Une billetterie sans frais fixes pour votre association

Votre association organise quelque chose trois ou quatre fois par an : un concert, une soirée fromage et vin, un quiz. Un abonnement mensuel pour une billetterie revient alors à payer onze mois de silence, et une plateforme qui prélève une part sur chaque billet rend chaque entrée plus chère pour vos membres. Ce qu'il vous faut, c'est une billetterie sans frais fixes. Avec la formule gratuite de Passavo, vous vendez des billets en ligne gratuitement, sans montant mensuel et sans coût par billet. Voici jusqu'où elle vous mène, et ce qui se passe quand un événement attire plus de monde que prévu.

Que contient la formule gratuite ?

La formule Gratuit ne coûte rien, même après une période d'essai, et vous démarrez sans carte bancaire. Vous recevez :

• une boutique de billets où vos membres et vos visiteurs paient en ligne ;
• l'application de scan pour vos bénévoles à l'entrée, sur leur propre smartphone ;
• une carte wallet pour chaque acheteur, avec son billet toujours à portée de main ;
• des créneaux horaires, si vous voulez faire entrer vos visiteurs par tranches.

La limite se situe par événement : jusqu'à 100 billets payants par événement, avec autant d'événements par an que vous le souhaitez. Les inscriptions gratuites ne comptent jamais. Une marche ou une assemblée générale pour laquelle vous ne demandez rien peut donc recevoir autant d'inscriptions que nécessaire.

Votre boutique et vos billets portent une petite mention de la plateforme. C'est la seule contrepartie.

Quels coûts vous reste-t-il ?

Un seul : les frais de votre prestataire de paiement. Mollie, Stripe ou Bancontact Pro facture un petit montant par paiement en ligne, pas par billet. Si une famille achète quatre billets en une seule commande, c'est un seul paiement. Ce coût existe avec toutes les plateformes de billetterie ; ici, il passe directement entre vous et votre prestataire, et l'argent arrive tout de suite sur votre propre compte. Le prestataire qui convient à votre association est expliqué dans Quel prestataire de paiement choisir ?

Votre acheteur ne paie aucuns frais de service en plus du prix que vous demandez.

Jusqu'où allez-vous avec 100 billets payants par événement ?

Prenons une chorale avec ce programme annuel :

Quatre des cinq événements restent largement sous la limite. Chaque événement a son propre compteur : le concert de Noël ne s'additionne pas au concert de printemps. Seul le concert de Noël la dépasse, et pour cet événement-là, deux options s'offrent à vous, décrites ci-dessous.

Pour la plupart des associations, c'est le schéma habituel : quelques petits événements et une grande soirée. Si vous voulez faire le calcul sur toute l'année, vous trouverez trois exemples chiffrés dans Coût d'une billetterie pour une association.

Que se passe-t-il quand un événement dépasse la limite ?

Vos ventes ne s'arrêtent pas au moment où le compteur atteint 100. Cela se passe par étapes :

1. À 80 %, vous recevez un e-mail et une barre apparaît dans votre back-office.
2. À 100 %, une période de grâce de 14 jours commence. La vente continue normalement, pour qu'un concert qui a lieu ce soir ne soit jamais bloqué.
3. Après cette période, seule la vente de billets payants pour cet événement s'arrête. Votre boutique reste en ligne, les inscriptions gratuites continuent de fonctionner et rien n'est supprimé.

Vous choisissez alors :

• de payer cet événement à part : 19,00 €, une seule fois et sans abonnement, jusqu'à 2 fois par année civile ;
• de prendre une formule, par exemple Départ : jusqu'à 3 000 billets payants par an, sans plafond par événement.

Pour la chorale, cela signifie : une fois 19,00 € pour le concert de Noël, et rien le reste de l'année. Le fonctionnement exact de la barre et des compteurs est décrit dans Votre formule et vos limites.

Quand une formule payante vous convient-elle mieux ?

La formule gratuite est pensée pour les associations qui organisent quelques événements par an. Envisagez une formule payante si :

• vous avez chaque mois un événement qui dépasse la limite ;
• vous voulez aussi vendre des billets à l'entrée avec la caisse au comptoir, disponible à partir de Départ ;
• vous voulez une boutique à vos couleurs et avec votre propre logo, également à partir de Départ.

Vous pouvez essayer une formule payante pendant 14 jours et la suspendre pendant vos mois calmes. Vous hésitez entre un montant fixe et une plateforme qui facture par billet ? Lisez Abonnement ou commission sur les billets.

Comment commencer

1. Créez un compte ; aucune carte bancaire n'est nécessaire.
2. Connectez votre prestataire de paiement, pour que l'argent arrive sur votre propre compte.
3. Créez votre premier événement et publiez-le dans votre boutique.

Toutes les formules côte à côte se trouvent sur la page des tarifs.