Escape room in het VK of de VS, zonder kost per boeking

Een escape room in Leeds, met twee kamers. Elke kamer speelt vijf spellen per dag, van woensdag tot en met zondag. Dat zijn vijftig groepen per week, zo'n 2.500 per jaar. Het boekingssysteem neemt op elke boeking een percentage, en hoe beter het gaat, hoe meer dat kost. Dezelfde vraag krijgen we uit Austin, Texas, maar dan in dollars: kan het ook met een vast bedrag per maand?

Dat kan. Dit artikel rekent het voor, en legt uit wat je instelt als je buiten de eurozone verkoopt.

De rekening: percentage of vast bedrag

Neem een verzonnen platform dat 5 procent per boeking vraagt.

Bij Passavo betaal je een vast maandbedrag, in euro, en geen bedrag per boeking. Je verkoopt 1.000 spellen of 5.000: de prijs van je formule blijft dezelfde. De kaartkosten van Stripe betaal je in beide gevallen; die spreek je met Stripe af, niet met ons.

Rekent het platform die kost door aan je spelers? Dan betalen zij hem, en voelt je prijs duurder aan. Waarom dat je boekingen kost, lees je in servicekosten doorrekenen aan de koper.

Verkopen in pond of dollars

Elke organisatie verkoopt in één munt. Een organisatie in het Verenigd Koninkrijk krijgt het pond, een organisatie in de Verenigde Staten de dollar. Je ziet het bij Instellingen → Organisatie, veld Munt. Zet daar ook de Tijdzone goed (Europe/London of America/Chicago), zodat het spel van 20 uur in je shop ook om 20 uur in je kamer begint.

De betalingen lopen via Stripe. Maak een Stripe-account aan in het land van je escape room: Stripe betaalt je dan uit in pond of dollars, op je eigen rekening. Het geld gaat van je speler rechtstreeks naar jouw Stripe-account. Hoe je dat stap voor stap instelt, staat in de handleiding bij Verkopen in een andere munt.

Eén groep per uur, geen dubbele boekingen

Een escape room verkoopt geen plaatsen, maar een kamer voor één groep. Maak daarom bij Verkoop → Producten een product van de soort Groep, met Maximum per bestelling op 1, en tijdsloten met 1 plaats per slot. In de generator bij Verkoop → Tijdsloten zet je Duur in minuten op 60 voor het spel en Om de hoeveel minuten? op 90, zodat er een halfuur is om de kamer klaar te zetten.

Elke kamer is een eigen product met eigen tijdsloten. Twee spelers die tegelijk het laatste vrije uur van zaterdag willen? Het slot wordt tijdens de betaling tien minuten vastgehouden en maar één keer verkocht. De volledige opzet staat in een escape room boeken per uur en in de handleiding bij Tijdsloten.

Een groepsboeking telt als één betaald ticket, niet als vier of zes spelers. Voor de plafonds van je formule tel je dus spellen, geen mensen.

Aan de balie: een kaartlezer in je eigen munt

Wie langskomt zonder te boeken, betaalt aan de balie. De balie-kassa zit vanaf Start en deelt dezelfde tijdsloten als je webshop: een uur dat online verkocht is, weigert ook de kassa. Aan de kassa koppel je een Stripe Reader S700 of een BBPOS WisePOS E. Die rekent af in de munt van het land van je Stripe-account, dus in pond in Leeds en in dollars in Austin. Hoe je hem koppelt, lees je bij Een betaalterminal koppelen.

Btw en sales tax: met je boekhouder

Voor het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten zet Passavo geen btw-set klaar: nieuwe producten staan op 0 %. In de VS verschilt de sales tax per staat en soms per stad. Maak bij Instellingen → Btw-sets een eigen set met het tarief dat je boekhouder je geeft, en kies die als standaard voor je organisatie. Het juiste tarief voor jouw kamer kijk je na met je boekhouder.

Cadeaubonnen: het cadeau voor een escape room

Een spel is een populair cadeau. Cadeaubonnen verkoop je in dezelfde munt als je spellen, en de ontvanger wisselt ze in bij het boeken. Ze zitten in Groei, samen met onbeperkt tickets: € 29,00 per maand. Zie Cadeaubonnen.

Wat je spelers zien

Je ticketshop werkt in acht talen, met de bedragen in pond of dollars zoals je spelers ze gewend zijn. Ze kiezen een dag, dan een uur. Een geboekt uur blijft zichtbaar maar is niet te kiezen. Na de betaling komt het ticket per mail, en het kan meteen in Apple Wallet of Google Wallet.

Vergelijk de formules op de prijzenpagina, of lees wat Passavo doet voor escape rooms.