Bezoekplekken
Capaciteitsbeheer: één teller voor webshop en balie
Capaciteitsbeheer zonder overboeking: je webshop, je balie en je resellers verkopen uit dezelfde teller, en de laatste plaats gaat maar één keer weg.
· 4 min lezen
Er mogen tachtig mensen in je tentoonstellingszaal. Dus zet je online zestig plaatsen open en hou je er twintig achter voor de balie. Op een regenachtige zondag is de online verkoop na een uur op, terwijl de balie op een rustige dinsdag met lege plaatsen blijft zitten. Dat is het probleem dat capaciteitsbeheer oplost: bepalen hoeveel mensen er binnen mogen, en die grens voor al je verkooppunten tegelijk laten gelden.
Waarom twee tellers altijd misgaan
Zolang je online en aan de balie apart telt, heb je twee slechte keuzes.
- Je verdeelt de plaatsen vooraf. Dan blijft er aan de ene kant plaats over terwijl je aan de andere kant "volzet" zegt.
- Je biedt ze allebei volledig aan. Dan heb je op een drukke dag honderd verkochte tickets voor tachtig plaatsen, en merk je dat pas aan de deur.
Het antwoord is geen betere verdeling, maar één teller. Elk verkooppunt neemt uit dezelfde voorraad, en het laatste ticket gaat weg waar de eerste koper zich aandient.
Eén teller per tijdslot of per event
In Passavo staat de grens op een van deze twee plaatsen.
- Een tijdslot heeft zijn eigen aantal plaatsen: zaterdag 14 uur, dertig plaatsen. Je maakt ze aan bij Verkoop → Tijdsloten. Zie de handleiding bij Tijdsloten, of lees hoe je er de drukte in je museum mee spreidt.
- Een event heeft het veld Plaatsen in totaal. Dat is één pot voor alle tickettypes samen: vul je 220 in bij een volwassenen- en een kinderkaart, dan verkoop je hoogstens 220 tickets, in welke verhouding ook. Zie Events.
Je ticketshop en je balie-kassa werken met dezelfde teller. Werk je met resellers, dan komen hun boekingen in dezelfde capaciteit terecht. Is de teller op, dan toont je winkel Uitverkocht en staat het ook zo op de tegel van de kassa.
Een zaterdag in cijfers
Neem het slot van 14 uur met dertig plaatsen, een uur voor de start:
| Wat | Plaatsen |
|---|---|
| Online verkocht | 20 |
| Aan de balie verkocht | 4 |
| Tickets zonder prijs voor genodigden | 2 |
| Iemand is nu aan het afrekenen | 2 |
| Nog vrij | 2 |
Haakt de koper die aan het afrekenen is af, dan staan er weer vier plaatsen vrij, zonder dat iemand iets moet doen. Rekent hij af, dan blijven er twee over. De medewerker aan de balie en de bezoeker in de webshop zien hetzelfde getal.
Let op de tickets zonder prijs: die tellen mee, want genodigden nemen ook een plaats in. Je teller moet zeggen hoeveel mensen er zullen staan, niet hoeveel er betaald hebben.
Wat er gebeurt bij de laatste plaats
Drie mensen die tegelijk de laatste plaats willen, is het klassieke geval. Twee dingen zorgen ervoor dat maar één van hen ze krijgt.
- De controle en de verkoop zijn één beweging. Er wordt niet eerst gekeken en daarna geboekt: de plaats wordt in dezelfde stap gecontroleerd en vastgenomen. Wie te laat is, krijgt de melding dat het vol is, of hoeveel plaatsen er nog zijn.
- Plaatsen worden vastgehouden tijdens het afrekenen. Standaard tien minuten, en je kiest zelf tussen 5 en 30 minuten bij Tijd om af te rekenen. Betaalt je bezoeker niet, dan komen de plaatsen vanzelf terug.
Daarom kan een slot even op vol staan terwijl nog niet iedereen betaald heeft. Dat lost zich op zodra de wachttijd om is.
Plaatsen bewaren voor wie binnenwandelt
Eén teller betekent niet dat je geen ruimte kan houden voor de deur. Twee manieren die goed werken:
- Zet de capaciteit bewust lager. Dertig plaatsen in de zaal, 25 in de verkoop. Op de dag zelf verhoog je het slot met Capaciteit wijzigen en komen de vijf extra plaatsen meteen in de verkoop.
- Sluit een slot. Met Sluiten stopt de verkoop, terwijl wie al geboekt heeft gewoon komt. Dat is handig als je de laatste plaatsen wil bewaren voor een schoolgroep die nog moet bevestigen.
Lager gaan dan wat er al verkocht is, kan bij een tijdslot niet: het venster weigert dat getal. Zo verkoop je nooit plaatsen die er niet meer zijn.
Waar je grens vandaan komt
Het getal zelf is jouw beslissing. Bij een zaal staat het in je vergunning, bij een rondleiding bepaalt de gids het, en bij een terrein gaat het vooral over comfort. Twijfel je over wat er voor jouw locatie geldt, vraag het dan na bij je gemeente of je brandweerzone. Meer uitleg vind je bij capaciteitsbeheer, en aan de deur helpt een goede toegangscontrole.
Wat het kost
Tijdsloten en de gedeelde teller zitten in elke formule, ook in de gratis. De balie-kassa zit vanaf Start (€ 9,00 per maand), resellers vanaf Groei (€ 29,00 per maand). Er komt nooit een bedrag per ticket bij. Vergelijk de formules op de prijzenpagina, of bekijk wat Passavo voor bezoekplekken doet.
