Tickets verkopen voor je museum: online en aan de balie

Een klein museum verkoopt zijn tickets vaak nog zoals twintig jaar geleden: een rol genummerde kaartjes aan de balie, een kassaboek en een turflijst voor wie met een pas binnenkomt. Dat werkt, tot bezoekers vragen of ze vooraf kunnen boeken, of tot de penningmeester op het einde van het jaar wil weten hoeveel kinderen er eigenlijk kwamen. Dit artikel legt uit hoe je tickets verkoopt voor je museum, online en aan de balie, zonder dat er per ticket iets af gaat.

Eerst kiezen: dagtickets of tijdsloten?

De meeste musea verkopen een toegangsticket: de bezoeker komt op de dag die op het ticket staat, wanneer hij wil. Er hoort geen uur bij en je houdt geen agenda bij.

Is een zaal fysiek begrensd, of loopt er een tijdelijke expo waar iedereen tegelijk naartoe wil, kies dan een ticket met tijdslot: elk uur heeft zijn eigen aantal plaatsen. Hoe je een maand tijdsloten in één keer aanmaakt, lees je in Tijdsloten voor je museum of expo.

Je kan ook allebei: een gewoon toegangsticket voor de vaste collectie en tijdsloten voor de expo die drie maanden loopt.

Een tarief per soort bezoeker

Volwassenen betalen 12 euro, kinderen 6 euro, studenten 8 euro? Dan maak je drie producten: Volwassene, Kind en Student. Elk product heeft zijn eigen prijs, zijn eigen btw-tarief en zijn eigen teller. Op het einde van het jaar zie je dus meteen hoeveel kinderen er binnenkwamen, zonder turflijst.

Een schoolklas of een vereniging die samen komt, verkoop je als product van de soort Groep: één lijn voor het hele gezelschap. En wil je leden van je vriendenkring korting geven, dan volstaat een kortingscode met een einddatum en een maximum.

Je vindt dit alles onder Verkoop → Producten, met de knop Nieuw product. De handleiding over producten en prijzen loopt elk veld met je door.

Online en aan de balie, op dezelfde telling

Je ticketshop staat online op een eigen adres, dat je op je website zet of inbouwt in je eigen pagina. Wie online koopt, krijgt zijn ticket per mail en kan het in de wallet van zijn telefoon zetten.

Aan de balie verkoop je met de balie-kassa: een webpagina op een tablet of laptop, of dezelfde app die je scanners gebruiken. Een product kan aan de balie een andere prijs hebben dan online. Online en balie tellen op dezelfde voorraad: een tijdslot dat vol zit, verkoopt nergens meer, niet online en niet aan de kassa. Hoe een dag aan de balie verloopt, van openen tot afsluiten, lees je in de handleiding bij de balie-kassa.

Aan de ingang

Je suppoost scant de tickets met de scan-app op een gewone smartphone. Een ticket dat al gescand is, geeft een duidelijke melding, zodat hetzelfde ticket niet twee keer binnengaat. Valt de wifi in je kelderzaal weg, dan blijft het scannen werken; meer daarover in Tickets scannen aan de deur, ook zonder netwerk.

Bezoekers met een museumPASSmusées

Neemt je museum deel aan museumPASSmusées, dan registreer je die bezoeken in hetzelfde systeem. Je slaat het gewone ticket aan, typt het pasnummer in, en de prijs gaat naar nul. Op het einde van de maand download je de afrekening als CSV-bestand voor de uitgever. De stappen staan in de handleiding bij museumPASSmusées.

Jaarkaarten, cadeaubonnen en reisplatformen

Drie dingen die een museum vaak na een jaar wil toevoegen:

• een jaarkaart of vriendenkaart: een pas op naam die een seizoen lang binnenlaat, met een bezoekteller;
• cadeaubonnen, met een vast of een vrij bedrag, die in de ticketshop en aan de balie ingewisseld worden;
• verkopen via reisplatformen zoals GetYourGuide, Tiqets en Viator, waarbij hun bezoekers aan jouw ingang binnenkomen met een gewone QR-code en op dezelfde teller van je tijdslot.

Die drie zitten in Groei en Pro.

Wat het kost: een rekenvoorbeeld

Neem een heemkundig museum met 4.000 betaalde bezoekers per jaar. Een verzonnen platform dat 1 euro per ticket vraagt, kost dat museum 4.000 euro per jaar, en elke extra bezoeker maakt de rekening groter.

Bij Passavo betaal je een vast bedrag per maand en nooit iets per ticket. De balie-kassa en je eigen logo en kleuren zitten vanaf Start (€ 9,00 per maand, tot 3.000 betaalde tickets per jaar). Verkoop je meer, of wil je jaarkaarten, cadeaubonnen en je eigen domein, dan is het Groei (€ 29,00 per maand, onbeperkt tickets). Een museum dat alleen in het seizoen open is, kan zijn abonnement pauzeren in de gesloten maanden. Wat je betaalprovider per betaling rekent, is een aparte kost van hen.

Vergelijk de formules op de prijzenpagina, of bekijk wat Passavo doet voor musea en bezoekplekken.