Asociaciones y eventos
¿Cuánto cuesta un sistema de entradas para una asociación?
¿Cuál es el coste de un sistema de venta de entradas para una asociación durante un año? Tres ejemplos de cálculo, con las comisiones de pago incluidas.
· 5 min de lectura
En cada asamblea general vuelve la misma pregunta: ¿cuánto nos cuesta de verdad este sistema de entradas? El tesorero quiere una sola cifra, la junta directiva quiere saber si puede salir más barato, y nadie tiene ganas de comparar tres listas de precios. Para una asociación, el coste de un sistema de entradas depende de dos cosas: cuántas entradas de pago vende por evento y cuántos eventos organiza al año. Tres ejemplos le muestran enseguida dónde se sitúa su asociación.
¿De qué se compone el coste de un sistema de entradas?
Hay dos facturas, y conviene separarlas:
- El software: lo que paga a la plataforma de entradas. Con Passavo es un importe fijo al mes o al año, o nada con el plan gratuito. No se descuenta nada por entrada vendida.
- Las comisiones de pago: lo que su proveedor de pagos (Mollie, Stripe o Bancontact Pro) retiene por cada pago en línea. Ese coste existe con cualquier plataforma; a veces va escondido en una comisión, aquí pasa directamente entre usted y su proveedor.
Lo que no se suma: ningún gasto de gestión para sus compradores, ningún coste de alta y ningún escáner que alquilar. Sus voluntarios escanean con la aplicación de escaneo en su propio smartphone, y cada comprador recibe su entrada como pase wallet, en cualquier plan.
Ejemplo 1: la banda de música con cuatro eventos de pago
Este año la banda de música organiza:
| Evento | Entradas de pago |
|---|---|
| Cena de mejillones en marzo | 220 |
| Concierto de primavera en mayo | 90 |
| Concurso de preguntas en octubre (por equipo) | 18 |
| Concierto de Navidad | 95 |
| Marcha (inscripción gratuita) | 0 |
Con el plan gratuito vende hasta 100 entradas de pago por evento, con tantos eventos al año como quiera. Las inscripciones gratuitas, como las de la marcha, nunca cuentan. Así que tres de los cuatro eventos de pago quedan por debajo del límite. Solo la cena de mejillones lo supera, y ese evento lo paga aparte: 19,00 €, una sola vez, sin suscripción. Puede hacerlo hasta 2 veces por año natural.
En todo el año, el software le cuesta a la banda 19,00 €. Si quiere vender también entradas en la puerta de la cena con la caja de mostrador, necesita el plan Inicio.
Ejemplo 2: el centro juvenil con una fiesta al mes
El centro juvenil celebra una fiesta cada mes de septiembre a junio, con ciento cincuenta entradas de pago cada una: diez fiestas, 1.500 entradas al año. Pagar diez eventos uno a uno no es posible, ni está pensado para eso: para esto existe precisamente el plan Inicio. Cuesta 9,00 € al mes o 90,00 € al año, para hasta 3.000 entradas de pago al año, sin tope por evento y con la caja de mostrador incluida.
Una suscripción anual cuesta diez veces el precio mensual. Una suscripción mensual se puede pausar en los meses tranquilos: no recibe facturas y sigue trabajando con el plan gratuito. Si el centro juvenil pausa en julio y agosto, paga diez meses y llega al mismo importe que con una suscripción anual. Si pausa más tiempo, pagar mes a mes sale más barato. Si vende todo el año, elija la suscripción anual y olvídese.
Ejemplo 3: el club deportivo con partidos y abonos
El club de fútbol vende entradas para cada partido en casa, una fiesta del club y un torneo, en total muy por encima de 3.000 entradas al año. Entonces el plan adecuado es Crecimiento: 29,00 € al mes o 290,00 € al año, sin tope de entradas, con abonos de temporada, cheques regalo y su propio dominio.
A esa escala, las comisiones de pago pesan más que el software. Esa es la siguiente pregunta.
¿Cuáles son las comisiones de pago de una plataforma de entradas?
Un proveedor de pagos cobra por pago, no por entrada. Si una familia compra cuatro entradas en un solo pedido, es un pago y, por tanto, un solo coste de transacción. Cuánto es depende de su proveedor y del método de pago; esas tarifas cambian al margen de nosotros, así que consúltelas en la lista de precios de su proveedor. Qué proveedor encaja con su asociación se explica en ¿Qué proveedor de pagos elegir?
El dinero de sus compradores llega directamente a su propia cuenta en ese proveedor. Nosotros no retenemos nada y no vemos sus liquidaciones. Cómo localizar una liquidación para su contabilidad se explica en Liquidaciones y costes.
Los costes en una tabla
| Su asociación | Plan | Software al año |
|---|---|---|
| Pocos eventos, todos menos uno por debajo de 100 entradas de pago | Gratis + un evento pagado aparte | 19,00 € |
| Un evento al mes, hasta 3.000 entradas al año | Inicio | 90,00 € |
| Más de 3.000 entradas al año | Crecimiento | 290,00 € |
A esto se suman en cualquier caso las comisiones de su proveedor de pagos, que tiene con cualquier plataforma de entradas.
Cómo hacer la cuenta para su propia asociación
- Anote para cada evento del año pasado el número de entradas de pago.
- Cuente cuántos eventos superaron 100.
- Elija su plan con la tabla de arriba y compruebe los importes en la página de precios.
¿Quiere saber cómo se compara ese importe fijo con una plataforma que cobra por entrada? Lea Suscripción o comisión por entrada. Un plan de pago lo prueba primero durante 14 días, y el plan gratuito se activa sin tarjeta.
