Sistema de reservas para visitas de grupo e escolares

Uma professora do quinto ano escreve a perguntar se pode vir com a turma «algures em março, de preferência a uma terça-feira». Uma semana depois, uma empresa telefona por causa de uma saída de equipa com trinta e cinco pessoas. Ambas querem saber quanto custa e ambas esperam uma fatura. Na sua agenda há agora três cruzes a lápis, e ninguém sabe quais estão confirmadas.

Um grupo não se reserva com um carrinho. O que quer é saber primeiro quando, quantos e quem, e só depois dar um preço. Este artigo explica como permitir a reserva online de visitas de grupo e de turmas, com um pedido e um orçamento, sem baralhar os bilhetes individuais da sua loja de bilhetes.

Porque é que um grupo é diferente de um visitante individual

Um visitante individual escolhe um horário, paga e vem. Um grupo tem perguntas: é possível ter guia, há um preço por aluno, os acompanhantes entram de graça, a escola pode pagar por transferência? E um grupo ocupa lugares que já não pode vender a mais ninguém.

Um sistema de reservas comum deixa o visitante reservar de imediato. Para um grupo, o que pretende é precisamente um passo intermédio: o pedido chega, analisa-o e envia uma proposta. A reserva só fica firme quando o grupo paga.

Um produto mediante pedido

No painel de gestão, crie para isso um produto mediante pedido. Tome como exemplo um museu de história local que oferece às escolas uma visita guiada às terças e quintas de manhã.

1. Vá a Vendas → Produtos e abra ou crie o produto «Visita de estudo com guia».
2. Abra o bloco Venda mediante pedido e ative Mediante pedido em vez de venda direta.
3. Em Perguntar o momento, escolha uma parte do dia: manhã, tarde ou noite.
4. Preencha Participantes mínimos e Participantes máximos, por exemplo 10 e 30.
5. Em Perguntas próprias, acrescente o que precisa de saber: Nome da escola, Ano de escolaridade, Alunos em cadeira de rodas ou com outras necessidades. Escreva cada pergunta nas línguas da sua loja e escolha se é obrigatória.
6. Clique em Guardar.

Na sua loja de bilhetes, esse produto não mostra um contador, mas um botão Enviar pedido. A professora indica uma data pretendida e uma data alternativa, a parte do dia, o número de alunos, os seus dados e as respostas às suas perguntas. Recebe de imediato uma confirmação na língua dela, que indica que ainda nada está reservado nem pago. E a sua organização recebe um e-mail no endereço de contacto da sua organização. Todos os passos estão no manual, em Pedidos e orçamentos.

Um preço para toda a turma

As escolas contam por aluno; o seu interesse é contar por grupo. Um preço de pacote faz as duas coisas. Em Tarifas, dê à tarifa um preço de 120 euros com Preço de pacote até 25 alunos e 4 euros Por participante adicional. Se a turma vier com 28 alunos, o orçamento propõe 120 + 3 × 4 = 132 euros. A configuração de uma tarifa assim está explicada em Tarifas.

Na sua loja, as escolas já veem esse pacote no produto e no formulário de pedido. Se o produto não tiver preço, aparece Preço sob consulta.

O orçamento com link de pagamento

O pedido aparece no seu painel em Pedidos, com um número vermelho enquanto for novo. Abra-o e clique em Enviar orçamento e link de pagamento.

1. O produto, a data e o número de participantes já estão preenchidos. Escolha o horário: só vê horários com lugares livres suficientes.
2. Em Preço para todo o grupo está a proposta calculada a partir do seu preço de pacote. Ajuste-a se combinou outra coisa, por exemplo entrada gratuita para os acompanhantes.
3. Escolha durante quanto tempo o orçamento é válido. Por omissão, sete dias.
4. Escreva uma mensagem curta e clique em Enviar orçamento.

A partir daí, os lugares ficam reservados até à data de validade. Uma turma de 28 num horário de 40 deixa ainda 12 lugares para os visitantes individuais da sua loja. A professora recebe um e-mail com o preço, a data de validade e um botão Ver e pagar, que abre a sua página de pagamento habitual com os dados dela já preenchidos.

Pagar, também por transferência

Uma escola raramente paga com cartão. Se oferecer o pagamento por transferência, a escola também o pode escolher num orçamento. Assim que o dinheiro chega, o pedido passa a Confirmado e pago e é criada uma encomenda com uma única linha para todo o grupo. A turma recebe um bilhete de grupo que conta 28 lugares.

Se a escola ou a empresa pedir uma fatura em seu nome e tiver ativado as faturas aos compradores, esta é emitida com os seus dados e o IVA do produto. Como funciona está explicado em uma fatura para uma empresa que reserva uma visita de grupo.

O que acontece se ninguém pagar

Se o grupo não pagar até à data de validade, os lugares ficam livres automaticamente e o pedido passa a Expirado. Quem ainda abrir o link de pagamento antigo lê que o orçamento já não é válido. Se a professora quiser vir na mesma, basta enviar um novo orçamento.

Se a data pedida não for possível, clique em Responder e proponha outra data, ou em Recusar se não houver mesmo hipótese. Tudo o que aconteceu fica no fundo do pedido, em Histórico, para que um colega veja quem enviou o quê.

Quanto custa

A venda mediante pedido está incluída em todos os planos, também no Grátis: um orçamento torna-se uma encomenda normal com bilhetes. Nunca se acrescenta um valor por bilhete ou por aluno. Se quiser cobrar também na sua bilheteira as turmas que chegam sem reserva, precisa do Início (9,00 € por mês). Compare os planos na página de preços.