Associations et événements
Coût d'une billetterie pour une association
Quel est le coût d'une billetterie pour une association sur une année entière ? Trois exemples chiffrés, avec les frais de paiement de la plateforme.
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À chaque assemblée générale, la question revient : combien nous coûte vraiment cette billetterie ? Le trésorier veut un seul montant, le conseil d'administration veut savoir si l'on peut faire moins cher, et personne n'a envie de comparer trois grilles tarifaires. Pour une association, le coût d'une billetterie dépend de deux choses : le nombre de billets payants que vous vendez par événement, et le nombre d'événements que vous organisez par an. Trois exemples vous montrent tout de suite où se situe votre association.
De quoi se compose le coût d'une billetterie ?
Il y a deux factures, et il vaut la peine de les distinguer :
- Le logiciel : ce que vous payez à la plateforme de billetterie. Chez Passavo, c'est un montant fixe par mois ou par an, ou rien du tout avec la formule gratuite. Aucun montant n'est prélevé par billet vendu.
- Les frais de paiement : ce que votre prestataire de paiement (Mollie, Stripe ou Bancontact Pro) retient par paiement en ligne. Ce coût existe avec toutes les plateformes ; parfois il est caché dans une commission, ici il passe directement entre vous et votre prestataire.
Ce qui ne s'y ajoute pas : aucuns frais de service pour vos acheteurs, aucuns frais de mise en route et aucun scanner à louer. Vos bénévoles scannent avec l'application de scan sur leur propre smartphone, et chaque acheteur reçoit son billet sous forme de carte wallet, quelle que soit la formule.
Exemple 1 : la fanfare et ses quatre événements payants
Cette année, la fanfare organise :
| Événement | Billets payants |
|---|---|
| Souper moules en mars | 220 |
| Concert de printemps en mai | 90 |
| Quiz en octobre (par équipe) | 18 |
| Concert de Noël | 95 |
| Marche (inscription gratuite) | 0 |
Avec la formule gratuite, vous vendez jusqu'à 100 billets payants par événement, avec autant d'événements par an que vous le souhaitez. Les inscriptions gratuites, comme celles de la marche, ne comptent jamais. Trois des quatre événements payants restent donc sous la limite. Seul le souper moules la dépasse, et cet événement-là, vous le payez à part : 19,00 €, une seule fois, sans abonnement. C'est possible jusqu'à 2 fois par année civile.
Sur une année entière, le logiciel coûte donc 19,00 € à la fanfare. Si vous voulez aussi vendre des billets à l'entrée du souper moules avec la caisse au comptoir, il vous faut la formule Départ.
Exemple 2 : la maison de jeunes et sa soirée mensuelle
La maison de jeunes organise une soirée chaque mois de septembre à juin, avec cent cinquante billets payants à chaque fois : dix soirées, 1 500 billets par an. Payer dix événements à part n'est pas possible, et ce n'est pas prévu pour : c'est exactement la raison d'être de la formule Départ. Elle coûte 9,00 € par mois ou 90,00 € par an, pour jusqu'à 3 000 billets payants par an, sans plafond par événement, et avec la caisse au comptoir.
Un abonnement annuel coûte dix fois le prix mensuel. Un abonnement mensuel peut être suspendu pendant vos mois calmes : vous ne recevez alors pas de factures et vous continuez avec la formule gratuite. Si la maison de jeunes suspend en juillet et en août, elle paie dix mois et arrive au même montant qu'un abonnement annuel. Si vous suspendez plus longtemps, le paiement mensuel revient moins cher. Si vous vendez toute l'année, choisissez l'abonnement annuel et n'y pensez plus.
Exemple 3 : le club de sport, ses matchs et ses abonnements
Le club de football vend des billets pour chaque match à domicile, une fête du club et un tournoi, au total bien au-delà de 3 000 billets par an. La formule adaptée est alors Croissance : 29,00 € par mois ou 290,00 € par an, sans plafond de billets, avec les abonnements de saison, les chèques-cadeaux et votre propre domaine.
À cette échelle, les frais de paiement pèsent plus lourd que le logiciel. C'est la question suivante.
Quels sont les frais de paiement d'une plateforme de billetterie ?
Un prestataire de paiement facture par paiement, pas par billet. Si une famille achète quatre billets en une seule commande, c'est un seul paiement et donc un seul coût de transaction. Son montant dépend de votre prestataire et du moyen de paiement ; ces tarifs changent indépendamment de nous, vérifiez-les donc sur la grille tarifaire de votre prestataire. Le prestataire qui convient à votre association est expliqué dans Quel prestataire de paiement choisir ?
L'argent de vos acheteurs arrive directement sur votre propre compte chez ce prestataire. Nous n'en retenons rien et nous ne voyons pas vos versements. Comment retrouver un versement pour votre comptabilité est expliqué dans Versements et frais.
Les coûts en un tableau
| Votre association | Formule | Logiciel par an |
|---|---|---|
| Quelques événements, tous sauf un sous 100 billets payants | Gratuit + un événement payé à part | 19,00 € |
| Un événement par mois, jusqu'à 3 000 billets par an | Départ | 90,00 € |
| Plus de 3 000 billets par an | Croissance | 290,00 € |
S'y ajoutent dans tous les cas les frais de paiement de votre prestataire, que vous avez avec n'importe quelle plateforme de billetterie.
Faire le calcul pour votre propre association
- Notez, pour chaque événement de l'an dernier, le nombre de billets payants.
- Comptez combien d'événements ont dépassé 100.
- Choisissez votre formule à l'aide du tableau ci-dessus et vérifiez les montants sur la page des tarifs.
Vous voulez savoir comment ce montant fixe se compare à une plateforme qui facture par billet ? Lisez Abonnement ou commission sur les billets. Vous pouvez d'abord essayer une formule payante pendant 14 jours, et la formule gratuite démarre sans carte bancaire.
