Een escape room boeken per uur, één groep per slot

Zaterdagavond, 20 uur. Voor je deur staan twee groepen van drie die elkaar niet kennen, en allebei hebben ze de kamer van 20 uur geboekt. Je systeem verkocht plaatsen per speler, en er waren er zes. Voor een escape room is dat precies het verkeerde: je verkoopt geen stoelen, je verkoopt een kamer voor één groep.

Dit artikel legt uit hoe je dat opzet, zodat elk uur maar één keer verkocht wordt, online en aan de balie.

Waarom tickets per speler niet werken

Bij een museum of een rondleiding is de capaciteit een aantal mensen: twintig plaatsen, en wie ze koopt maakt niet uit. Bij een escape room is de capaciteit één groep. Zet je zes plaatsen per uur, dan kan een koppel twee plaatsen kopen en een ander gezelschap de vier andere. Dan speelt er een vreemde groep mee, of stuur je iemand weg die betaald heeft.

De oplossing is eenvoudig: verkoop het spel, niet de speler.

Eén groep per slot: zo zet je het op

1. Ga naar Verkoop → Producten en klik op Nieuw product.
2. Kies bij Soort voor Groep: één lijn voor een heel gezelschap.
3. Geef het een duidelijke naam, bijvoorbeeld "De verloren sleutel — 2 tot 6 spelers", en zet in de omschrijving hoeveel spelers er mee mogen.
4. Zet bij de capaciteit Maximum per bestelling op 1. Eén bestelling is één spel.
5. Hang er een onlineprijs aan, bijvoorbeeld 120 euro per groep. Wil je aan de balie een andere prijs, voeg dan een tweede prijs toe voor het kanaal Balie.
6. Maak daarna de tijdsloten aan met 1 bij Plaatsen per tijdslot.

Een groep neemt dus één plaats in. Is die plaats weg, dan staat het uur op volzet. Hoe producten en prijzen werken, lees je in Producten en prijzen.

Spelduur en resettijd: om de hoeveel minuten?

Een spel duurt zestig minuten, maar daarna moet de kamer weer klaar: sloten dicht, aanwijzingen terug op hun plaats, de klok opnieuw op nul. Reken op een halfuur. In de generator bij Verkoop → Tijdsloten → Tijdsloten aanmaken zijn dat twee aparte velden:

• Duur in minuten: 60, de tijd van het spel;
• Om de hoeveel minuten?: 90, de tijd tussen twee starts, reset inbegrepen.

Een voorbeeld: in november, van woensdag tot en met zondag, Eerste start 14:00 en Laatste start 21:30. Dat geeft zes spellen per dag: om 14.00, 15.30, 17.00, 18.30, 20.00 en 21.30 uur. Het laatste spel eindigt om 22.30 uur. Sluit je locatie om 22 uur, dan maakt de generator dat laatste slot niet zolang Binnen de openingsuren van de locatie blijven aan staat. Pas dan je openingsuren aan, of zet de schakelaar voor deze avondsloten uit.

De generator raakt bestaande sloten nooit aan. Een extra spel om 23 uur op vrijdag voeg je later toe door hem opnieuw te draaien voor alleen die dag en dat uur. Alle velden staan in de handleiding bij Tijdsloten.

Twee kamers? Twee producten

Elke kamer is een eigen product met eigen tijdsloten, want een tijdslot hoort bij één product, met één teller. Zo kan de kamer "Het laboratorium" om 20 uur vol zitten terwijl "De verloren sleutel" nog vrij is.

Maak omgekeerd nooit twee producten voor dezelfde kamer, bijvoorbeeld een aparte prijs voor vier en voor zes spelers. Elk product heeft dan zijn eigen sloten, en hetzelfde uur is twee keer te koop.

Wat je spelers zien

In de ticketshop kiezen ze eerst een dag, dan een uur. De kalender opent op de eerstvolgende dag met een vrij slot. Een geboekt uur blijft zichtbaar maar is niet te kiezen, en een slot sluit online op zijn startuur.

Twee mensen die tegelijk het laatste vrije uur van zaterdag willen? De teller wordt in één beweging gecontroleerd en opgehoogd, en tijdens het betalen wordt het slot tien minuten vastgehouden. Het uur wordt dus maar één keer verkocht. Haakt iemand af bij de betaling, dan komt het vanzelf weer vrij.

Aan de balie en aan de deur

Verkoop je ook aan de balie, dan deelt de balie-kassa dezelfde teller: een uur dat online verkocht is, weigert ook de kassa. Wie een groep binnenlaat, scant één ticket met de scan-app. Hoort dat ticket bij een ander uur, dan meldt de app Let op in plaats van Geldig, en jij beslist of de groep toch mag spelen. Meer daarover in tickets scannen aan de deur, ook zonder netwerk.

Een kamer valt uit

Is er een slot kapot of wil je een avond vrijhouden voor een bedrijfsfeest, dan gebruik je Sluiten: er wordt niets meer verkocht, en wie al geboekt heeft, komt gewoon. Gaat een spel echt niet door, dan kies je Afgelasten. Je ziet meteen hoeveel groepen je moet verwittigen, en terugbetalen doe je daarna bij de bestelling.

Wat het kost

Tijdsloten zitten in elke formule, ook in de gratis. Verkoop je ook aan de balie, dan heb je Start nodig (€ 9,00 per maand). Wil je cadeaubonnen verkopen, een populair cadeau voor een escape room, dan zit je in Groei (€ 29,00 per maand): zie Cadeaubonnen. Er komt nooit een bedrag per ticket bij. Vergelijk de formules op de prijzenpagina, of lees hoe tijdsloten voor een museum of expo werken.