Eventi

Questo articolo mette online in una volta sola un evento unico: un nome, una data e qualche tipo di biglietto, ciascuno con il proprio prezzo. C'è una procedura guidata apposta, così non dimentica nulla. Conti su un quarto d'ora, e la Sua cena sociale sarà nel Suo negozio.

Che cos'è un evento?

Un evento è un momento unico con un nome proprio, una data propria e una un proprio numero di posti: la cena sociale di sabato 13 marzo, il quiz del venerdì sera, l'anteprima delle 20, il concerto di Natale.

La differenza rispetto a un normale prodotto sta nella data. Un evento ne ha una e poi scade: il giorno dopo non compare più nel Suo negozio. Un normale prodotto — un biglietto giornaliero per il Suo museo — continua a essere in vendita finché non lo disattiva Lei stesso.

Del resto un evento non è un genere di cosa diverso da un prodotto. È un prodotto con una data. Se ne accorge quando ne apre uno per modificarlo: riceve lo stesso modulo di un prodotto, con sotto lo stesso elenco dei prezzi. La schermata Eventi li raggruppa soltanto in modo diverso, così non deve riflettere su come sono fatti sotto il cofano.

Evento o normale prodotto?

Se è indeciso, usi questa tabella.

Che cosa vende	Scelga	Perché
Cena sociale il 13 marzo	Evento	Una sola data, poi scade
Quiz del venerdì sera	Evento	Idem
Spettacolo in tre serate	Tre eventi	Ogni serata ha la propria capienza
Biglietto giornaliero per il museo, tutto l'anno	Prodotto	Nessuna data di fine
Visita guidata ogni sabato alle 14	Prodotto con fasce orarie	Si ripete, con un orario
Corso di sei lezioni, venduto insieme	Serie	Una vendita, più momenti
Mercatino di Natale, tre giorni a ingresso libero	Prodotto al giorno o un unico prodotto	Nessuna capienza fissa per momento

Regola pratica: se si ripete, è un prodotto. Se accade una volta sola, è un evento. Se il Suo visitatore deve scegliere un orario, in entrambi i casi Le servono le fasce orarie; veda Fasce orarie.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Un account con il ruolo Proprietario o Amministratore.
• Il nome del Suo evento, così come deve comparire nel negozio.
• La data.
• Una o più sedi attive compilate, se il Suo evento si svolge in un luogo preciso.
• I tipi di biglietto che vende, con il loro prezzo. Se non conosce la Sua aliquota IVA, legga prima Prodotti e prezzi.
• Un quarto d'ora.

Se incontra una parola che non conosce, la troverà nel glossario.

Allestire un evento

Passo 1 — aprire la procedura guidata

1. Nel menu a sinistra clicchi su Vendita e poi su Eventi.
2. Ora vede l'elenco dei Suoi eventi, con la data, i posti e quanti ne sono stati venduti. Se non c'è ancora nulla, vede l'avviso che non esistono ancora eventi.
3. In alto a destra clicchi su Nuovo evento. Si apre una procedura guidata in due passi. In cima vede quei due passi: L'evento e Tipi di biglietto.

Passo 2 — l'evento

Inserisca:

Campo	Che cosa inserisce
Nome dell'evento	Un campo per ogni lingua mostrata dal Suo negozio. La lingua predefinita è obbligatoria.
Data	Obbligatoria. Clicchi sul campo e si apre un calendario.
Sede	Lasci vuoto se il Suo evento non è legato a una sola sede. Vi figurano soltanto le sedi attive.
Posti in totale	Lasci vuoto per illimitato. Legga l'avvertenza qui sotto.
Descrizione	Compare nel Suo negozio sotto il nome. Tre righe di testo.
Set IVA	Le aliquote IVA che valgono per questo evento. Passavo propone il set del paese della Sua sede; veda Set IVA.

Attenzione: Posti in totale viene applicato a ogni tipo di biglietto separatamente (nel blocco Capienza come Massimo al giorno), e lo vede nell'elenco, nella colonna Posti. È un limite rigido: il Suo negozio di biglietti, la Sua cassa e i Suoi rivenditori vendono dalla stessa disponibilità e si fermano da soli quando è esaurita. Se indica 100 per un evento con biglietto adulto e biglietto bambino, però, significa: al massimo 100 adulti e al massimo 100 bambini, non una disponibilità comune di 100. Se vuole un unico limite per tutti i biglietti insieme, venda con un solo tipo di biglietto.

Poi clicchi su Successivo.

Passo 3 — i tipi di biglietto

Un tipo di biglietto è un genere di biglietto: Adulto, Bambino, Biglietto sostenitore.

Vede un blocco. Per ogni tipo di biglietto inserisce tre cose:

• Nome — ad esempio Adulto. Se lo lascia vuoto, c'è un solo tipo di biglietto e si chiama semplicemente come il Suo evento.
• Prezzo — in euro, quindi 25 o 12,50. La virgola è ammessa. Anche zero è ammesso: in quel caso è un'iscrizione gratuita.
• Aliquota IVA propria — se la lascia vuota, il tipo di biglietto riceve l'aliquota per l'ingresso dal set IVA del passo 2 (vede quell'aliquota in grigio nel campo). Se inserisce una percentuale, come 6 o 0, quell'aliquota vale per questo solo tipo di biglietto.

Clicchi su Aggiungi un tipo di biglietto per ogni genere successivo di biglietto. Si aggiunge allora un blocco.

In fondo c'è l'interruttore Lo stesso prezzo anche alla cassa. È attivo, e di solito è quello che vuole: ottiene così subito un prezzo online e un prezzo di cassa con lo stesso importo. Se lo disattiva, vende questo evento soltanto online finché non aggiunge Lei stesso un prezzo di cassa.

Clicchi su Salva.

Un esempio completo: la cena sociale della banda musicale

La banda musicale organizza sabato 13 marzo 2027 una serata degli spaghetti nella sala parrocchiale. Gli adulti pagano 18 euro, i bambini 10 euro, e chi non può venire ma vuole sostenere acquista un biglietto sostenitore da 5 euro. C'è posto per centocinquanta persone. L'IVA sul pasto è del 6%; il biglietto sostenitore è una donazione e riceve lo 0%.

Passo 1. Vendita → Eventi → Nuovo evento.

Passo 2 — l'evento.

• Nome dell'evento: Serata degli spaghetti della banda
• Data: 13/03/2027
• Sede: Sala parrocchiale
• Posti in totale: 150
• Descrizione: Spaghetti con salsa fatta in casa, servizio continuato dalle 17 alle 21. Opzione vegetariana su richiesta.
• Set IVA: lasci ciò che propone Passavo.

Clicchi su Successivo.

Passo 3 — i tipi di biglietto. Compila tre blocchi. Poiché il pasto e il biglietto sostenitore hanno ciascuno la propria aliquota, qui inserisce Lei stesso l'aliquota IVA:

Nome	Prezzo	Aliquota IVA propria
Adulto	18	6
Bambino	10	6
Biglietto sostenitore	5	0

Lo stesso prezzo anche alla cassa lo lascia attivo: all'ingresso vende gli stessi biglietti allo stesso prezzo.

Clicchi su Salva.

Che cosa vede adesso. Torna all'elenco degli eventi. Ci sono tre righe con la data 13/03/2027:

• Serata degli spaghetti della banda — Adulto
• Serata degli spaghetti della banda — Bambino
• Serata degli spaghetti della banda — Biglietto sostenitore

Ogni riga ha la propria colonna Venduti, che è a zero. Non è un errore: sotto il cofano ogni tipo di biglietto è un prodotto a sé, e fra poco ci torniamo su.

Nel Suo negozio l'evento compare con i suoi tre biglietti uno sotto l'altro, ciascuno con il proprio selettore di quantità:

Un visitatore sceglie due adulti e un bambino, paga e riceve i suoi biglietti per e-mail. All'ingresso Lei li scansiona. Veda L'app di scansione.

Perché ogni tipo di biglietto è una riga a sé

Questo confonde quasi tutti la prima volta, quindi ecco la ragione.

Un biglietto per bambini ha il proprio prezzo, la propria aliquota IVA e il proprio contatore. Tre cose che si muovono indipendentemente. Se le mettesse in un unico prodotto, non potrebbe più dire quanti bambini vengono, e la Sua dichiarazione IVA non tornerebbe quando il cibo è al 6% e le bevande al 21%.

Che cosa significa per Lei, in pratica:

• nell'elenco degli eventi li vede raggruppati per data, con per ogni riga quanti ne sono stati venduti;
• la modifica si fa per tipo di biglietto: clicchi sulla riga e riceve lo stesso modulo di un normale prodotto, con sotto i prezzi;
• per aggiungere un tipo di biglietto crea un nuovo prodotto con la stessa data; si unisce da solo al resto;
• per togliere dalla vendita un genere di biglietto disattiva quel singolo prodotto. Il resto rimane.

Il numero in Venduti proviene dalle righe d'ordine e non dai biglietti: un biglietto di gruppo da dieci posti conta come dieci. Conta gli ordini pagati, in attesa di pagamento o parzialmente rimborsati. Un ordine annullato, scaduto o rimborsato per intero non conta più; un singolo biglietto annullato in un ordine pagato invece sì.

Un evento con più turni

L'orario di un evento non si inserisce separatamente. Non è una dimenticanza: nella maggior parte delle cene sociali il servizio è continuato e un orario non ha alcun significato.

Se organizza due turni — alle 12 e alle 18, ciascuno con il proprio numero di posti — ha due possibilità.

Approccio	Quando
Due eventi	I turni sono davvero separati: capienza propria, prezzo del biglietto proprio, forse perfino un nome diverso
Un evento con fasce orarie	È la stessa vendita, soltanto con un altro orario

Per due eventi percorre semplicemente la procedura guidata due volte, ad esempio con i nomi Serata degli spaghetti — mezzogiorno e Serata degli spaghetti — sera.

Per le fasce orarie crea l'evento come sopra e poi va in Vendita → Fasce orarie. Non appena ci sono fasce orarie pronte per un tipo di biglietto, il Suo visitatore è obbligato a sceglierne una. Se lavora con più tipi di biglietto, lanci il generatore per ciascuno di quei tipi: ognuno ha le proprie fasce con i propri posti. Veda Fasce orarie.

Una fascia oraria è anche il modo per mettere un limite rigido alla Sua vendita. La capienza di una fascia oraria è sorvegliata online e alla cassa, e una fascia piena nessuno può più acquistarla. Se lo vuole per un evento senza turni, crei per ogni tipo di biglietto una sola fascia oraria nel giorno del Suo evento: imposti Da e Fino al su quel giorno, e Prima partenza e Ultima partenza sulla stessa ora.

Iscrizioni gratuite

Imposti il prezzo su 0.

Il Suo visitatore percorre allora lo stesso ordine, inserisce gli stessi dati, riceve la stessa e-mail di conferma e lo stesso biglietto scansionabile — ma non interviene alcun pagamento. Non viene reindirizzato a una pagina di pagamento.

È comodo per:

• un'assemblea dei soci dove vuole sapere quante sedie mettere;
• una giornata di porte aperte con un numero limitato di posti;
• una conferenza gratuita per la quale vuole comunque un elenco dei partecipanti;
• una lista d'attesa, per la quale contatterà le persone in seguito.

In questo caso attivi Nome sul biglietto sul prodotto: l'ordine chiederà allora il nome di ogni partecipante, e avrà subito il Suo elenco. Veda Prodotti e prezzi.

Attenzione: gratuito significa anche senza barriere. Chi non paga nulla non si presenta più facilmente. Per un evento gratuito a posti limitati chieda pure un euro simbolico, oppure invii un promemoria il giorno prima.

Dopo la fine

Un evento concluso sparisce da solo dalla Sua biglietteria. Non deve fare nulla: il giorno dopo la data non c'è più.

Nel backoffice rimane normalmente, con tutti i suoi ordini, biglietti e scansioni. È il Suo elenco dei partecipanti dell'anno scorso, e l'anno prossimo vorrà ritrovarlo — per sapere quanti spaghetti cucinare, o per invitare le persone dell'anno scorso.

L'elenco degli eventi mostra di default soltanto ciò che deve ancora venire. In cima si trova il filtro Solo ciò che deve ancora venire; lo disattivi e vedrà anche gli eventi dell'anno scorso.

Che cosa può fare poi: nel menu Biglietti consultare ogni biglietto venduto, con il nome, il prodotto, la data e se è stato scansionato — così vede quanti dei biglietti venduti sono davvero entrati. Gli ordini stessi li trova in Ordini (veda Seguire gli ordini). E può copiare l'evento dell'anno scorso in Vendita → Prodotti, con il pulsante Copia su ogni tipo di biglietto, e poi modificare la data e i prezzi.

Errori frequenti

Credere che "Posti in totale" fermi la vendita. Il numero viene impostato separatamente su ogni tipo di biglietto, e il Suo negozio e la Sua cassa continuano semplicemente a vendere quando è raggiunto. Tenga d'occhio la colonna Venduti, oppure lavori con una fascia oraria per tipo di biglietto.

Creare tre prodotti separati invece di usare la procedura guidata. È possibile, ma così dimentica il terzo prezzo. La procedura guidata registra l'evento e tutti i suoi tipi di biglietto in un unico movimento.

Dimenticare la data. Senza data non è un evento ma un normale prodotto, e allora non scade da solo. La procedura guidata richiede obbligatoriamente la data; se crea l'evento come prodotto, il campo Data dell'evento è facile da mancare.

Modificare l'evento dell'anno scorso invece di copiarlo. Così perde il Suo elenco dei partecipanti: gli ordini dell'anno scorso puntano all'improvviso a un evento di quest'anno. Lo copi e modifichi la copia.

Disattivare "Lo stesso prezzo anche alla cassa" senza aggiungere un prezzo di cassa. La Sua cassa all'ingresso rifiuta allora il biglietto, perché non esiste un prezzo per il canale Banco. Ne aggiunga uno al tipo di biglietto.

E se …

E se il mio evento non compare nel negozio?

Controlli in quest'ordine:

1. La spunta Attivo è attiva sul tipo di biglietto?
2. La data è oggi o successiva? Un evento di ieri sparisce da solo.
3. Il tipo di biglietto ha un prezzo per il canale Online valido oggi?

E se ho dimenticato un tipo di biglietto?

Vada in Vendita → Prodotti, crei un nuovo prodotto del tipo Evento con lo stesso nome e la stessa data, e gli dia un prezzo. Oppure, ancora più rapido: copi un tipo di biglietto esistente dello stesso evento, ne modifichi nome e prezzo, e lo attivi.

E se l'evento non si svolge?

Disattivi tutti i tipi di biglietto, così non si vende più nulla. I biglietti venduti restano — è voluto, perché così sa chi deve avvisare. Il rimborso e l'annullamento dei biglietti li fa negli ordini; veda Annullare e rimborsare. Se preferisce tenere il denaro in casa, offra un buono regalo invece di un rimborso; lo chieda sempre al Suo visitatore, perché un rimborso in denaro è un suo diritto. Veda Buoni regalo.

E se voglio più posti di quanti ne ho inseriti?

Apra il tipo di biglietto, apra il blocco Capienza e modifichi Massimo al giorno. Se lavora con le fasce orarie, modifica la capienza della fascia con il pulsante Modifica la capienza in Vendita → Fasce orarie.

E se due persone acquistano contemporaneamente l'ultimo posto?

Allora solo una delle due ottiene quel posto. Con o senza fascia oraria: l'ultimo posto viene controllato e assegnato in un unico movimento, e il Suo negozio online, la Sua cassa e i Suoi rivenditori vendono dalla stessa disponibilità. Chi arriva tardi riceve l'avviso che l'evento è esaurito, oppure quanti posti restano.

Nel Suo negozio i visitatori vedono quanti posti sono ancora liberi, e Esaurito appena è pieno. Alla cassa la stessa informazione compare sul riquadro del prodotto. Un posto trattenuto durante il pagamento torna libero da solo dopo dieci minuti se l'acquirente rinuncia.

Domande frequenti

Posso creare un evento con un solo tipo di biglietto? Sì. Lasci vuoto il nome del tipo di biglietto. Il Suo visitatore vedrà semplicemente il nome del Suo evento con sotto un prezzo.

Posso cambiare il prezzo di un evento in seguito? Sì, ma non sovrascriva il prezzo esistente. Gli metta una data di fine e crei una nuova riga. Veda Prodotti e prezzi.

Perché i miei tre tipi di biglietto compaiono come tre righe nell'elenco? Perché sotto il cofano sono tre prodotti, ciascuno con il proprio prezzo, la propria IVA e il proprio contatore. Restano però raggruppati sulla stessa data.

I miei ordini spariscono quando l'evento è finito? No. Soltanto dal negozio. Nel backoffice resta tutto: ordini, biglietti e scansioni.

Posso ottenere un elenco dei partecipanti con i nomi? Sì, se sul prodotto ha attivato Nome sul biglietto. In fase d'ordine viene allora chiesto il nome di ogni partecipante. Quel nome figura su ogni biglietto: nella tabella Biglietti dell'ordine e nel menu Biglietti.