Tickets verkopen voor een rondleiding met gids

Elke zaterdag om 14 uur vertrekt je gids aan het stadhuis, en meer dan twintig mensen kan hij niet verstaanbaar toespreken. Tot nu toe kwamen de reservaties binnen per mail en per telefoon, in een lijst die niemand helemaal vertrouwde. Wie tickets wil verkopen voor een rondleiding, heeft eigenlijk maar twee dingen nodig: een vast vertrekuur en een harde grens aan het aantal plaatsen. Dit artikel legt uit hoe je dat opzet, online en aan de balie.

Een rondleiding is een uur met een maximum

Bij een museum met dagtickets lopen mensen binnen wanneer ze willen. Bij een rondleiding niet: er is een vertrekuur, een gids en een groep die niet groter mag worden dan wat die gids aankan. Dat is precies wat een tijdslot is: één moment met een maximum aantal plaatsen. De rondleiding van 14 uur kan vol zitten terwijl die van 16 uur nog leeg is.

Daarom bestaat er een eigen soort product, Rondleiding: een begeleid bezoek op een vast startmoment. Een rondleiding wordt altijd op een tijdslot verkocht, zodat je bezoeker nooit een ticket koopt zonder uur.

Zo zet je het op

1. Ga naar Verkoop → Producten en klik op Nieuw product.
2. Kies bij Soort voor Rondleiding en geef het een naam die je bezoeker begrijpt, bijvoorbeeld "Stadswandeling met gids".
3. Vul bij Duur in minuten 90 in. De generator voor tijdsloten neemt dat getal straks vanzelf over.
4. Hang er een onlineprijs aan, bijvoorbeeld 12 euro. Vraag je aan de balie een andere prijs, voeg dan een tweede prijs toe voor het kanaal Balie.
5. Ga naar Verkoop → Tijdsloten en klik op Tijdsloten aanmaken.

Een voorbeeld voor de zaterdagen en zondagen van november: Eerste start 10:00, Laatste start 16:00, Om de hoeveel minuten? 120 en Plaatsen per tijdslot 20. Dat geeft vier rondleidingen per dag, om 10, 12, 14 en 16 uur. Staat Binnen de openingsuren van de locatie blijven aan, dan maakt de generator alleen rondleidingen die volledig binnen je openingsuren vallen. Alle velden staan in de handleiding bij Tijdsloten.

Capaciteit per groep: welk getal vul je in?

Vul bij Plaatsen per tijdslot niet in hoeveel mensen er fysiek passen, maar hoeveel je online wil verkopen. Wil je vijf plaatsen vrijhouden voor wie op de dag zelf aan het vertrekpunt staat, zet dan vijftien in plaats van twintig.

De capaciteit staat op elk tijdslot apart. Heb je op zondag om 14 uur twee gidsen, dan zet je alleen dat ene slot op veertig met Capaciteit wijzigen. Lager dan wat al verkocht is, kan niet: zo verkoop je nooit een plaats die er niet meer is. Meer over het principe lees je bij capaciteitsbeheer.

Andere talen en andere tarieven

Een rondleiding in het Frans om 11 uur is een eigen product met eigen tijdsloten: zo staat de taal duidelijk op het ticket en weet de juiste gids hoeveel mensen hij mag verwachten.

Hetzelfde geldt voor tarieven. Een tijdslot hoort bij één product, met één teller. Verkoop je volwassenen- en kinderkaarten voor hetzelfde uur, dan heeft elk tarief zijn eigen tijdsloten, en verdeel je de groep: bijvoorbeeld zestien plaatsen voor volwassenen en vier voor kinderen. Hoe je producten en prijzen opbouwt, staat in Producten en prijzen.

Een besloten groep: de gids voor één gezelschap

Een schoolklas, een familiefeest of een personeelsuitstap wil geen twintig losse plaatsen, maar de gids voor zich alleen. Maak daarvoor een tweede product van de soort Groep: één lijn voor een heel gezelschap. Zet Maximum per bestelling op 1, geef het een prijs per groep en maak de tijdsloten aan met 1 plaats per slot. Eén boeking neemt dan het hele uur in, en niemand anders kan zich bij die groep voegen.

Aan de balie en aan het vertrekpunt

Je ticketshop, je balie-kassa en eventuele resellers verkopen uit dezelfde tijdsloten. Een plaats die online weg is, weigert ook de kassa. Op een drukke dag worden plaatsen tijdens het afrekenen tien minuten vastgehouden, zodat twee bezoekers nooit samen de laatste plaats kopen.

Online sluit een tijdslot op zijn startuur. Wie om 14.05 uur nog wil aansluiten, komt naar de balie, en daar beslis je zelf. Aan het vertrekpunt scant de gids de tickets met de scan-app, ook zonder netwerk. Hoe dat werkt, lees je in tickets scannen aan de deur.

Regen, of een gids die ziek is

Wil je geen tickets meer verkopen maar gaat de rondleiding wel door, gebruik dan Sluiten: wie al geboekt heeft, komt gewoon. Gaat ze echt niet door, kies dan Afgelasten. Je ziet meteen hoeveel mensen je moet verwittigen, hun tickets blijven bestaan tot je het geregeld hebt, en terugbetalen doe je daarna bij de bestelling.

Wat het kost

Er komt nooit een bedrag per ticket bij. Op de gratis formule telt een rondleiding als één event, met 100 betaalde tickets. Geef je elk weekend rondleidingen, dan past Start (€ 9,00 per maand) beter: tot 3.000 betaalde tickets per jaar, met de balie-kassa erbij. Wil je ook verkopen via GetYourGuide, Tiqets of Viator, dan heb je Groei nodig. Zie supplier worden bij reisplatformen, vergelijk de formules op de prijzenpagina, of kijk hoe het eruitziet voor rondleidingen.