Scan-App und Scanpersonal

An der Tür scannen Sie Tickets mit einem Telefon. Dieser Artikel erklärt, was die Scan-App tut, wie Sie sie auf ein Android-Gerät oder ein iPhone bekommen, wie Sie jemandem Scanrechte geben und was Sie dem Besucher sagen, dessen Ticket „ungültig" anzeigt. Nach diesem Artikel steht ein funktionierendes Gerät an Ihrem Eingang, und Sie wissen, wer es bedienen darf.

Was tut die Scan-App eigentlich?

Auf jedem Ticket steht ein QR-Code: dieses Klötzchenmuster, das Sie auch auf einem Zugticket oder auf einer Packung Kaffee sehen. In diesen Klötzchen steckt ein langer, eindeutiger Code versteckt — eine Art Seriennummer, die es nur einmal gibt.

Die Scan-App tut damit genau eine Sache. Sie halten die Kamera des Telefons vor diesen QR-Code, die App liest den Code, und sie sagt Ihnen in weniger als einer Sekunde, ob diese Person hineindarf. Mehr nicht. Es stehen keine Preise darin, kein Umsatz, keine Verkaufszahlen — die Menschen an der Tür müssen das nicht sehen und bekommen es deshalb auch nicht.

Nach einem gültigen Scan ist dieses Ticket verwendet. Wer dasselbe Ticket ein zweites Mal vorzeigt — etwa, weil er es an einen Freund weitergeleitet hat — bekommt die Meldung, dass es bereits drinnen ist.

Die Fachwörter aus diesem Artikel stehen auch im Glossar.

Was Sie vorab brauchen

• Ein Telefon oder Tablet mit Kamera, Android oder iPhone, je Eingang eines.
• Die Rolle Eigentümer im Backoffice, um jemanden als Scanner einzuladen. Nur ein Eigentümer kann Mitarbeiter einladen.
• Den Organisationscode Ihrer Organisation: ein kurzes Kennwort ohne Leerzeichen, wie demo-bezoekerscentrum. Sie finden ihn an drei Stellen: in der Adressleiste Ihres Backoffice, direkt nach /app/; unter Einstellungen → Organisation im Feld Organisationscode; und oben auf der Seite Mitarbeiter. Er steht auch in jeder Einladungs-E-Mail.
• Die E-Mail-Adresse jeder Person, die scannen wird.
• Eine halbe Stunde beim ersten Mal. Danach ist das Vorbereiten eines Geräts eine Sache von zwei Minuten.

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Schritt 1 — jemanden als Scanner einladen

Ein Scanner ist ein Mitarbeiter mit genau einem Recht: Tickets scannen. Er kann keine Produkte ändern, keine Bestellungen sehen und kein Geld zurückerstatten. Das ist mit Absicht so knapp: An einem Eingang steht oft eine ehrenamtliche Kraft, die Ihnen einen Abend lang hilft.

1. Gehen Sie im Backoffice zu Einstellungen → Mitarbeiter.
2. Klicken Sie auf Mitarbeiter einladen und tragen Sie die E-Mail-Adresse und den Namen ein.
3. Wählen Sie bei Rolle die Rolle Scanner.
4. Die Person bekommt eine E-Mail mit einem Link, um ein Passwort zu wählen. Dieser Link bleibt 60 Minuten gültig. Sobald sie damit ihr Passwort wählt, ist sie aktiv, und ihre E-Mail-Adresse ist sofort bestätigt. Hatte sie schon ein Konto, wird sie bei ihrer ersten Anmeldung aktiv.

Die vollständige Erklärung zu den Rollen steht in Mitarbeiter und Rollen.

Achtung: Laden Sie jeden Scanner gesondert ein. Ein geteiltes Konto mit einem Passwort, das auf einem Zettel herumgeht, wirkt praktisch, aber dann sehen Sie hinterher nicht mehr, wer was gescannt hat — und Sie können einer einzelnen Person den Zugang nicht entziehen, ohne alle anderen auszusperren.

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Schritt 2 — die App auf das Telefon bekommen

Eine App installieren bedeutet: das Programm aus einem Laden auf Ihr Telefon holen. Welcher Laden das ist, hängt von Ihrem Gerät ab.

Ein iPhone oder iPad

Die App steht im App Store, dem blauen Symbol mit einem weißen „A" aus Pinselstrichen. Öffnen Sie auf dem Gerät selbst Passavo im App Store, tippen Sie auf Laden und bestätigen Sie mit Ihrem Gerätecode, Face ID oder Touch ID. Sie können im App Store auch einfach nach Passavo suchen.

Nach einer halben Minute steht das Symbol auf Ihrem Startbildschirm. Aktualisierungen kommen danach von selbst, wie bei Ihren anderen Apps.

Ein Android-Gerät (Samsung, Google Pixel, Xiaomi, …)

Android-Geräte holen Apps aus dem Play Store, dem bunten Dreieck, das standardmäßig auf dem Gerät ist. Für Android schicken wir Ihnen den Link: antippen, der Play Store öffnet sich auf der richtigen Seite, und Sie tippen auf Installieren. Fragen Sie ihn ruhig unter support@passavo.eu an — Sie bekommen ihn am selben Werktag.

Über TestFlight, wenn Sie eine Testversion bekommen

TestFlight ist der Testdienst von Apple. Wir geben damit eine neue Version zuerst einer kleinen Gruppe, bevor sie in den App Store kommt. Es ist also keine andere App und keine schlechtere App — es ist dieselbe App, durch eine andere Tür. Haben Sie keine Einladung bekommen, müssen Sie hier nichts tun: der gewöhnliche App Store genügt.

So geht das:

1. Sie bekommen von uns eine Einladung per E-Mail an die Adresse, die Sie angegeben haben.
2. Sie installieren zuerst TestFlight selbst aus dem App Store. Das ist eine kostenlose App von Apple, ein oranges Symbol mit einem weißen Flugzeug.
3. Sie öffnen die Einladungsmail auf dem Telefon und tippen auf die Schaltfläche darin.
4. TestFlight öffnet sich und zeigt die App. Sie tippen auf Installieren.

Achtung: Eine TestFlight-Einladung ist persönlich und gehört zu einer E-Mail-Adresse. Leiten Sie die Mail nicht an einen Kollegen weiter — der kann nichts damit anfangen. Bitten Sie uns ruhig um eine zweite Einladung; das kostet nichts.

Schritt 3 — anmelden

Öffnen Sie die App. Sie sehen drei Felder.

Feld	Was Sie eintragen
Organisationscode	Das kurze Kennwort Ihrer Organisation. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle
E-Mail-Adresse	Die Adresse, mit der der Scanner eingeladen wurde
Passwort	Das Passwort, das er selbst gewählt hat

Der Organisationscode sorgt dafür, dass die App weiß, bei welcher Organisation sie anklopfen muss. Auf derselben Plattform stehen Hunderte von Vereinen; ohne diesen Code wäre eine E-Mail-Adresse nicht genug.

Gelingt die Anmeldung, erscheint das Gerät im Backoffice unter Kasse → Geräte, mit Marke und Modell des Telefons als Namen. Geben Sie ihm dort einen Namen, der zur Wirklichkeit passt („Tor 2", „Seiteneingang"): Klicken Sie beim Gerät auf Bearbeiten und ändern Sie den Namen. Bei einem Problem ist dieser Name das Einzige, was Ihnen noch hilft.

Achtung: Gelingt die Anmeldung nicht, sehen Sie zwei verschiedene Meldungen, und der Unterschied ist wichtig. „Falsche Anmeldedaten" bedeutet, dass der Code, die Adresse oder das Passwort nicht stimmt. Eine Meldung über ein fehlendes Scanrecht bedeutet, dass das Konto zwar existiert, aber die Rolle Scanner fehlt — dann müssen Sie zurück zu Schritt 1.

Nach fünf gescheiterten Versuchen innerhalb einer Minute wartet die App kurz. Das ist keine Störung; es hält jemanden auf, der Passwörter errät.

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Schritt 4 — das Manifest abholen

Bei der Anmeldung, jedes Mal, wenn Sie die App öffnen, während es Netz gibt, und wenn Sie es selbst verlangen, holt die App ein Manifest ab: die Liste der Tickets für heute. Denken Sie an die Gästeliste, die ein Türsteher in der Hand hält. Selbst aktualisieren Sie es in der App unter Einstellungen → Manifest aktualisieren.

Damit kann sie weiterscannen, wenn das Netz ausfällt, und es fällt aus. In einem Keller, in einem Zelt, auf einer Wiese mit dreihundert Menschen, die alle an ihrem Telefon hängen.

Die App entscheidet bei jedem Scan selbst, anhand dieses Manifests, und zeigt die Antwort sofort. Sobald es eine Verbindung gibt, schickt sie ihre Scans durch. An der Tür merken Sie davon nichts.

Das Manifest enthält keine Ticketcodes, sondern nur deren Fingerabdruck — eine nicht umkehrbare Berechnung auf den Code. Ein gestohlenes Gerät mit einem heruntergeladenen Manifest ergibt also keinen einzigen brauchbaren QR-Code.

Aktualisieren Sie das Manifest kurz, bevor die Türen aufgehen. Ein Ticket, das nach der letzten Aktualisierung verkauft wurde, steht nicht auf dem Gerät. Wie die App damit umgeht, lesen Sie weiter unten.

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Tickets, die nach dem Aktualisieren verkauft wurden

Ein Ticket, das nach dem Abrufen des Manifests verkauft wurde, ist nicht auf dem Gerät. Ab Version 1.2 der App geschieht dann Folgendes:

• mit Netzwerk prüft die App einen solchen Code sofort online und zeigt die Antwort: gültig, mit Produkt und Name, oder ungültig. Das dauert höchstens ein paar Sekunden. Einen zweiten Scan desselben Tickets erkennt das Gerät danach auch ohne Netzwerk;
• ohne Netzwerk geht das nicht: Dann meldet die App ungültig und stellt den Scan in die Warteschlange. Verkaufen Sie am Eingang, während gescannt wird, sorgen Sie dafür, dass die Geräte online sind.

Testtickets. Ein Ticket aus einer Testbestellung (bezahlt im Testmodus Ihres Zahlungsanbieters) gewährt nie Einlass. Die App meldet dann Testticket — kein Einlass. Wer ein solches Ticket vorzeigt, hat nicht wirklich bezahlt: Verweisen Sie ihn an die Theke.

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Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Ergebnis	Bedeutung
GÜLTIG	Hereinlassen. Das Ticket ist nun verwendet.
ACHTUNG	Dieses Ticket wurde bereits gescannt; der Bildschirm zeigt, um wie viel Uhr. Bei einer Jahreskarte: Sie war heute schon drin.
UNGÜLTIG	Nicht ohne Nachprüfen hereinlassen. Der Code steht nicht im Manifest (unbekannt, gefälscht oder nach der letzten Aktualisierung verkauft), das Ticket ist storniert oder zurückerstattet, oder eine Jahreskarte ist gesperrt oder an diesem Tag nicht gültig.

Jedes Ergebnis hat neben einer Farbe auch ein Symbol und ein Wort. Das ist kein Übermaß: An einem Eingang stehen Menschen in grellem Sonnenlicht oder mit einer Farbenblindheit, und Farbe allein ist dann kein Signal.

Bei einem gültigen Scan sehen Sie auch das Produkt und, falls vorhanden, das Zeitfenster und den Namen des Besuchers. Ist das Ticket über einen Wiederverkäufer verkauft worden, steht dieser Name dabei. Das wirkt wie eine Kleinigkeit, bis jemand mit einem Voucher einer Buchungsseite vor Ihnen steht: Dann wissen Sie sofort, an wen Sie ihn verweisen.

Was sagen Sie bei „Achtung" oder „ungültig"?

Das ist der schwierigste Teil der Arbeit, und er hat nichts mit Technik zu tun. Ein paar Sätze, die funktionieren:

• „Dieses Ticket steht als verwendet. Waren Sie vielleicht schon drinnen, oder hat jemand anderes denselben Code bekommen?"
• „Ich bekomme hier keinen grünen Bildschirm. Darf ich Sie kurz zur Seite bitten? Dann klären wir das gemeinsam, und ich lasse die Schlange weiterlaufen."
• „Ich kann Sie mit diesem Code hier nicht hereinlassen, aber meine Kollegin an der Theke kann Ihre Bestellung heraussuchen."

Drei Dinge, die Sie nicht tun: in der Schlange diskutieren, jemanden einen Fälscher nennen oder ihn doch hereinlassen, weil viel los ist. Bitten Sie die Person zur Seite, lassen Sie die Schlange weiterlaufen und lassen Sie jemanden mit Zugang zum Backoffice die Bestellung heraussuchen. Siehe Bestellungen verfolgen.

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Wie Sie eine Schlange flott halten

Die App scannt schnell. Die Schlange steht aus ganz anderen Gründen still.

• Stellen Sie die Helligkeit des Besuchertelefons hoch. Einen dunklen Bildschirm liest die Kamera nicht. Fragen Sie einfach: „Können Sie Ihren Bildschirm etwas heller machen?"
• Hülle ab. Eine getönte Schutzfolie oder eine Klapphülle über dem Bildschirm ist die häufigste Ursache für einen Scan, der nicht gelingt.
• Lassen Sie den Besucher seinen Bildschirm hinhalten, nehmen Sie ihm sein Telefon nicht ab. Es geht schneller, und Sie sind nicht verantwortlich, wenn etwas herunterfällt.
• Sagen Sie vorher, wo die Leute stehen sollen. Zehn Meter vor der Tür ein Schild „Ticket bereithalten" gewinnt mehr Zeit als eine schnellere App.
• Papier scannt auch. Ein ausgedrucktes Ticket auf weißem Papier, flach gehalten, ist oft der schnellste Scan des Abends.
• Bei grellem Sonnenlicht: Stellen Sie sich mit dem Rücken zur Sonne, oder halten Sie Ihren eigenen Körper als Schatten über den Bildschirm des Besuchers.

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Mehrere Eingänge

Jedes Gerät scannt unabhängig. Verwenden Sie ruhig vier an einer Tür. Scans werden als einzelne Beobachtungen festgehalten: Wer wann was gescannt hat, bleibt sichtbar, auch wenn zwei Geräte dasselbe Ticket kurz hintereinander sehen.

Achtung: Ein Gerät weiß nicht sofort, was ein anderes Gerät gescannt hat. Das erfährt es erst, wenn es sein Manifest aktualisiert. Zeigt jemand denselben Code kurz hintereinander an zwei Eingängen vor, kann das zweite Gerät also noch GÜLTIG anzeigen. Im Nachhinein steht dieser zweite Scan im Backoffice aber als Bereits gescannt: unter Einstellungen → Mitarbeiter, beim Mitarbeiter unter Details, in der Liste Scans.

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Ein Gerät weg

Ein Telefon, das am Eingang herumgeht, kommt irgendwann abhanden. Tun Sie dann Folgendes, in dieser Reihenfolge:

1. Entziehen Sie dem Benutzer, der auf diesem Gerät angemeldet war, das Scanrecht. Gehen Sie zu Einstellungen → Mitarbeiter und klicken Sie bei dieser Person auf Löschen; ihr Zugang zu Ihrer Organisation verschwindet dann. Das Scanrecht wird bei jeder Anfrage neu geprüft, das Gerät fällt also bei der nächsten Synchronisation heraus.
2. Lassen Sie diese Person ihr Passwort ändern, damit auch keine neue Anmeldung möglich ist. Soll sie später wieder scannen, laden Sie sie erneut ein.
3. Setzen Sie das Gerät unter Kasse → Geräte auf inaktiv (öffnen Sie es mit Bearbeiten und schalten Sie Aktiv aus), damit es nicht mehr als brauchbar in Ihrer Liste steht.
4. Melden Sie sich danach einfach auf dem Ersatzgerät in der App an. Es erscheint von selbst als neues Gerät in Ihrer Liste.

Die Gerätekennung wird bei uns gehasht gespeichert, auch eine Kopie der Datenbank ergibt also kein funktionierendes Gerät. Und wie oben steht: Das Manifest auf dem verschwundenen Gerät enthält keine brauchbaren Codes.

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Checkliste: eine Stunde, bevor die Türen aufgehen

• Jedes Scangerät ist aufgeladen oder hängt an einer Powerbank.
• Jedes Gerät ist angemeldet und zeigt den richtigen Organisationsnamen.
• Das Manifest ist aktualisiert auf jedem Gerät.
• Die Bildschirmhelligkeit steht hoch, und die automatische Sperre steht auf mindestens zwei Minuten.
• Sie wissen, wer an welchem Eingang steht und wer das Backoffice öffnen kann, wenn ein Ticket herausgesucht werden muss.
• Es liegt ein Ersatzgerät bereit oder zumindest ein zweites Telefon mit der App darauf.
• Ihre Scanner wissen, was sie bei „ungültig" sagen.
• Verkaufen Sie auch an der Tür? Dann hat jedes Scangerät Netz, damit Sie das Manifest nach einem Verkauf erneut aktualisieren können.

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Dieselbe App kann mehr als scannen

Die App ist nicht nur ein Scanner. Wer sich mit der Rolle Theke, Administrator oder Eigentümer anmeldet, bekommt nach der Anmeldung einen Startbildschirm mit zwei Kacheln: Scannen und Kasse. Die zweite öffnet die vollständige Thekenkasse in der App selbst, auf einem iPad oder einem Android-Tablet — praktisch an einem Tisch, an dem Sie verkaufen und scannen. Oben steht eine Schaltfläche zum schnellen Wechseln.

Für Ihr Scanpersonal ändert sich nichts. Wer nur die Rolle Scanner hat, sieht diesen Startbildschirm nicht: Die App geht nach der Anmeldung direkt zum Scanbildschirm, wie immer. Es kommen keine Preise, keine Beträge und keine Verkaufszahlen dazu.

Wie Sie die Kasse auf einem Tablet einrichten, steht in Die Thekenkasse.

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Häufige Fehler

• Ein Konto für alle Scanner. Sie können dann nicht sehen, wer was gescannt hat, und keine einzelne Person aussperren. Laden Sie jeden gesondert ein.
• Das Manifest nicht aktualisieren. Tickets, die heute Morgen verkauft wurden, stehen dann nicht auf dem Gerät und bekommen UNGÜLTIG. Aktualisieren Sie kurz, bevor die Türen aufgehen.
• Abmelden, während noch Scans warten. Scans, die noch nicht gesendet wurden, gehen beim Abmelden verloren. Schauen Sie zuerst unter Einstellungen: Steht dort „Alles gesendet"? Wenn nicht, tippen Sie auf Jetzt senden.
• Das Telefon auf automatische Sperre nach dreißig Sekunden. Ihr Scanner entsperrt den ganzen Abend sein Gerät. Stellen Sie das länger ein.
• Eine TestFlight-Einladung weiterleiten. Die gehört zu einer E-Mail-Adresse. Bitten Sie um eine zweite Einladung.
• Bei einem ungültigen Ticket in der Schlange diskutieren. Bitten Sie die Person zur Seite und lassen Sie die Schlange weiterlaufen.

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Was ist, wenn …

Was ist, wenn die Kamera nichts liest?

Prüfen Sie drei Dinge, in dieser Reihenfolge: Steht die Helligkeit des Besucherbildschirms hoch, liegt eine Hülle oder Folie darüber, und ist die Kameralinse Ihres eigenen Geräts schmutzig? Eine Linse, die einen Abend in einer Hosentasche steckte, ist trüb. Ein Wischen mit dem Ärmel löst mehr, als Sie denken würden.

Was ist, wenn es überhaupt kein Netz gibt?

Dann scannt die App weiter mit dem Manifest, das sie schon hat. Sie merken nichts davon. Die Scans gehen in eine Warteschlange auf dem Gerät und werden weitergeschickt, sobald es wieder eine Verbindung gibt — das darf Stunden später sein.

Was dann nicht geht: ein Ticket erkennen, das nach dem Abholen des Manifests verkauft wurde — das zeigt die App als UNGÜLTIG. Verkaufen Sie an der Tür, während gescannt wird, sorgen Sie für Netz am Eingang und aktualisieren Sie das Manifest nach einem solchen Verkauf.

Was ist, wenn dasselbe Ticket zweimal gescannt wird?

Auf demselben Gerät meldet der zweite Scan ACHTUNG, mit der Uhrzeit des ersten Scans. Auf einem anderen Gerät klappt das erst, nachdem dieses Gerät sein Manifest aktualisiert hat; siehe „Mehrere Eingänge" oben. Der erste Scan bleibt der gültige. Kommt ein älterer Scan erst später herein, weil ein Gerät offline war, verschiebt sich der Eintrittszeitpunkt auf diesen frühesten Moment: Die Reihenfolge, in der Menschen wirklich hereinkamen, wiegt schwerer als die Reihenfolge, in der das Netz es durchgab.

Was ist, wenn ein Besucher sein Ticket nicht wiederfindet?

Suchen Sie die Bestellung im Backoffice heraus und schicken Sie die Bestätigungsmail erneut. Sie können den Besucher auch in der App selbst abhaken: Suchen Sie ihn auf dem Reiter Heute nach Namen und tippen Sie auf Einchecken. Das zählt als gewöhnlicher Scan.

Was ist, wenn das Telefon des Scanners leer ist?

Daher das Ersatzgerät in der Checkliste. Ein zweites Gerät meldet sich an, holt das Manifest ab und funktioniert sofort. Die Scans des leeren Geräts kommen trotzdem noch herein, sobald es wieder angeht und Netz hat — das darf am Tag darauf sein, solange sich in der Zwischenzeit niemand auf diesem Gerät abmeldet.

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Häufige Fragen

Kostet die App Geld? Nein. Die App gehört zu Ihrem Abonnement. Was Sie wohl brauchen, ist ein Gerät, das sie ausführen kann.

Wie viele Geräte darf ich verwenden? So viele, wie Sie Eingänge haben. Jedes Gerät scannt unabhängig und führt seine eigene Warteschlange.

Sehen meine Scanner, wie viel Umsatz wir gemacht haben? Nein. In der Scan-App stehen keine Preise, keine Beträge und keine Verkaufszahlen. Sie sehen nur das, was nötig ist, um jemanden hereinzulassen.

Funktionieren Jahreskarten auch in der Scan-App? Ja. Eine Jahreskarte trägt dieselbe Art von QR-Code und steht im selben Manifest, mit der Anzahl der Besuche, die sie je Tag ergeben darf. Siehe Jahreskarten.

Muss jeder Scanner ein eigenes Gerät haben? Nein, das Gerät gehört zum Eingang und nicht zur Person. Wechselt jemand die Schicht, kann er auf demselben Gerät weitermachen — die Scans stehen dann aber auf den Namen dessen, der angemeldet ist. Möchten Sie das genau festhalten, lassen Sie die neue Mannschaft sich neu anmelden. Tippen Sie vor dem Abmelden auf Einstellungen → Jetzt senden, sonst gehen die Scans, die noch warten, verloren.