Sistema de reservas para visitas de grupo y escolares

Una maestra de quinto de primaria escribe para preguntar si puede venir con su clase «en algún momento de marzo, a ser posible un martes». Una semana después, una empresa llama para una salida de equipo con treinta y cinco personas. Las dos quieren saber cuánto cuesta y las dos esperan una factura. En su agenda ya hay tres cruces a lápiz, y nadie sabe cuáles están confirmadas.

Un grupo no se reserva con un carrito. Usted quiere saber primero cuándo, cuántos y quiénes, y solo después dar un precio. Este artículo explica cómo ofrecer un sistema de reservas en línea para visitas de grupo y escolares, con una solicitud y un presupuesto, sin desordenar las entradas sueltas de su tienda de entradas.

Por qué un grupo es distinto de un visitante suelto

Un visitante suelto elige una franja horaria, paga y viene. Un grupo tiene preguntas: ¿se puede con guía, hay un precio por alumno, los acompañantes entran gratis, puede pagar el colegio por transferencia? Y un grupo ocupa plazas que ya no puede vender a nadie más.

Un sistema de reservas habitual deja que el visitante reserve al instante. Con un grupo, usted quiere justo un paso intermedio: llega la solicitud, usted la revisa y envía una propuesta. La reserva solo queda firme cuando el grupo ha pagado.

Un producto bajo solicitud

En el panel de gestión, cree para ello un producto bajo solicitud. Tome como ejemplo un museo de historia local que ofrece a los colegios una visita guiada los martes y jueves por la mañana.

1. Vaya a Ventas → Productos y abra o cree el producto «Visita escolar con guía».
2. Abra el bloque Venta bajo solicitud y active Bajo solicitud en lugar de venta directa.
3. En Preguntar el momento, elija una parte del día: mañana, tarde o noche.
4. Rellene Participantes mínimos y Participantes máximos, por ejemplo 10 y 30.
5. En Preguntas propias, añada lo que necesita saber: Nombre del colegio, Curso, Alumnos en silla de ruedas u otras necesidades. Escriba cada pregunta en los idiomas de su tienda y elija si es obligatoria.
6. Haga clic en Guardar.

En su tienda de entradas, ese producto no muestra un contador, sino un botón Enviar una solicitud. La maestra indica una fecha deseada y otra posible, la parte del día, el número de alumnos, sus datos y las respuestas a sus preguntas. Recibe al momento una confirmación en su idioma, que aclara que todavía no hay nada reservado ni pagado. Usted recibe un correo en la dirección de contacto de su organización. Todos los pasos están en el manual, en Solicitudes y presupuestos.

Un precio para toda la clase

Los colegios calculan por alumno; usted prefiere por grupo. Un precio de paquete permite ambas cosas. En Tarifas, dé a la tarifa un precio de 120 euros con Precio de paquete hasta 25 alumnos y 4 euros Por participante adicional. Si la clase viene con 28 alumnos, el presupuesto propone 120 + 3 × 4 = 132 euros. Cómo configurar una tarifa así se explica en Tarifas.

En su tienda, los colegios ya ven ese paquete en el producto y en el formulario de solicitud. Si el producto no tiene precio, aparece Precio a consultar.

El presupuesto con enlace de pago

La solicitud aparece en su panel en Solicitudes, con un número rojo mientras es nueva. Ábrala y haga clic en Enviar presupuesto y enlace de pago.

1. El producto, la fecha y el número de participantes ya están rellenados. Elija la franja horaria: solo verá franjas con suficientes plazas libres.
2. En Precio para todo el grupo figura la propuesta calculada con su precio de paquete. Ajústela si acordó otra cosa, por ejemplo la entrada gratuita para los acompañantes.
3. Elija cuánto tiempo sigue siendo válido el presupuesto. Por defecto, siete días.
4. Escriba un mensaje breve y haga clic en Enviar presupuesto.

A partir de ese momento, las plazas quedan retenidas hasta la fecha de vencimiento. Una clase de 28 en una franja de 40 deja todavía 12 plazas para los visitantes sueltos de su tienda. La maestra recibe un correo con el precio, el vencimiento y un botón Ver y pagar, que abre su página de pago habitual con sus datos ya rellenados.

Pagar, también por transferencia

Un colegio rara vez paga con tarjeta. Si ofrece el pago por transferencia, el colegio también puede elegirlo para un presupuesto. En cuanto llega el dinero, la solicitud pasa a Confirmado y pagado y se crea un pedido con una sola línea para todo el grupo. La clase recibe una entrada de grupo que cuenta 28 plazas.

Si el colegio o la empresa piden una factura a su nombre y usted tiene activadas las facturas a compradores, se emite con sus datos y el IVA del producto. Cómo funciona se explica en una factura para una empresa que reserva una visita de grupo.

Qué pasa si nadie paga

Si el grupo no paga antes del vencimiento, las plazas se liberan solas y la solicitud pasa a Caducado. Quien abra todavía el antiguo enlace de pago lee que el presupuesto ya no es válido. Si la maestra quiere venir de todos modos, basta con enviar un nuevo presupuesto.

Si la fecha pedida no es posible, haga clic en Responder y proponga otra fecha, o en Rechazar si de verdad no se puede. Todo lo ocurrido figura al final de la solicitud, en Historial, para que un compañero vea quién envió qué.

Cuánto cuesta

La venta bajo solicitud está incluida en todas las fórmulas, también en Gratis: un presupuesto se convierte en un pedido normal con entradas. Nunca se añade un importe por entrada ni por alumno. Si también quiere cobrar en su taquilla a las clases que llegan sin reserva, necesita Inicio (9,00 € al mes). Compare las fórmulas en la página de precios.