Timed entry ticketing voor een museum in de VS

Een klein historisch museum in een provinciestadje in Ohio. Veertigduizend bezoekers per jaar, elke zaterdag een piek tussen 11 en 14 uur, en een online ticketdienst die op elk ticket een bedrag afhoudt. Het bestuur wil twee dingen: de zaterdagdrukte spreiden en niet meer betalen naarmate het museum drukker wordt. Dat is precies wat timed entry ticketing met een vaste maandprijs doet.

Wat timed entry ticketing is

Bij timed entry ticketing is een ticket geldig voor één aankomstvenster, bijvoorbeeld zaterdag van 11.00 tot 11.30 uur. Elk venster heeft zijn eigen aantal plaatsen. Zit het venster van 11 uur vol, dan kiest je bezoeker 11.30 uur, en je zalen krijgen nooit meer mensen dan je wilt.

Het aantal plaatsen is wat je per venster wilt verkopen, niet wat het gebouw aankan. Hou je graag een paar plaatsen vrij voor wie zonder ticket binnenloopt, zet de capaciteit dan iets lager. Meer over het begrip zelf lees je bij tijdslotreservering.

Verkopen in dollars, met je eigen Stripe-account

Elke organisatie verkoopt in één munt. Een organisatie in de Verenigde Staten krijgt meteen de Amerikaanse dollar. Je kijkt dat na onder Instellingen → Organisatie, tabblad De gegevens, veld Valuta, en je kiest daar ook de Tijdzone (voor Ohio America/New_York), zodat 11 uur in je ticketshop ook 11 uur in je museum is.

De betalingen lopen via Stripe. Maak een Stripe-account aan dat in de Verenigde Staten geregistreerd is: Stripe betaalt je dan uit in dollars, op je eigen bankrekening. Onder Instellingen → Betalingen klik je op Koppel je Stripe-account, je doet een testbetaling, en je ticketshop aanvaardt kaarten. Apple Pay en Google Pay kunnen erbij. Het geld gaat van je bezoeker rechtstreeks naar je Stripe-account.

Alles over verkopen in een andere munt staat in de handleiding onder Verkopen in een andere munt.

Een maand aankomstvensters in één keer

Je maakt de vensters niet een voor een aan:

1. Ga naar Verkoop → Tijdsloten en klik op Tijdsloten aanmaken.
2. Kies het product, bijvoorbeeld "Toegangsticket", en de locatie.
3. Kies de periode en de weekdagen: dinsdag tot zondag.
4. Vul de eerste en de laatste start in, om de hoeveel minuten een venster start, hoe lang het duurt en hoeveel plaatsen het heeft: elke dertig minuten van 10 tot 16 uur, dertig plaatsen.
5. Laat Binnen de openingsuren van de locatie blijven aanstaan, zodat geen venster op een sluitingsdag valt.

Draai de generator later opnieuw voor de volgende maand: hij raakt nooit vensters aan waarvoor al tickets verkocht zijn. Elk veld wordt uitgelegd onder Tijdsloten.

Meerdere tarieven, één set plaatsen

Op één toegangsproduct zet je meerdere tarieven. Ons museum in Ohio werkt met vier: volwassenen 15 dollar, senioren en studenten 12 dollar, kinderen 8 dollar. Elk tarief telt mee voor dezelfde dertig plaatsen van een venster: een gezin van vier neemt vier plaatsen in, wat het ook betaalde. Hoe je dat instelt, lees je onder Tarieven.

Wat je bezoeker ziet

In de ticketshop kiest je bezoeker een dag en daarna een uur, met naast elk venster het aantal vrije plaatsen. Een vol venster blijft zichtbaar, maar je kunt het niet kiezen. Na de betaling komt het ticket per mail en kan het meteen in Apple Wallet of Google Wallet.

Veel Amerikaanse musea krijgen Spaanstalige bezoekers. Je ticketshop kan in acht talen, waaronder Engels en Spaans, en de bedragen in dollar staan er zoals elke bezoeker ze gewend is.

De balie en de ingang

Online en aan de balie verkoop je uit dezelfde vensters. De laatste plaats wordt maar één keer verkocht, en een vol venster verkoopt nergens meer, ook niet aan de balie. De balie-kassa zit in Start en hoger.

Aan de deur scan je de tickets met de scan-app op een telefoon. Komt iemand met een ticket voor een ander venster, dan toont de app een waarschuwing in plaats van Geldig, en jij beslist of die bezoeker toch binnen mag. Lees ook hoe scannen zonder netwerk werkt.

Sales tax: vraag het na bij je boekhouder

In de Verenigde Staten verschilt de sales tax per staat, county en stad, en museumtoegang is op de ene plek belast en op de andere niet. Passavo rekent die gestapelde tarieven niet uit. Wat je wel kunt doen: maak onder Instellingen → Btw-sets je eigen set met het tarief dat je boekhouder opgeeft, en kies die als standaard voor je organisatie. Hoe dat werkt, staat onder Btw-sets.

Wat het kost, in dollars en in euro

Je bezoekers betalen in dollars. Wat je aan Passavo betaalt, is een vaste maandprijs in euro, zonder bedrag per ticket: je bank of kaartuitgever rekent die om.

Voor ons museum met veertigduizend bezoekers per jaar kost een verzonnen dienst die 1 dollar per ticket vraagt 40.000 dollar per jaar, bovenop de kaartkosten. Met Passavo is het de maandprijs van één formule, of je nu vierduizend of veertigduizend tickets verkoopt. Boven 3.000 betaalde tickets per jaar past Groei: € 29,00 per maand, onbeperkt tickets. De kaartkosten van Stripe zijn in beide gevallen dezelfde; die regel je met Stripe zelf.

Vergelijk de formules op de prijspagina, of bekijk wat Passavo doet voor musea en bezoekplekken.