Преглед на касовите сесии и Z отчетите

На гишето някой отваря касата сутрин и я приключва вечер. Какво се е случило между двете, прочитате след това на екрана Касови сесии. Тази статия е за онзи, който проверява: собственика, ковчежника, счетоводителя.

Как се отваря касата, как се продава и как се приключва, пише в Касата на гишето.

Какво е касова сесия?

Касовата сесия е една смяна на една каса. Тя започва, когато някой отвори касата с начална каса (рестото в чекмеджето), и свършва, когато същият човек преброи парите и приключи касата. При приключването се фиксира Z отчетът: оборотът за тази смяна по ставка на ДДС и по начин на плащане, и разликата между това, което трябва да има в чекмеджето, и това, което действително е имало.

Ако две каси стоят една до друга, всяка има свое чекмедже и следователно своя сесия и свой Z отчет.

Какво Ви трябва предварително

• Ролята Собственик или Администратор. Другите роли не виждат този екран.
• Поне една касова сесия. Ако списъкът е празен, още никой не е отварял касата.

Стъпка 1 — Отваряне на екрана

Кликнете в лявото меню върху Каса → Касови сесии.

Най-отгоре е блокът Оборот днес с три числа:

Поле	Какво брои
Гише	Какво е продадено днес на гишето, с броя на поръчките
Онлайн	Какво е продадено днес в магазина Ви за билети
Общо	Всичко от днес заедно, включително продажбите чрез дистрибутор или по друг начин. Отдолу пише колко каси са отворени в момента

Този блок винаги гледа днешния ден и брои днешните поръчки. Той е поглед върху деня, докато тече, а не счетоводен документ. Това, което е фиксирано, е Z отчетът на всяка сесия.

Стъпка 2 — Четене на списъка

Под блока стои всяка сесия, най-новата най-отгоре.

Колона	Какво пише там
Z номер	Номерът на Z отчета: Z-1, Z-2, … Тире, докато сесията е отворена
Отваряне	Кога е отворена касата
Приключване	Кога е приключена, или още е отворена
Локация	Към коя локация е принадлежала касата
Устройство	На кое касово устройство; няма, ако е продавано без устройство
Очаквано	Какво според касата трябва да има в чекмеджето
Преброено	Какво е преброил касиерът при приключването
Касова разлика	Преброено минус очаквано
Статус	Отворена или Затворена

Очаквано е началната каса, плюс продажбите в брой, минус връщанията в брой, плюс внесеното в чекмеджето и минус изтегленото от него. Сумата се обновява, докато сесията е отворена.

Касовата разлика има цвят:

• сив: няма разлика или сесията още не е приключена;
• червен: липса — в чекмеджето е имало по-малко от очакваното;
• оранжев: излишък — имало е повече. И това е сигнал: обикновено е продадено нещо, което не е маркирано на касата.

Има и колона Отворена от, която по подразбиране е скрита. Включете я с бутона за колоните горе вдясно над списъка. С иконата с фунията (Филтри) показвате само отворените или само приключените сесии.

Стъпка 3 — Преглед на Z отчет

При приключена сесия кликнете върху Преглед на Z отчета. Отваря се прозорец с пет блока:

Блок	Какво съдържа
Сесия	Кога е отворена и приключена, локацията, устройството и кой я е приключил
Оборот по ставка на ДДС	За всяка ставка сумата без ДДС (Нето), ДДС и сумата с ДДС (Бруто), с общата сума най-отдолу
По начин на плащане	Колко пъти и за каква сума е платено в брой, с карта или по друг начин
Касово чекмедже	Начална каса, продажби в брой, връщания в брой, внесено, изтеглено, а под тях очаквано, преброено и касовата разлика
Дневник и TSE	Колко реда има в касовия дневник, техните поредни номера и последният контролен код, и дали е свързано TSE

Z отчетът е моментна снимка. Той се изчислява при приключването и след това никога не се променя. Точно това е целта: каквото счетоводителят Ви чете днес, ще прочете и догодина.

TSE е нещо за клиенти в Германия. Ако няма такова, отчетът го казва. За белгийски и нидерландски клиенти не е нужно да се прави нищо; вижте Съответствие на касата в Германия (TSE).

Стъпка 4 — Експорт на касовия дневник

Счетоводителят Ви иска суровите данни? Кликнете горе вдясно върху Експорт на дневника.

1. При Ден изберете деня, който искате.
2. При Формат изберете:
   • CSV (за счетоводителя) — отваря се в Excel;
   • JSON в стил DSFinV-K (германска проверка) — нужен е само при германска данъчна проверка.
3. Потвърдете. Файлът се изтегля.

Експортът съдържа всички касови събития от този един ден, от всички Ваши каси заедно. Контролните кодове на дневника са включени, така че който получи файла, да може да провери, че нищо не е изваждано. Защо дневникът не може да се променя, прочетете в Касата на гишето.

Какво не можете тук

• Да отваряте или приключвате сесия. Това става на самата каса.
• Да променяте или изтривате сесия или Z отчет. Това не може никъде: каса, от която могат да изчезват неща, вече нищо не доказва.

Какво, ако …

Какво, ако сесия от дни стои на „Отворена“?

Тогава някой е забравил да я приключи. Отворете касата на това устройство и я приключете все пак, със сумата, която в момента е в чекмеджето. Вижте Касата на гишето.

Какво, ако не виждам бутона „Преглед на Z отчета“?

Бутонът се появява едва при приключена сесия. Отворената сесия още няма Z отчет.

Какво, ако касовата разлика е червена всеки ден?

Една липса от няколко евро е грешка при броенето. Ако ден след ден отива в същата посока, вижте кой е отворил касата (колона Отворена от) и дали всички записват и парите, които излизат от чекмеджето. Разликата се запазва, а не се заличава: точно затова виждате такава закономерност.

Често задавани въпроси

Защо „Общо“ е повече от Гише плюс Онлайн? Защото Общо брои и продажбите чрез дистрибутори и други канали, които нямат собствено поле.

Защо „Оборот днес“ се различава от моя Z отчет? Оборот днес брои всички днешни поръчки, от всички каси заедно и смесено — в брой, с карта и онлайн. Z отчетът брои една сесия на една каса, от отварянето до приключването.

Може ли гишето да вижда този екран? Не. Само собственикът и администраторът.