Saunasessies per tijdslot verkopen, zonder volle banken

Zaterdag, 14 uur. Je sauna telt twaalf plaatsen op de banken, maar er zitten er twintig. Gasten wachten in badjas in de gang, de rustruimte is vol, en wie voor stilte kwam, gaat met een slecht gevoel naar huis. Reservaties per tijdslot lossen dat op: je gast kiest vooraf een sessie, en per sessie verkoop je niet meer plaatsen dan je wellness aankan.

Waarom een sauna tijdsloten nodig heeft

Een museum kan nog wat schuiven met drukte. Een sauna niet: de banken, de douches en de rustruimte hebben een harde grens, en rust is net wat je gasten komen kopen. Een tijdslot is één sessie met een maximum aantal gasten: "zaterdag 13.00 – 15.00, twaalf plaatsen". Is die sessie vol, dan kiest je gast de volgende. Wat een tijdslotreservering precies is, lees je ook in de woordenlijst.

Een voorbeeld: vier sessies per dag

Neem een kleine wellness met een sauna voor twaalf gasten. Een sessie duurt twee uur, daarna is er een uur om te verluchten en de banken af te nemen. Op maandag is het gesloten.

1. Ga naar Verkoop → Producten en klik op Nieuw product.
2. Kies bij Soort voor Ticket met tijdslot en noem het bijvoorbeeld "Saunasessie — 2 uur".
3. Ga naar Verkoop → Tijdsloten en klik op Tijdsloten aanmaken.
4. Kies het product en de locatie, en een periode van een maand.
5. Vul in: Eerste start 10:00, Laatste start 19:00, Om de hoeveel minuten? 180, Duur in minuten 120, Plaatsen per tijdslot 12.
6. Laat Binnen de openingsuren van de locatie blijven aan staan. Dan maakt de generator geen sessie op je sluitingsdag en geen sessie die na sluitingstijd eindigt.

Dat geeft vier sessies per dag, om 10, 13, 16 en 19 uur, telkens met twaalf plaatsen. De generator raakt bestaande sessies nooit aan, dus je draait hem gewoon opnieuw voor de volgende maand. Alle velden staan in de handleiding bij Tijdsloten.

Volwassenen en studenten in dezelfde sessie

Je wil misschien een lagere prijs voor studenten, of een andere prijs aan de balie dan online. Maak daarvoor geen tweede product, maar tarieven binnen hetzelfde product: bijvoorbeeld Volwassene aan 28 euro en Student aan 22 euro. Alle tarieven verkopen uit dezelfde twaalf plaatsen. Is de sessie vol, dan is ze vol voor iedereen, en je banken blijven bij twaalf. Hoe dat werkt, staat bij Tarieven.

Badjas en handdoek erbij

Wie online boekt, vergeet vaak zijn badjas. Maak er een Extra artikel van, bijvoorbeeld "Badjas en handdoek", met een eigen prijs en een eigen btw-tarief. Op de afrekenpagina staat het in het blok Voeg toe aan je bezoek, en op de bevestiging en het ticket staat wat je gast aan de balie mag afhalen. Zie Extra artikelen bij een bezoek.

Geen dubbele boekingen, ook niet aan de balie

Op een drukke zaterdag verkoop je tegelijk online en aan de balie-kassa. De teller van een sessie wordt in één beweging gecontroleerd en opgehoogd, en tijdens het afrekenen worden de gekozen plaatsen tien minuten vastgehouden. Haakt je gast af, dan komen ze vanzelf weer vrij. Een sessie die vol zit, verkoopt nergens meer: niet in je ticketshop en niet aan de balie.

Valt de sauna een middag uit door een defect, dan sluit je de sessies om de verkoop te stoppen, of je gelast ze af: dan zie je meteen hoeveel gasten je moet verwittigen. Wil je hen kunnen bellen, zet dan Telefoon verplicht aan bij de instellingen van je winkel.

Aan de ingang

Je gast toont zijn ticket op zijn telefoon of in zijn wallet. Aan de ingang scan je het met de scan-app. Hoort het ticket bij een andere sessie, dan meldt de app Let op in plaats van Geldig, en jij beslist of die gast toch binnen mag. Huur je de sauna liever per uur aan één gezelschap tegelijk, dan werkt het zoals bij een escape room per uur: één groep per tijdslot.

Vaste gasten en cadeaus

Een wellness leeft van vaste gasten en van cadeaus. Vanaf Groei verkoop je een jaarkaart op naam, die bij elk bezoek opnieuw gescand wordt, en cadeaubonnen met een code en een saldo, die online en aan de balie ingewisseld worden. Lees ook hoe je een cadeaubon verkoopt voor de feestdagen.

Wat het kost

Tijdsloten zitten in elke formule. Een wellness die elke dag open is, kiest meestal Start (€ 9,00 per maand, tot 3.000 betaalde tickets per jaar, met de balie-kassa) of Groei (€ 29,00 per maand, onbeperkt tickets, met jaarkaarten en cadeaubonnen). Er komt nooit een bedrag per ticket bij. Vergelijk de formules op de prijzenpagina, of bekijk wat Passavo voor wellness en sauna doet.