Prenotazione online per gruppi e visite scolastiche

Una maestra di quinta elementare scrive per chiedere se può venire con la sua classe «a marzo, possibilmente di martedì». Una settimana dopo telefona un'azienda per un'uscita di team con trentacinque persone. Entrambe vogliono sapere quanto costa ed entrambe si aspettano una fattura. Nella Sua agenda ci sono ormai tre crocette a matita, e nessuno sa più quali siano confermate.

Un gruppo non si prenota con un carrello. Lei vuole sapere prima quando, quanti e chi, e solo dopo indicare un prezzo. Questo articolo spiega come offrire la prenotazione online per gruppi e scolaresche, con una richiesta e un preventivo, senza scombinare i biglietti singoli del Suo negozio di biglietti.

Perché un gruppo è diverso da un visitatore singolo

Un visitatore singolo sceglie una fascia oraria, paga e arriva. Un gruppo ha domande: si può avere una guida, c'è un prezzo per alunno, gli accompagnatori entrano gratis, la scuola può pagare con bonifico? E un gruppo occupa posti che Lei non può più vendere a nessun altro.

Un normale sistema di prenotazione lascia prenotare subito il visitatore. Per un gruppo Le serve proprio un passaggio intermedio: la richiesta arriva, Lei la esamina e invia una proposta. La prenotazione diventa definitiva solo quando il gruppo ha pagato.

Un prodotto su richiesta

Nel pannello di gestione crei per questo un prodotto su richiesta. Prendiamo un museo di storia locale che offre alle classi una visita guidata il martedì e il giovedì mattina.

1. Vada in Vendita → Prodotti e apra o crei il prodotto «Visita scolastica guidata».
2. Apra il blocco Vendita su richiesta e attivi Su richiesta invece della vendita diretta.
3. In Chiedere il momento scelga una parte della giornata: mattina, pomeriggio o sera.
4. Compili Partecipanti minimi e Partecipanti massimi, per esempio 10 e 30.
5. In Domande personalizzate aggiunga ciò che deve sapere: Nome della scuola, Classe, Alunni in sedia a rotelle o con altre esigenze. Inserisca ogni domanda nelle lingue del Suo negozio e scelga se è obbligatoria.
6. Clicchi su Salva.

Nel Suo negozio di biglietti quel prodotto non mostra un contatore, ma un pulsante Invia una richiesta. La maestra indica una data desiderata e una data alternativa, la parte della giornata, il numero di alunni, i suoi dati e le risposte alle Sue domande. Riceve subito una conferma nella sua lingua, in cui si precisa che non è ancora stato prenotato né pagato nulla. Lei riceve un'e-mail all'indirizzo di contatto della Sua organizzazione. Tutti i passaggi sono nel manuale, alla pagina Richieste e preventivi.

Un prezzo per tutta la classe

Le scuole contano per alunno, Lei preferisce contare per gruppo. Un prezzo a pacchetto permette entrambe le cose. In Tariffe dia alla tariffa un prezzo di 120 euro con Prezzo a pacchetto fino a 25 alunni e 4 euro Per ogni partecipante in più. Se la classe arriva con 28 alunni, il preventivo propone 120 + 3 × 4 = 132 euro. Come impostare una tariffa del genere è spiegato in Tariffe.

Nel Suo negozio le scuole vedono già quel pacchetto sul prodotto e sul modulo di richiesta. Se il prodotto non ha prezzo, compare Prezzo su richiesta.

Il preventivo con link di pagamento

La richiesta compare nel Suo pannello in Richieste, con un numero rosso finché è nuova. La apra e clicchi su Invia preventivo e link di pagamento.

1. Il prodotto, la data e il numero di partecipanti sono già compilati. Scelga la fascia oraria: vede solo le fasce con abbastanza posti liberi.
2. In Prezzo per tutto il gruppo trova la proposta calcolata dal Suo prezzo a pacchetto. La modifichi se ha concordato altro, per esempio l'ingresso gratuito per gli accompagnatori.
3. Scelga per quanto tempo il preventivo resta valido. Di default sono sette giorni.
4. Scriva un breve messaggio e clicchi su Invia il preventivo.

Da quel momento i posti restano bloccati fino alla scadenza. Una classe di 28 in una fascia di 40 lascia quindi 12 posti per i visitatori singoli del Suo negozio. La maestra riceve un'e-mail con il prezzo, la scadenza e un pulsante Visualizza e paga, che apre la Sua consueta pagina di pagamento con i suoi dati già compilati.

Pagare, anche con bonifico

Una scuola paga di rado con la carta. Se Lei offre il pagamento con bonifico, la scuola può sceglierlo anche per un preventivo. Appena arriva il denaro, la richiesta passa a Confermato e pagato e viene creato un ordine con un'unica riga per tutto il gruppo. La classe riceve un biglietto di gruppo che conta 28 posti.

Se la scuola o l'azienda chiede una fattura intestata e Lei ha attivato le fatture agli acquirenti, questa viene emessa con i Suoi dati e l'IVA del prodotto. Come funziona lo spiega una fattura per un'azienda che prenota una visita di gruppo.

Che cosa succede se nessuno paga

Se il gruppo non paga entro la scadenza, i posti si liberano da soli e la richiesta passa a Scaduto. Chi apre ancora il vecchio link di pagamento legge che il preventivo non è più valido. Se la maestra vuole comunque venire, basta inviare un nuovo preventivo.

Se la data richiesta non va bene, clicchi su Rispondi e proponga un'altra data, oppure su Rifiuta se proprio non è possibile. Tutto ciò che è successo si trova in fondo alla richiesta, in Cronologia, così un collega vede chi ha inviato che cosa.

Quanto costa

La vendita su richiesta è inclusa in ogni formula, anche in Gratuito: un preventivo diventa un normale ordine con biglietti. Non si aggiunge mai un importo per biglietto o per alunno. Se vuole incassare alla Sua biglietteria anche le classi che arrivano senza prenotazione, Le serve Avvio (9,00 € al mese). Confronti le formule nella pagina dei prezzi.