Per iniziare

Questo è il primo articolo da leggere. Descrive l'intero percorso, da un account vuoto fino a un biglietto nel telefono del Suo primo visitatore. Non Le serve alcuna competenza particolare: né contabilità, né un sito web, né conoscenze tecniche. Chi sa creare un indirizzo e-mail, ce la fa.

Metta in conto mezza giornata. Non perché sia difficile, ma perché lungo il percorso dovrà cercare qualche informazione — il nome ufficiale della Sua associazione, il Suo numero di conto — e perché è meglio riflettere una volta con calma sui prezzi che tre volte di fretta.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Un indirizzo e-mail a cui abbia accesso. Preferibilmente un indirizzo dell'associazione (info@lasuaassociazione.it) e non quello privato: questo diventa l'indirizzo con cui accede e a cui arrivano le conferme.
• Il nome ufficiale della Sua organizzazione, esattamente come compare nello statuto o sulle Sue fatture. Quel nome finisce sul biglietto e sulla fattura del Suo visitatore.
• L'indirizzo della Sua organizzazione: via, numero, codice postale, comune.
• Eventualmente il Suo numero d'impresa e la Sua partita IVA. Se non li ha, non è un problema — molte associazioni di fatto non ne hanno. Veda Configurare la Sua organizzazione.
• Un conto bancario intestato all'organizzazione. Le servirà presso il Suo fornitore di pagamento, non qui. Un conto privato funziona tecnicamente, ma il Suo tesoriere e il Suo revisore Le saranno grati se non lo fa.
• Uno smartphone per l'ingresso, se vuole scansionare i biglietti.
• Circa mezza giornata, preferibilmente ben prima del Suo evento.

L'account lo crea Lei stesso con la procedura guidata su /it/inizia; qui sotto legge da dove cominciare.

Che cosa avrà alla fine

Quando avrà finito, avrà tre cose. Non di più, e non Le serve altro.

1. Un solo link. Un unico indirizzo web da condividere ovunque: sui social, nella newsletter, su un manifesto come codice QR, nella chat di gruppo del club. Chi ci clicca vede i Suoi biglietti e può pagare subito.
2. Un biglietto con codice QR nella casella del Suo visitatore. In modo automatico, entro pochi secondi dal pagamento. Lei non deve inviare nulla, stampare nulla, tenere traccia di nulla.
3. Un telefono all'ingresso che dice sì o no. Il Suo volontario punta la fotocamera sul codice QR del visitatore. Verde: si entra. Rosso: questo biglietto è già stato usato, oppure non vale per stasera.

Che cosa non deve fare

Lo scriviamo qui perché spesso è una sorpresa, nel senso buono.

• Non deve installare alcun software per vendere. Il backoffice e la Sua biglietteria funzionano in un normale browser, su qualsiasi computer. Solo per la scansione all'ingresso installa un'app su un telefono.
• Non deve firmare un contratto con una banca. Lavora con un fornitore di pagamento — un'azienda che gestisce per Lei il pagamento con carta. L'iscrizione si fa online, di solito in mezz'ora. Veda Che cos'è un fornitore di pagamento.
• Non deve avere un sito web. La Sua biglietteria è un sito web. Se ne ha già uno, può inserirci la biglietteria, ma non è obbligatorio.
• Non deve comprare carta per biglietti, né stampante, né registratore di cassa. Il biglietto sta sul telefono del Suo visitatore.
• Non deve completare tutto in una volta. I sei passaggi qui sotto possono essere distribuiti su più giorni. Il sistema ricorda dove era rimasto.

Prima di tutto: creare il Suo account

Se non ha ancora un account, cominci da lì. Il pulsante Inizi avvia una procedura guidata con sei brevi domande: che tipo di organizzazione è, che cosa organizza e di che cosa ha bisogno. Alla fine Le propone una formula spiegandone il motivo — e resta libera di sceglierne un'altra. Conti due minuti.

Poi conferma il Suo indirizzo e-mail con il link nella mail di conferma; solo allora entra nel Suo backoffice. Che cosa chiede esattamente la procedura e perché è descritto in Creare il Suo account.

Se ha già un account, acceda semplicemente: in alto a destra su ogni pagina del sito si trova il link Accedi, accanto al pulsante Inizi. È anche in fondo alla pagina, nel piè di pagina. Se è stata invitata come collaboratrice di un'organizzazione che esiste già, la troverà subito dopo il primo accesso; veda Collaboratori e ruoli.

Il resto di questo articolo presuppone che abbia effettuato l'accesso e si trovi sulla Sua dashboard.

La checklist sulla Sua dashboard

Acceda e arriverà sulla dashboard. È la Sua schermata iniziale. In alto c'è il riquadro Per iniziare con un contatore ("3 di 6 passaggi completati"). Ogni passaggio ancora aperto è un link che La porta direttamente alla schermata giusta. I sei passaggi fissi sono:

1. Aggiunga la Sua sede
2. Crei ciò che vende
3. Aggiunga un prezzo online
4. Colleghi il Suo fornitore di pagamento
5. Inviti i Suoi collaboratori
6. Metta il Suo negozio online

Se nella procedura guidata ha spuntato le fasce orarie, la vendita al banco o il dominio proprio, per ciascuna scelta si aggiunge un passaggio: Prepari le Sue fasce orarie (che La porta a Fasce orarie), Registri il Suo dispositivo di cassa (a Dispositivi) e Colleghi il Suo dominio. Il riquadro lo vede come proprietario o amministratore; un addetto al banco o uno scanner non lo vede.

Attenzione: quelle spunte non le mette Lei. Il sistema guarda i Suoi dati. Solo quando esiste davvero una sede attiva si accende la spunta accanto a "sede". È voluto: una spunta che può cliccare Lei stesso dice soltanto che qualcuno ha cliccato.

Appena tutti i passaggi sono conclusi, il riquadro sparisce. Torna soltanto se un passaggio si riapre, per esempio quando mette la Sua unica sede su inattiva.

Compilare la Sua organizzazione non è nella lista di controllo, ma è il miglior primo passo. Per questo il resto dell'articolo comincia da lì.

Passaggio 1 — Compilare la Sua organizzazione

Che cosa vede: a sinistra nel menu si trova Impostazioni → Organizzazione. Arriva su una schermata con sette schede in alto: I dati, Lingue, Identità visiva, Pass wallet, Il Suo negozio, Fatture agli acquirenti e Contatto.

Che cosa fa: nella prima scheda inserisca il nome, il codice organizzazione, il paese, la valuta e il fuso orario. Nella scheda Contatto imposti l'e-mail di contatto e l'indirizzo di fatturazione. Clicchi in basso su Salva.

Il nome finisce sul biglietto, nell'e-mail di conferma e sulla fattura. Lo scriva quindi come si chiama ufficialmente, non come lo chiama tra i corridoi.

Il codice organizzazione è una sola parola breve senza spazi, per esempio festadellafattoria. Quel codice è contenuto nell'indirizzo della Sua biglietteria ed è anche il codice con cui il Suo personale di scansione accederà in seguito. Lo scelga bene una volta e poi lo lasci stare.

Più a fondo: Configurare la Sua organizzazione spiega ogni campo separatamente, compreso che cosa succede se lascia qualcosa vuoto.

Passaggio 2 — Aggiungere una sede

Che cos'è una sede? Il luogo dove arriva il Suo visitatore: la sala parrocchiale, il Suo museo, il pontile da cui parte la barca. Una stessa organizzazione può averne più di una.

Che cosa vede: Impostazioni → Sedi, con in alto a destra il pulsante Nuova sede.

Che cosa fa: inserisca il nome con cui il Suo visitatore conosce il posto — quel nome finisce sul biglietto. Inserisca l'indirizzo. Più sotto compili gli orari di apertura: per ogni giorno della settimana aggiunge blocchi con un'ora di inizio e una di fine. Una pausa pranzo è semplicemente due blocchi nello stesso giorno. Un giorno di chiusura lo inserisce nelle Eccezioni: una data senza orari significa chiuso.

Attenzione: gli orari di apertura non sono un ornamento. Delimitano quali fasce orarie potrà creare in seguito. Se li lascia vuoti, nulla delimita e il generatore di fasce orarie crea fasce in momenti in cui è chiuso.

Più a fondo: Organizzazione e sede spiega quando conviene una sola sede e quando due.

Passaggio 3 — Che cosa vende

Che cosa vede: Vendita → Prodotti, con in alto a destra Nuovo prodotto.

Che cosa fa: crei un prodotto per ogni cosa che vende. Un biglietto d'ingresso. Un biglietto per bambini. Un posto a tavola con menu completo. Una visita guidata. Dia a ogni prodotto un nome e una descrizione.

A ogni prodotto è legato almeno un prezzo, e quel prezzo è legato a un canale. Senza un prezzo per il canale online il Suo prodotto non compare nella Sua biglietteria — è l'errore più frequente in assoluto.

Se la Sua offerta ha un orario fisso — una visita guidata alle 14, una sessione in sauna di due ore — attivi le fasce orarie. Una fascia oraria è un momento con un numero massimo di posti. Se vende normali biglietti giornalieri, non Le servono.

Più a fondo: Prodotti e prezzi e Fasce orarie.

Passaggio 4 — Collegare il Suo fornitore di pagamento

Che cos'è un fornitore di pagamento? Un'azienda che gestisce il pagamento del Suo visitatore: Bancontact, carta o un altro metodo. Il denaro del Suo visitatore arriva poi sul Suo conto. Usa il Suo proprio account presso Mollie, Stripe o Bancontact Pro, noi non ci mettiamo in mezzo.

Che cosa vede: Impostazioni → Pagamenti.

Che cosa fa: scelga il Suo fornitore e segua il collegamento. Poi effettui un pagamento di prova con la Sua carta e si rimborsi. Le costa dieci minuti ed è l'unico modo per sapere con certezza che funziona.

Senza un fornitore collegato la Sua biglietteria continua tranquillamente a funzionare per le iscrizioni gratuite. Solo i biglietti a pagamento non sono ordinabili.

Più a fondo: Quale fornitore di pagamento scegliere, Collegare un fornitore di pagamento e Effettuare un pagamento di prova.

Passaggio 5 — Invitare i Suoi collaboratori

Che cosa vede: Impostazioni → Collaboratori, con in alto Invita un collaboratore.

Che cosa fa: inserisca l'indirizzo e-mail e scelga un ruolo. Chi scansiona all'ingresso riceve il ruolo scanner — può soltanto scansionare e non vede nient'altro. Chi al banco vende anche biglietti riceve il ruolo banco.

La persona invitata riceve un'e-mail con un link e sceglie da sé una password. Lei quindi non ne sceglie una al posto suo.

Attenzione: inviti sempre almeno una seconda persona. Un'organizzazione a cui solo Lei ha accesso si ferma nel momento in cui si ammala o va in vacanza.

Più a fondo: Collaboratori e ruoli.

Passaggio 6 — Mettere online il negozio e condividere il link

Che cosa vede: Impostazioni → Organizzazione → Il Suo negozio, con due interruttori.

Che cosa fa: lasci attivo La vendita online è attiva — per una nuova organizzazione lo è già — e attivi Pubblicato quando vuole che i motori di ricerca possano trovare il Suo negozio. Solo quando Pubblicato è attivo, il passaggio Metta il Suo negozio online nella lista di controllo viene spuntato. Sotto il modulo, nel riquadro Condividere il Suo negozio, si trova l'indirizzo del Suo negozio, pronto da copiare.

Quell'indirizzo ha la forma /{taal}/s/{jouw-code}. Lo metta sul Suo sito, sui social, oppure ne faccia un codice QR da stampare su un manifesto. Se vuole integrare la biglietteria nel Suo sito o farla funzionare sotto un dominio proprio, veda Integrare la Sua biglietteria.

E all'ingresso?

Installi l'app di scansione su uno o più telefoni. Il Suo personale di scansione accede con il codice organizzazione e il proprio indirizzo e-mail. Quel ruolo può soltanto scansionare: niente fatturato, niente ordini, niente impostazioni. Veda App di scansione e personale.

Una cronologia: la cena di un'associazione

Una cena sociale è una sola serata, con una vendita che dura qualche settimana.

Quando	Che cosa fa
Quattro settimane prima	Passaggi da 1 a 4: organizzazione, sede, prodotti e prezzi, fornitore di pagamento. Faccia ora il pagamento di prova, non più tardi.
Tre settimane prima	Metta online il negozio e condivida il link. Metta il codice QR sul manifesto e nella newsletter.
Due settimane prima	Dia ogni giorno un'occhiata a Ordini. Se vede zero vendite dopo una condivisione molto seguita, provi Lei stesso il link sul telefono.
Una settimana prima	Inviti i Suoi volontari con il ruolo scanner. Faccia installare l'app e faccia fare un accesso — non la sera stessa.
Il giorno prima	Faccia una scansione di prova con un biglietto Suo. Carichi i telefoni. Si assicuri che ci sia copertura di rete all'ingresso.
Il giorno stesso	Scansioni all'ingresso. Chi arriva senza biglietto lo serve al banco.
Il giorno dopo	Guardi il Suo fatturato e il Suo versamento. Veda Versamento e costi.

Una cronologia: un museo che vende tutto l'anno

Un museo non ha una data verso cui converge tutto. L'impostazione è la stessa, ma il ritmo è diverso.

Quando	Che cosa fa
Nella settimana di avvio	Passaggi da 1 a 6 in una volta, e compili gli orari di apertura in modo completo e corretto. Per un museo quegli orari sono il dato più importante.
Prima di aprire	Attivi le fasce orarie se fa scegliere un orario ai Suoi visitatori. Generi le fasce per il mese successivo, non per tutto l'anno.
Ogni mese	Generi le fasce del mese successivo. Se rilancia il generatore sullo stesso periodo, si aggiungono soltanto le fasce mancanti.
A ogni giorno di chiusura	Inserisca la data nelle Eccezioni della Sua sede appena la conosce. Quindi già a gennaio per il ponte di maggio.
Ogni stagione	Guardi in Impostazioni → Collaboratori la colonna Ultimo accesso e rimuova chi non si fa vedere da un anno.

Errori frequenti

• Un prodotto senza prezzo online. Il prodotto esiste, ma nessuno lo vede nel Suo negozio. Aggiunga un prezzo con canale online.
• Lasciare vuoti gli orari di apertura. Il generatore di fasce orarie crea allora fasce in momenti in cui è chiuso. Compili gli orari prima di generare le fasce.
• Cambiare il codice organizzazione dopo averlo condiviso. Ogni link condiviso e ogni codice QR stampato smette di funzionare. Lo scelga una volta sola.
• Scoprire solo la sera stessa che l'app di scansione deve ancora essere installata. Faccia accedere i Suoi volontari una volta, una settimana prima.
• Non fare un pagamento di prova. Un fornitore collegato male lo scopre solo quando un visitatore vero rinuncia, e quello non torna.

E se …

E se non ho una partita IVA?

Allora lasci il campo vuoto. Molte associazioni di fatto non ne hanno. Può vendere tranquillamente. Veda Configurare la Sua organizzazione.

E se il mio evento è già la settimana prossima?

Allora faccia oggi i passaggi da 1 a 4 e domani il 5 e il 6. Si può fare in un giorno solo. Non salti il pagamento di prova, nemmeno di fretta.

E se non ho ancora un fornitore di pagamento e voglio comunque iniziare?

Metta i Suoi prodotti a prezzo zero e usi per ora il negozio come modulo di iscrizione. Appena il fornitore è collegato, ci mette i prezzi.

E se all'ingresso non c'è internet?

Lo provi sul posto prima che il Suo evento cominci e tenga a portata di mano un secondo dispositivo con copertura mobile. Veda App di scansione e personale.

E se ho inserito qualcosa di sbagliato?

Quasi tutto si può modificare in seguito. Le due eccezioni a cui fare attenzione: il codice organizzazione (rompe i link condivisi) e l'abbassamento della capienza di una fascia oraria al di sotto di quanto già venduto (non si può, e giustamente).

Domande frequenti

Devo pagare prima di poter provare qualcosa? Può percorrere l'intera configurazione e guardare il Suo negozio prima di vendere qualcosa. Che cosa comprende esattamente la Sua formula è spiegato in La Sua formula e la sospensione.

Dove finisce il denaro dei miei visitatori? Sul Suo conto, tramite il Suo fornitore di pagamento. Veda Versamento e costi.

Posso vendere biglietti anche all'ingresso? Sì. La cassa al banco vende con gli stessi prodotti e la stessa capienza, quindi non può riempire due volte una sala. Veda La cassa al banco.

Il mio visitatore deve stampare il biglietto? No. Il codice QR sul suo telefono è sufficiente. Se vuole comunque stampare, lo stesso codice QR funziona altrettanto bene su carta.

Sono il tesoriere e non conosco metà delle parole. Da dove comincio? Dal glossario. Lì ogni termine tecnico di questa guida è spiegato in una frase.

Bloccato?

Ci scriva. Ogni e-mail arriva a qualcuno che ha costruito il sistema, e una domanda sulla Sua situazione non è mai troppo piccola.

Scegliere la lingua

Il backoffice esiste in sette lingue: olandese, francese, inglese, tedesco, italiano, bulgaro e spagnolo. Può cambiare in due punti:

• In alto a destra, accanto al cerchio con le Sue iniziali, c'è un elenco di lingue. Ne scelga un'altra e la schermata si ricarica subito in quella lingua. Se ha effettuato l'accesso, Passavo salva subito questa scelta anche nel Suo profilo. Si può fare già nella schermata di accesso, prima di entrare.
• Nel Suo profilo (clicchi sul cerchio con le Sue iniziali in alto a destra, poi su Profilo) c'è il campo Lingua. Ciò che salva lì, Passavo lo ricorda la volta successiva, su ogni dispositivo.

Questa scelta riguarda solo il backoffice. Il Suo negozio, i biglietti e le e-mail seguono la lingua del visitatore, non la Sua.

Ridurre il menu

In alto a sinistra, accanto al logo, c'è un pulsante con una freccia verso sinistra. Clicchi e il menu si ripiega in una colonna stretta di icone, senza testo. Così resta più spazio per le Sue tabelle, per esempio al banco o su un portatile piccolo. Passi il mouse su un'icona e ne compare il nome. Clicchi in alto sul pulsante con la freccia verso destra e il menu torna completo. Passavo ricorda la Sua scelta in questo browser. Su uno schermo stretto, come un telefono, il menu si trova dietro il pulsante con tre linee.