over van het visitekaartje en de factuur vertrekt meteen per mail.
• In het beheer. Belt iemand een week later, dan ga je naar Facturen aan kopers en klik je op Factuur maken. Je kiest de betaalde bestelling en vult de gegevens van de koper in.

Vraagt de klant een bestelbonnummer op de factuur, dan is daar een veld voor: Je referentie of bestelbon (optioneel). Het komt bovenaan de factuur.

Het btw-nummer van de koper

Het btw-nummer is optioneel: een particulier die zijn bezoek inbrengt, heeft er geen. Vult een koper het in, dan bepaalt het samen met zijn land hoe de btw op de factuur komt. Een klant uit je eigen land krijgt het tarief dat je bij het product instelde. Een bedrijf uit een ander EU-land met een btw-nummer krijgt een verlegging, met de vermelding erbij. Verkoop je vooral toegang tot een evenement, dan geldt vaak de btw van de plaats van het evenement; daarvoor kan je de verlegging uitzetten in dezelfde instellingen. Je boekhouder weet welke keuze voor jou klopt.

Een voorbeeld: de teambuilding in de brouwerij

1. De brouwerij zet facturen aan, met reeks F2026-, en vult het adres van haar boekhouder in.
2. Het bedrijf boekt vierentwintig tickets van 18 euro voor de rondleiding van 15 uur, samen 432 euro, en vinkt Ik wil een factuur aan met zijn btw-nummer en bestelbon PO-7731.
3. Na de betaling vertrekt factuur F2026-0058 naar het bedrijf, met een kopie aan de boekhouder. Er staat geen vervaldag op, maar wel dat ze al voldaan is.
4. Twee collega's vallen af en krijgen hun geld terug via de betaalprovider. Er komt vanzelf een creditnota bij die naar F2026-0058 verwijst.

Niemand heeft iets overgetypt, en de reeks loopt door.

Je boekhouder krijgt alles in één keer

Onder Facturen aan kopers staat de knop Exporteren. Kies een maand of een kwartaal en neem de vorm die je boekhouder wil: een CSV met per btw-tarief het netto en de btw, een zip met de pdf's, of een zip met UBL-bestanden die boekhoudpakketten zoals Yuki, Exact Online, Octopus of Billit rechtstreeks inlezen. Creditnota's staan er mee in.

Wat het kost

Facturen aan kopers kosten niets extra: geen bedrag per factuur en geen percentage op je omzet. De ticketshop zit in de gratis formule, tot 100 betaalde tickets per event. De balie-kassa, met de knop Factuur, zit erin vanaf Start, voor € 9,00 per maand.

Hoe je de rondleiding zelf opzet, met een vast aantal plaatsen per gids, lees je in tickets verkopen voor een rondleiding. Elk scherm en elke instelling staat stap voor stap in Facturen aan je kopers, en hoe een avond aan de kassa verloopt in De balie-kassa. Wat in welke formule zit, staat op de pagina prijzen.