Primeros pasos

Este es el primer artículo que va a leer. Describe todo el camino desde una cuenta vacía hasta una entrada en el teléfono de su primer visitante. No hace falta saber nada de antemano: ni contabilidad, ni tener una web, ni conocimientos técnicos. Quien sabe crear una dirección de correo, puede con esto.

Cuente con medio día. No porque sea difícil, sino porque por el camino tendrá que buscar un par de cosas —el nombre oficial de su asociación, su número de cuenta— y porque conviene pensar una vez con calma en sus precios antes que tres veces con prisa.

Lo que necesita de antemano

• Una dirección de correo a la que usted tenga acceso. Mejor una dirección de la asociación (info@suasociacion.es) y no su dirección privada: esta será la dirección con la que inicie sesión y a la que lleguen las confirmaciones.
• El nombre oficial de su organización, exactamente como figura en los estatutos o en sus facturas. Ese nombre aparecerá en la entrada y en la factura de su visitante.
• La dirección de su organización: calle, número, código postal, municipio.
• Si los tiene, su número de empresa y su número de IVA. Si no los tiene, no es ningún problema: muchas asociaciones de hecho no tienen ninguno. Vea Configurar su organización.
• Una cuenta bancaria a nombre de la organización. La necesitará en su proveedor de pago, no aquí. Una cuenta privada funciona técnicamente, pero su tesorero y su auditor se lo agradecerán si no lo hace.
• Un smartphone para la puerta, si quiere escanear entradas.
• Aproximadamente medio día, y a ser posible bastante antes de su evento.

La cuenta en sí se crea con el asistente en /es/empezar; más abajo le explicamos por dónde empezar.

Lo que tendrá después

Cuando haya terminado, tendrá tres cosas. No es más, y tampoco necesita más.

1. Un enlace. Una dirección web que comparte en todas partes: en redes sociales, en el boletín, en un cartel como código QR, en el chat de grupo del club. Quien haga clic verá sus entradas y podrá pagar al momento.
2. Una entrada con código QR en el buzón de su visitante. Automáticamente, pocos segundos después del pago. Usted no tiene que enviar nada, ni imprimir nada, ni llevar ninguna lista.
3. Un teléfono en la puerta que dice sí o no. Su voluntario apunta la cámara al código QR del visitante. Verde: adelante. Rojo: esta entrada ya se ha usado, o no corresponde a esta noche.

Lo que no tiene que hacer

Esto está aquí porque a mucha gente le sorprende, en el buen sentido.

• No tiene que instalar ningún programa para vender. La trastienda y su tienda de entradas funcionan en un navegador normal, en cualquier ordenador. Solo para escanear en la puerta instalará una app en un teléfono.
• No tiene que firmar ningún contrato con un banco. Trabaja con un proveedor de pago, es decir, una empresa que gestiona el pago con tarjeta por usted. El alta se hace en línea, normalmente en media hora. Vea Qué es un proveedor de pago.
• No tiene que tener una web. Su tienda de entradas es una web. Si ya tiene una, puede integrar la tienda en ella, pero no es obligatorio.
• No tiene que comprar papel de entradas, ni impresora, ni caja registradora. La entrada está en el teléfono de su visitante.
• No tiene que terminarlo todo de una vez. Los seis pasos siguientes pueden repartirse a lo largo de varios días. El sistema recuerda dónde se quedó.

Primero: crear su cuenta

Si todavía no tiene una cuenta, empiece por ahí. El botón Empezar abre un asistente con seis preguntas breves: qué tipo de organización es, qué organiza y qué necesita. Al final le propone un plan y le explica por qué — y usted es libre de elegir otro. Calcule dos minutos.

Después confirma su dirección de correo con el enlace del correo de confirmación; solo entonces entra en su back office. Qué pregunta exactamente el asistente y por qué se describe en Crear su cuenta.

Si ya tiene una cuenta, simplemente inicie sesión: arriba a la derecha de cada página del sitio está el enlace Iniciar sesión, junto al botón Empezar. También está al final de la página, en el pie. Si le han invitado como empleado de una organización que ya existe, la encontrará en cuanto inicie sesión por primera vez; vea Empleados y roles.

El resto de este artículo da por supuesto que ha iniciado sesión y está en su escritorio.

La lista de verificación de su escritorio

Inicie sesión y llegará al Escritorio. Es su pantalla de inicio. Arriba está el bloque Primeros pasos con un contador («3 de 6 pasos hechos»). Cada paso que sigue pendiente es un enlace que le lleva directamente a la pantalla correcta. Los seis pasos fijos son:

1. Añada su sede
2. Cree lo que vende
3. Añada un precio en línea
4. Conecte su proveedor de pago
5. Invite a sus empleados
6. Ponga su tienda en línea

Si en el asistente marcó las franjas horarias, la venta en taquilla o su propio dominio, se añade un paso por cada elección: Prepare sus franjas horarias (que le lleva a Franjas horarias), Registre su dispositivo de caja (a Dispositivos) y Conecte su propio dominio. El bloque lo ve como propietario o administrador; un empleado de taquilla o un escáner no lo ve.

Atención: esas marcas no las pone usted. El sistema mira sus datos. Solo cuando existe de verdad una sede activa se enciende la marca de «sede». Es intencionado: una marca que usted mismo puede pulsar solo dice que alguien ha hecho clic.

En cuanto todos los pasos estén completos, el bloque desaparece. Solo vuelve si un paso queda pendiente de nuevo, por ejemplo cuando pone su única sede como inactiva.

Rellenar su organización no figura en la lista de verificación, pero sí es el mejor primer paso. Por eso el resto de este artículo empieza por ahí.

Paso 1 — Rellenar su organización

Lo que ve: a la izquierda, en el menú, está Ajustes → Organización. Llegará a una pantalla con siete pestañas arriba: Los datos, Idiomas, Identidad visual, Pases wallet, Su tienda, Facturas a los compradores y Contacto.

Lo que hace: en la primera pestaña rellena su nombre, su código de organización, su país, su moneda y su zona horaria. En la pestaña Contacto indica su dirección de correo de contacto y su dirección de facturación. Haga clic abajo en Guardar.

El nombre aparece en la entrada, en el correo de confirmación y en la factura. Escríbalo, por tanto, como se llama oficialmente, no como lo llaman por los pasillos.

El código de organización es una sola palabra corta sin espacios, por ejemplo fiestasdelagranja. Ese código forma parte de la dirección de su tienda de entradas y es también el código con el que su personal de escaneo iniciará sesión más adelante. Elíjalo bien una vez y luego déjelo estar.

Más a fondo: Configurar su organización explica cada campo por separado, incluido lo que ocurre si deja algo vacío.

Paso 2 — Añadir una sede

¿Qué es una sede? El lugar al que acude su visitante: su sala parroquial, su museo, el embarcadero del que sale el barco. Una organización puede tener varias.

Lo que ve: Ajustes → Sedes, con el botón Nueva sede arriba a la derecha.

Lo que hace: rellene el nombre tal como su visitante conoce el lugar; ese nombre aparecerá en la entrada. Indique la dirección. Debajo rellene el horario de apertura: por cada día de la semana añade bloques con una hora de inicio y una hora de fin. Una pausa al mediodía son simplemente dos bloques el mismo día. Un día de cierre lo indica en las Excepciones: una fecha sin horas significa cerrado.

Atención: el horario de apertura no es decoración. Delimita qué franjas horarias podrá crear después. Si lo deja vacío, nada lo delimita y el generador de franjas creará franjas en momentos en los que está cerrado.

Más a fondo: Organización y sede explica cuándo conviene una sola sede y cuándo dos.

Paso 3 — Lo que vende

Lo que ve: Ventas → Productos, con Nuevo producto arriba a la derecha.

Lo que hace: cree un producto por cada cosa que venda. Una entrada de acceso. Una entrada infantil. Una plaza en la mesa con menú completo. Una visita guiada. Dé a cada producto un nombre y una descripción.

De cada producto cuelga al menos un precio, y ese precio cuelga de un canal. Sin precio para el canal en línea, su producto no aparecerá en su tienda de entradas: es el error que más se comete de todos.

¿Su oferta tiene una hora fija —una visita guiada a las 14:00, una sesión de sauna de dos horas—? Entonces active las franjas horarias. Una franja horaria es un momento con un número máximo de plazas. Si vende entradas de día normales, no las necesita.

Más a fondo: Productos y precios y Franjas horarias.

Paso 4 — Conectar su proveedor de pago

¿Qué es un proveedor de pago? Una empresa que gestiona el pago de su visitante: Bancontact, tarjeta u otro método. El dinero de su visitante llega después a su cuenta. Usted usa su propia cuenta en Mollie, Stripe o Bancontact Pro; nosotros no estamos por medio.

Lo que ve: Ajustes → Pagos.

Lo que hace: elija su proveedor y siga la conexión. Después haga un pago de prueba con su propia tarjeta y devuélvase el dinero. Le costará diez minutos y es la única manera de saber con certeza que funciona.

Sin proveedor conectado, su tienda de entradas sigue funcionando para las inscripciones gratuitas. Lo único que no se podrá pedir son las entradas de pago.

Más a fondo: Qué proveedor de pago elegir, Conectar un proveedor de pago y Hacer un pago de prueba.

Paso 5 — Invitar a sus empleados

Lo que ve: Ajustes → Empleados, con Invitar a un empleado arriba.

Lo que hace: indique la dirección de correo y elija un rol. Quien escanea en la puerta recibe el rol escáner: solo puede escanear y no ve nada más. Quien además vende entradas en la taquilla recibe el rol taquilla.

La persona invitada recibe un correo con un enlace y elige ella misma una contraseña. Usted, por tanto, no elige ninguna por ella.

Atención: invite siempre al menos a una segunda persona. Una organización a la que solo usted tiene acceso se para en cuanto usted se pone enfermo o se va de vacaciones.

Más a fondo: Empleados y roles.

Paso 6 — Poner su tienda en línea y compartir su enlace

Lo que ve: Ajustes → Organización → Su tienda, con dos interruptores.

Lo que hace: deje activada La venta en línea está activada —así viene ya en una organización nueva— y active Publicado cuando quiera que los buscadores puedan encontrar su tienda. Solo cuando Publicado está activado se marca el paso Ponga su tienda en línea de su lista de verificación. Debajo del formulario, en el bloque Compartir su tienda, está la dirección de su tienda, lista para copiar.

Esa dirección tiene la forma /{taal}/s/{su-codigo}. Póngala en su web, en redes sociales, o conviértala en un código QR para un cartel. Si quiere integrar la tienda en su propio sitio o que funcione bajo su propio dominio, vea Integrar su tienda de entradas.

¿Y en la puerta?

Instale la app de escaneo en uno o varios teléfonos. Su personal de escaneo inicia sesión con el código de organización y su propia dirección de correo. Ese rol solo puede escanear: nada de ingresos, nada de pedidos, nada de ajustes. Vea App de escaneo y personal de escaneo.

Una cronología: la cena de una asociación

Una cena es una sola noche, con una venta que dura varias semanas.

Cuándo	Lo que hace
Cuatro semanas antes	Pasos 1 a 4: organización, sede, productos y precios, proveedor de pago. Haga el pago de prueba ahora, no más tarde.
Tres semanas antes	Ponga su tienda en línea y comparta el enlace. Ponga el código QR en su cartel y en su boletín.
Dos semanas antes	Eche un vistazo cada día a Pedidos. ¿Ve cero ventas después de una acción de difusión intensa? Pruebe entonces usted mismo el enlace en su teléfono.
Una semana antes	Invite a sus voluntarios con el rol escáner. Haga que instalen la app e inicien sesión una vez, no la misma noche.
El día anterior	Haga un escaneo de prueba con una entrada propia. Cargue los teléfonos. Asegúrese de que hay cobertura de red en la puerta.
El día mismo	Escanee en la puerta. A quien llegue sin entrada, véndale en la taquilla.
El día siguiente	Mire sus ingresos y su liquidación. Vea Liquidación y costes.

Una cronología: un museo que vende todo el año

Un museo no tiene una fecha hacia la que todo converge. El montaje es el mismo, pero el ritmo es distinto.

Cuándo	Lo que hace
En la semana de arranque	Pasos 1 a 6 de una vez, y rellene su horario de apertura de forma completa y correcta. En un museo esas horas son su dato más importante.
Antes de abrir	Active las franjas horarias si deja que sus visitantes elijan una hora. Genere franjas para el mes siguiente, no para todo el año.
Cada mes	Genere las franjas del mes siguiente. Si vuelve a ejecutar el generador sobre el mismo periodo, solo se añadirán las franjas que faltan.
En cada día de cierre	Indique la fecha en las Excepciones de su sede en cuanto la conozca. Es decir, ya en enero para el puente de mayo.
Cada temporada	Mire en Ajustes → Empleados la columna Último acceso y elimine a quien lleve un año sin aparecer.

Errores frecuentes

• Un producto sin precio en línea. El producto existe, pero nadie lo ve en su tienda. Añada un precio con el canal en línea.
• Dejar el horario de apertura vacío. El generador de franjas creará entonces franjas en momentos en los que está cerrado. Rellene el horario antes de generar franjas.
• Cambiar el código de organización después de haberlo compartido. Cada enlace compartido y cada código QR impreso dejará de funcionar. Elíjalo una sola vez.
• Descubrir la misma noche que todavía hay que instalar la app de escaneo. Haga que sus voluntarios inicien sesión una vez, una semana antes.
• No hacer un pago de prueba. Un proveedor mal conectado solo lo notará cuando un visitante de verdad abandone, y ese no vuelve.

¿Y si …?

¿Y si no tengo número de IVA?

Entonces deja el campo vacío. Muchas asociaciones de hecho no tienen ninguno. Puede vender sin más. Vea Configurar su organización.

¿Y si mi evento es ya la semana que viene?

Entonces hace hoy los pasos 1 a 4 y mañana los pasos 5 y 6. Se puede hacer en un solo día. No se salte el pago de prueba, ni siquiera con prisa.

¿Y si todavía no tengo proveedor de pago y aun así quiero empezar?

Ponga sus productos como gratuitos y use la tienda de momento como formulario de inscripción. En cuanto su proveedor esté conectado, les pone precio.

¿Y si en la puerta no hay internet?

Pruébelo allí mismo antes de que empiece su evento, y tenga a mano un segundo dispositivo con cobertura móvil. Vea App de escaneo y personal de escaneo.

¿Y si he rellenado algo mal?

Casi todo se puede modificar después. Las dos excepciones con las que hay que tener cuidado: el código de organización (rompe los enlaces compartidos) y bajar el aforo de una franja horaria por debajo de lo ya vendido (no se puede, y con razón).

Preguntas frecuentes

¿Tengo que pagar antes de poder probar algo? Puede recorrer todo el montaje y ver su tienda antes de vender nada. Lo que incluye exactamente su plan lo encontrará en Su plan y la pausa.

¿Adónde va a parar el dinero de mis visitantes? A su propia cuenta, a través de su propio proveedor de pago. Vea Liquidación y costes.

¿Puedo vender entradas también en la puerta? Sí. La caja de mostrador vende con los mismos productos y el mismo aforo, así que no puede llenar una sala dos veces. Vea La caja de mostrador.

¿Mi visitante tiene que imprimir su entrada? No. Basta con el código QR en su teléfono. Si prefiere imprimirla, el mismo código QR funciona igual de bien en papel.

Soy el tesorero y no conozco la mitad de las palabras. ¿Por dónde empiezo? Por el glosario. Allí encontrará cada término técnico de este manual explicado en una frase.

¿Atascado?

Escríbanos. Cada correo llega a alguien que ha construido el sistema, y una pregunta sobre su propia situación nunca es demasiado pequeña.

Elegir su idioma

El back office existe en siete idiomas: neerlandés, francés, inglés, alemán, italiano, búlgaro y español. Puede cambiarlo en dos sitios:

• Arriba a la derecha, junto al círculo con sus iniciales, hay una lista de idiomas. Elija otro y la pantalla se recarga al instante en ese idioma. Si ha iniciado sesión, Passavo guarda esa elección también en su perfil al momento. También puede hacerlo en la pantalla de acceso, antes de identificarse.
• En su perfil (haga clic en el círculo con sus iniciales arriba a la derecha y luego en Perfil) está el campo Idioma. Lo que guarde ahí, Passavo lo recuerda la próxima vez, en cualquier dispositivo.

Esta elección solo afecta al back office. Su tienda, sus entradas y sus correos siguen el idioma de su visitante, no el suyo.

Reducir el menú

Arriba a la izquierda, junto al logotipo, hay un botón con una flecha hacia la izquierda. Haga clic y el menú se pliega en una columna estrecha de iconos, sin texto. Así queda más sitio para sus tablas, por ejemplo en la taquilla o en un portátil pequeño. Pase el ratón por un icono y aparece su nombre. Haga clic arriba en el botón con la flecha hacia la derecha y el menú vuelve completo. Passavo recuerda su elección en este navegador. En una pantalla estrecha, como la de un teléfono, el menú está detrás del botón con tres rayas.