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Application de scan et personnel de scan

Application de scan et personnel de scan

Appairer un appareil, scanner sans réseau, et que faire d'un appareil égaré.

À l'entrée, vous scannez les billets avec un téléphone. Cet article explique ce que fait l'application de scan, comment l'installer sur un appareil Android ou un iPhone, comment donner à quelqu'un des droits de scan, et ce que vous dites au visiteur dont le billet affiche « non valide ». Après cet article, un appareil fonctionnel se trouve à votre entrée et vous savez qui peut l'utiliser.

Que fait l'application de scan, au juste ?

Sur chaque billet figure un code QR : cette trame de petits carrés que vous voyez aussi sur un billet de train ou sur un paquet de café. Dans ces petits carrés se cache un code long et unique — une sorte de numéro de série qui n'existe qu'une fois.

L'application de scan n'en fait qu'une seule chose. Vous placez la caméra du téléphone devant ce code QR, l'application lit le code, et elle vous dit en moins d'une seconde si cette personne peut entrer. Rien de plus. Elle ne contient aucun prix, aucun chiffre d'affaires, aucun chiffre de vente — les gens à l'entrée n'ont pas à le voir et ne le reçoivent donc pas.

Après un scan valable, ce billet est utilisé. Qui présente le même billet une deuxième fois — parce qu'il l'a transmis à un ami, par exemple — reçoit un message disant qu'il est déjà entré.

Les termes techniques de cet article figurent aussi dans le lexique.

Ce dont vous avez besoin au préalable

Un téléphone ou une tablette avec une caméra, Android ou iPhone, un par entrée.
Le rôle propriétaire dans le back-office, pour inviter quelqu'un comme scanner. Seul un propriétaire peut inviter des collaborateurs.
Le code de l'organisation : un mot-clé court sans espaces, comme demo-bezoekerscentrum. Vous le trouvez à trois endroits : dans la barre d'adresse de votre back-office, juste après /app/ ; sous Paramètres → Organisation, dans le champ Code de l'organisation ; et en haut de la page Collaborateurs. Il figure aussi dans chaque e-mail d'invitation.
L'adresse e-mail de chaque personne qui va scanner.
Une demi-heure, la première fois. Ensuite, préparer un appareil est l'affaire de deux minutes.

Étape 1 — inviter quelqu'un comme scanner

Un scanner est un collaborateur avec exactement un droit : scanner des billets. Il ne peut pas modifier de produits, ne voit pas les commandes et ne peut rembourser aucun argent. C'est volontairement aussi restreint : à une entrée se tient souvent un bénévole qui vous aide une soirée.

Allez dans le back-office sur Paramètres → Collaborateurs.
Cliquez sur Inviter un collaborateur et indiquez l'adresse e-mail et le nom.
Sous Rôle, choisissez le rôle Scanner.
La personne reçoit un e-mail avec un lien pour choisir un mot de passe. Ce lien reste valable 60 minutes. Dès qu'elle choisit son mot de passe avec ce lien, elle est active et son adresse e-mail est aussitôt confirmée. Si elle avait déjà un compte, elle devient active à sa première connexion.

L'explication complète sur les rôles figure dans Collaborateurs et rôles.

Attention : invitez chaque scanner séparément. Un compte partagé avec un mot de passe qui circule sur un bout de papier semble pratique, mais vous ne voyez plus ensuite qui a scanné quoi — et vous ne pouvez pas retirer l'accès à une seule personne sans mettre toutes les autres dehors.

Étape 2 — installer l'application sur le téléphone

Installer une application signifie : aller chercher le programme dans une boutique et le mettre sur votre téléphone. Quelle boutique, cela dépend de votre appareil.

Un iPhone ou un iPad

L'application se trouve dans l'App Store, l'icône bleue avec un « A » blanc fait de coups de pinceau. Ouvrez sur l'appareil même Passavo dans l'App Store, touchez Télécharger et confirmez avec le code de votre appareil, Face ID ou Touch ID. Vous pouvez aussi simplement chercher Passavo dans l'App Store.

Après une demi-minute, l'icône est sur votre écran d'accueil. Les mises à jour arrivent ensuite toutes seules, comme pour vos autres applications.

Un appareil Android (Samsung, Google Pixel, Xiaomi, …)

Les appareils Android prennent leurs applications dans le Play Store, ce petit triangle coloré présent d'office sur l'appareil. Pour Android, nous vous envoyons le lien : touchez-le, le Play Store s'ouvre sur la bonne page, et vous touchez Installer. N'hésitez pas à le demander à support@passavo.eu — vous l'aurez le jour ouvrable même.

Via TestFlight, si vous recevez une version de test

TestFlight est le service de test d'Apple. Nous l'utilisons pour donner d'abord une nouvelle version à un petit groupe, avant qu'elle n'arrive dans l'App Store. Ce n'est donc pas une autre application ni une application inférieure — c'est la même application, par une autre porte. Si vous n'avez pas reçu d'invitation, vous n'avez rien à faire ici : l'App Store ordinaire suffit.

Voici comment cela se passe :

Vous recevez de notre part une invitation par e-mail à l'adresse que vous avez communiquée.
Vous installez d'abord TestFlight lui-même depuis l'App Store. C'est une application gratuite d'Apple, une icône orange avec un petit avion blanc.
Vous ouvrez l'e-mail d'invitation sur le téléphone et touchez le bouton qu'il contient.
TestFlight s'ouvre et affiche l'application. Vous touchez Installer.

Attention : une invitation TestFlight est personnelle et liée à une seule adresse e-mail. Ne transférez pas l'e-mail à un collègue — il n'en pourra rien faire. N'hésitez pas à nous demander une deuxième invitation ; cela ne coûte rien.

Étape 3 — se connecter

Ouvrez l'application. Vous voyez trois champs.

Champ	Ce que vous indiquez
Code de l'organisation	Le mot-clé court de votre organisation. Les majuscules n'ont pas d'importance
Adresse e-mail	L'adresse avec laquelle le scanner a été invité
Mot de passe	Le mot de passe qu'il a choisi lui-même

Le code de l'organisation permet à l'application de savoir à quelle organisation elle doit frapper. Sur la même plateforme se trouvent des centaines d'associations ; sans ce code, une adresse e-mail ne suffirait pas.

Si la connexion réussit, l'appareil apparaît dans le back-office sous Caisse → Appareils, avec la marque et le modèle du téléphone comme nom. Donnez-lui là un nom qui correspond à la réalité (« Porte 2 », « Entrée latérale ») : cliquez sur Modifier à côté de l'appareil et adaptez le Nom. En cas de problème, ce nom est la seule chose qui vous aidera encore.

L'aperçu des appareils dans le back-office

Attention : si la connexion échoue, vous voyez deux messages différents, et la différence est importante. « Identifiants incorrects » signifie que le code, l'adresse ou le mot de passe ne correspond pas. Un message concernant un droit de scan manquant signifie que le compte existe bien mais qu'il lui manque le rôle de scanner — il faut alors revenir à l'étape 1.

Après cinq tentatives échouées en une minute, l'application marque une pause. Ce n'est pas une panne ; cela arrête quelqu'un qui serait en train de deviner des mots de passe.

Étape 4 — récupérer le manifeste

À la connexion, chaque fois que vous ouvrez l'application alors qu'il y a du réseau, et quand vous le demandez vous-même, l'application récupère un manifeste : la liste des billets pour aujourd'hui. Pensez à la liste d'invités qu'un portier tient en main. Pour rafraîchir vous-même, allez dans l'application sur Réglages → Actualiser le manifeste.

Cela lui permet de continuer à scanner quand le réseau tombe, et le réseau tombe. Dans une cave, sous une tente, dans un pré avec trois cents personnes toutes pendues à leur téléphone.

L'application décide elle-même à chaque scan, sur la base de ce manifeste, et affiche la réponse aussitôt. Dès qu'il y a une connexion, elle transmet ses scans. À l'entrée, vous ne vous en apercevez pas.

Le manifeste ne contient pas de codes de billets mais seulement leur empreinte — un calcul irréversible sur le code. Un appareil volé avec un manifeste téléchargé ne donne donc aucun code QR utilisable.

Rafraîchissez le manifeste peu avant l'ouverture des portes. Un billet vendu après le dernier rafraîchissement ne figure pas sur l'appareil. La façon dont l'application le traite est expliquée ci-dessous.

Billets vendus après l'actualisation

Un billet vendu après la récupération du manifeste ne se trouve pas sur l'appareil. À partir de la version 1.2 de l'app, voici ce qui se passe :

avec réseau, l'app vérifie aussitôt ce code en ligne et affiche la réponse : valide, avec le produit et le nom, ou non valide. Cela prend quelques secondes au plus. Un deuxième scan du même billet est ensuite reconnu par l'appareil, même sans réseau ;
sans réseau, ce n'est pas possible : l'app indique alors non valide et place le scan dans la file d'attente. Si vous vendez à l'entrée pendant que l'on scanne, veillez à ce que les appareils soient en ligne.

Billets de test. Un billet issu d'une commande de test (payée dans le mode test de votre prestataire de paiement) ne donne jamais accès. L'app affiche alors Billet de test — pas d'accès. La personne qui présente un tel billet n'a pas réellement payé : orientez-la vers le guichet.

Ce que vous voyez à l'écran

Résultat	Signification
VALIDE	Laissez entrer. Le billet est maintenant utilisé.
ATTENTION	Ce billet a déjà été scanné ; l'écran indique à quelle heure. Pour un abonnement annuel : il est déjà entré aujourd'hui.
NON VALIDE	Ne pas laisser entrer sans vérifier. Le code ne figure pas sur le manifeste (inconnu, falsifié, ou vendu après le dernier rafraîchissement), le billet est annulé ou remboursé, ou un abonnement annuel est bloqué ou non valable ce jour-là.

Chaque résultat s'accompagne, outre une couleur, d'une icône et d'un mot. Ce n'est pas du superflu : à une entrée, des gens se tiennent en plein soleil ou sont daltoniens, et la couleur seule n'est alors pas un signal.

Lors d'un scan valable, vous voyez aussi le produit et, s'ils existent, le créneau et le nom du visiteur. Si le billet a été vendu via un revendeur, ce nom figure à côté. Cela semble un détail jusqu'à ce que quelqu'un se présente avec un voucher d'un site de réservation : vous savez alors aussitôt vers qui le renvoyer.

Que dites-vous en cas d'« attention » ou de « non valide » ?

C'est la partie la plus difficile du travail, et elle n'a rien à voir avec la technique. Quelques phrases qui fonctionnent :

« Ce billet est indiqué comme utilisé. Êtes-vous peut-être déjà entré, ou quelqu'un d'autre a-t-il reçu le même code ? »
« Je n'obtiens pas d'écran vert ici. Puis-je vous demander de vous mettre un instant sur le côté, pour que nous cherchions ensemble et que je laisse la file avancer ? »
« Je ne peux pas vous laisser entrer avec ce code, mais mon collègue au guichet peut rechercher votre commande. »

Trois choses que vous ne faites pas : discuter dans la file, traiter quelqu'un de faussaire, ou laisser entrer quand même parce qu'il y a du monde. Mettez la personne de côté, laissez la file avancer et faites rechercher la commande par quelqu'un qui a accès au back-office. Voir Suivre les commandes.

Comment garder une file fluide

L'application scanne vite. La file s'arrête pour de tout autres raisons.

Faites monter la luminosité du téléphone du visiteur. La caméra ne lit pas un écran sombre. Demandez-le simplement : « Pouvez-vous éclaircir votre écran ? »
Housse enlevée. Un film de protection teinté ou une housse à rabat au-dessus de l'écran est la cause la plus fréquente d'un scan qui échoue.
Laissez le visiteur présenter son écran, ne prenez pas son téléphone. C'est plus rapide, et vous n'êtes pas responsable si quelque chose tombe.
Dites à l'avance où ils doivent se placer. Un panneau « Préparez votre billet » à dix mètres de la porte gagne plus de temps qu'une application plus rapide.
Le papier se scanne aussi. Un billet imprimé sur du papier blanc, tenu à plat, est souvent le scan le plus rapide de la soirée.
En plein soleil : mettez-vous dos au soleil, ou faites de l'ombre avec votre propre corps au-dessus de l'écran du visiteur.

Plusieurs entrées

Chaque appareil scanne indépendamment. N'hésitez pas à en utiliser quatre à une même porte. Les scans sont conservés comme des observations distinctes : qui a scanné quoi et quand reste visible, même quand deux appareils voient le même billet à peu d'intervalle.

Attention : un appareil ne sait pas tout de suite ce qu'un autre appareil a scanné. Il ne l'apprend qu'au moment où il rafraîchit son manifeste. Si quelqu'un présente le même code à peu d'intervalle à deux entrées, le deuxième appareil peut donc encore afficher VALIDE. Après coup, ce deuxième scan figure bien comme Déjà scanné dans le back-office : sous Paramètres → Collaborateurs, chez le collaborateur sous Détails, dans la liste Scans.

Un appareil égaré

Un téléphone qui circule à l'entrée finit un jour par disparaître. Faites alors ceci, dans cet ordre :

Retirez le droit de scan à l'utilisateur qui était connecté sur cet appareil. Allez dans Paramètres → Collaborateurs et cliquez sur Supprimer à côté de cette personne ; son accès à votre organisation disparaît alors. Le droit de scan est revérifié à chaque requête, l'appareil est donc écarté à la synchronisation suivante.
Faites changer son mot de passe à cette personne, pour qu'une nouvelle connexion soit impossible. Si elle doit scanner de nouveau plus tard, invitez-la à nouveau.
Mettez l'appareil sur inactif sous Caisse → Appareils (ouvrez-le avec Modifier et désactivez Actif), pour qu'il ne figure plus comme utilisable dans votre liste.
Connectez-vous ensuite simplement dans l'application sur l'appareil de remplacement. Il apparaît tout seul comme nouvel appareil dans votre liste.

L'identification de l'appareil est conservée chez nous sous forme hachée, même une copie de la base de données ne donne donc pas un appareil fonctionnel. Et comme indiqué ci-dessus : le manifeste sur l'appareil disparu ne contient aucun code utilisable.

Liste de contrôle : une heure avant l'ouverture des portes

Chaque appareil de scan est chargé ou branché à une batterie externe.
Chaque appareil est connecté et affiche le bon nom d'organisation.
Le manifeste est rafraîchi sur chaque appareil.
La luminosité de l'écran est élevée et le verrouillage automatique est réglé sur au moins deux minutes.
Vous savez qui se tient à quelle entrée et qui peut ouvrir le back-office quand un billet doit être recherché.
Un appareil de réserve est prêt, ou au moins un deuxième téléphone avec l'application dessus.
Vos scanners savent quoi dire en cas de « non valide ».
Vous vendez aussi à la porte ? Alors chaque appareil de scan a du réseau, pour que vous puissiez rafraîchir de nouveau le manifeste après une vente.

La même application fait plus que scanner

L'application n'est pas qu'un scanner. Qui se connecte avec le rôle guichet, administrateur ou propriétaire obtient après la connexion un écran d'accueil avec deux tuiles : Scanner et Caisse. La seconde ouvre la caisse du guichet complète dans l'application même, sur un iPad ou une tablette Android — pratique à une table où vous vendez et scannez. En haut se trouve un bouton pour basculer rapidement.

Pour votre personnel de scan, rien ne change. Qui n'a que le rôle scanner ne voit pas cet écran d'accueil : après la connexion, l'application passe directement à l'écran de scan, comme toujours. Aucun prix, aucun montant et aucun chiffre de vente ne s'y ajoute.

La façon d'installer la caisse sur une tablette figure dans La caisse du guichet.

Erreurs fréquentes

Un seul compte pour tous les scanners. Vous ne pouvez alors pas voir qui a scanné quoi ni écarter une seule personne. Invitez chacun séparément.
Ne pas rafraîchir le manifeste. Les billets vendus ce matin ne sont alors pas sur l'appareil et obtiennent NON VALIDE. Rafraîchissez juste avant l'ouverture des portes.
Se déconnecter avec des scans encore en attente. Les scans qui n'ont pas encore été envoyés sont perdus à la déconnexion. Regardez d'abord sous Réglages : y lit-on « Tout est envoyé » ? Sinon, touchez Envoyer maintenant.
Mettre le verrouillage automatique du téléphone à trente secondes. Votre scanner passe la soirée à déverrouiller son appareil. Réglez-le plus long.
Transférer une invitation TestFlight. Elle est liée à une seule adresse e-mail. Demandez une deuxième invitation.
Discuter dans la file pour un billet non valide. Mettez la personne de côté et laissez la file avancer.

Et si …

Et si la caméra ne lit rien ?

Vérifiez trois choses, dans cet ordre : la luminosité de l'écran du visiteur est-elle élevée, y a-t-il une housse ou un film par-dessus, et l'objectif de votre propre appareil est-il sale. Un objectif qui a passé une soirée dans une poche de pantalon est trouble. Un coup de manche résout plus de choses qu'on ne le croirait.

Et s'il n'y a pas de réseau du tout ?

L'application continue de scanner sur le manifeste qu'elle a déjà. Vous n'en remarquez rien. Les scans entrent dans une file d'attente sur l'appareil et sont transmis dès qu'il y a de nouveau une connexion — cela peut être des heures plus tard.

Ce qui n'est alors pas possible : reconnaître un billet vendu après la récupération du manifeste — l'application l'affiche comme NON VALIDE. Si vous vendez à la porte pendant qu'on scanne, prévoyez du réseau à l'entrée et rafraîchissez le manifeste après une telle vente.

Et si le même billet est scanné deux fois ?

Sur le même appareil, le deuxième scan signale ATTENTION, avec l'heure du premier scan. Sur un autre appareil, cela ne fonctionne qu'une fois que cet appareil a rafraîchi son manifeste ; voir « Plusieurs entrées » ci-dessus. Le premier scan reste le valable. Si un scan plus ancien n'arrive que plus tard parce qu'un appareil était hors ligne, le moment d'entrée glisse vers ce moment le plus précoce : l'ordre dans lequel les gens sont réellement entrés pèse plus que l'ordre dans lequel le réseau l'a transmis.

Et si un visiteur ne retrouve pas son billet ?

Recherchez la commande dans le back-office et renvoyez l'e-mail de confirmation. Vous pouvez aussi cocher le visiteur dans l'application même : cherchez-le par son nom dans l'onglet Aujourd’hui et touchez Enregistrer. Cela compte comme un scan ordinaire.

Et si le téléphone du scanner est déchargé ?

D'où l'appareil de réserve de la liste de contrôle. Un deuxième appareil se connecte, récupère le manifeste et fonctionne aussitôt. Les scans de l'appareil déchargé arrivent tout de même dès qu'il se rallume et a du réseau — cela peut être le lendemain, tant que personne ne se déconnecte entre-temps sur cet appareil.

Questions fréquentes

L'application coûte-t-elle de l'argent ? Non. L'application fait partie de votre abonnement. Ce dont vous avez besoin, c'est d'un appareil capable de la faire tourner.

Combien d'appareils puis-je utiliser ? Autant que vous avez d'entrées. Chaque appareil scanne indépendamment et tient sa propre file d'attente.

Mes scanners voient-ils le chiffre d'affaires que nous avons réalisé ? Non. L'application de scan ne contient ni prix, ni montants, ni chiffres de vente. Ils ne voient que ce qui est nécessaire pour laisser entrer quelqu'un.

Les abonnements annuels fonctionnent-ils aussi dans l'application de scan ? Oui. Un abonnement annuel porte le même type de code QR et figure dans le même manifeste, avec le nombre de visites qu'il peut donner par jour. Voir Abonnements annuels.

Chaque scanner doit-il avoir son propre appareil ? Non, l'appareil appartient à l'entrée et non à la personne. Si quelqu'un change de service, il peut continuer sur le même appareil — mais les scans sont alors au nom de qui est connecté. Si vous voulez suivre cela précisément, faites reconnecter la nouvelle équipe. Touchez Réglages → Envoyer maintenant avant de vous déconnecter, sinon les scans encore en attente sont perdus.

Mis à jour le 2026-09-24