Prenotare una escape room a ore, un gruppo per fascia

Sabato sera, ore 20. Davanti alla Sua porta ci sono due gruppi di tre persone che non si conoscono, ed entrambi hanno prenotato la stanza delle 20. Il Suo sistema vendeva posti per giocatore, e ce n'erano sei. Per una escape room è esattamente la cosa sbagliata: Lei non vende sedie, vende una stanza a un solo gruppo.

Questo articolo spiega come impostarla, perché ogni ora venga venduta una sola volta, online e al banco.

Perché i biglietti per giocatore non funzionano

Per un museo o una visita guidata la capienza è un numero di persone: venti posti, e non importa chi li compra. Per una escape room la capienza è un gruppo. Se imposta sei posti all'ora, una coppia può comprarne due e un'altra comitiva gli altri quattro. Allora gioca uno sconosciuto, oppure Lei deve mandare via qualcuno che ha pagato.

La soluzione è semplice: venda la partita, non il giocatore.

Un gruppo per fascia: come impostarlo

1. Vada su Vendita → Prodotti e clicchi su Nuovo prodotto.
2. Alla voce Tipo scelga Gruppo: una sola riga per un'intera comitiva.
3. Gli dia un nome chiaro, per esempio «La chiave perduta — da 2 a 6 giocatori», e indichi nella descrizione quanti giocatori possono partecipare.
4. Nel blocco della capienza imposti Massimo per ordine a 1. Un ordine è una partita.
5. Aggiunga un prezzo online, per esempio 120 euro a gruppo. Desidera un altro prezzo al banco? Aggiunga un secondo prezzo per il canale Banco.
6. Crei poi le fasce orarie con 1 in Posti per fascia oraria.

Un gruppo occupa quindi un posto. Quando quel posto è preso, l'ora risulta al completo. Come funzionano prodotti e prezzi è spiegato in Prodotti e prezzi.

Durata del gioco e riallestimento: ogni quanti minuti?

Una partita dura sessanta minuti, ma dopo la stanza deve tornare pronta: lucchetti chiusi, indizi al loro posto, orologio di nuovo a zero. Calcoli mezz'ora. Nel generatore, in Vendita → Fasce orarie → Crea fasce orarie, sono due campi distinti:

• Durata in minuti: 60, la durata della partita;
• Ogni quanti minuti?: 90, il tempo tra due partenze, riallestimento compreso.

Un esempio: a novembre, dal mercoledì alla domenica, Prima partenza 14:00 e Ultima partenza 21:30. Sono sei partite al giorno: alle 14.00, 15.30, 17.00, 18.30, 20.00 e 21.30. L'ultima partita termina alle 22.30. Se la Sua sede chiude alle 22, il generatore non crea quest'ultima fascia finché Restare entro gli orari di apertura della sede è attivo. Adegui allora gli orari di apertura, oppure disattivi l'opzione per queste fasce serali.

Il generatore non modifica mai le fasce esistenti. Una partita in più alle 23 di venerdì la aggiunge in seguito rilanciandolo solo per quel giorno e quell'ora. Tutti i campi sono spiegati nel manuale alla voce Fasce orarie.

Due stanze? Due prodotti

Ogni stanza è un prodotto a sé con le proprie fasce orarie, perché una fascia appartiene a un solo prodotto, con un solo contatore. Così «Il laboratorio» può essere al completo alle 20 mentre «La chiave perduta» è ancora libera.

Al contrario, non crei mai due prodotti per la stessa stanza, per esempio un prezzo diverso per quattro e per sei giocatori. Ogni prodotto avrebbe allora le proprie fasce, e la stessa ora si potrebbe vendere due volte.

Cosa vedono i Suoi giocatori

Nella biglietteria scelgono prima un giorno, poi un orario. Il calendario si apre sul primo giorno con una fascia libera. Un'ora prenotata resta visibile ma non si può selezionare, e una fascia si chiude online al suo orario di inizio.

Due persone vogliono nello stesso istante l'ultima ora libera di sabato? Il contatore viene verificato e incrementato in un solo passaggio, e durante il pagamento la fascia viene trattenuta per dieci minuti. L'ora viene quindi venduta una sola volta. Se qualcuno rinuncia al momento di pagare, torna libera da sola.

Al banco e all'ingresso

Se vende anche al banco, la cassa al banco condivide lo stesso contatore: un'ora venduta online viene rifiutata anche alla cassa. Chi accoglie un gruppo scansiona un solo biglietto con l'app di scansione. Se quel biglietto appartiene a un'altra ora, l'app mostra un avviso invece di Valido, ed è Lei a decidere se il gruppo può giocare comunque. Per saperne di più: scansionare i biglietti all'ingresso, anche senza rete.

Quando una stanza non è disponibile

Un lucchetto è rotto o desidera tenere libera una serata per una festa aziendale? Usi Chiudi: non si vende più nulla, e chi ha già prenotato viene comunque. Se una partita non può davvero svolgersi, scelga Annulla. Vede subito quanti gruppi deve avvisare, e il rimborso lo gestisce poi dall'ordine.

Quanto costa

Le fasce orarie sono incluse in ogni piano, anche in quello gratuito. Se vende anche al banco, Le serve Avvio (9,00 € al mese). Desidera vendere buoni regalo, un regalo molto apprezzato per una escape room? Allora è in Crescita (29,00 € al mese): veda Buoni regalo. Non si aggiunge mai un importo per biglietto. Confronti i piani nella pagina dei prezzi, oppure legga come funzionano le fasce orarie per un museo o una mostra.