Créneaux horaires pour votre musée ou exposition

Un dimanche pluvieux, tout le monde arrive à 14 heures. Les salles se remplissent, le guide n'arrive pas à former son groupe et la file s'allonge à la caisse. Les créneaux horaires étalent cette affluence : votre visiteur choisit une heure à l'avance, et par heure vous ne vendez pas plus de places que vos salles ne peuvent en accueillir.

Ce qu'est un créneau

Un créneau est un moment avec un nombre maximal de places : « samedi 14 h 00 – 15 h 30, vingt places ». Chaque créneau est indépendant. Si celui de 14 heures est complet, votre visiteur peut encore choisir 15 heures.

La capacité n'est pas le nombre de personnes que votre bâtiment peut contenir, mais le nombre que vous voulez vendre par créneau. Vous aimez garder cinq places pour ceux qui arrivent sans prévenir ? Mettez la capacité cinq places plus bas.

Quand en avez-vous besoin

• Votre exposition ou votre salle est physiquement limitée.
• Un guide ne peut accompagner qu'un groupe à la fois.
• Vous voulez éviter que quatre-vingts personnes entrent en même temps à 11 heures.

Si vous vendez des billets à la journée et que les gens entrent et sortent librement, vous n'avez pas besoin de créneaux : un billet d'entrée ordinaire suffit.

Un mois de créneaux en vingt minutes

Vous ne créez pas les créneaux un par un, mais avec un générateur :

1. Allez dans Vente → Créneaux horaires et cliquez sur Créer des créneaux.
2. Choisissez le produit et le lieu.
3. Choisissez la période et les jours de la semaine.
4. Indiquez le premier et le dernier départ, l'intervalle en minutes entre deux départs, la durée d'un créneau et le nombre de places par créneau.
5. Laissez Rester dans les heures d'ouverture du lieu activé : aucun créneau ne tombera alors sur votre jour de fermeture ni ne se terminera après l'heure de fermeture.

Un exemple : en octobre, du mardi au dimanche, chaque heure de 10 à 16 heures, pendant une heure et demie, vingt places. Vous le saisissez une seule fois. Le générateur ne touche jamais aux créneaux existants : vous pouvez donc le relancer plus tard pour ajouter un mois, un jour ou une heure supplémentaire, sans qu'aucun billet vendu ne disparaisse.

Tous les champs sont expliqués dans le manuel, à la page Créneaux horaires.

Ce que voit votre visiteur

Dans la billetterie, votre visiteur choisit d'abord un jour, puis une heure, avec le nombre de places libres. Le calendrier s'ouvre sur le prochain jour où il reste des places. Un créneau complet reste visible mais ne peut pas être choisi, et un créneau se ferme en ligne à son heure de début : celui qui arrive en retard passe au guichet, où c'est vous qui décidez s'il reste de la place.

Pas de double vente, même au guichet

Un jour d'affluence, vous vendez en même temps en ligne et à la caisse. Deux mécanismes garantissent que la dernière place n'est vendue qu'une seule fois :

• le compteur d'un créneau est vérifié et incrémenté en un seul geste ;
• pendant le paiement, les places choisies sont réservées dix minutes. Si votre visiteur abandonne, elles se libèrent d'elles-mêmes.

Un créneau complet ne se vend plus nulle part : ni en ligne, ni à la caisse du guichet.

Fermer, annuler et ajuster la capacité

Chaque créneau a quatre boutons. Capacité modifie le nombre de places d'un seul créneau. Fermer arrête la vente, mais ceux qui ont déjà réservé viennent normalement. Annuler la séance indique que le moment n'a pas lieu et montre aussitôt combien de personnes vous devez prévenir. Rouvrir annule l'un comme l'autre.

À l'entrée

À l'entrée, vous scannez les billets avec l'application de scan. Si un billet appartient à un autre créneau, l'application affiche un avertissement au lieu de Valide : vous le voyez tout de suite, et c'est vous qui décidez si ce visiteur peut tout de même entrer. Lisez aussi comment scanner les billets à l'entrée, même sans réseau.

Ce que cela coûte

Les créneaux horaires sont inclus dans toutes les formules, y compris la gratuite. Pour un lieu de visite qui vend toute l'année, Départ (9,00 € par mois, jusqu'à 3 000 billets payants par an) ou Croissance (29,00 € par mois, billets illimités) conviennent. Aucun montant par billet ne s'y ajoute jamais. Comparez les formules sur la page des tarifs, ou voyez ce que Passavo fait pour les lieux de visite.