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Kapazitätsmanagement: ein Zähler für Shop und Kasse
Kapazitätsmanagement ohne Überbuchung: Ihr Ticketshop, Ihre Kasse und Ihre Reseller verkaufen aus demselben Zähler, und der letzte Platz geht nur einmal weg.
· 4 Min. Lesezeit
In Ihren Ausstellungsraum dürfen achtzig Menschen. Also geben Sie online sechzig Plätze frei und halten zwanzig für die Kasse zurück. An einem verregneten Sonntag ist der Online-Verkauf nach einer Stunde vorbei, an einem ruhigen Dienstag bleibt die Kasse auf leeren Plätzen sitzen. Genau das löst Kapazitätsmanagement: Sie legen fest, wie viele Menschen hineindürfen, und diese Grenze gilt für alle Verkaufsstellen zugleich.
Warum zwei Zähler immer schiefgehen
Solange Sie online und an der Kasse getrennt zählen, haben Sie zwei schlechte Möglichkeiten.
- Sie teilen die Plätze im Voraus auf. Dann bleibt auf der einen Seite Platz übrig, während Sie auf der anderen „ausgebucht“ sagen.
- Sie bieten auf beiden Seiten alle Plätze an. Dann haben Sie an einem vollen Tag hundert verkaufte Tickets für achtzig Plätze und merken es erst an der Tür.
Die Antwort ist keine bessere Aufteilung, sondern ein einziger Zähler. Jede Verkaufsstelle nimmt aus demselben Bestand, und das letzte Ticket geht dorthin, wo sich der erste Käufer meldet.
Ein Zähler pro Zeitfenster oder pro Veranstaltung
In Passavo steht die Grenze an einer von zwei Stellen.
- Ein Zeitfenster hat seine eigene Platzzahl: Samstag 14 Uhr, dreißig Plätze. Sie legen es unter Verkauf → Zeitfenster an. Lesen Sie dazu die Anleitung Zeitfenster oder wie Sie damit den Andrang in Ihrem Museum verteilen.
- Eine Veranstaltung hat das Feld Plätze insgesamt. Das ist ein gemeinsamer Topf für alle Ticketarten: Tragen Sie 220 bei einer Erwachsenen- und einer Kinderkarte ein, verkaufen Sie höchstens 220 Tickets, in beliebigem Verhältnis. Lesen Sie dazu die Anleitung Veranstaltungen.
Ihr Ticketshop und Ihre Empfangskasse arbeiten mit demselben Zähler. Arbeiten Sie mit Resellern, landen deren Buchungen in derselben Kapazität. Ist der Zähler aufgebraucht, zeigt Ihr Shop das an, und auf der Kachel der Kasse steht es genauso.
Ein Samstag in Zahlen
Nehmen Sie das Zeitfenster um 14 Uhr mit dreißig Plätzen, eine Stunde vor Beginn:
| Was | Plätze |
|---|---|
| Online verkauft | 20 |
| An der Kasse verkauft | 4 |
| Tickets ohne Preis für Gäste | 2 |
| Jemand bezahlt gerade | 2 |
| Noch frei | 2 |
Bricht der Käufer an der Kasse des Shops ab, sind wieder vier Plätze frei, ohne dass jemand etwas tun muss. Bezahlt er, bleiben zwei übrig. Die Person am Empfang und der Besucher im Shop sehen dieselbe Zahl.
Achten Sie auf die Tickets ohne Preis: Sie zählen mit, denn auch Gäste belegen einen Platz. Ihr Zähler soll sagen, wie viele Menschen da sein werden, nicht wie viele bezahlt haben.
Was beim letzten Platz passiert
Drei Menschen, die gleichzeitig den letzten Platz wollen, sind der klassische Fall. Zwei Dinge sorgen dafür, dass nur einer ihn bekommt.
- Prüfung und Verkauf sind ein Schritt. Es wird nicht erst nachgesehen und danach gebucht: Der Platz wird in einem Zug geprüft und vergeben. Wer zu spät kommt, erfährt, dass es voll ist oder wie viele Plätze noch frei sind.
- Plätze werden während des Bezahlens festgehalten. Standardmäßig zehn Minuten, und Sie wählen selbst zwischen 5 und 30 Minuten unter Zeit zum Bezahlen. Bezahlt der Besucher nicht, kommen die Plätze von selbst zurück.
Deshalb kann ein Zeitfenster kurz als voll erscheinen, obwohl noch nicht alle bezahlt haben. Das erledigt sich, sobald die Frist abgelaufen ist.
Plätze für spontane Besucher freihalten
Ein einziger Zähler heißt nicht, dass Sie keinen Spielraum für die Tür behalten können. Zwei Wege, die sich bewähren:
- Setzen Sie die Kapazität bewusst niedriger. Dreißig Plätze im Raum, fünfundzwanzig im Verkauf. Am Tag selbst erhöhen Sie das Zeitfenster mit Kapazität ändern, und die fünf zusätzlichen Plätze gehen sofort in den Verkauf.
- Schließen Sie ein Zeitfenster. Schließen stoppt den Verkauf, wer schon gebucht hat, kommt wie geplant. Das hilft, wenn Sie die letzten Plätze für eine Schulklasse freihalten möchten, die noch bestätigen muss.
Unter das bereits Verkaufte zu gehen, ist bei einem Zeitfenster nicht möglich: Das Fenster lehnt diese Zahl ab. So verkaufen Sie nie Plätze, die es nicht mehr gibt.
Woher Ihre Grenze kommt
Die Zahl selbst ist Ihre Entscheidung. Bei einem Saal steht sie in Ihrer Genehmigung, bei einer Führung bestimmt sie der Guide, bei einem Gelände geht es vor allem um den Komfort. Sind Sie unsicher, was für Ihren Ort gilt, fragen Sie bei Ihrer Gemeinde oder der Feuerwehr nach. Mehr dazu finden Sie unter Kapazitätssteuerung, und an der Tür hilft eine gute Einlasskontrolle.
Was es kostet
Zeitfenster und der gemeinsame Zähler sind in jedem Tarif enthalten, auch im kostenlosen. Die Empfangskasse gibt es ab Start (9,00 € pro Monat), Reseller ab Wachstum (29,00 € pro Monat). Ein Betrag pro Ticket kommt nie dazu. Vergleichen Sie die Tarife auf der Preisseite, oder sehen Sie sich an, was Passavo für Besucherorte leistet.
