Online-Reservierung für Gruppen und Schulklassen

Eine Lehrerin der fünften Klasse schreibt, ob sie mit ihrer Klasse kommen darf, „irgendwann im März, am liebsten an einem Dienstag". Eine Woche später ruft ein Unternehmen wegen eines Teamausflugs mit fünfunddreißig Personen an. Beide möchten wissen, was es kostet, und beide erwarten eine Rechnung. In Ihrem Kalender stehen inzwischen drei Bleistiftkreuze, und niemand weiß mehr, welche davon bestätigt sind.

Gruppen bucht man nicht über einen Warenkorb. Sie möchten zuerst wissen, wann, wie viele und wer, und erst dann einen Preis nennen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Gruppenbesuche und Schulklassen online reservieren lassen, mit einer Anfrage und einem Angebot, ohne die Einzeltickets in Ihrem Ticketshop durcheinanderzubringen.

Warum eine Gruppe anders ist als ein einzelner Besucher

Ein einzelner Besucher wählt ein Zeitfenster, bezahlt und kommt. Eine Gruppe hat Fragen: Geht es mit Führung, gibt es einen Preis pro Schüler, kommen die Begleitpersonen kostenlos hinein, kann die Schule per Überweisung bezahlen? Und eine Gruppe blockiert Plätze, die Sie niemand anderem mehr verkaufen können.

Ein gewöhnliches Reservierungssystem lässt den Besucher sofort buchen. Bei einer Gruppe möchten Sie gerade einen Zwischenschritt: Die Anfrage kommt herein, Sie sehen sie sich an und senden einen Vorschlag. Erst wenn die Gruppe bezahlt, steht die Reservierung fest.

Ein Produkt auf Anfrage

Im Backoffice legen Sie dafür ein Produkt auf Anfrage an. Nehmen wir ein Heimatmuseum, das Schulklassen dienstag- und donnerstagvormittags eine Führung anbietet.

1. Gehen Sie zu Verkauf → Produkte und öffnen oder erstellen Sie das Produkt „Schulbesuch mit Führung".
2. Öffnen Sie den Bereich Verkauf auf Anfrage und aktivieren Sie Auf Anfrage statt Direktverkauf.
3. Wählen Sie bei Zeitpunkt abfragen eine Tageszeit: Vormittag, Nachmittag oder Abend.
4. Füllen Sie Mindestens Teilnehmende und Höchstens Teilnehmende aus, zum Beispiel 10 und 30.
5. Fügen Sie unter Eigene Fragen hinzu, was Sie wissen müssen: Name der Schule, Klassenstufe, Schüler im Rollstuhl oder mit anderen Bedürfnissen. Sie geben jede Frage in den Sprachen Ihres Shops ein und legen fest, ob sie verpflichtend ist.
6. Klicken Sie auf Speichern.

In Ihrem Ticketshop zeigt dieses Produkt keinen Zähler, sondern eine Schaltfläche Anfrage senden. Die Lehrerin gibt ein Wunschdatum und ein Ausweichdatum an, die Tageszeit, die Zahl der Schüler, ihre Daten und die Antworten auf Ihre Fragen. Sie erhält sofort eine Bestätigung in ihrer Sprache, in der steht, dass noch nichts gebucht oder bezahlt ist. Sie selbst bekommen eine E-Mail an die Kontaktadresse Ihrer Organisation. Alle Schritte stehen im Handbuch unter Anfragen und Angebote.

Ein Preis für die ganze Klasse

Schulen rechnen pro Schüler, Sie lieber pro Gruppe. Ein Pauschalpreis kann beides. Geben Sie dem Tarif unter Tarife einen Preis von 120 Euro mit Pauschalpreis bis 25 Schülern und 4 Euro Pro weitere Person. Kommt die Klasse mit 28 Schülern, steht im Angebot 120 + 3 × 4 = 132 Euro bereit. Wie Sie einen solchen Tarif anlegen, lesen Sie unter Tarife.

In Ihrem Shop sehen Schulen diesen Pauschalpreis bereits beim Produkt und im Anfrageformular. Hat das Produkt keinen Preis, steht dort Preis auf Anfrage.

Das Angebot mit Zahlungslink

Die Anfrage erscheint in Ihrem Panel unter Anfragen, mit einer roten Zahl, solange sie neu ist. Öffnen Sie sie und klicken Sie auf Angebot und Zahlungslink senden.

1. Produkt, Datum und Teilnehmerzahl sind schon ausgefüllt. Wählen Sie das Zeitfenster: Sie sehen nur Zeitfenster mit genug freien Plätzen.
2. Unter Preis für die ganze Gruppe steht der Vorschlag aus Ihrem Pauschalpreis. Passen Sie ihn an, wenn Sie etwas anderes vereinbart haben, etwa freien Eintritt für die Begleitpersonen.
3. Legen Sie fest, wie lange das Angebot gültig bleibt. Standardmäßig sind es sieben Tage.
4. Schreiben Sie eine kurze Nachricht und klicken Sie auf Angebot senden.

Ab dann halten wir die Plätze bis zum Ablaufdatum fest. Eine Klasse von 28 in einem Zeitfenster von 40 lässt also noch 12 Plätze für Einzelbesucher in Ihrem Shop frei. Die Lehrerin erhält eine E-Mail mit dem Preis, dem Ablaufdatum und einer Schaltfläche Ansehen und bezahlen, die Ihre gewohnte Kassenseite mit ihren Daten bereits ausgefüllt öffnet.

Bezahlen, auch per Überweisung

Eine Schule zahlt selten mit Karte. Bieten Sie Zahlung per Überweisung an, kann die Schule das auch bei einem Angebot wählen. Sobald das Geld eingegangen ist, steht die Anfrage auf Bestätigt und bezahlt, und es entsteht eine Bestellung mit einer einzigen Zeile für die ganze Gruppe. Die Klasse erhält ein Gruppenticket, das 28 Plätze zählt.

Möchte die Schule oder das Unternehmen eine Rechnung auf ihren Namen und haben Sie Rechnungen an Käufer aktiviert, wird sie mit Ihren Angaben und der Mehrwertsteuer des Produkts erstellt. Wie das geht, lesen Sie in eine Rechnung für ein Unternehmen, das einen Gruppenbesuch bucht.

Wenn niemand bezahlt

Bezahlt die Gruppe nicht vor dem Ablaufdatum, werden die Plätze automatisch wieder frei, und die Anfrage steht auf Abgelaufen. Wer den alten Zahlungslink noch öffnet, liest, dass das Angebot nicht mehr gültig ist. Möchte die Lehrerin trotzdem kommen, senden Sie einfach ein neues Angebot.

Passt das gewünschte Datum nicht, klicken Sie auf Antworten und schlagen Sie einen anderen Termin vor, oder auf Ablehnen, wenn es wirklich nicht geht. Alles, was geschehen ist, steht unten in der Anfrage unter Verlauf, damit ein Kollege sieht, wer was geschickt hat.

Was es kostet

Der Verkauf auf Anfrage ist in jedem Tarif enthalten, auch in Kostenlos: Ein Angebot wird zu einer gewöhnlichen Bestellung mit Tickets. Es kommt nie ein Betrag pro Ticket oder pro Schüler hinzu. Möchten Sie auch Klassen, die ohne Reservierung vorbeikommen, an Ihrer Kasse abrechnen, brauchen Sie Start (9,00 € pro Monat). Vergleichen Sie die Tarife auf der Preisseite.