Groepsbezoeken en schoolklassen online laten reserveren

Een juf van het vijfde leerjaar mailt of ze met haar klas mag komen "ergens in maart, liefst op een dinsdag". Een week later belt een bedrijf voor een teambuilding met vijfendertig mensen. Allebei willen ze weten wat het kost, en allebei verwachten ze een factuur. In je agenda staan intussen drie potloodkruisjes, en niemand weet nog welke ervan bevestigd zijn.

Groepen boek je niet met een winkelmandje. Je wil eerst weten wanneer, met hoeveel en voor wie, en pas dan een prijs geven. Dit artikel legt uit hoe je groepsbezoeken en schoolklassen online laat reserveren met een aanvraag en een offerte, zonder dat je losse plaatsen in je ticketshop in de war stuurt.

Waarom een groep anders is dan een losse bezoeker

Een losse bezoeker kiest een tijdslot, betaalt en komt. Een groep heeft vragen: kan het met een gids, is er een prijs per leerling, mogen de begeleiders gratis mee, kan de school per overschrijving betalen? En een groep houdt plaatsen vast die je niet aan iemand anders kan verkopen.

Een gewoon reserveringssysteem laat de bezoeker meteen boeken. Voor een groep wil je net een tussenstap: de aanvraag komt binnen, jij bekijkt ze en stuurt een voorstel. Pas als de groep betaalt, ligt de reservatie vast.

Een product op aanvraag

In de backoffice maak je daarvoor een product op aanvraag. Neem een heemkundig museum dat schoolklassen een rondleiding met gids aanbiedt, op dinsdag- en donderdagvoormiddag.

1. Ga naar Verkoop → Producten en open of maak het product "Schoolbezoek met gids".
2. Open het blok Verkopen op aanvraag en zet Op aanvraag in plaats van rechtstreeks aan.
3. Kies bij Moment vragen een dagdeel: voormiddag, namiddag of avond.
4. Vul Minimum deelnemers en Maximum deelnemers in, bijvoorbeeld 10 en 30.
5. Voeg onder Eigen vragen toe wat je moet weten: Naam van de school, Leerjaar, Leerlingen met een rolstoel of andere noden. Je zet elke vraag in de talen van je winkel en kiest of ze verplicht is.
6. Klik op Bewaren.

In je ticketshop staat bij dat product geen teller, maar een knop Aanvraag indienen. De juf vult een gewenste datum en een andere mogelijke datum in, het dagdeel, het aantal leerlingen, haar gegevens en jouw vragen. Ze krijgt meteen een bevestiging in haar eigen taal, met de vermelding dat er nog niets geboekt of betaald is. Jij krijgt een mail op het contactadres van je organisatie. Alle stappen staan in de handleiding bij Aanvragen en offertes.

Een prijs voor de hele klas

Scholen rekenen per leerling, jij liefst per groep. Een pakketprijs doet allebei. Geef het tarief bij Tarieven een prijs van 120 euro met Pakketprijs tot 25 leerlingen, en 4 euro Per extra deelnemer. Komt de klas met 28 leerlingen, dan staat er in de offerte 120 + 3 × 4 = 132 euro klaar. Hoe je zo'n tarief opzet, lees je bij Tarieven.

In je winkel zien scholen dat pakket al bij het product en op het aanvraagformulier. Heeft het product geen prijs, dan staat er Prijs op aanvraag.

De offerte met betaallink

De aanvraag staat in je paneel bij Aanvragen, met een rood getal zolang ze nieuw is. Open ze en klik op Offerte en betaallink sturen.

1. Het product, de datum en het aantal deelnemers staan al ingevuld. Kies het tijdslot: je ziet alleen tijdsloten met genoeg vrije plaatsen.
2. Bij Prijs voor de hele groep staat het voorstel uit je pakketprijs. Pas het aan als je iets anders afsprak, bijvoorbeeld de begeleiders gratis.
3. Kies hoe lang de offerte geldig blijft. Standaard is dat zeven dagen.
4. Schrijf een kort bericht en klik op Offerte versturen.

Vanaf dan houden we de plaatsen vast tot de vervaldatum. Een klas van 28 in een tijdslot van 40 laat dus nog 12 plaatsen over voor losse bezoekers in je winkel. De juf krijgt een mail met de prijs, de vervaldatum en een knop Bekijken en betalen, die je gewone afrekenpagina opent met haar gegevens al ingevuld.

Betalen, ook per overschrijving

Een school betaalt zelden met een kaart. Bied je betalen per overschrijving aan, dan kan de school dat ook bij een offerte kiezen. Zodra het geld binnen is, staat de aanvraag op Bevestigd en betaald en komt er een bestelling met één regel voor de hele groep. De klas krijgt één groepsticket dat 28 plaatsen telt.

Vraagt de school of het bedrijf een factuur op naam, en staan de facturen aan kopers bij jou aan, dan wordt die opgemaakt met jouw gegevens en de btw van het product. Hoe dat gaat, lees je in een factuur voor een bedrijf dat een groepsbezoek boekt.

Wat er gebeurt als niemand betaalt

Betaalt de groep niet voor de vervaldatum, dan komen de plaatsen vanzelf weer vrij, en de aanvraag staat op Verlopen. Wie de oude betaallink nog opent, leest dat de offerte niet meer geldig is. Wil de juf toch komen, dan stuur je gewoon een nieuwe offerte.

Lukt de gevraagde datum niet, klik dan op Antwoorden en stel een andere datum voor, of op Weigeren als het echt niet gaat. Alles wat er gebeurde, staat onderaan de aanvraag bij Verloop, zodat een collega kan zien wie wat stuurde.

Wat het kost

Verkopen op aanvraag zit in elke formule, ook in Gratis: een offerte wordt een gewone bestelling met tickets. Er komt nooit een bedrag per ticket of per leerling bij. Wil je de schoolklassen die zonder reservatie binnenwandelen ook aan je balie afrekenen, dan heb je Start nodig (€ 9,00 per maand). Vergelijk de formules op de prijzenpagina.