Événements

Cet article met en ligne d'un seul coup un événement unique : un nom, une date, et quelques sortes de cartes avec chacune leur prix. Un assistant existe pour cela, afin que vous n'oubliiez rien. Comptez un quart d'heure, et votre repas de soutien est dans votre boutique.

Qu'est-ce qu'un événement ?

Un événement est un moment unique avec son propre nom, sa propre date et son propre nombre de places : le repas de soutien du samedi 13 mars, le quiz du vendredi soir, l'avant-première de 20 h, le concert de Noël.

La différence avec un produit ordinaire tient à la date. Un événement en a une et se termine ensuite : le lendemain, il n'est plus dans votre boutique. Un produit ordinaire — un billet journalier pour votre musée — continue jusqu'à ce que vous le mettiez vous-même sur inactif.

Un événement n'est d'ailleurs pas une chose d'une autre nature qu'un produit. C'est un produit avec une date. Vous le remarquez lorsque vous en ouvrez un pour le modifier : vous obtenez le même formulaire que pour un produit, avec la même liste de prix en dessous. L'écran Événements les groupe seulement autrement, pour que vous n'ayez pas à réfléchir à la manière dont cela se tient sous le capot.

Événement ou produit ordinaire ?

Si vous hésitez, utilisez ce tableau.

Ce que vous vendez	Choisissez	Pourquoi
Repas de soutien le 13 mars	Événement	Une date, se termine ensuite
Quiz du vendredi soir	Événement	Idem
Spectacle sur trois soirées	Trois événements	Chaque soirée a sa propre capacité
Billet journalier pour votre musée, toute l'année	Produit	Pas de date de fin
Visite guidée chaque samedi à 14 h	Produit avec créneaux horaires	Se répète, avec une heure
Cours de six leçons, vendu d'un bloc	Série	Une vente, plusieurs moments
Marché de Noël, trois jours en accès libre	Produit par jour ou un seul produit	Pas de capacité fixe par moment

Règle empirique : si cela se répète, c'est un produit. Si cela arrive une seule fois, c'est un événement. Si votre visiteur doit choisir une heure, vous avez besoin de créneaux horaires dans les deux cas ; voir Créneaux horaires.

Ce dont vous avez besoin au préalable

• Un compte avec le rôle Propriétaire ou Administrateur.
• Le nom de votre événement, tel qu'il doit figurer dans la boutique.
• La date.
• Un ou plusieurs lieux actifs complétés, si votre événement se déroule à un endroit précis.
• Les sortes de cartes que vous vendez, avec leur prix. Si vous ne connaissez pas votre taux de TVA, lisez d'abord Produits et prix.
• Un quart d'heure.

Si vous rencontrez un mot que vous ne connaissez pas, il figure dans le lexique.

Mettre un événement sur pied

Étape 1 — ouvrir l'assistant

1. Cliquez à gauche dans le menu sur Vente, puis sur Événements.
2. Vous voyez à présent la liste de vos événements, avec leur date, leurs places et le nombre vendu. S'il n'y a encore rien, vous voyez le message indiquant qu'il n'y a pas encore d'événements.
3. Cliquez en haut à droite sur Nouvel événement. Un assistant s'ouvre en deux étapes. En haut, vous voyez ces deux étapes : L'événement et Types de billets.

Étape 2 — l'événement

Complétez :

Champ	Ce que vous indiquez
Nom de l'événement	Un champ par langue affichée par votre boutique. Votre langue par défaut est obligatoire.
Date	Obligatoire. Cliquez sur le champ, un calendrier se déplie.
Lieu	Laissez vide si votre événement n'est pas lié à un lieu unique. Seuls les lieux actifs y figurent.
Places au total	Laissez vide pour illimité. Lisez l'avertissement ci-dessous.
Description	Apparaît dans votre boutique sous le nom. Trois lignes de texte.
Jeu de TVA	Les taux de TVA qui s'appliquent à cet événement. Passavo propose le jeu du pays de votre lieu ; voir Jeux de TVA.

Attention : Places au total est reporté sur chaque type de billet séparément (dans le bloc Capacité, comme Maximum par jour), et vous le voyez dans la liste, dans la colonne Places. C'est une limite stricte : votre billetterie, votre caisse et vos revendeurs vendent dans le même stock et s'arrêtent d'eux-mêmes lorsqu'il est épuisé. Si vous indiquez 100 pour un événement avec un billet adulte et un billet enfant, cela signifie toutefois : au maximum 100 adultes et au maximum 100 enfants, et non un stock commun de 100. Si vous voulez une seule limite pour tous les billets ensemble, vendez avec un seul type de billet.

Cliquez ensuite sur Suivant.

Étape 3 — les types de billets

Un type de billet est une sorte de carte : Adulte, Enfant, Carte de soutien.

Vous voyez un bloc. Par type de billet, vous complétez trois choses :

• Nom — par exemple Adulte. Si vous le laissez vide, il n'y a qu'une sorte de billet et il porte simplement le nom de votre événement.
• Prix — en euros, donc 25 ou 12,50. Une virgule est acceptée. Zéro aussi : c'est alors une inscription gratuite.
• Taux de TVA propre — si vous le laissez vide, le type de billet reçoit le taux pour l'accès du jeu de TVA de l'étape 2 (vous voyez ce taux en gris dans le champ). Si vous indiquez un pourcentage, comme 6 ou 0, ce taux vaut pour ce seul type de billet.

Cliquez sur Ajouter un type de billet pour chaque sorte de carte suivante. Un bloc s'ajoute alors.

Tout en bas se trouve l'interrupteur Le même prix aussi au guichet. Il est activé, et c'est généralement ce que vous voulez : vous obtenez ainsi d'emblée un prix en ligne et un prix guichet du même montant. Si vous le désactivez, vous ne vendez cet événement qu'en ligne jusqu'à ce que vous ajoutiez vous-même un prix guichet.

Cliquez sur Créer.

Un exemple complet : le repas de soutien de la fanfare

La fanfare organise le samedi 13 mars 2027 une soirée spaghetti dans la salle paroissiale. Les adultes paient 18 euros, les enfants 10 euros, et qui ne peut pas venir mais veut soutenir achète une carte de soutien de 5 euros. Il y a de la place pour cent cinquante personnes. La TVA sur le repas est de 6 % ; la carte de soutien est un don et reçoit 0 %.

Étape 1. Vente → Événements → Nouvel événement.

Étape 2 — l'événement.

• Nom de l'événement : Soirée spaghetti de la fanfare
• Date : 13/03/2027
• Lieu : Salle paroissiale
• Places au total : 150
• Description : Spaghetti avec sauce maison, en continu de 17 à 21 h. Végétarien sur demande.
• Jeu de TVA : laissez ce que Passavo propose.

Cliquez sur Suivant.

Étape 3 — les types de billets. Vous complétez trois blocs. Comme le repas et la carte de soutien ont chacun leur propre taux, vous indiquez ici vous-même le taux de TVA :

Nom	Prix	Taux de TVA propre
Adulte	18	6
Enfant	10	6
Carte de soutien	5	0

Le même prix aussi au guichet reste activé : à l'entrée, vous vendez les mêmes cartes au même prix.

Cliquez sur Créer.

Ce que vous voyez à présent. Vous revenez à la liste des événements. Il y a trois lignes à la date du 13/03/2027 :

• Soirée spaghetti de la fanfare — Adulte
• Soirée spaghetti de la fanfare — Enfant
• Soirée spaghetti de la fanfare — Carte de soutien

Chaque ligne a sa propre colonne Vendu, à zéro. Ce n'est pas une erreur : chaque type de billet est sous le capot un produit à part entière, et nous y revenons tout de suite.

Dans votre boutique, l'événement apparaît avec ses trois cartes l'une sous l'autre, chacune avec son propre sélecteur de quantité :

Un visiteur choisit deux adultes et un enfant, règle, et reçoit ses billets par e-mail. À l'entrée, vous les scannez. Voir L'application de scan.

Pourquoi chaque type de billet est une ligne à part

Cela déroute presque tout le monde la première fois, voici donc la raison.

Un billet enfant a son propre prix, son propre taux de TVA et son propre compteur. Trois choses qui bougent indépendamment les unes des autres. Si vous les mettiez dans un seul produit, vous ne pourriez plus dire combien d'enfants viennent, et votre déclaration de TVA ne collerait plus lorsque la nourriture est à 6 % et la boisson à 21 %.

Ce que cela signifie pour vous, en pratique :

• dans la liste des événements, vous les voyez groupés par date, avec par ligne le nombre vendu ;
• la modification se fait par type de billet : cliquez sur la ligne, et vous obtenez le même formulaire que pour un produit ordinaire, avec les prix en dessous ;
• ajouter un type de billet se fait en créant un nouveau produit avec la même date ; il rejoint le reste tout seul ;
• retirer de la vente une sorte de carte se fait en mettant ce produit-là sur inactif. Le reste demeure.

Le nombre affiché sous Vendu provient des lignes de commande et non des billets : un billet de groupe de dix places compte pour dix. Il compte les commandes payées, en attente de paiement ou partiellement remboursées. Une commande annulée, expirée ou entièrement remboursée ne compte plus ; un billet annulé isolément dans une commande payée, si.

Un événement avec plusieurs services

L'heure d'un événement ne se renseigne pas séparément. Ce n'est pas un oubli : dans la plupart des repas de soutien, le service se déroule en continu et une heure n'a pas de sens.

Si vous organisez deux services — 12 h et 18 h, chacun avec son propre nombre de places — vous avez deux possibilités.

Approche	Quand
Deux événements	Les services sont vraiment distincts : capacité propre, prix de carte propre, peut-être même un autre nom
Un événement avec créneaux horaires	C'est la même vente, seulement à une autre heure

Pour deux événements, vous parcourez simplement l'assistant deux fois, par exemple avec les noms Soirée spaghetti — midi et Soirée spaghetti — soir.

Pour des créneaux, vous créez l'événement comme ci-dessus puis vous allez dans Vente → Créneaux horaires. Dès que des créneaux existent pour un type de billet, votre visiteur doit obligatoirement en choisir un. Si vous travaillez avec plusieurs types de billets, lancez le générateur pour chacun d'eux : chacun a ses propres créneaux avec ses propres places. Voir Créneaux horaires.

Un créneau est aussi la manière de poser une limite stricte sur votre vente. La capacité d'un créneau est surveillée en ligne et au guichet, et un créneau complet, plus personne ne peut l'acheter. Si vous le voulez pour un événement sans services, créez par type de billet un seul créneau le jour de votre événement : mettez De et Jusqu'au sur ce jour, et Premier départ et Dernier départ sur la même heure.

Inscriptions gratuites

Mettez le prix à 0.

Votre visiteur suit alors la même commande, complète les mêmes données, reçoit le même e-mail de confirmation et le même billet scannable — mais aucun paiement n'intervient. Il n'est pas redirigé vers une page de paiement.

C'est pratique pour :

• une assemblée de membres où vous voulez savoir combien de chaises installer ;
• une journée portes ouvertes avec un nombre limité de places ;
• une conférence gratuite pour laquelle vous voulez tout de même une liste de participants ;
• une liste d'attente, où vous reprenez contact plus tard.

Dans ce cas, activez Nom sur le billet sur le produit : la commande demande alors le nom de chaque participant, et vous avez aussitôt votre liste. Voir Produits et prix.

Attention : gratuit signifie aussi sans obstacle. Qui ne paie rien ne se présente pas plus facilement. Pour un événement gratuit à places limitées, n'hésitez pas à demander un euro symbolique, ou à envoyer un rappel la veille.

Après coup

Un événement terminé disparaît tout seul de votre billetterie. Vous n'avez rien à faire : le lendemain de la date, il n'y est plus.

Dans le back-office, il reste normalement présent, avec toutes ses commandes, ses billets et ses scans. C'est votre liste de participants de l'an dernier, et vous voudrez la retrouver l'an prochain — pour savoir combien de spaghetti cuire, ou pour inviter les gens de l'an dernier.

La liste des événements n'affiche par défaut que ce qui vient. En haut se trouve le filtre Uniquement ce qui vient ; désactivez-le et vous voyez aussi les événements de l'an dernier.

Ce que vous pouvez faire ensuite : consulter dans le menu Billets chaque billet vendu, avec le nom, le produit, la date et s'il a été scanné — vous voyez ainsi combien de vos cartes vendues sont vraiment entrées. Les commandes elles-mêmes se trouvent sous Commandes (voir Suivre les commandes). Et vous pouvez copier l'événement de l'an dernier sous Vente → Produits, avec le bouton Copier sur chaque type de billet, puis adapter la date et les prix.

Erreurs fréquentes

Croire que « Places au total » arrête la vente. Le nombre est inscrit sur chaque type de billet séparément, et votre boutique et votre caisse continuent simplement de vendre quand il est atteint. Gardez un œil sur la colonne Vendu, ou travaillez avec un créneau par type de billet.

Créer trois produits séparés au lieu d'utiliser l'assistant. C'est possible, mais vous oubliez alors le troisième prix. L'assistant écrit l'événement et tous ses types de billets d'un seul mouvement.

Oublier la date. Sans date, ce n'est pas un événement mais un produit ordinaire, et il ne se termine donc pas tout seul. L'assistant impose la date ; si vous créez l'événement comme produit, le champ Date de l'événement est facile à manquer.

Modifier l'événement de l'an dernier au lieu de le copier. Vous perdez alors votre liste de participants : les commandes de l'an dernier pointent soudain vers un événement de cette année. Copiez-le et adaptez la copie.

Désactiver « Le même prix aussi au guichet » sans ajouter de prix guichet. Votre caisse à l'entrée refuse alors le billet, car il n'y a pas de prix pour le canal Guichet. Ajoutez-en un sur le type de billet.

Et si …

Et si mon événement n'apparaît pas dans la boutique ?

Vérifiez dans cet ordre :

1. La case Actif est-elle cochée sur le type de billet ?
2. La date est-elle aujourd'hui ou plus tard ? Un événement d'hier disparaît tout seul.
3. Le type de billet a-t-il un prix pour le canal En ligne, valable aujourd'hui ?

Et si j'ai oublié un type de billet ?

Allez dans Vente → Produits, créez un nouveau produit du type Événement avec le même nom et la même date, et donnez-lui un prix. Ou plus rapide encore : copiez un type de billet existant du même événement, adaptez le nom et le prix, et mettez-le sur actif.

Et si l'événement n'a pas lieu ?

Mettez tous les types de billets sur inactif, pour que plus rien ne soit vendu. Les billets vendus continuent d'exister — c'est voulu, car vous savez ainsi qui prévenir. Le remboursement et l'annulation des billets se font sur les commandes ; voir Annuler et rembourser. Si vous préférez garder l'argent en maison, proposez un bon cadeau plutôt qu'un remboursement ; demandez-le toujours à votre visiteur, car un remboursement en argent est son droit. Voir Bons cadeaux.

Et si je veux plus de places que ce que j'ai indiqué ?

Ouvrez le type de billet, dépliez le bloc Capacité et adaptez Maximum par jour. Si vous travaillez avec des créneaux, adaptez la capacité du créneau avec le bouton Modifier la capacité sous Vente → Créneaux horaires.

Et si deux personnes achètent en même temps la dernière place ?

Alors une seule d'entre elles obtient cette place. Avec ou sans créneau : la dernière place est vérifiée et réservée en un seul mouvement, et votre boutique en ligne, votre caisse et vos revendeurs vendent dans le même stock. Celui qui arrive trop tard reçoit le message que l'événement est complet, ou combien de places il reste.

Dans votre boutique, vos visiteurs voient combien de places sont encore libres, et Complet dès que c'est plein. À la caisse, la même information figure sur la tuile. Une place bloquée pendant le paiement revient d'elle-même après dix minutes si l'acheteur abandonne.

Questions fréquentes

Puis-je créer un événement avec une seule sorte de billet ? Oui. Laissez le nom du type de billet vide. Votre visiteur voit alors simplement le nom de votre événement avec un prix en dessous.

Puis-je encore modifier le prix d'un événement par la suite ? Oui, mais n'écrasez pas le prix existant. Mettez-y une date de fin et créez une nouvelle ligne. Voir Produits et prix.

Pourquoi mes trois types de billets apparaissent-ils comme trois lignes ? Parce que sous le capot ce sont trois produits, chacun avec son prix, sa TVA et son compteur. Ils sont toutefois groupés à la même date.

Mes commandes disparaissent-elles quand l'événement est terminé ? Non. Seulement de la boutique. Dans le back-office, tout demeure : commandes, billets et scans.

Puis-je obtenir une liste de participants avec les noms ? Oui, si vous avez activé Nom sur le billet sur le produit. Le nom de chaque participant est alors demandé à la commande. Ce nom figure sur chaque billet : dans le tableau Billets de la commande et dans le menu Billets.