Facture nominative pour la billetterie : mode d'emploi

Une entreprise réserve une sortie d'équipe dans votre brasserie : vingt-quatre collègues, une visite guidée et une dégustation. La commande arrive par votre billetterie en ligne, payée. Deux jours plus tard, la comptabilité de cette entreprise vous écrit : « Pourriez-vous nous envoyer une facture nominative, avec notre numéro de TVA et la référence de notre bon de commande ? » Vous retrouvez la commande, ouvrez un modèle Word, recopiez tout et espérez que le numéro de facture suit bien celui du mois dernier.

Une facture nominative pour la billetterie peut se faire sans rien recopier. Cet article explique comment la configurer une seule fois, et comment un acheteur obtient ensuite lui-même sa facture : en ligne, après coup ou au comptoir.

Pourquoi une entreprise demande une facture

Pour un particulier, un billet ou un ticket de caisse suffit. Une entreprise, une école ou un indépendant a besoin de plus : un document à son nom et à son adresse, avec son numéro de TVA, un numéro de facture continu et la TVA par taux. C'est ce qui permet à son comptable de déduire la dépense. Si quelqu'un la demande, vous la lui remettez ; vous n'êtes pas tenu d'envoyer d'office une facture à un particulier.

Une seule configuration

Allez dans Paramètres → Organisation, onglet Factures aux acheteurs, et activez Les factures aux acheteurs sont activées. Seul le propriétaire de l'organisation peut le faire. Remplissez ensuite quatre éléments :

1. Votre statut TVA : assujetti, exonéré (avec la mention légale de votre exonération) ou non assujetti. Une ASBL sans numéro de TVA peut tout à fait facturer.
2. Votre série de numéros : un préfixe comme F, un numéro de départ, et si la série recommence à 1 chaque année. Le système tient le compteur : pas de trous, pas de doublons.
3. Vos données officielles : nom, adresse, numéro d'entreprise et numéro de TVA. Ce nom peut être différent de celui affiché sur votre billetterie.
4. Copie à votre comptable : indiquez une adresse, et chaque facture y part en copie cachée.

La facture est à votre nom, avec votre logo et vos propres données. C'est vous qui l'émettez ; Passavo la met en forme. En cas de doute sur votre statut ou sur la bonne exonération, vérifiez-le auprès de votre comptable avant que la première facture ne parte.

Quatre façons d'obtenir une facture

On ne demande pas toujours une facture au même moment. Il existe donc quatre voies, avec le même résultat.

• Au paiement. Dans la billetterie, l'acheteur coche Je souhaite une facture et indique le nom de son entreprise, son adresse et, le cas échéant, son numéro de TVA. Dès que le paiement est confirmé, il reçoit le PDF par e-mail.
• Après coup, lui-même. L'e-mail et la page de confirmation affichent Besoin d'une facture ? avec un lien personnel. Vous choisissez sa durée de validité (par défaut trente jours après la dernière date de la commande).
• Au comptoir. Après une vente à la caisse, un bouton Facture apparaît. Vous recopiez les données de la carte de visite et la facture part aussitôt par e-mail.
• Dans l'administration. Si quelqu'un appelle une semaine plus tard, allez dans Factures aux acheteurs et cliquez sur Créer une facture. Choisissez la commande payée et saisissez les données de l'acheteur.

Si le client demande un numéro de bon de commande sur la facture, un champ est prévu : Votre référence ou bon de commande (facultatif). Il figure en haut de la facture.

Le numéro de TVA de l'acheteur

Le numéro de TVA est facultatif : un particulier qui déclare sa visite en frais n'en a pas. Si l'acheteur le renseigne, il détermine avec son pays la façon dont la TVA apparaît sur la facture. Un client de votre propre pays reçoit le taux que vous avez défini sur le produit. Une entreprise d'un autre pays de l'UE avec un numéro de TVA bénéficie de l'autoliquidation, avec la mention correspondante. Si vous vendez surtout l'accès à un événement, la TVA est souvent due là où l'événement a lieu ; vous pouvez alors désactiver l'autoliquidation dans les mêmes paramètres. Votre comptable sait quel choix vous convient.

Un exemple : la sortie d'équipe à la brasserie

1. La brasserie active les factures, avec la série F2026-, et indique l'adresse de son comptable.
2. L'entreprise réserve vingt-quatre billets à 18 euros pour la visite de 15 heures, soit 432 euros, et coche Je souhaite une facture avec son numéro de TVA et le bon de commande PO-7731.
3. Après le paiement, la facture F2026-0058 part vers l'entreprise, avec une copie au comptable. Elle ne porte pas d'échéance, mais indique qu'elle est déjà acquittée.
4. Deux collègues se désistent et sont remboursés via le prestataire de paiement. Une note de crédit qui renvoie à F2026-0058 s'ajoute automatiquement.

Personne n'a rien recopié, et la série reste continue.

Votre comptable reçoit tout en une fois

Sous Factures aux acheteurs, vous trouvez le bouton Exporter. Choisissez un mois ou un trimestre et prenez le format que votre comptable souhaite : un CSV avec le montant net et la TVA par taux, un zip avec les PDF, ou un zip de fichiers UBL que des logiciels comptables comme Octopus, Billit, Yuki ou Exact Online importent directement. Les notes de crédit y sont incluses.

Ce que cela coûte

Les factures aux acheteurs ne coûtent rien de plus : aucun montant par facture et aucun pourcentage sur votre chiffre d'affaires. La billetterie fait partie de la formule gratuite, jusqu'à 100 billets payants par événement. La caisse du guichet, avec le bouton Facture, est incluse à partir de Départ, pour 9,00 € par mois.

Pour configurer la visite elle-même, avec un nombre fixe de places par guide, lisez vendre des billets pour une visite guidée. Chaque écran et chaque paramètre est décrit pas à pas dans Factures à vos acheteurs, et le déroulement d'une soirée à la caisse dans La caisse du guichet. Ce que comprend chaque formule figure sur la page tarifs.