Kassensitzungen und Z-Berichte prüfen

An der Theke öffnet morgens jemand die Kasse und schließt sie abends wieder ab. Was dazwischen geschah, lesen Sie hinterher auf dem Bildschirm Kassensitzungen. Dieser Artikel ist für alle, die nachprüfen: den Eigentümer, den Kassenwart, den Buchhalter.

Wie Sie die Kasse selbst öffnen, verkaufen und abschließen, steht in Die Thekenkasse.

Was ist eine Kassensitzung?

Eine Kassensitzung ist eine Schicht an einer Kasse. Sie beginnt, wenn jemand die Kasse mit einem Wechselgeld (dem Geld in der Schublade) öffnet, und sie endet, wenn diese Person das Geld zählt und die Kasse abschließt. Beim Abschließen wird der Z-Bericht festgeschrieben: der Umsatz dieser Schicht, je Steuersatz und je Zahlungsart, und die Differenz zwischen dem, was in die Schublade gehört, und dem, was darin lag.

Stehen zwei Kassen nebeneinander, hat jede ihre eigene Schublade und damit ihre eigene Sitzung und ihren eigenen Z-Bericht.

Was Sie vorab brauchen

• Die Rolle Eigentümer oder Administrator. Andere Rollen sehen diesen Bildschirm nicht.
• Mindestens eine Kassensitzung. Ist die Liste leer, hat noch niemand die Kasse geöffnet.

Schritt 1 — Den Bildschirm öffnen

Klicken Sie im linken Menü auf Kasse → Kassensitzungen.

Oben steht der Block Umsatz heute mit drei Zahlen:

Feld	Was es zählt
Theke	Was heute an der Theke verkauft wurde, mit der Anzahl der Bestellungen
Online	Was heute in Ihrem Ticketshop verkauft wurde
Zusammen	Alles von heute zusammen, auch was über einen Wiederverkäufer oder auf andere Weise hereinkam. Darunter steht, wie viele Kassen gerade geöffnet sind

Dieser Block schaut immer auf heute und zählt die Bestellungen von heute. Er ist ein Blick auf den laufenden Tag, kein Buchhaltungsbeleg. Was festgeschrieben ist, ist der Z-Bericht jeder Sitzung.

Schritt 2 — Die Liste lesen

Unter dem Block steht jede Sitzung, die neueste oben.

Spalte	Was dort steht
Z-Nummer	Die Nummer des Z-Berichts: Z-1, Z-2, … Ein Strich, solange die Sitzung offen ist
Geöffnet am	Wann die Kasse geöffnet wurde
Abgeschlossen am	Wann sie abgeschlossen wurde, oder noch offen
Standort	Zu welchem Standort die Kasse gehörte
Gerät	Auf welchem Kassengerät; keine, wenn ohne Gerät verkauft wurde
Erwartet	Was laut Kasse in der Schublade liegen sollte
Gezählt	Was der Kassierer beim Abschließen gezählt hat
Kassendifferenz	Gezählt minus erwartet
Status	Offen oder Abgeschlossen

Erwartet ist das Wechselgeld, plus was bar verkauft wurde, minus was bar zurückgegeben wurde, plus was in die Schublade eingelegt und minus was herausgenommen wurde. Der Betrag läuft mit, solange die Sitzung offen ist.

Die Kassendifferenz bekommt eine Farbe:

• grau: keine Differenz, oder die Sitzung ist noch nicht abgeschlossen;
• rot: ein Fehlbetrag — in der Schublade lag weniger als erwartet;
• orange: ein Überschuss — es lag mehr darin. Auch das ist ein Signal: Meist wurde etwas verkauft, das nicht eingetippt wurde.

Es gibt noch eine Spalte Geöffnet von, die standardmäßig ausgeblendet ist. Blenden Sie sie über die Schaltfläche Spalten oben rechts über der Liste ein. Mit dem Trichtersymbol (Filter) zeigen Sie nur die offenen oder nur die abgeschlossenen Sitzungen.

Schritt 3 — Einen Z-Bericht ansehen

Klicken Sie bei einer abgeschlossenen Sitzung auf Z-Bericht ansehen. Es öffnet sich ein Fenster mit fünf Blöcken:

Block	Was darin steht
Sitzung	Wann geöffnet und abgeschlossen, der Standort, das Gerät und wer abgeschlossen hat
Umsatz je Steuersatz	Je Satz der Betrag ohne MwSt. (Netto), die MwSt. und der Betrag mit MwSt. (Brutto), unten mit der Summe
Je Zahlungsart	Wie oft und für wie viel bar, mit Karte oder anders bezahlt wurde
Kassenschublade	Wechselgeld, Barverkäufe, Barrückgaben, Eingelegt, Entnommen, und darunter Erwartet, Gezählt und die Kassendifferenz
Journal und TSE	Wie viele Zeilen im Kassenjournal stehen, ihre laufenden Nummern und der letzte Prüfcode, und ob eine TSE angebunden ist

Der Z-Bericht ist eine Momentaufnahme. Er wird beim Abschließen berechnet und danach nie mehr geändert. Genau das ist der Zweck: Was Ihr Buchhalter heute liest, liest er auch nächstes Jahr noch.

Die TSE betrifft Kunden in Deutschland. Ist keine angebunden, sagt der Bericht das dazu. Für belgische und niederländische Kunden ist nichts zu tun; siehe Kassensicherheit in Deutschland (TSE).

Schritt 4 — Das Kassenjournal exportieren

Ihr Buchhalter möchte die Rohdaten? Klicken Sie oben rechts auf Journal exportieren.

1. Wählen Sie bei Tag den gewünschten Tag.
2. Wählen Sie bei Format:
   • CSV (für die Buchhaltung) — öffnet sich in Excel;
   • DSFinV-K-ähnliches JSON (deutsche Prüfung) — nur bei einer deutschen Steuerprüfung nötig.
3. Bestätigen Sie. Die Datei wird heruntergeladen.

Der Export enthält alle Kassenvorgänge dieses einen Tages, von all Ihren Kassen zusammen. Die Prüfcodes des Journals gehen mit, sodass derjenige, der die Datei bekommt, nachprüfen kann, dass nichts herausgenommen wurde. Warum sich das Journal nicht ändern lässt, lesen Sie in Die Thekenkasse.

Was Sie hier nicht können

• Eine Sitzung öffnen oder abschließen. Das geschieht an der Kasse selbst.
• Eine Sitzung oder einen Z-Bericht ändern oder löschen. Das geht nirgendwo: Eine Kasse, aus der Dinge verschwinden können, beweist nichts mehr.

Was ist, wenn …

Was ist, wenn eine Sitzung schon seit Tagen auf „Offen" steht?

Dann hat jemand vergessen abzuschließen. Öffnen Sie die Kasse auf diesem Gerät und schließen Sie sie nachträglich ab, mit dem Betrag, der jetzt in der Schublade liegt. Siehe Die Thekenkasse.

Was ist, wenn ich die Schaltfläche „Z-Bericht ansehen" nicht sehe?

Die Schaltfläche erscheint erst bei einer abgeschlossenen Sitzung. Eine offene Sitzung hat noch keinen Z-Bericht.

Was ist, wenn die Kassendifferenz jeden Tag rot ist?

Ein Fehlbetrag von ein paar Euro ist ein Zählfehler. Geht es Tag für Tag in dieselbe Richtung, sehen Sie nach, wer die Kasse geöffnet hat (Spalte Geöffnet von) und ob alle Geld, das aus der Schublade geht, auch buchen. Eine Differenz wird gespeichert, nicht weggerechnet: Gerade deshalb sehen Sie so ein Muster.

Häufige Fragen

Warum ist „Zusammen" mehr als Theke plus Online? Weil Zusammen auch den Verkauf über Wiederverkäufer und andere Kanäle mitzählt, die kein eigenes Feld haben.

Warum weicht „Umsatz heute" von meinem Z-Bericht ab? Umsatz heute zählt alle Bestellungen von heute, von allen Kassen zusammen und auch bar, Karte und online durcheinander. Ein Z-Bericht zählt eine Sitzung einer Kasse, vom Öffnen bis zum Abschließen.

Kann die Theke diesen Bildschirm sehen? Nein. Nur der Eigentümer und der Administrator.