Zelf online tickets verkopen: in vijf stappen

De toneelkring speelt in november drie avonden in de parochiezaal. Tot nu toe liep de kaartverkoop via de gsm van de secretaris: een sms, een overschrijving, een naam op een lijstje en op de avond zelf zoeken of iemand betaald heeft. Dit jaar wil het bestuur zelf online tickets verkopen, zonder een bureau en zonder dat er per kaart iets naar een platform gaat. Dit artikel toont hoe je dat aanpakt, van een leeg account tot het eerste ticket in de mailbox van een bezoeker.

Wat je nodig hebt, en wat niet

Je hebt vier dingen nodig:

• een e-mailadres van de vereniging, waarmee je inlogt;
• de officiële naam en het adres van je vereniging, want die komen op het ticket;
• een bankrekening op naam van de vereniging, voor je betaalprovider;
• een smartphone voor aan de deur.

Wat je niet nodig hebt: een eigen website, software op je computer, ticketpapier of een printer. Je ticketshop is zelf een webpagina, en het ticket staat op de telefoon van je bezoeker.

Online tickets verkopen in vijf stappen

1. Maak je account aan. Via aan de slag beantwoord je zes korte vragen over je organisatie. Op het einde stelt de wizard een formule voor, met de reden erbij. Reken op twee minuten.
2. Vul je organisatie in. Onder Instellingen → Organisatie zet je je naam, je land en je organisatiecode: één kort woord dat in het adres van je ticketshop komt. Kies die code één keer goed, want hij staat straks op elke affiche.
3. Koppel je betaalprovider. Onder Instellingen → Betalingen kies je Mollie, Stripe of Bancontact Pro en koppel je je eigen account. Het geld van je bezoekers komt rechtstreeks op de rekening van je vereniging; wij zitten er niet tussen. Welke provider bij je past, lees je in Welke betaalprovider kies je. Doe daarna één testbetaling met je eigen kaart.
4. Zet je event klaar. Onder Verkoop → Events klik je op Nieuw event. De wizard vraagt eerst de naam, de datum en de Plaatsen in totaal, daarna de tickettypes met hun prijs. Klik op Aanmaken en je event staat in je ticketshop. De details staan in de handleiding bij Events.
5. Deel je link. Op het tabblad Je winkel van je organisatie staat het adres van je ticketshop, klaar om te kopiëren. Zet het in je nieuwsbrief, op sociale media en als QR-code op je affiche.

Zonder gekoppelde betaalprovider werkt je ticketshop al voor gratis inschrijvingen. Zo kan je beginnen terwijl je aanvraag bij de provider nog loopt.

Het voorbeeld: drie avonden toneel

De toneelkring maakt drie events, één per avond, want elke avond heeft zijn eigen zaal vol plaatsen. Per event:

Plaatsen in totaal is één pot voor alle tickettypes samen. Negentig plaatsen blijven dus negentig, hoe de verhouding tussen volwassenen en kinderen ook uitvalt. Is een avond vol, dan staat er in de shop Uitverkocht en kiest je bezoeker een andere avond.

Wie bestelt, rekent af met de betaalmethode die hij kent en krijgt zijn tickets meteen in de mail. Met één tik zet hij ze in Apple Wallet of Google Wallet. Aan de deur scant een vrijwilliger de QR-code met de scan-app. Die vrijwilliger krijgt de rol scanner: hij mag scannen, maar ziet geen omzet en geen instellingen. Is het netwerk in de zaal zwak, lees dan hoe scannen zonder netwerk werkt.

Wat kost het om zelf online tickets te verkopen?

Twee partijen kunnen iets aanrekenen bij online ticketverkoop.

• Je betaalprovider vraagt een vergoeding per betaling. Die loopt rechtstreeks tussen jou en de provider, zoals bij elke webshop.
• Het ticketplatform. Bij Passavo is er geen bedrag per ticket en geen percentage op je omzet.

Je begint op de gratis formule. Gratis events zijn onbeperkt, en elk betaald event verkoopt tot 100 betaalde tickets, voor zoveel events per jaar als je wilt. Zolang elke avond van de toneelkring onder dat plafond blijft, betaalt de vereniging ons niets.

Verkoop je meer, dan heb je twee mogelijkheden:

• dat ene event los betalen voor € 19,00, tot 2 keer per kalenderjaar;
• de formule Start voor € 9,00 per maand, met de balie-kassa erbij voor wie zonder ticket aan de deur staat.

Alle bedragen staan op de prijzenpagina, exclusief btw.

Drie dingen die je verkoop helpen

Begin vroeg. Zet je ticketshop drie à vier weken op voorhand online. Hoe meer je vooraf verkoopt, hoe beter je weet hoeveel stoelen en vrijwilligers je nodig hebt.

Test je eigen link op je telefoon. Open de link zoals een bezoeker hem krijgt, en koop één ticket. Zo zie je wat je bezoeker ziet.

Hergebruik wat je al hebt. Een eetfestijn of een quiz zet je op dezelfde manier op; lees ook hoe je tickets verkoopt voor je eetfestijn.

Wil je eerst zien hoe dat er voor jouw event uitziet? Bekijk tickets online verkopen of loop de hele weg stap voor stap door in Aan de slag.