Organisation und Standort

Zwei Wörter kommen in dieser Anleitung ständig vor: Organisation und Standort. Verstehen Sie diese beiden, fällt der Rest von selbst an seinen Platz. Verstehen Sie sie nicht, treffen Sie in der ersten Woche eine Entscheidung, die Sie ein Jahr später bereuen. Dieser Artikel erklärt sie und hilft Ihnen bei der Wahl.

Sie brauchen dafür keine Einstellungen. Lesen Sie ihn einmal, dann wissen Sie, worauf Sie sich einlassen.

Was Sie vorher brauchen

• Zehn Minuten und keinerlei Vorkenntnisse.
• Eine Vorstellung davon, wer Sie sind: ein Verein oder mehrere.
• Eine Vorstellung davon, wohin Ihr Besucher kommt: ein Ort oder mehrere.
• Wollen Sie es gleich ausfüllen, brauchen Sie die Rolle Eigentümer für die Organisation und die Rolle Eigentümer oder Administrator für die Standorte. Siehe Mitarbeiter und Rollen.

Stoßen Sie auf ein Fachwort, das Sie nicht kennen, schauen Sie im Glossar nach.

Was ist eine Organisation?

Eine Organisation ist der Kunde im System. Sie ist das, woran Ihre Produkte, Ihre Bestellungen, Ihre Tickets und Ihr Geld hängen. Denken Sie an: den Verein, den Klub, den Besuchsort, das Unternehmen.

Alles, was Sie anlegen, steckt in genau einer Organisation. Ein Produkt der Organisation A ist im Shop der Organisation B nicht zu kaufen. Eine Bestellung von A steht nicht in den Umsatzzahlen von B. Sie sehen einander nicht.

Drei Beispiele, von einfach nach weniger einfach:

• Ein Escape Room als Einzelunternehmen. Eine Organisation. Der Betreiber ist der einzige Eigentümer, und alle Tickets, Bestellungen und Rechnungen stecken dort.
• Ein gemeinnütziger Verein mit zwei Abteilungen. Ein Heimatverein mit einer Abteilung „Museum“ und einer Abteilung „Wanderungen“. Eine juristische Person, ein Konto, eine Buchhaltung. Also: eine Organisation. Die zwei Abteilungen werden zwei Standorte oder einfach zwei Produktgruppen.
• Eine Gemeinde mit drei Museen. Wenn die drei Museen dieselben Rechnungen verschicken, dieselbe USt-IdNr. verwenden und ihr Umsatz in einen Topf fließt, ist das eine Organisation mit drei Standorten. Wollen die drei Museen jeweils ihre eigenen Umsatzzahlen, ihre eigenen Mitarbeiter und ihren eigenen Ticketshop, werden daraus drei Organisationen.

Wann legen Sie zwei an, wann eine?

Eine Frage bringt Sie fast immer zur richtigen Antwort: Wer verschickt die Rechnung, und auf welches Konto kommt das Geld? Ist die Antwort darauf einheitlich, dann ist es eine Organisation.

Situation	Wie viele Organisationen	Warum
Ein Verein, zwei Säle in derselben Gemeinde	Eine	Dieselbe juristische Person, dasselbe Konto. Die Säle werden Standorte.
Ein Verein, zwei Abteilungen mit je eigenem Betrieb	Eine	Eine Buchhaltung. Trennen Sie mit Standorten oder mit Produkten, nicht mit Organisationen.
Zwei Vereine mit je eigener Satzung	Zwei	Zwei juristische Personen, zwei USt-IdNr., zwei Rechnungen.
Gemeinde mit drei Museen, eine Stadtkasse	Eine	Ein Empfänger des Geldes. Drei Standorte.
Gemeinde mit drei Museen, die jeweils getrennt abrechnen	Drei	Jedes Museum führt seine eigene Buchhaltung.
Ein Museum und sein Förderverein	Zwei	Das sind zwei verschiedene juristische Einheiten.
Ein Escape Room, zwei Räume	Eine	Ein Betrieb. Die Räume werden Produkte, keine Standorte.
Ein Festival, jedes Jahr eine neue Ausgabe	Eine	Die Ausgabe ist eine Veranstaltung innerhalb derselben Organisation.

Achtung: Eine zweite Organisation ist keine kostenlose Zugabe. Sie hat ihre eigenen Einstellungen, ihren eigenen Zahlungsanbieter, ihre eigenen Mitarbeiter, ihren eigenen Ticketshop-Link und ihre eigene Rechnungsstellung. Alles, was Sie einstellen, stellen Sie zweimal ein. Legen Sie also nur dann eine zweite an, wenn die Buchhaltung es verlangt.

Gehören Sie doch zu zwei Organisationen, wechseln Sie oben im Menü, auf dem Namen Ihrer Organisation. Sie können mit einem Login zu mehreren Organisationen gehören.

Was ist ein Standort?

Ein Standort ist der physische Ort, zu dem Ihr Besucher kommt. Ihr Saal, Ihr Gebäude, Ihr Gelände, der Steg, an dem das Boot ablegt, das Zelt auf dem Platz.

Ein Standort hat einen Namen, so wie Ihr Besucher den Ort kennt — dieser Name erscheint auf dem Ticket. Er hat eine Anschrift. Er hat eine Zeitzone, die bestimmt, was „heute“ für die Zeitfenster dieses Ortes bedeutet. Und er hat Öffnungszeiten.

Beispiele:

• Ein Sportverein mit einer Kantine: ein Standort.
• Ein Museum mit einem Hauptgebäude und einem Depot, das Sie zweimal im Jahr besuchen dürfen: zwei Standorte, denn Ihr Besucher muss woanders hin.
• Ein Verein, der sein Vereinsessen dieses Jahr im Gemeindesaal veranstaltet und nächstes Jahr in der Schule: zwei Standorte, oder ein Standort, den Sie anpassen. Beides geht; zwei ist eindeutiger, wenn Sie alte Tickets aufbewahren.
• Eine Theatergruppe, die im selben Saal spielt, aber an drei Abenden: ein Standort, drei Veranstaltungen.

Sie setzen einen Standort auf inaktiv, wenn Sie dort nicht mehr verkaufen. Er verschwindet dann aus den Auswahllisten bei Produkten, Geräten und Kassenlayouts (wo er bereits gewählt war, bleibt er stehen), aber was bereits verkauft ist, bleibt unangetastet stehen.

Öffnungszeiten und Zeitfenster

Das ist der Teil, der am häufigsten schiefgeht, lesen Sie ihn also langsam.

Die Öffnungszeiten eines Standorts sind eine Liste von Blöcken pro Wochentag. Für jeden Tag fügen Sie null, einen oder mehrere Blöcke mit einer Anfangs- und einer Endzeit hinzu. Ein Tag ohne Blöcke ist geschlossen.

• Durchgehend von 10 bis 17 Uhr geöffnet? Ein Block: 10:00 – 17:00.
• Mittagspause von 12 bis 13 Uhr? Zwei Blöcke: 10:00 – 12:00 und 13:00 – 17:00. Das ist keine Ausnahme, das sind einfach zwei Blöcke.
• Montags geschlossen? Keine Blöcke beim Montag.
• Am 11. November geschlossen? Das ist eine Ausnahme: ein Datum, das den Wochentag überschreibt. Eine Ausnahme ohne Zeiten bedeutet geschlossen, auch wenn sie auf einen gewöhnlichen Dienstag fällt.

Ein Zeitfenster ist ein Zeitpunkt mit einer maximalen Anzahl Plätze: die Führung um 14 Uhr, die Saunasitzung von 10 bis 12 Uhr. Wenn Sie Zeitfenster erzeugen lassen, nutzt der Generator die Öffnungszeiten Ihres Standorts als Grenze. Ein geschlossener Montag liefert also keine Montagsfenster.

Achtung: Hat Ihr Standort keine Öffnungszeiten, begrenzt nichts. Der Generator legt dann Fenster zu jedem Zeitpunkt an, den Sie angeben, auch um 3 Uhr nachts. Das ist der Grund, warum in der Standortliste eine Spalte Öffnungszeiten mit einem Häkchen steht: Daran sehen Sie auf einen Blick, welchem Standort diese Begrenzung fehlt.

Verkaufen Sie nur Tagestickets ohne Uhrzeit, brauchen Sie keine Zeitfenster. Tragen Sie die Öffnungszeiten trotzdem ein — sie kosten Sie fünf Minuten und retten Sie an dem Tag, an dem Sie doch einmal mit Uhrzeiten anfangen. Siehe Zeitfenster.

Wie alles zusammenhängt

Von oben nach unten, jede Ebene hängt an der Ebene darüber:

Organisation  (der Verein, der Klub, der Besuchsort)
│  Name, Anschrift, USt-IdNr., Organisationscode, Sprachen, Erscheinungsbild
│  ein Ticketshop, ein Zahlungsanbieter, eine Mitarbeiterliste
│
├── Standort  (der Ort, zu dem Ihr Besucher kommt)
│   │  Name auf dem Ticket, Anschrift, Zeitzone, Öffnungszeiten
│   │
│   ├── Zeitfenster  (ein Zeitpunkt mit einer maximalen Anzahl Plätze)
│   │       begrenzt durch die Öffnungszeiten dieses Standorts
│   │
│   └── Gerät  (das Telefon oder die Kasse, die hier steht)
│
├── Produkt  (was Sie verkaufen: Ticket, Platz am Tisch, Führung)
│   │  hängt an einem Standort oder an allen Standorten
│   │
│   └── Preis  (pro Kanal: online, Theke, Wiederverkäufer)
│          ohne Online-Preis steht das Produkt nicht in Ihrem Shop
│
└── Bestellung  (was ein Besucher kauft)
    │
    └── Ticket  (ein QR-Code, für eine Person, einmal gültig)

Lesen Sie es auch einmal von unten nach oben, denn so entdecken Sie die Fehler. Ein Ticket gehört zu einer Bestellung, eine Bestellung zu Produkten, ein Produkt zu einem Standort (oder zu allen Standorten) und alles zu Ihrer Organisation. Fehlt der Onlinepreis, sieht Ihr Besucher das Produkt nicht.

Einen Standort löschen oder auf inaktiv setzen

Einen Standort, an dem nie eine Kasse lief, können Sie löschen: Öffnen Sie ihn unter Einstellungen → Standorte und klicken Sie auf Löschen.

Lief an dem Standort jemals eine Kasse, geht das nicht. Kassensitzungen, Z-Berichte und das Kassenjournal müssen gesetzlich jahrelang aufbewahrt werden — in Deutschland nach der KassenSichV, anderswo nach dem Buchführungsrecht. Statt Löschen sehen Sie dann Auf inaktiv setzen. Ein inaktiver Standort verschwindet aus den Auswahllisten; seine Kassensitzungen, Z-Berichte und Bestellungen bleiben erhalten.

Löschen Sie in der Liste mehrere Standorte auf einmal, überspringt Passavo die Standorte mit Kassensitzungen und sagt Ihnen, warum.

Häufige Fehler

• Eine zweite Organisation anlegen, obwohl Sie einen zweiten Standort brauchten. Das ist der teuerste Fehler auf dieser Seite. Sie spalten dann Ihren Umsatz, Sie müssen zweimal einen Zahlungsanbieter anbinden, Ihre Mitarbeiter stehen an zwei Stellen, und Sie teilen zwei Links statt einen. Fragen Sie sich zuerst, ob wirklich zwei Rechnungen nach außen gehen.
• Die Öffnungszeiten leer lassen. Ihr Zeitfenster-Generator hat dann keine Grenze. Tragen Sie sie ein, bevor Sie Fenster anlegen, nicht danach.
• Die Mittagspause als Ausnahme eintragen wollen. Eine Pause sind zwei Blöcke am Wochentag. Ausnahmen sind für Datumsangaben.
• Einen Standort nach der Saison löschen. Setzen Sie ihn auf inaktiv. Löschen wirft auch alle Zeitfenster dieses Standorts weg, und seine Produkte verlieren ihren Standort — und damit die Anschrift auf dem Ticket.
• Den Standort so nennen, wie er intern heißt. „Saal B“ steht gleich auf dem Ticket Ihres Besuchers. Schreiben Sie auf, was er auf der Straße suchen muss.

Was ist, wenn …

Was ist, wenn ich jetzt schon zwei Organisationen habe und es hätte eine sein sollen?

Dann verschieben Sie nicht einfach, was bereits verkauft ist. Wählen Sie die Organisation, mit der Sie weitermachen, legen Sie dort die fehlenden Standorte und Produkte an und legen Sie die andere Organisation still, indem Sie ihren Shop ausschalten. Fragen Sie uns um Hilfe, bevor Sie etwas löschen.

Was ist, wenn meine Veranstaltung jedes Jahr an einem anderen Ort stattfindet?

Dann legen Sie pro Ort einen Standort an und lassen den alten auf inaktiv stehen. So bleibt auf dem Ticket vom letzten Jahr die richtige Anschrift stehen.

Was ist, wenn ich keinen festen Standort habe?

Dann legen Sie einen mit dem Namen Ihres Vereins und der Anschrift Ihres Sitzes an. Ein Produkt ohne Standort geht zwar, aber dann stehen kein Ort und keine Anschrift auf dem Ticket. Außerdem verlangt die Checkliste auf Ihrem Dashboard einen aktiven Standort, und Zeitfenster hängen immer an einem Standort.

Was ist, wenn zwei Standorte dieselbe Kapazität teilen?

Das geht nicht. Kapazität hängt an einem Zeitfenster, und ein Zeitfenster hängt an einem Standort. Teilen Sie einen Saal zwischen zwei Aktivitäten, machen Sie daraus einen Standort und trennen Sie mit Produkten.

Was ist, wenn ich eine zweite Organisation brauche?

Fragen Sie uns. Eine zweite Organisation bekommt ihre eigenen Einstellungen und ihre eigene Abonnementregel; das setzen wir gemeinsam mit Ihnen auf, damit Sie nicht versehentlich zweimal dasselbe bezahlen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mit einem Login zu zwei Organisationen gehören? Ja. Ein Konto kann zu mehreren Organisationen gehören, mit einer eigenen Rolle pro Organisation. Sie wechseln oben im Panel.

Haben zwei Organisationen jeweils ihren eigenen Ticketshop-Link? Ja, und genau deshalb legt man nicht leichtfertig zwei an. Jede Organisation hat ihren eigenen Organisationscode und damit ihre eigene Adresse. Siehe Ihre Organisation einrichten.

Muss jeder Standort eine eigene Anschrift haben? Nicht zwingend, aber sinnvoll. Die Anschrift des Standorts steht auf dem Ticket, in der Ticket-Mail und auf dem Wallet-Pass, und Ihr Besucher verwendet sie, um Sie zu finden.

Kann ein Produkt zu mehreren Standorten gehören? An einem Standort oder an allen: Lassen Sie das Feld Standort des Produkts leer, gilt es an jedem Standort — dann steht aber keine Anschrift auf dem Ticket. Möchten Sie die Anschrift auf dem Ticket oder je Ort einen anderen Preis, legen Sie zwei Produkte mit demselben Namen und je eigenem Standort an.

Warum steht „Standort“ unter Einstellungen und nicht unter Verkauf? Weil ein Standort zur Einrichtung Ihrer Organisation gehört und nicht zu Ihrem täglichen Verkauf. Sie legen ihn einmal an und schauen danach nur noch selten hin.