Kosten van een ticketsysteem voor een vereniging

Op de algemene vergadering komt de vraag elk jaar terug: wat kost dat ticketsysteem ons nu eigenlijk? De penningmeester wil één bedrag, het bestuur wil weten of het goedkoper kan, en niemand heeft zin om drie tarieflijsten naast elkaar te leggen. De kosten van een ticketsysteem hangen bij een vereniging af van twee dingen: hoeveel betaalde tickets je per event verkoopt, en hoeveel events je per jaar organiseert. Met drie voorbeelden zie je meteen waar jouw vereniging staat.

Uit welke kosten bestaat een ticketsysteem?

Er zijn twee rekeningen, en het loont om ze uit elkaar te houden:

1. De software: wat je aan het ticketplatform betaalt. Bij Passavo is dat een vast bedrag per maand of per jaar, of niets op de gratis formule. Er gaat geen bedrag per verkocht ticket af.
2. De betaalkosten: wat je betaalprovider (Mollie, Stripe of Bancontact Pro) per online betaling inhoudt. Die kost heb je bij elk ticketplatform; soms zit ze verstopt in een commissie, hier loopt ze rechtstreeks tussen jou en je provider.

Wat er níet bij komt: geen servicekosten voor je koper, geen opstartkosten en geen scanners om te huren. Je vrijwilligers scannen met de scan-app op hun eigen smartphone, en elke koper krijgt zijn ticket als wallet-pas, op elke formule.

Voorbeeld 1: de fanfare met vier betaalde events

De fanfare organiseert dit jaar:

Op de gratis formule verkoop je tot 100 betaalde tickets per event, met zoveel events per jaar als je wilt. Gratis inschrijvingen, zoals die voor de wandeltocht, tellen nooit mee. Drie van de vier betaalde events blijven dus onder de grens. Alleen het mosselfeest gaat erover, en dat ene event betaal je los: € 19,00, eenmalig, zonder abonnement. Dat kan tot 2 keer per kalenderjaar.

De software kost de fanfare op een heel jaar dus € 19,00. Wil je aan de deur van het mosselfeest ook tickets verkopen met de balie-kassa, dan heb je de formule Start nodig.

Voorbeeld 2: het jeugdhuis met elke maand een fuif

Het jeugdhuis houdt van september tot juni elke maand een fuif met honderdvijftig betaalde tickets: tien fuiven, 1.500 tickets per jaar. Tien keer een event los betalen gaat niet, en hoort ook niet: dit is precies waar de formule Start voor bestaat. Die kost € 9,00 per maand of € 90,00 per jaar, voor tot 3.000 betaalde tickets per jaar, zonder grens per event, en met de balie-kassa erbij.

Een jaarabonnement kost tien keer de maandprijs. Een maandabonnement kan je pauzeren in je stille maanden: je krijgt dan geen facturen en je werkt verder op de gratis formule. Pauzeert het jeugdhuis in juli en augustus, dan betaalt het tien maanden en komt het uit op hetzelfde bedrag als een jaarabonnement. Pauzeer je langer, dan is maandelijks betalen goedkoper. Gaat je verkoop het hele jaar door, kies dan het jaarabonnement en denk er niet meer aan.

Voorbeeld 3: de sportclub met wedstrijden en seizoenskaarten

De voetbalclub verkoopt tickets voor elke thuiswedstrijd, een clubfeest en een tornooi, samen ruim boven 3.000 tickets per jaar. Dan is Groei de formule: € 29,00 per maand of € 290,00 per jaar, zonder plafond op het aantal tickets, en met seizoenskaarten, cadeaubonnen en je eigen domein erbij.

Op die schaal tellen de betaalkosten zwaarder dan de software. Daarover gaat de volgende vraag.

Wat zijn de betaalkosten van een ticketplatform?

Een betaalprovider rekent per betaling, niet per ticket. Koopt een gezin vier tickets in één bestelling, dan is dat één betaling en dus één transactiekost. Hoeveel dat is, hangt af van je provider en de betaalmethode; die tarieven veranderen buiten ons om, dus kijk ze na op de tarieflijst van je provider. Welke provider bij je vereniging past, lees je in Welke betaalprovider kies je?

Het geld van je kopers komt rechtstreeks op je eigen rekening bij die provider. Wij houden er niets van in en zien je uitbetalingen niet. Hoe je een storting terugvindt voor je boekhouding, staat in Uitbetaling en kosten.

De kosten in één tabel

Daar komen in elk geval de betaalkosten van je provider bij, die je bij elk ticketplatform hebt.

Zo maak je de rekening voor je eigen vereniging

1. Noteer per event van vorig jaar het aantal betaalde tickets.
2. Tel hoeveel events boven 100 gingen.
3. Kies met de tabel hierboven je formule, en kijk de bedragen na op de prijzenpagina.

Wil je weten hoe dat vaste bedrag zich verhoudt tot een platform dat per ticket rekent, lees dan Abonnement of commissie voor tickets. Een betaalde formule probeer je eerst 14 dagen uit, en de gratis formule start je zonder kaartgegevens.