Réserver un escape game par heure, un groupe par créneau

Samedi soir, 20 heures. Devant votre porte se tiennent deux groupes de trois qui ne se connaissent pas, et tous deux ont réservé la salle de 20 heures. Votre système vendait des places par joueur, et il y en avait six. Pour un escape game, c'est exactement ce qu'il ne faut pas : vous ne vendez pas des chaises, vous vendez une salle à un seul groupe.

Cet article explique comment le mettre en place, pour que chaque heure ne soit vendue qu'une seule fois, en ligne comme au guichet.

Pourquoi des billets par joueur ne fonctionnent pas

Pour un musée ou une visite guidée, la capacité est un nombre de personnes : vingt places, peu importe qui les achète. Pour un escape game, la capacité est un groupe. Si vous mettez six places par heure, un couple peut en acheter deux et un autre groupe les quatre restantes. Un inconnu se joue alors avec eux, ou vous renvoyez quelqu'un qui a payé.

La solution est simple : vendez la partie, pas le joueur.

Un groupe par créneau : la mise en place

1. Allez dans Vente → Produits et cliquez sur Nouveau produit.
2. Sous Type, choisissez Groupe : une seule ligne pour tout un groupe.
3. Donnez-lui un nom clair, par exemple « La clé perdue — 2 à 6 joueurs », et indiquez dans la description combien de joueurs peuvent participer.
4. Dans le bloc de capacité, mettez Maximum par commande sur 1. Une commande correspond à une partie.
5. Ajoutez un prix en ligne, par exemple 120 euros par groupe. Vous voulez un autre prix au guichet ? Ajoutez un second prix pour le canal Guichet.
6. Créez ensuite les créneaux avec 1 dans Places par créneau.

Un groupe occupe donc une place. Dès que cette place est prise, l'heure apparaît comme complète. Le fonctionnement des produits et des prix est expliqué dans Produits et prix.

Durée de jeu et remise en place : toutes les combien de minutes ?

Une partie dure soixante minutes, mais ensuite la salle doit être prête : cadenas refermés, indices remis en place, chronomètre à zéro. Comptez une demi-heure. Dans le générateur, sous Vente → Créneaux horaires → Créer des créneaux, ce sont deux champs distincts :

• Durée en minutes : 60, la durée de la partie ;
• Toutes les combien de minutes ? : 90, le temps entre deux départs, remise en place comprise.

Un exemple : en novembre, du mercredi au dimanche, Premier départ 14:00 et Dernier départ 21:30. Cela donne six parties par jour : à 14 h, 15 h 30, 17 h, 18 h 30, 20 h et 21 h 30. La dernière partie se termine à 22 h 30. Si votre lieu ferme à 22 heures, le générateur ne crée pas ce dernier créneau tant que Rester dans les heures d'ouverture du lieu est activé. Adaptez vos heures d'ouverture, ou désactivez cette option pour ces créneaux du soir.

Le générateur ne touche jamais aux créneaux existants. Une partie supplémentaire à 23 heures le vendredi s'ajoute plus tard en le relançant pour ce seul jour et cette seule heure. Tous les champs sont décrits dans le manuel, à la page Créneaux horaires.

Deux salles ? Deux produits

Chaque salle est un produit à part, avec ses propres créneaux, car un créneau appartient à un seul produit, avec un seul compteur. Ainsi « Le laboratoire » peut être complet à 20 heures alors que « La clé perdue » est encore libre.

À l'inverse, ne créez jamais deux produits pour la même salle, par exemple un prix distinct pour quatre et pour six joueurs. Chaque produit aurait alors ses propres créneaux, et la même heure pourrait être vendue deux fois.

Ce que voient vos joueurs

Dans la billetterie, ils choisissent d'abord un jour, puis une heure. Le calendrier s'ouvre sur le prochain jour avec un créneau libre. Une heure réservée reste visible mais ne peut pas être choisie, et un créneau se ferme en ligne à son heure de départ.

Deux personnes veulent au même moment la dernière heure libre du samedi ? Le compteur est vérifié et incrémenté en un seul geste, et pendant le paiement le créneau est retenu dix minutes. L'heure n'est donc vendue qu'une fois. Si quelqu'un abandonne au moment de payer, elle se libère d'elle-même.

Au guichet et à l'entrée

Si vous vendez aussi au guichet, la caisse au comptoir partage le même compteur : une heure vendue en ligne est également refusée à la caisse. La personne qui accueille un groupe scanne un seul billet avec l'application de scan. Si ce billet appartient à une autre heure, l'application affiche un avertissement au lieu de Valide, et c'est vous qui décidez si le groupe peut tout de même jouer. Pour en savoir plus : scanner les billets à l'entrée, même sans réseau.

Quand une salle est indisponible

Un cadenas est cassé, ou vous voulez garder une soirée libre pour une fête d'entreprise ? Utilisez Fermer : plus rien n'est vendu, et ceux qui ont déjà réservé viennent normalement. Si une partie ne peut vraiment pas avoir lieu, choisissez Annuler la séance. Vous voyez aussitôt combien de groupes prévenir, et le remboursement se fait ensuite depuis la commande.

Ce que cela coûte

Les créneaux horaires sont inclus dans toutes les formules, y compris la gratuite. Si vous vendez aussi au guichet, il vous faut Départ (9,00 € par mois). Vous souhaitez vendre des chèques-cadeaux, un cadeau très apprécié pour un escape game ? Vous êtes alors en Croissance (29,00 € par mois) : voir Chèques-cadeaux. Aucun montant par billet ne s'y ajoute jamais. Comparez les formules sur la page des tarifs, ou lisez comment fonctionnent les créneaux horaires pour un musée ou une exposition.