Visites de groupe et classes : la réservation en ligne

Une institutrice de cinquième primaire vous écrit pour venir avec sa classe « quelque part en mars, de préférence un mardi ». Une semaine plus tard, une entreprise appelle pour un team building de trente-cinq personnes. Toutes deux veulent savoir combien cela coûte, et toutes deux attendent une facture. Dans votre agenda, il y a désormais trois croix au crayon, et personne ne sait lesquelles sont confirmées.

Un groupe ne se réserve pas avec un panier. Vous voulez d'abord savoir quand, combien et pour qui, et seulement ensuite donner un prix. Cet article explique comment proposer la réservation en ligne des visites de groupe et des classes, avec une demande et un devis, sans perturber les places vendues à l'unité dans votre billetterie.

Pourquoi un groupe n'est pas un visiteur comme les autres

Un visiteur individuel choisit un créneau, paie et vient. Un groupe a des questions : est-ce possible avec un guide, y a-t-il un prix par élève, les accompagnateurs entrent-ils gratuitement, l'école peut-elle payer par virement ? Et un groupe bloque des places que vous ne pouvez plus vendre à quelqu'un d'autre.

Un système de réservation classique laisse le visiteur réserver immédiatement. Pour un groupe, vous voulez justement une étape intermédiaire : la demande arrive, vous l'examinez et vous envoyez une proposition. La réservation n'est ferme que lorsque le groupe a payé.

Un produit sur demande

Dans le back-office, vous créez pour cela un produit sur demande. Prenons un musée d'histoire locale qui propose aux classes une visite guidée le mardi et le jeudi matin.

1. Allez dans Vente → Produits et ouvrez ou créez le produit « Visite scolaire guidée ».
2. Ouvrez le bloc Vente sur demande et activez Sur demande plutôt qu’en vente directe.
3. Dans Demander le moment, choisissez une partie de la journée : matin, après-midi ou soir.
4. Remplissez Participants minimum et Participants maximum, par exemple 10 et 30.
5. Sous Questions personnalisées, ajoutez ce que vous devez savoir : Nom de l'école, Année scolaire, Élèves en fauteuil roulant ou autres besoins. Vous saisissez chaque question dans les langues de votre boutique et vous choisissez si elle est obligatoire.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Dans votre billetterie, ce produit n'affiche pas de compteur, mais un bouton Faire une demande. L'institutrice indique une date souhaitée et une autre date possible, la partie de la journée, le nombre d'élèves, ses coordonnées et les réponses à vos questions. Elle reçoit aussitôt une confirmation dans sa langue, qui précise que rien n'est encore réservé ni payé. Vous recevez un e-mail à l'adresse de contact de votre organisation. Toutes les étapes sont décrites dans le manuel, à la page Demandes et devis.

Un prix pour toute la classe

Les écoles comptent par élève, vous préférez compter par groupe. Un forfait fait les deux. Dans Tarifs, donnez au tarif un prix de 120 euros avec Forfait jusqu’à 25 élèves, et 4 euros Par participant supplémentaire. Si la classe vient avec 28 élèves, le devis propose 120 + 3 × 4 = 132 euros. La configuration d'un tel tarif est expliquée à la page Tarifs.

Dans votre boutique, les écoles voient ce forfait sur le produit et sur le formulaire de demande. Si le produit n'a pas de prix, la mention Prix sur demande s'affiche.

Le devis avec lien de paiement

La demande apparaît dans votre panneau sous Demandes, avec un chiffre rouge tant qu'elle est nouvelle. Ouvrez-la et cliquez sur Envoyer un devis et un lien de paiement.

1. Le produit, la date et le nombre de participants sont déjà remplis. Choisissez le créneau : seuls les créneaux avec assez de places libres s'affichent.
2. Le Prix pour tout le groupe reprend la proposition calculée à partir de votre forfait. Adaptez-le si vous avez convenu autre chose, par exemple les accompagnateurs gratuits.
3. Choisissez combien de temps le devis reste valable. Par défaut, sept jours.
4. Écrivez un court message et cliquez sur Envoyer le devis.

À partir de là, les places sont bloquées jusqu'à la date d'échéance. Une classe de 28 dans un créneau de 40 laisse donc 12 places pour les visiteurs individuels de votre boutique. L'institutrice reçoit un e-mail avec le prix, l'échéance et un bouton Consulter et payer, qui ouvre votre page de paiement habituelle avec ses coordonnées déjà remplies.

Payer, y compris par virement

Une école paie rarement par carte. Si vous proposez le paiement par virement, l'école peut aussi le choisir pour un devis. Dès que l'argent est arrivé, la demande passe à Confirmé et payé et une commande est créée, avec une seule ligne pour tout le groupe. La classe reçoit un billet de groupe qui compte 28 places.

Si l'école ou l'entreprise demande une facture à son nom et que vous avez activé les factures aux acheteurs, elle est établie avec vos coordonnées et la TVA du produit. La marche à suivre figure dans une facture pour une entreprise qui réserve une visite de groupe.

Si personne ne paie

Si le groupe ne paie pas avant l'échéance, les places se libèrent d'elles-mêmes et la demande passe à Expiré. Qui ouvre encore l'ancien lien de paiement lit que le devis n'est plus valable. Si l'institutrice souhaite tout de même venir, envoyez simplement un nouveau devis.

Si la date demandée ne convient pas, cliquez sur Répondre et proposez une autre date, ou sur Refuser si ce n'est vraiment pas possible. Tout ce qui s'est passé figure au bas de la demande, dans l'Historique, pour qu'un collègue voie qui a envoyé quoi.

Combien cela coûte

La vente sur demande est incluse dans chaque formule, y compris Gratuit : un devis devient une commande ordinaire avec des billets. Aucun montant par billet ou par élève ne s'y ajoute. Si vous voulez aussi encaisser à votre accueil les classes qui arrivent sans réservation, il vous faut Départ (9,00 € par mois). Comparez les formules sur la page des tarifs.