Een jaarkaart voor je museum: vaste bezoekers belonen

Elk museum heeft ze: de gepensioneerde lerares die bij elke nieuwe tentoonstelling terugkomt, de grootouders die op woensdag met de kleinkinderen langs de vaste collectie wandelen, de buurman die gewoon graag een uurtje in de tuin zit. Ze betalen telkens de volle prijs, of ze hebben een papieren vriendenkaart waarvan niemand meer weet of hij nog geldig is. Een jaarkaart lost dat op: één keer betalen, een jaar lang binnen, en jij weet eindelijk hoe vaak je vaste bezoekers echt komen. Dit artikel legt uit hoe je een jaarkaart voor je museum, expo of tuin opzet en verkoopt.

Wat een jaarkaart anders maakt dan een ticket

Een ticket geldt voor één dag of één tijdslot en gaat op na één scan. Een jaarkaart geldt voor een periode, staat altijd op naam en wordt bij elk bezoek opnieuw gescand. In Passavo is Jaarkaart een producttype; naar buiten toe noem je het zoals je bezoekers het kennen: vriendenkaart, museumkaart of jaarabonnement. Meer over het begrip lees je bij jaarkaart.

Welke prijs? Een rekenvoorbeeld

Neem een stadsmuseum met een ticket van 12 euro voor volwassenen en 6 euro voor kinderen. Het museum wisselt drie keer per jaar van tentoonstelling.

• Een jaarkaart voor volwassenen aan 30 euro is voordelig vanaf het derde bezoek. Wie elke tentoonstelling komt bekijken, wint er al bij.
• Een kinderkaart aan 15 euro volgt dezelfde logica.
• Elk tarief is een apart product, met een eigen prijs en een eigen naam op de kaart. Een gezin koopt dus twee volwassenenkaarten en twee kinderkaarten, elk met de naam van de houder.

Na een jaar vertelt de bezoekteller of die prijs klopt. Verkoop je 200 kaarten die samen 900 keer gescand worden, dan komt een houder gemiddeld vier à vijf keer: de kaart doet wat ze moet doen. Worden diezelfde 200 kaarten maar 250 keer gebruikt, dan is de kaart te duur of het aanbod te dun.

De jaarkaart aanmaken in vijf stappen

1. Ga naar Producten en klik op Nieuw product.
2. Kies bij Soort het type Jaarkaart en geef het de naam die je bezoekers kennen, bijvoorbeeld Vriendenkaart volwassene. Zet de prijs.
3. Laat Geldig in maanden leeg voor twaalf maanden. De looptijd telt vanaf de dag van de verkoop: wie in november koopt, krijgt ook een volledig jaar.
4. Laat Bezoeken per dag leeg. Leeg betekent één bezoek per dag, en dat is voor een museum de veilige keuze: een kaart die dezelfde dag twee keer binnenlaat, wordt aan de deur doorgegeven. Voor een tuin waar mensen even buiten gaan voor een broodje zet je het op twee, of op nul voor onbeperkt.
5. Zet Naam op het ticket aan, zodat een koper die drie kaarten bestelt drie namen invult.

Online en aan de balie

Online staat de jaarkaart gewoon tussen je tickets. Op de kassapagina vult de koper per kaart de naam van de houder in. Na de betaling krijgt hij een QR-code en een knop voor Apple Wallet of Google Wallet. De wallet-versie is een algemene pas en geen evenementkaart, zodat ze het hele jaar vooraan in de telefoon blijft staan.

Aan de balie-kassa sla je de jaarkaart aan zoals elk ander product. De kassa vraagt eerst de naam van de bezoeker en rekent pas daarna af. Online en aan de balie komen de kaarten in hetzelfde overzicht Jaarkaarten terecht.

Aan de ingang

Je personeel scant de jaarkaart met dezelfde scan-app als de tickets. Een geldige kaart geeft Toegang en telt een bezoek. Was de kaart vandaag al binnen, dan toont de app Al gescand; is ze verlopen of nog niet begonnen, dan Verkeerde dag. Bij elk bezoek noteert Passavo datum en uur, zodat je bij elke kaart ziet hoe vaak de houder kwam.

Een drukke tentoonstelling met tijdsloten

Een jaarkaart geeft toegang aan de deur, maar telt niet mee in de capaciteit van een tijdslot. Werk je voor een grote tentoonstelling met tijdsloten, maak dan een gratis ticket voor jaarkaarthouders, waarmee ze een plaats in een tijdslot reserveren. Zo weet je hoeveel mensen er om 14 uur echt binnen staan, ook als de helft met een jaarkaart komt.

Een nieuwe tentoonstelling? Eén bericht naar alle houders

Opent er een nieuwe tentoonstelling, stuur dan via Berichten aan bezoekers één kort bericht naar de doelgroep Alle jaarkaarthouders. Wie de kaart in de wallet heeft, krijgt het als melding op zijn telefoon; wie geen wallet-pas heeft, krijgt een mail, tenzij hij zich afmeldde. Een opgezegde of verlopen kaart valt er vanzelf buiten. Meer daarover lees je bij Berichten aan bezoekers.

Na een jaar: verlengen

In het overzicht Jaarkaarten staat een filter op de kaarten die binnen dertig dagen aflopen: dat is je verlengingslijst. Open een kaart en je ziet hoe vaak de houder kwam. "U was dit jaar elf keer bij ons" overtuigt meer dan een algemene herinnering.

De meeste houders kopen de nieuwe kaart gewoon opnieuw in de ticketshop. Wie aan de balie verlengt, help je met de knop Verlengen: er komt een nieuwe kaart die aansluit op de oude, met een nieuwe code. De bezoeken van vorig jaar blijven bij de oude kaart, zodat je per jaar een eerlijk cijfer hebt. Een kaart voor een ereburger of een gewonnen kaart geef je met de hand uit via Jaarkaart uitgeven.

Wat het kost

Jaarkaarten zitten in de formule Groei, aan € 29,00 per maand, zonder kost per verkochte kaart. In die formule zitten ook cadeaubonnen en een eigen domein voor je ticketshop. Alle instellingen staan in de handleiding bij Jaarkaarten, wat er in elke formule zit lees je op de pagina prijzen, en meer over Passavo voor musea en bezoekplekken vind je bij bezoekplekken.