museumPASSmusées

Quien muestra un museumPASSmusées entra gratis en un museo participante. Este artículo explica qué es ese pase, cómo participa su museo, cómo registrar una visita en el mostrador y en la tienda, y cómo generar cada mes un archivo para la liquidación.

Qué es museumPASSmusées

Es un pase anual para museos de toda Bélgica. El titular paga una vez al año y después puede acudir tantas veces como quiera a la colección permanente de cada museo participante, gratis. Las exposiciones temporales suelen estar incluidas gratis o con descuento.

Unos cuantos datos que ayudan a entender en qué participa:

• El pase vale un año desde la compra.
• Participan más de 260 museos, repartidos por Flandes, Valonia y Bruselas. Eso lo convierte en uno de los pocos proyectos culturales que funciona por encima de las fronteras comunitarias.
• El pase lo gestiona una sociedad con finalidad social, creada por el Consejo de Museos de Bruselas, el Vlaams Museumoverleg, ICOM Belgique y Musées et Société en Wallonie, y publiq vzw.
• El visitante muestra el pase físicamente o a través de la aplicación del pase de museos. En la aplicación hay un código QR que sirve de justificante de acceso.
• También existe una tarifa reducida para quien tiene derecho a ella, igual que con UiTPAS. Para usted eso no cambia nada: ve sin más un pase válido.

Para usted como museo, lo más importante es que el emisor le paga una compensación por visita. Un visitante con un pase de museos no es, por tanto, un visitante gratuito: es un visitante que ha pagado en otro sitio y por el que usted recibe después una compensación, en función del número de visitas que haya registrado. Por eso contar es tan importante.

Cómo participa su museo

La participación se gestiona directamente con el emisor, al margen de Passavo.

1. Vaya a museumpassmusees.be y busque la vía de contacto para museos.
2. Póngase en contacto y explique qué museo es y qué ofrece.
3. Sigue una conversación sobre las condiciones: qué partes de su museo entran en el pase, qué pasa con las exposiciones temporales y qué compensación recibe por visita.
4. Tras el convenio, su museo aparece en su lista y en su aplicación, y puede empezar a registrar visitas.

Pida las condiciones y los importes exactos al propio emisor; no están publicados por completo en su web.

¿Funciona? Sí

De la tarjeta a la liquidación va así:

1. el visitante muestra su museum pass; usted escribe el número en el único campo de entrada del mostrador, o él mismo lo escribe en la tienda;
2. Passavo lo reconoce por el número (de 10 a 13 cifras) y registra la visita como entrada de cero euros, con fecha y hora;
3. a final de mes hace clic en Descargar la liquidación (CSV) y envía ese archivo al emisor, que le paga por visita.

Un CSV es un simple archivo de tabla que se abre en Excel o Numbers. Nada más.

Lo que Passavo no hace: preguntar al emisor si esa tarjeta concreta sigue siendo válida. No existe ningún servicio para eso, en ningún sistema de entradas; para UiTPAS sí existe. En el mostrador, por tanto, usted mismo echa un vistazo a la tarjeta, exactamente como hoy. La diferencia con hoy: la hoja de recuento ya no se puede perder.

Qué necesita de antemano

• Un acuerdo vigente con el emisor del museum pass.
• El rol Propietario: solo el propietario puede configurar los pases externos.
• Un producto de acceso con un precio normal, para que haya algo frente a lo que poner la visita.
• Cinco minutos para activarlo; después cuesta unos segundos por visita en el mostrador.

Paso 1 — Activarlo

1. En el menú de la izquierda, bajo el encabezado Ajustes, haga clic en Pases externos.
2. Active Aceptamos museumPASSmusées.
3. Haga clic en Guardar.

No hay más. No hay claves, porque no hay nada a lo que conectarse.

Un número de museum pass tiene de 10 a 13 cifras; así es como Passavo reconoce la tarjeta. La pantalla le muestra qué formato se reconoce. Si alguien muestra una tarjeta válida que no se reconoce, envíe el número a la asistencia. Nosotros ajustamos el reconocimiento; usted no tiene que hacer nada.

Atención: si también acepta UiTPAS, un número de exactamente trece cifras se lee como UiTPAS. Si un museum pass tiene trece cifras, comuníquelo a la asistencia.

Paso 2 — Registrar una visita en el mostrador

1. Marque la entrada normal, como si el visitante fuera a pagar.
2. Escriba el número del pase en el campo UiTPAS o museum pass.
3. Haga clic en Aplicar.
4. El precio de una entrada pasa a cero.
5. Cobre con Gratis.

Ese primer paso parece superfluo, pero no lo es. Al marcar primero la entrada normal, el sistema sabe qué visita era y cuánto habría costado. Eso es precisamente lo que tiene que figurar después en su liquidación.

Paso 3 — Registrar una visita en la tienda

En la tienda online pasa lo mismo en la página de pago: el visitante pone su entrada en la cesta, rellena su Número del pase bajo ¿Tiene una UiTPAS o un museum pass? y hace clic en Aplicar.

Un pase vale para una persona. Si viene una familia con tres pases, añádalos uno por uno; la línea se divide cada vez.

Por qué cero euros y no un descuento

Una visita con pase de museos no es una reducción de precio sino un abono pagado en otro sitio. Por eso el importe está realmente a cero y no en «precio menos descuento». De lo contrario se calcularía IVA sobre una venta que aquí no se produce.

Por la misma razón, un pedido así recibe el canal museumPASSmusées y no cuenta en su facturación diaria del mostrador. No es facturación; su compensación viene del emisor, más tarde y de una vez.

Atención: eso significa también que por la noche su caja no cuadra con su número de visitantes. Es normal. Revise sus visitantes en la vista general y no en el total de su caja.

Paso 4 — La liquidación mensual

1. En el menú de la izquierda, bajo el encabezado Ajustes, haga clic en Pases externos.
2. Abajo del bloque museumPASSmusées, elija el mes. Por defecto ya está puesto el mes anterior.
3. Mire en la pantalla cuántas visitas se han registrado este mes y el mes pasado, para saber qué esperar.
4. Haga clic en Descargar la liquidación (CSV).
5. Abra el archivo y revíselo antes de enviarlo.

El archivo contiene una línea por visita:

Columna	Qué contiene
datum, tijdstip	Cuándo se registró la visita
pasnummer	El número tal como se escribió
product	Qué entrada habría sido
bestelling	El número de pedido, para volver a encontrarlo
normale_prijs	Lo que habría costado sin el pase
aangerekend	Lo que pagó el visitante (cero)
valuta	La moneda, normalmente EUR

El archivo se abre en Excel sin preguntas: punto y coma como separador y comas en los importes.

Las visitas retiradas no están. Una visita anulada que se liquida de todos modos es justo el tipo de error que salta a la vista cuando el emisor se pone a contar por su cuenta. Una visita solo se retira con un reembolso a través de su proveedor de pagos — y una visita de cero euros nunca lo tiene. Más abajo se explica qué hacer con una visita registrada por error.

Errores frecuentes

No registrar primero la entrada. Entonces la visita no lleva producto ni precio normal, y su liquidación queda inservible. Registre siempre primero la entrada normal.

Dejar pasar al visitante sin registrarlo. Esa es una visita por la que no recibe ninguna compensación. Para usted, cada visita sin registrar es dinero perdido.

Usar un pase para varios visitantes. Un pase es una persona. Añada cada pase por separado.

Enviar la exportación del mes equivocado. Compruebe el campo de año y mes antes de descargar, y compare el número de líneas con el número que aparece en la pantalla.

Contabilizar la visita como descuento del cien por cien. Entonces se aplica IVA a una venta que aquí no se produce, y la visita cuenta en su facturación diaria. Use el campo del pase.

Qué pasa si …

… ¿una tarjeta válida no se reconoce?

El formato del número es un ajuste y todavía no está confirmado por el emisor. Facilítenos el número y el patrón se corregirá, sin que haga falta una versión nueva. Mientras tanto, no deje al visitante en la estacada: cobre como gratis y anote el número a mano, para que aun así pueda entrar en su liquidación.

… ¿alguien muestra un pase que parece caducado?

No hay nada con lo que comprobarlo. Mire la fecha de caducidad en la tarjeta o en la aplicación, como haría también con una lista en papel. En caso de duda: déjele pasar y comuníqueselo al emisor.

… ¿se ha registrado una visita por error?

Anule la entrada en el pedido, para que ya no funcione en la puerta. Pero en la liquidación mensual la visita sigue: el panel no tiene un botón para retirar una visita de museum pass. Borre usted mismo esa línea del archivo CSV antes de enviarlo, y anote el número de pedido para poder explicarlo más adelante.

… ¿el emisor pide otro formato de archivo?

Abra el CSV en Excel y conviértalo en lo que ellos pidan. Las columnas contienen todo lo necesario para localizar una visita: fecha, hora, número de pase, producto y número de pedido.

Preguntas frecuentes

¿Se comprueba el número de pase? No, solo la forma. No hay ningún servicio al que presentarlo. Quien muestra la tarjeta físicamente, la tiene — así funciona también en un mostrador con una lista en papel.

Una tarjeta válida no se reconoce. ¿Y ahora qué? El formato es un ajuste. Facilítenos el número; entonces el patrón se corrige, sin versión nueva.

¿Puedo hacer que la exportación se ejecute sola? No. Descargue el archivo usted mismo cada mes con Descargar la liquidación (CSV); es un solo clic.

¿Me pagan algo por una visita con pase de museos? Sí. El emisor paga al museo una compensación por visita. Cuánto es eso figura en su convenio con ellos; Passavo no conoce ese importe y, por tanto, tampoco calcula nada con él.

¿Cuenta una visita con pase de museos en mis cifras de visitantes? Sí. La visita existe como entrada de cero euros con el canal museumPASSmusées. Cuenta para sus visitantes, pero no para su facturación.