Een ticketsysteem zonder vaste kosten voor je vereniging

Je vereniging organiseert drie of vier keer per jaar iets: een concert, een kaas- en wijnavond, een quiz. Een maandbedrag voor een ticketsysteem voelt dan als betalen voor elf maanden stilte, en een platform dat per ticket een stuk afneemt, maakt elke kaart duurder voor je leden. Wat je zoekt, is een ticketsysteem zonder vaste kosten. Met de gratis formule van Passavo verkoop je online tickets zonder maandbedrag en zonder kost per ticket. Hieronder lees je hoe ver je daarmee komt, en wat er gebeurt als één event drukker loopt dan gedacht.

Wat zit er in de gratis formule?

De formule Gratis kost niets, ook niet na een proefperiode, en je start zonder kaartgegevens. Je krijgt:

• een ticketshop waar je leden en bezoekers online betalen;
• de scan-app voor je vrijwilligers aan de deur, op hun eigen smartphone;
• een wallet-pas voor elke koper, met het ticket altijd bij de hand;
• tijdsloten, als je bezoekers in shiften wil laten binnenkomen.

De grens zit per event: tot 100 betaalde tickets per event, met zoveel events per jaar als je wil. Gratis inschrijvingen tellen nooit mee. Een wandeltocht of een ledenvergadering waar je niets voor vraagt, mag dus zoveel inschrijvingen krijgen als nodig.

Op je shop en je tickets staat een kleine vermelding van het platform. Dat is de enige tegenprestatie.

Welke kosten heb je dan nog?

Eén: de betaalkosten van je betaalprovider. Mollie, Stripe of Bancontact Pro rekent een kleine kost per online betaling, niet per ticket. Koopt een gezin vier kaarten in één bestelling, dan is dat één betaling. Die kost heb je bij elk ticketplatform; hier loopt ze rechtstreeks tussen jou en je provider, en het geld komt meteen op je eigen rekening. Welke provider bij je vereniging past, lees je in Welke betaalprovider kies je?

Je koper betaalt geen servicekosten bovenop de prijs die jij vraagt.

Hoe ver kom je met 100 betaalde tickets per event?

Neem een zangkoor met dit jaarprogramma:

Vier van de vijf events blijven ruim onder de grens. Elk event heeft zijn eigen teller: het kerstconcert telt niet op bij het lenteconcert. Alleen het kerstconcert gaat erover, en voor dat ene event zijn er twee wegen, zie hieronder.

Voor de meeste verenigingen is dit het patroon: een paar kleine events en één grote avond. Wie het hele jaar rekent, vindt drie uitgewerkte voorbeelden in Kosten van een ticketsysteem voor een vereniging.

Wat als één event over de grens gaat?

Je verkoop valt niet stil op het moment dat de teller op 100 komt. Het gaat in stappen:

1. Bij 80 procent krijg je een mail en zie je een balk in je backoffice.
2. Bij 100 procent begint een respijtperiode van 14 dagen. De verkoop loopt gewoon door, zodat een concert dat vanavond doorgaat nooit stilvalt.
3. Na die periode stopt alleen de verkoop van betaalde tickets voor dat event. Je shop blijft online, gratis inschrijvingen blijven werken en er wordt niets verwijderd.

Dan kies je:

• dat ene event los betalen: € 19,00, eenmalig en zonder abonnement, tot 2 keer per kalenderjaar;
• een formule nemen, bijvoorbeeld Start: tot 3.000 betaalde tickets per jaar, zonder grens per event.

Voor het zangkoor betekent dat: één keer € 19,00 voor het kerstconcert, en de rest van het jaar niets. Hoe de balk en de tellers precies werken, staat in Je formule en je limieten.

Wanneer is een formule toch de betere keuze?

De gratis formule is gemaakt voor verenigingen met een paar events per jaar. Kijk naar een betaalde formule als:

• je elke maand een event hebt dat over de grens gaat;
• je aan de deur ook tickets wil verkopen met de balie-kassa, die zit vanaf Start;
• je de shop in je eigen kleuren en met je eigen logo wil, ook vanaf Start.

Een betaalde formule kan je 14 dagen uitproberen en in je stille maanden pauzeren. Twijfel je tussen een vast bedrag en een platform dat per ticket rekent, lees dan Abonnement of commissie voor tickets.

Zo begin je

1. Maak een account aan; kaartgegevens zijn niet nodig.
2. Koppel je betaalprovider, zodat het geld op je eigen rekening komt.
3. Maak je eerste event aan en zet het in je shop.

Alle formules naast elkaar vind je op de prijzenpagina.