Aplicación de escaneo y personal de escaneo

En la puerta, las entradas se escanean con un móvil. Este artículo explica qué hace la aplicación de escaneo, cómo instalarla en un dispositivo Android o en un iPhone, cómo dar a alguien permisos de escaneo, y qué decirle al visitante cuya entrada muestra «no válida». Después de este artículo tendrá un dispositivo funcionando en su entrada y sabrá quién puede manejarlo.

¿Qué hace en realidad la aplicación de escaneo?

En cada entrada hay un código QR: ese patrón de cuadraditos que también ve en un billete de tren o en un paquete de café. En esos cuadraditos va escondido un código largo y único — una especie de número de serie que existe una sola vez.

La aplicación de escaneo hace exactamente una cosa con él. Usted pone la cámara del móvil delante de ese código QR, la aplicación lee el código y le dice en menos de un segundo si esa persona puede pasar. Nada más. No hay precios dentro, ni facturación, ni cifras de venta — la gente de la puerta no tiene por qué verlo y por eso tampoco lo recibe.

Después de un escaneo válido, esa entrada está usada. Quien presente la misma entrada una segunda vez — por ejemplo porque la reenvió a un amigo — recibe un aviso de que ya ha entrado.

Los tecnicismos de este artículo están también en el glosario.

Qué necesita de antemano

• Un móvil o una tableta con cámara, Android o iPhone, uno por entrada.
• El rol propietario en la backoffice, para invitar a alguien como escáner. Solo un propietario puede invitar a empleados.
• El código de organización de su organización: una palabra clave corta sin espacios, como demo-bezoekerscentrum. Lo encuentra en tres sitios: en la barra de direcciones de su back office, justo después de /app/; en Ajustes → Organización, en el campo Código de organización; y arriba en la página Empleados. También está en cada correo de invitación.
• La dirección de correo de cada persona que vaya a escanear.
• Media hora, la primera vez. Después, preparar un dispositivo es cuestión de dos minutos.

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Paso 1 — invitar a alguien como escáner

Un escáner es un empleado con exactamente un permiso: escanear entradas. No puede modificar productos, ni ver pedidos, ni devolver dinero. Es deliberadamente tan estrecho: en una entrada suele haber un voluntario que ayuda una sola noche.

1. Vaya en la backoffice a Ajustes → Empleados.
2. Haga clic en Invitar a un empleado e introduzca la dirección de correo y el nombre.
3. En Rol, elija el rol Escáner.
4. Esa persona recibe un correo con un enlace para elegir una contraseña. Ese enlace es válido durante 60 minutos. En cuanto elige su contraseña con él, queda activa y su dirección de correo queda confirmada al instante. Si ya tenía una cuenta, queda activa en su primer inicio de sesión.

La explicación completa sobre los roles está en Empleados y roles.

Atención: invite a cada escáner por separado. Una cuenta compartida con una contraseña que circula en un papelito parece práctico, pero después ya no verá quién ha escaneado qué — y no podrá retirarle el acceso a una sola persona sin dejar fuera a todas las demás.

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Paso 2 — instalar la aplicación en el móvil

Instalar una aplicación significa: bajar el programa de una tienda a su móvil. Qué tienda sea depende de su dispositivo.

Un iPhone o un iPad

La aplicación está en la App Store, el icono azul con una «A» blanca de pinceladas. Abra en el propio dispositivo Passavo en la App Store, toque Descargar y confirme con el código del dispositivo, Face ID o Touch ID. También puede buscar simplemente Passavo en la App Store.

Al cabo de medio minuto el icono está en su pantalla de inicio. Las actualizaciones llegan después solas, igual que en sus otras aplicaciones.

Un dispositivo Android (Samsung, Google Pixel, Xiaomi, …)

Los dispositivos Android descargan aplicaciones de la Play Store, el triangulito de colores que viene de serie en el dispositivo. Para Android le enviamos nosotros el enlace: tóquelo, la Play Store se abre en la página correcta y toca Instalar. Pídanoslo sin problema en support@passavo.eu — lo recibe el mismo día laborable.

A través de TestFlight, si recibe una versión de prueba

TestFlight es el servicio de pruebas de Apple. Lo usamos para dar una versión nueva primero a un grupo pequeño, antes de que llegue a la App Store. No es, pues, otra aplicación ni una aplicación de peor calidad — es la misma aplicación, por otra puerta. Si no ha recibido ninguna invitación, aquí no tiene que hacer nada: la App Store normal basta.

Así funciona:

1. Recibe de nosotros una invitación por correo en la dirección que haya indicado.
2. Instala primero TestFlight desde la App Store. Es una aplicación gratuita de Apple, un icono naranja con un avioncito blanco.
3. Abre el correo de invitación en el móvil y toca el botón que hay dentro.
4. TestFlight se abre y muestra la aplicación. Toca Instalar.

Atención: una invitación de TestFlight es personal y corresponde a una sola dirección de correo. No reenvíe el correo a un compañero — él no podrá hacer nada con ella. Pídanos sin problema una segunda invitación; no cuesta nada.

Paso 3 — iniciar sesión

Abra la aplicación. Verá tres campos.

Campo	Qué introduce
Código de organización	La palabra clave corta de su organización. Las mayúsculas dan igual
Correo electrónico	La dirección con la que se ha invitado al escáner
Contraseña	La contraseña que él mismo ha elegido

El código de organización hace que la aplicación sepa a qué organización debe llamar. En la misma plataforma hay cientos de asociaciones; sin ese código, una dirección de correo no sería suficiente.

Si el inicio de sesión funciona, el dispositivo aparece en la backoffice en Caja → Dispositivos, con la marca y el modelo del móvil como nombre. Póngale allí un nombre que se corresponda con la realidad («Puerta 2», «Entrada lateral»): haga clic en Editar junto al dispositivo y cambie el Nombre. Ante un problema, ese nombre es lo único que le seguirá sirviendo.

Atención: si el inicio de sesión no funciona, verá dos avisos distintos, y la diferencia es importante. «Datos de acceso incorrectos» significa que el código, la dirección o la contraseña no son correctos. Un aviso sobre la falta del permiso de escaneo significa que la cuenta sí existe pero le falta el rol de escáner — entonces tiene que volver al paso 1.

Tras cinco intentos fallidos en un minuto, la aplicación espera un momento. No es una avería; frena a quien esté adivinando contraseñas.

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Paso 4 — recuperar el manifiesto

Al iniciar sesión, cada vez que abre la aplicación mientras hay red, y cuando usted mismo lo pide, la aplicación recupera un manifiesto: la lista de entradas para hoy. Piense en la lista de invitados que un portero lleva en la mano. Para actualizarlo usted mismo, vaya en la aplicación a Ajustes → Actualizar lista.

Con ella puede seguir escaneando cuando se cae la red, y la red se cae. En un sótano, en una carpa, en un prado con trescientas personas colgadas todas de su móvil.

La aplicación decide cada escaneo ella misma, con ese manifiesto, y muestra la respuesta al instante. En cuanto hay conexión, envía sus escaneos. En la puerta usted no nota nada.

El manifiesto no contiene códigos de entrada sino solo su huella digital — un cálculo irreversible sobre el código. Un dispositivo robado con un manifiesto descargado no da, pues, ningún código QR aprovechable.

Actualice el manifiesto poco antes de abrir las puertas. Una entrada vendida después de la última actualización no está en el dispositivo. Más abajo se explica cómo la trata la aplicación.

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Entradas vendidas después de actualizar

Una entrada vendida después de descargar el manifiesto no está en el dispositivo. A partir de la versión 1.2 de la aplicación ocurre lo siguiente:

• con conexión, la aplicación consulta ese código en línea al momento y muestra la respuesta: válida, con el producto y el nombre, o no válida. Tarda unos segundos como mucho. Después, el dispositivo reconoce un segundo escaneo de la misma entrada incluso sin conexión;
• sin conexión no es posible: la aplicación indica entonces no válida y pone el escaneo en la cola. Si vende en la puerta mientras se escanea, asegúrese de que los dispositivos estén en línea.

Entradas de prueba. Una entrada de un pedido de prueba (pagado en el modo de prueba de su proveedor de pago) nunca da acceso. La aplicación muestra entonces Entrada de prueba — sin acceso. Quien muestra una entrada así no ha pagado de verdad: remítalo a la taquilla.

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Qué ve en la pantalla

Resultado	Significado
VÁLIDA	Déjele pasar. La entrada está ahora usada.
ATENCIÓN	Esta entrada ya se ha escaneado; la pantalla muestra a qué hora. Con un abono anual: ya ha entrado hoy.
NO VÁLIDA	No dejar pasar sin comprobarlo. El código no está en el manifiesto (desconocido, falsificado o vendido después de la última actualización), la entrada está anulada o devuelta, o un abono anual está bloqueado o no es válido ese día.

Cada resultado tiene, además de un color, un icono y una palabra. No es exceso: en una entrada hay gente bajo un sol fuerte o con daltonismo, y entonces el color por sí solo no es una señal.

En un escaneo válido ve también el producto y, si existen, la franja horaria y el nombre del visitante. Si la entrada se ha vendido a través de un revendedor, ese nombre aparece al lado. Parece un detalle hasta que tiene delante a alguien con un vale de una web de reservas: entonces sabe de inmediato a quién remitirle.

¿Qué dice ante un «atención» o un «no válida»?

Esta es la parte más difícil del trabajo, y no tiene nada que ver con la técnica. Unas cuantas frases que funcionan:

• «Esta entrada figura como usada. ¿Puede que ya haya entrado usted, o ha recibido otra persona el mismo código?»
• «Aquí no me sale la pantalla verde. ¿Puede apartarse un momento? Así lo miramos juntos y dejo que siga la cola.»
• «Con este código no puedo dejarle pasar aquí, pero mi compañero de la taquilla puede buscar su pedido.»

Tres cosas que no hace: discutir en la cola, llamar falsificador a alguien, o dejarle pasar igualmente porque hay mucha gente. Aparte a esa persona, deje que la cola siga y que alguien con acceso a la backoffice busque el pedido. Véase Seguimiento de pedidos.

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Cómo mantener la cola fluida

La aplicación escanea rápido. La cola se para por motivos muy distintos.

• Suba el brillo del móvil del visitante. Una pantalla oscura no la lee la cámara. Pídalo sin más: «¿Puede poner la pantalla más brillante?»
• Fuera la funda. Una lámina protectora tintada o una funda de tapa sobre la pantalla es la causa más frecuente de un escaneo que no sale.
• Deje que el visitante presente su pantalla, no le coja el móvil. Va más rápido y usted no es responsable si algo se cae.
• Diga de antemano dónde tienen que colocarse. Un cartelito de «Tenga su entrada preparada» diez metros antes de la puerta gana más tiempo que una aplicación más rápida.
• El papel también se escanea. Una entrada impresa en papel blanco, sujeta plana, suele ser el escaneo más rápido de la noche.
• Con sol fuerte: colóquese de espaldas al sol, o use su propio cuerpo como sombra sobre la pantalla del visitante.

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Varias entradas

Cada dispositivo escanea de forma independiente. Use cuatro en una misma puerta sin problema. Los escaneos se registran como observaciones sueltas: quién ha escaneado qué y cuándo sigue siendo visible, también cuando dos dispositivos ven la misma entrada muy seguidos.

Atención: un dispositivo no sabe al instante lo que ha escaneado otro. Solo lo sabe cuando actualiza su manifiesto. Si alguien presenta el mismo código en dos entradas muy seguidas, el segundo dispositivo puede mostrar todavía VÁLIDA. Después, ese segundo escaneo sí aparece como Ya escaneada en la backoffice: en Ajustes → Empleados, en el empleado bajo Detalles, en la lista Escaneos.

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Un dispositivo perdido

Un móvil que circula por la entrada acaba perdiéndose alguna vez. Haga entonces esto, en este orden:

1. Retire el permiso de escaneo al usuario que estuviera conectado en ese dispositivo. Vaya a Ajustes → Empleados y haga clic en Eliminar junto a esa persona; su acceso a su organización desaparece. El permiso de escaneo se comprueba de nuevo en cada petición, así que el dispositivo queda fuera en la siguiente sincronización.
2. Haga que esa persona cambie su contraseña, para que tampoco se pueda volver a iniciar sesión. Si más adelante tiene que volver a escanear, invítela de nuevo.
3. Ponga el dispositivo en inactivo en Caja → Dispositivos (ábralo con Editar y desactive Activo), para que deje de aparecer como utilizable en su lista.
4. Después, simplemente inicie sesión en la aplicación en el dispositivo sustituto. Aparece solo como dispositivo nuevo en su lista.

La identificación del dispositivo se guarda en nuestra casa con un hash, así que tampoco una copia de la base de datos da un dispositivo operativo. Y como se dice más arriba: el manifiesto del dispositivo desaparecido no contiene ningún código aprovechable.

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Lista de comprobación: una hora antes de abrir las puertas

• Cada dispositivo de escaneo está cargado o enchufado a una batería externa.
• Cada dispositivo tiene la sesión iniciada y muestra el nombre correcto de la organización.
• El manifiesto está actualizado en cada dispositivo.
• El brillo de la pantalla está alto y el bloqueo automático está en al menos dos minutos.
• Usted sabe quién está en cada entrada y quién puede abrir la backoffice cuando haya que buscar una entrada.
• Hay un dispositivo de reserva preparado, o al menos un segundo móvil con la aplicación instalada.
• Sus escáneres saben qué decir ante un «no válida».
• ¿Vende también en la puerta? Entonces cada dispositivo de escaneo tiene red, para poder volver a actualizar el manifiesto tras una venta.

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La misma aplicación hace más que escanear

La aplicación no es solo un escáner. Quien inicia sesión con el rol taquilla, administrador o propietario recibe después del acceso una pantalla de inicio con dos baldosas: Escanear y Caja. La segunda abre la caja de taquilla completa dentro de la propia aplicación, en un iPad o en una tableta Android — práctico en una mesa donde vende y escanea a la vez. Arriba hay un botón para cambiar rápidamente.

Para su personal de escaneo no cambia nada. Quien solo tiene el rol escáner no ve esa pantalla de inicio: tras iniciar sesión, la aplicación va directa a la pantalla de escaneo, como siempre. No se añaden precios, importes ni cifras de venta.

Cómo montar la caja en una tableta figura en La caja de taquilla.

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Errores frecuentes

• Una sola cuenta para todos los escáneres. Así no puede ver quién ha escaneado qué ni dejar fuera a una sola persona. Invite a cada uno por separado.
• No actualizar el manifiesto. Las entradas vendidas esta mañana no están entonces en el dispositivo y reciben NO VÁLIDA. Actualícelo justo antes de abrir las puertas.
• Cerrar sesión con escaneos pendientes. Los escaneos que aún no se han enviado se pierden al cerrar sesión. Mire primero en Ajustes: ¿pone «Todo enviado»? Si no, toque Enviar ahora.
• El móvil con bloqueo automático a los treinta segundos. Su escáner se pasa toda la noche desbloqueando su dispositivo. Póngalo más largo.
• Reenviar una invitación de TestFlight. Corresponde a una sola dirección de correo. Pida una segunda invitación.
• Discutir en la cola ante una entrada no válida. Aparte a esa persona y deje que la cola siga.

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Qué pasa si …

¿Qué pasa si la cámara no lee nada?

Compruebe tres cosas, en este orden: si el brillo de la pantalla del visitante está alto, si hay una funda o una lámina encima, y si el objetivo de la cámara de su propio dispositivo está sucio. Un objetivo que ha pasado una noche en un bolsillo del pantalón está turbio. Un pase con la manga resuelve más de lo que uno pensaría.

¿Qué pasa si no hay red en absoluto?

Entonces la aplicación sigue escaneando con el manifiesto que ya tiene. Usted no nota nada. Los escaneos van a una cola en el dispositivo y se envían en cuanto hay conexión de nuevo — aunque sea horas después.

Lo que entonces no se puede: reconocer una entrada vendida después de recuperar el manifiesto — la aplicación la muestra como NO VÁLIDA. Si vende en la puerta mientras se escanea, procure que haya red en la entrada y actualice el manifiesto después de una de esas ventas.

¿Qué pasa si la misma entrada se escanea dos veces?

En el mismo dispositivo, el segundo escaneo muestra ATENCIÓN, con la hora del primer escaneo. En otro dispositivo, eso solo ocurre cuando ese dispositivo ha actualizado su manifiesto; véase «Varias entradas» más arriba. El primer escaneo sigue siendo el válido. Si un escaneo más antiguo llega más tarde porque un dispositivo estaba sin conexión, la hora de entrada se desplaza a ese momento más temprano: el orden en que la gente entró de verdad pesa más que el orden en que la red lo transmitió.

¿Qué pasa si un visitante no encuentra su entrada?

Busque el pedido en la backoffice y reenvíe el correo de confirmación. También puede marcar al visitante en la propia aplicación: búsquelo por su nombre en la pestaña Hoy y toque Registrar. Eso cuenta como un escaneo normal.

¿Qué pasa si el móvil del escáner se queda sin batería?

Para eso está el dispositivo de reserva de la lista de comprobación. Un segundo dispositivo inicia sesión, recupera el manifiesto y funciona de inmediato. Los escaneos del dispositivo descargado llegan igualmente en cuanto se vuelve a encender y tiene red — aunque sea al día siguiente, siempre que nadie cierre sesión en ese dispositivo mientras tanto.

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Preguntas frecuentes

¿Cuesta dinero la aplicación? No. La aplicación está incluida en su suscripción. Lo que sí necesita es un dispositivo capaz de ejecutarla.

¿Cuántos dispositivos puedo usar? Tantos como entradas tenga. Cada dispositivo escanea de forma independiente y mantiene su propia cola.

¿Ven mis escáneres cuánto hemos facturado? No. En la aplicación de escaneo no hay precios, ni importes, ni cifras de venta. Solo ven lo necesario para dejar pasar a alguien.

¿Funcionan también los abonos anuales en la aplicación de escaneo? Sí. Un abono anual lleva el mismo tipo de código QR y está en el mismo manifiesto, con el número de visitas que puede dar al día. Véase Abonos anuales.

¿Tiene que tener cada escáner su propio dispositivo? No, el dispositivo pertenece a la entrada y no a la persona. Si alguien cambia de turno, puede continuar en el mismo dispositivo — pero los escaneos quedan entonces a nombre de quien tenga la sesión iniciada. Si quiere llevar eso con precisión, haga que el nuevo equipo inicie sesión de nuevo. Antes de cerrar sesión, toque Ajustes → Enviar ahora; si no, los escaneos pendientes se pierden.