Erste Schritte

Dies ist der erste Artikel, den Sie lesen. Er beschreibt den ganzen Weg vom leeren Konto bis zum Ticket auf dem Telefon Ihres ersten Besuchers. Sie müssen dafür nichts können: keine Buchhaltung, keine Website, keine technischen Kenntnisse. Wer eine E-Mail-Adresse anlegen kann, kann auch das.

Rechnen Sie mit einem halben Tag. Nicht weil es schwierig wäre, sondern weil Sie unterwegs ein paar Dinge heraussuchen müssen — Ihren offiziellen Vereinsnamen, Ihre Kontonummer — und weil Sie besser einmal in Ruhe über Ihre Preise nachdenken als dreimal in Eile.

Was Sie vorher brauchen

• Eine E-Mail-Adresse, auf die Sie Zugriff haben. Am besten eine Adresse des Vereins (info@ihrverein.de) und nicht Ihre private: Das wird die Adresse, mit der Sie sich anmelden und an die Bestätigungen gehen.
• Den offiziellen Namen Ihrer Organisation, genau so, wie er in der Satzung oder auf Ihren Rechnungen steht. Dieser Name erscheint auf dem Ticket und auf der Rechnung Ihres Besuchers.
• Die Anschrift Ihrer Organisation: Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort.
• Gegebenenfalls Ihre Handelsregisternummer und Ihre USt-IdNr. Haben Sie die nicht, ist das kein Problem — viele nicht eingetragene Vereine haben keine. Siehe Ihre Organisation einrichten.
• Ein Bankkonto auf den Namen der Organisation. Das brauchen Sie bei Ihrem Zahlungsanbieter, nicht hier. Ein Privatkonto funktioniert technisch, aber Ihr Kassenwart und Ihr Prüfer werden Ihnen dankbar sein, wenn Sie darauf verzichten.
• Ein Smartphone für die Tür, wenn Sie Tickets scannen wollen.
• Ungefähr einen halben Tag, und am besten lange vor Ihrer Veranstaltung.

Ihr Konto selbst legen Sie mit dem Assistenten auf /de/loslegen an; unten lesen Sie, wo Sie anfangen.

Was Sie danach haben

Wenn Sie fertig sind, haben Sie drei Dinge. Mehr ist es nicht, und mehr brauchen Sie auch nicht.

1. Einen Link. Eine Webadresse, die Sie überall teilen: in den sozialen Medien, im Newsletter, als QR-Code auf einem Plakat, im Gruppenchat des Vereins. Wer darauf klickt, sieht Ihre Tickets und kann sofort bezahlen.
2. Ein Ticket mit QR-Code im Postfach Ihres Besuchers. Automatisch, innerhalb weniger Sekunden nach der Zahlung. Sie müssen nichts verschicken, nichts ausdrucken, nichts nachhalten.
3. Ein Telefon an der Tür, das Ja oder Nein sagt. Ihre ehrenamtliche Kraft richtet die Kamera auf den QR-Code des Besuchers. Grün: hinein. Rot: Dieses Ticket wurde bereits benutzt, oder es gehört nicht zum heutigen Abend.

Was Sie nicht tun müssen

Das steht hier, weil Leute oft davon überrascht sind, im guten Sinne.

• Sie müssen keine Software installieren, um zu verkaufen. Das Backoffice und Ihr Ticketshop laufen in einem gewöhnlichen Webbrowser, auf jedem beliebigen Computer. Nur für das Scannen an der Tür installieren Sie eine App auf einem Telefon.
• Sie müssen keinen Vertrag mit einer Bank abschließen. Sie arbeiten mit einem Zahlungsanbieter — das ist ein Unternehmen, das die Kartenzahlung für Sie abwickelt. Angemeldet wird online, meist in einer halben Stunde. Siehe Was ist ein Zahlungsanbieter.
• Sie müssen keine Website haben. Ihr Ticketshop ist eine Website. Haben Sie trotzdem eine, können Sie den Shop darin einbauen, aber nötig ist das nicht.
• Sie müssen kein Ticketpapier, keinen Drucker und keine Kasse kaufen. Das Ticket liegt auf dem Telefon Ihres Besuchers.
• Sie müssen nicht alles auf einmal fertig haben. Die sechs Schritte unten dürfen sich über mehrere Tage verteilen. Das System merkt sich, wo Sie stehen geblieben sind.

Zuerst: Ihr Konto anlegen

Wenn Sie noch kein Konto haben, fangen Sie dort an. Über die Schaltfläche Erste Schritte startet ein Assistent mit sechs kurzen Fragen: welche Art von Organisation Sie sind, was Sie veranstalten und was Sie brauchen. Am Ende schlägt er einen Tarif vor und nennt den Grund dafür — Sie dürfen selbst­ verständlich einen anderen wählen. Rechnen Sie mit zwei Minuten.

Danach bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse mit dem Link in der Bestätigungsmail; erst dann kommen Sie in Ihr Backoffice. Was der Assistent genau fragt und warum, steht in Ihr Konto anlegen.

Haben Sie bereits ein Konto, melden Sie sich einfach an: oben rechts auf jeder Seite der Website steht der Link Anmelden, neben der Schaltfläche Loslegen. Er steht auch unten auf der Seite, im Fußbereich. Wurden Sie als Mitarbeiter einer bestehenden Organisation eingeladen, steht diese nach Ihrer ersten Anmeldung bereit; siehe Mitarbeiter und Rollen.

Der Rest dieses Artikels geht davon aus, dass Sie angemeldet sind und Ihr Dashboard vor sich haben.

Die Checkliste auf Ihrem Dashboard

Melden Sie sich an, und Sie landen auf dem Dashboard. Das ist Ihr Startbildschirm. Oben steht der Block Erste Schritte mit einem Zähler („3 von 6 Schritten erledigt“). Jeder Schritt, der noch offen ist, ist ein Link, der Sie direkt zum richtigen Bildschirm bringt. Die sechs festen Schritte sind:

1. Fügen Sie Ihren Standort hinzu
2. Legen Sie an, was Sie verkaufen
3. Fügen Sie einen Onlinepreis hinzu
4. Verbinden Sie Ihren Zahlungsanbieter
5. Laden Sie Ihre Mitarbeiter ein
6. Stellen Sie Ihren Shop online

Haben Sie im Assistenten Zeitfenster, Thekenverkauf oder eine eigene Domain angekreuzt, kommt pro Auswahl ein Schritt hinzu: Richten Sie Ihre Zeitfenster ein (der Sie zu Zeitfenster bringt), Melden Sie Ihr Kassengerät an (zu Geräte) und Eigene Domain verbinden. Den Block sehen Sie als Eigentümer oder Administrator; ein Thekenmitarbeiter oder ein Scanner sieht ihn nicht.

Achtung: Diese Häkchen setzen Sie nicht selbst. Das System sieht sich Ihre Daten an. Erst wenn es tatsächlich einen aktiven Standort gibt, geht das Häkchen bei „Standort“ an. Das ist Absicht: Ein Häkchen, das Sie selbst anklicken können, sagt nur, dass jemand geklickt hat.

Sobald alle Schritte erledigt sind, verschwindet der Block. Er kommt nur zurück, wenn ein Schritt wieder offen ist, zum Beispiel wenn Sie Ihren einzigen Standort auf inaktiv setzen.

Ihre Organisation auszufüllen steht nicht auf der Checkliste, ist aber der beste erste Schritt. Deshalb beginnt der Rest dieses Artikels dort.

Schritt 1 — Ihre Organisation ausfüllen

Was Sie sehen: Links im Menü steht Einstellungen → Organisation. Sie landen auf einem Bildschirm mit sieben Reitern oben: Die Daten, Sprachen, Erscheinungsbild, Wallet-Pässe, Ihr Shop, Rechnungen an Käufer und Kontakt.

Was Sie tun: Tragen Sie auf dem ersten Reiter Ihren Namen, Ihren Organisationscode, Ihr Land, Ihre Währung und Ihre Zeitzone ein. Auf dem Reiter Kontakt hinterlegen Sie Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse und Ihre Rechnungsadresse. Klicken Sie unten auf Speichern.

Der Name erscheint auf dem Ticket, in der Bestätigungsmail und auf der Rechnung. Schreiben Sie ihn also so, wie er offiziell lautet, nicht so, wie Sie ihn im Alltag nennen.

Der Organisationscode ist ein kurzes Wort ohne Leerzeichen, zum Beispiel hoffeste. Dieser Code steckt in der Adresse Ihres Ticketshops und ist zugleich der Code, mit dem sich Ihr Scanpersonal später anmeldet. Wählen Sie ihn einmal richtig und lassen Sie ihn danach stehen.

Tiefer: Ihre Organisation einrichten erklärt jedes Feld einzeln, auch was passiert, wenn Sie etwas leer lassen.

Schritt 2 — Einen Standort hinzufügen

Was ist ein Standort? Der Ort, zu dem Ihr Besucher kommt: Ihr Gemeindesaal, Ihr Museum, der Steg, an dem das Boot ablegt. Eine Organisation kann mehrere haben.

Was Sie sehen: Einstellungen → Standorte, mit der Schaltfläche Neuer Standort oben rechts.

Was Sie tun: Tragen Sie den Namen so ein, wie Ihr Besucher den Ort kennt — dieser Name erscheint auf dem Ticket. Tragen Sie die Anschrift ein. Darunter tragen Sie die Öffnungszeiten ein: Pro Wochentag fügen Sie Blöcke mit einer Anfangs- und einer Endzeit hinzu. Eine Mittagspause sind einfach zwei Blöcke am selben Tag. Einen Schließtag tragen Sie unter den Ausnahmen ein: ein Datum ohne Zeiten bedeutet geschlossen.

Achtung: Die Öffnungszeiten sind keine Dekoration. Sie begrenzen, welche Zeitfenster Sie später anlegen dürfen. Lassen Sie sie leer, begrenzt nichts, und der Zeitfenster-Generator legt Fenster zu Zeiten an, in denen Sie geschlossen haben.

Tiefer: Organisation und Standort erklärt, wann Sie einen Standort nehmen und wann zwei.

Schritt 3 — Was Sie verkaufen

Was Sie sehen: Verkauf → Produkte, mit Neues Produkt oben rechts.

Was Sie tun: Legen Sie ein Produkt pro Sache an, die Sie verkaufen. Ein Eintrittsticket. Ein Kinderticket. Einen Platz am Tisch mit vollem Menü. Eine Führung. Geben Sie jedem Produkt einen Namen und eine Beschreibung.

An jedem Produkt hängt mindestens ein Preis, und dieser Preis hängt an einem Kanal. Ohne Preis für den Kanal Online steht Ihr Produkt nicht in Ihrem Ticketshop — das ist der am häufigsten gemachte Fehler überhaupt.

Hat Ihr Angebot eine feste Uhrzeit — eine Führung um 14 Uhr, eine Saunasitzung von zwei Stunden — dann schalten Sie Zeitfenster ein. Ein Zeitfenster ist ein Zeitpunkt mit einer maximalen Anzahl Plätze. Verkaufen Sie gewöhnliche Tagestickets, brauchen Sie sie nicht.

Tiefer: Produkte und Preise und Zeitfenster.

Schritt 4 — Ihren Zahlungsanbieter anbinden

Was ist ein Zahlungsanbieter? Ein Unternehmen, das die Zahlung Ihres Besuchers abwickelt: Bancontact, Karte oder eine andere Methode. Das Geld Ihres Besuchers landet danach auf Ihrem Konto. Sie verwenden Ihr eigenes Konto bei Mollie, Stripe oder Bancontact Pro, wir sitzen nicht dazwischen.

Was Sie sehen: Einstellungen → Zahlungen.

Was Sie tun: Wählen Sie Ihren Anbieter und folgen Sie der Anbindung. Machen Sie danach eine Testzahlung mit Ihrer eigenen Karte und erstatten Sie sie sich zurück. Das kostet Sie zehn Minuten und ist die einzige Möglichkeit, sicher zu wissen, dass es funktioniert.

Ohne angebundenen Anbieter funktioniert Ihr Ticketshop weiterhin für kostenlose Anmeldungen. Nur bezahlte Tickets sind dann nicht bestellbar.

Tiefer: Welchen Zahlungsanbieter wählen Sie, Zahlungsanbieter anbinden und Eine Testzahlung machen.

Schritt 5 — Ihre Mitarbeiter einladen

Was Sie sehen: Einstellungen → Mitarbeiter, mit Mitarbeiter einladen oben.

Was Sie tun: Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie eine Rolle. Wer an der Tür scannt, bekommt die Rolle Scanner — die darf ausschließlich scannen und sonst nichts sehen. Wer an der Theke auch noch Karten verkauft, bekommt die Rolle Theke.

Der Eingeladene bekommt eine Mail mit einem Link und wählt selbst ein Passwort. Sie wählen also keines für ihn.

Achtung: Laden Sie immer mindestens eine zweite Person ein. Eine Organisation, zu der nur Sie Zugang haben, steht still, sobald Sie krank werden oder in den Urlaub fahren.

Tiefer: Mitarbeiter und Rollen.

Schritt 6 — Ihren Shop online stellen und Ihren Link teilen

Was Sie sehen: Einstellungen → Organisation → Ihr Shop, mit zwei Schaltern.

Was Sie tun: Lassen Sie Der Online-Verkauf ist an eingeschaltet — so steht er bei einer neuen Organisation schon — und schalten Sie Veröffentlicht ein, wenn Sie wollen, dass Suchmaschinen Ihren Shop finden dürfen. Erst wenn Veröffentlicht an ist, wird der Schritt Stellen Sie Ihren Shop online auf Ihrer Checkliste abgehakt. Unter dem Formular, im Block Ihren Shop teilen, steht die Adresse Ihres Shops, bereit zum Kopieren.

Diese Adresse hat die Form /{taal}/s/{jouw-code}. Stellen Sie sie auf Ihre Website, in die sozialen Medien, oder machen Sie einen QR-Code daraus für ein Plakat. Wollen Sie den Shop in Ihre eigene Website einbauen oder unter Ihrer eigenen Domain laufen lassen, siehe Ihren Ticketshop einbauen.

Und an der Tür?

Installieren Sie die Scan-App auf einem oder mehreren Telefonen. Ihr Scanpersonal meldet sich mit dem Organisationscode und der eigenen E-Mail-Adresse an. Diese Rolle darf ausschließlich scannen: kein Umsatz, keine Bestellungen, keine Einstellungen. Siehe Scan-App und Scanpersonal.

Ein Zeitplan: das Vereinsessen

Ein Vereinsessen ist ein Abend, mit einem Verkauf, der einige Wochen dauert.

Wann	Was Sie tun
Vier Wochen vorher	Schritt 1 bis 4: Organisation, Standort, Produkte und Preise, Zahlungsanbieter. Machen Sie Ihre Testzahlung jetzt, nicht später.
Drei Wochen vorher	Stellen Sie Ihren Shop online und teilen Sie den Link. Setzen Sie den QR-Code auf Ihr Plakat und in Ihren Newsletter.
Zwei Wochen vorher	Schauen Sie täglich kurz in Bestellungen. Sehen Sie null Verkäufe nach einer viel geteilten Ankündigung, testen Sie den Link selbst auf Ihrem Telefon.
Eine Woche vorher	Laden Sie Ihre Ehrenamtlichen mit der Rolle Scanner ein. Lassen Sie sie die App installieren und sich einmal anmelden — nicht am Abend selbst.
Am Tag davor	Machen Sie einen Probescan mit einem eigenen Ticket. Laden Sie die Telefone auf. Sorgen Sie dafür, dass an der Tür Netz vorhanden ist.
Am Tag selbst	Scannen Sie an der Tür. Wer ohne Ticket kommt, kauft an der Theke.
Am Tag danach	Schauen Sie sich Ihren Umsatz und Ihre Auszahlung an. Siehe Auszahlung und Kosten.

Ein Zeitplan: ein Museum, das das ganze Jahr verkauft

Ein Museum hat kein Datum, auf das alles hinarbeitet. Der Aufbau ist derselbe, aber der Rhythmus unterscheidet sich.

Wann	Was Sie tun
In der Startwoche	Schritt 1 bis 6 auf einmal, und tragen Sie Ihre Öffnungszeiten vollständig und korrekt ein. Diese Zeiten sind bei einem Museum Ihre wichtigste Angabe.
Bevor Sie öffnen	Schalten Sie Zeitfenster ein, wenn Ihre Besucher eine Uhrzeit wählen sollen. Erzeugen Sie Fenster für den kommenden Monat, nicht für das ganze Jahr.
Jeden Monat	Erzeugen Sie die Fenster des nächsten Monats. Lassen Sie den Generator noch einmal über denselben Zeitraum laufen, kommen nur die fehlenden Fenster dazu.
Bei jedem Schließtag	Tragen Sie das Datum unter den Ausnahmen Ihres Standorts ein, sobald Sie es kennen. Also schon im Januar für den Brückentag im Mai.
Jede Saison	Schauen Sie unter Einstellungen → Mitarbeiter in die Spalte Zuletzt angemeldet und entfernen Sie, wer seit einem Jahr nicht mehr da war.

Häufige Fehler

• Ein Produkt ohne Online-Preis. Das Produkt existiert, aber niemand sieht es in Ihrem Shop. Fügen Sie einen Preis mit dem Kanal Online hinzu.
• Öffnungszeiten leer lassen. Der Zeitfenster-Generator legt dann Fenster zu Zeiten an, in denen Sie geschlossen haben. Tragen Sie die Zeiten ein, bevor Sie Fenster erzeugen.
• Den Organisationscode ändern, nachdem Sie ihn geteilt haben. Jeder geteilte Link und jeder gedruckte QR-Code funktioniert dann nicht mehr. Wählen Sie ihn einmal.
• Erst am Abend selbst entdecken, dass die Scan-App noch installiert werden muss. Lassen Sie Ihre Ehrenamtlichen sich eine Woche vorher einmal anmelden.
• Keine Testzahlung machen. Einen falsch angebundenen Anbieter merken Sie dann erst, wenn ein echter Besucher abspringt, und der kommt nicht zurück.

Was ist, wenn …

Was ist, wenn ich keine USt-IdNr. habe?

Dann lassen Sie das Feld leer. Viele nicht eingetragene Vereine haben keine. Sie können trotzdem verkaufen. Siehe Ihre Organisation einrichten.

Was ist, wenn meine Veranstaltung schon nächste Woche ist?

Dann machen Sie Schritt 1 bis 4 heute und Schritt 5 und 6 morgen. Es geht an einem Tag. Überspringen Sie die Testzahlung nicht, auch nicht in Eile.

Was ist, wenn ich noch keinen Zahlungsanbieter habe und trotzdem anfangen will?

Stellen Sie Ihre Produkte auf kostenlos und nutzen Sie den Shop vorerst als Anmeldeformular. Sobald Ihr Anbieter angebunden ist, setzen Sie Preise darauf.

Was ist, wenn an der Tür kein Internet ist?

Testen Sie es vor Ort, bevor Ihre Veranstaltung beginnt, und halten Sie ein zweites Gerät mit Mobilfunkempfang bereit. Siehe Scan-App und Scanpersonal.

Was ist, wenn ich etwas falsch eingetragen habe?

Fast alles lässt sich nachträglich ändern. Die zwei Ausnahmen, bei denen Sie aufpassen müssen: der Organisationscode (bricht geteilte Links) und das Absenken der Kapazität eines Zeitfensters unter das, was bereits verkauft ist (geht nicht, und das zu Recht).

Häufig gestellte Fragen

Muss ich bezahlen, bevor ich etwas ausprobieren kann? Sie können den ganzen Aufbau durchlaufen und sich Ihren Shop ansehen, bevor Sie etwas verkaufen. Was Ihr Tarif genau beinhaltet, steht in Ihr Tarif und das Pausieren.

Wo landet das Geld meiner Besucher? Auf Ihrem eigenen Konto, über Ihren eigenen Zahlungsanbieter. Siehe Auszahlung und Kosten.

Kann ich auch an der Tür noch Karten verkaufen? Ja. Die Theken-Kasse verkauft mit denselben Produkten und derselben Kapazität, Sie können einen Saal also nicht doppelt füllen. Siehe Die Theken-Kasse.

Muss mein Besucher sein Ticket ausdrucken? Nein. Der QR-Code auf seinem Telefon genügt. Will er trotzdem drucken, funktioniert derselbe QR-Code auf Papier genauso gut.

Ich bin der Kassenwart und kenne die Hälfte der Wörter nicht. Wo fange ich an? Beim Glossar. Dort steht jedes Fachwort aus dieser Anleitung in einem Satz erklärt.

Festgefahren?

Schreiben Sie uns. Jede Mail landet bei jemandem, der das System gebaut hat, und eine Frage zu Ihrer eigenen Situation ist nie zu klein.

Ihre Sprache wählen

Das Backoffice gibt es in sieben Sprachen: Niederländisch, Französisch, Englisch, Deutsch, Italienisch, Bulgarisch und Spanisch. Wechseln können Sie an zwei Stellen:

• Oben rechts, neben dem Kreis mit Ihren Initialen, steht eine Sprachauswahl. Wählen Sie eine andere Sprache, und der Bildschirm lädt sofort in dieser Sprache neu. Sind Sie angemeldet, speichert Passavo diese Wahl sofort auch in Ihrem Profil. Das geht schon auf dem Anmeldebildschirm, vor dem Einloggen.
• In Ihrem Profil (oben rechts auf den Kreis mit Ihren Initialen klicken, dann auf Profil) steht das Feld Sprache. Was Sie dort speichern, merkt sich Passavo fürs nächste Mal, auf jedem Gerät.

Diese Wahl betrifft nur das Backoffice. Ihr Shop, Ihre Tickets und Ihre E-Mails folgen der Sprache Ihres Besuchers, nicht Ihrer.

Das Menü verkleinern

Oben links, neben dem Logo, steht eine Schaltfläche mit einem Pfeil nach links. Klicken Sie darauf, klappt das Menü zu einer schmalen Spalte mit Symbolen zusammen, ohne Text. So bleibt mehr Platz für Ihre Tabellen, etwa am Schalter oder auf einem kleinen Laptop. Fahren Sie mit der Maus über ein Symbol, erscheint sein Name. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach rechts, und das Menü ist wieder vollständig. Passavo merkt sich Ihre Wahl in diesem Browser. Auf einem schmalen Bildschirm, etwa einem Telefon, liegt das Menü hinter der Schaltfläche mit drei Strichen.