Saldo consumazioni al bar

A una festa o a una cena sociale quasi nessuno lavora più con i gettoni di cartone. Un visitatore mette denaro sul proprio pass, consuma tutta la sera con quello, e al bar nessuno deve più contare il resto. Questo articolo spiega che cos'è un saldo, dove si trova quel denaro e come legge in seguito quanto è accaduto.

Calcoli dieci minuti. Non deve impostare nulla, ma il cashless deve essere attivo per la Sua organizzazione — altrimenti il pulsante non compare sulla Sua cassa.

Vuole che i Suoi visitatori possano anche ricaricare da soli online, con i metodi di pagamento che offre già nel Suo negozio? Funziona con lo stesso fornitore di pagamento del Suo negozio; veda Ricaricare da soli online più sotto.

Che cos'è un saldo consumazioni?

Un saldo consumazioni è un importo legato a un solo pass. Il pass è ciò che il Suo visitatore ha già con sé: il biglietto o l'abbonamento, su carta o nel telefono. Nient'altro — nessuna tessera in più, nessun braccialetto in più, nessun sistema separato.

Con esso avvengono tre cose:

• ricaricare — il Suo visitatore vi mette denaro, all'ingresso o durante la serata;
• spendere — al bar viene scalata una birra o una porzione di patatine;
• rimborsare — quanto resta a fine serata può essere richiesto indietro.

Un saldo è quindi denaro prepagato del Suo visitatore, e nulla di più. Non è uno sconto, non è un buono regalo e non è un abbonamento.

Un saldo per pass, per evento

È il punto che sorprende più spesso, perciò viene per primo.

Un saldo è legato a un pass all'interno di un solo evento. Non a una persona e non a un account. Chi era alla Sua festa estiva a giugno e torna a dicembre ha quindi due saldi: quanto restava a giugno non è denaro a dicembre.

È voluto, e dietro ci sono due ragioni:

1. Il Suo conteggio resta corretto per serata. Un organizzatore fa i conti per evento con la squadra del bar, il fornitore e il commercialista. Un saldo che corre su tre eventi trasforma ciascuna di quelle tre conversazioni in un rebus.
2. Il Suo visitatore sa a che punto è. «Il denaro del Suo biglietto di giugno» è chiaro. «Il Suo credito presso di noi» non lo è, ed è esattamente il tipo di promessa su cui riceverà domande ancora anni dopo.

Se desidera che quanto resta torni ai Suoi visitatori, lo dica in anticipo, sul biglietto e all'ingresso. È più onesto e Le risparmia discussioni a fine serata.

Alla cassa

Tre operazioni, tutte e tre sulla stessa schermata. Le trova dietro il pulsante + Ricaricare il saldo in alto nella cassa, accanto al nome della Sua sede. Se quel pulsante non c'è, il cashless è disattivato per la Sua organizzazione.

Ricaricare

1. Tocchi + Ricaricare il saldo.
2. Scansioni o digiti il codice del biglietto. Uno scanner a mano lo digita da sé e preme invio; ricopiare a mano un biglietto di carta funziona altrettanto bene.
3. Compaiono il nome e il saldo attuale. Se non corrisponde, scansioni di nuovo — il codice resta lì, quindi non deve ribattere tutto.
4. Inserisca l'importo, oppure tocchi € 10, € 20 o € 50.
5. Scelga Contanti, Carta (terminale) o Bancontact Pay.

Con i contanti è subito fatto. Con la carta e con il QR la cassa attende il terminale, esattamente come per una vendita normale; può sempre interrompere.

Tocca due volte? Allora la ricarica avviene una volta sola. La cassa dà a ogni ricarica una propria chiave, e la stessa chiave produce una sola registrazione. A un bar affollato un doppio tocco non è un'eccezione.

Pagare con il pass

1. Batta l'ordine come sempre.
2. In fondo al carrello c'è il campo del saldo sul pass: lì scansioni o digiti il codice.
3. Compare il saldo. Se è inferiore al carrello, appare «Saldo insufficiente — ricarichi prima» e il pulsante resta spento.
4. Tocchi Pagare con la tessera.

L'importo viene scalato dal pass e lo scontrino viene creato. Se lungo il percorso il saldo non basta comunque, l'intera vendita non va a buon fine: niente scontrino, niente biglietti, e il saldo resta com'era. Non esiste un pagamento a metà.

Rimborsare

Se a fine serata c'è ancora qualcosa sopra, lo può restituire:

1. Tocchi + Ricaricare il saldo e cerchi il pass.
2. Tocchi − Rimborsare il saldo e confermi.
3. Consegni l'importo in contanti dal cassetto.

Si tratta sempre dell'intero saldo, e sempre in contanti.

Perché l'intero saldo: un resto che rimane non lo viene più a ritirare nessuno, ed è denaro del Suo visitatore che resta appeso al Suo bilancio. Se desidera comunque restituirne solo una parte, restituisca prima tutto e poi ricarichi di nuovo — così entrambi i movimenti figurano nel Suo registro.

Perché in contanti: un rimborso sulla carta è legato a un pagamento, e il saldo magari è stato ricaricato in tre volte con tre metodi di pagamento diversi. Non c'è quindi un solo pagamento su cui riversarlo.

Ricaricare da soli online

Il Suo visitatore non deve fare la fila per mettere denaro sul suo pass. Può farlo da solo, dal telefono, e pagare con i metodi di pagamento che Lei offre già nel Suo negozio (ad es. Bancontact, carta, Apple Pay). Il saldo è sul pass non appena il pagamento è confermato — spesso prima ancora che arrivi al banco.

Dove il visitatore trova il link

In tre punti, e non deve installare nulla né fare login:

• sul suo pass wallet, sul retro in Apple Wallet e nei link in basso in Google Wallet: Ricaricare il saldo;
• nell'e-mail del biglietto e nella pagina dei biglietti, accanto ai pulsanti wallet: Ricaricare il saldo;
• nel Suo negozio, in fondo: Inserire il codice del biglietto. Lì digita il codice stampato sotto il codice QR del biglietto e tocca Avanti.

Come ricarica il visitatore

1. Apre il link. Vede l'evento e quanto c'è Ora sulla Sua tessera.
2. Sceglie un importo — 10 €, 20 € o 50 € — oppure ne digita un altro sotto Oppure un altro importo.
3. Se desidera una conferma, inserisce il suo indirizzo e-mail. Se lo lascia vuoto, la conferma va all'indirizzo con cui è stato acquistato il biglietto.
4. Tocca Ricarica e paga e paga, esattamente come nel Suo negozio. Se lavora con Bancontact Pro, compare un codice QR da scansionare con l'app della banca; sul telefono tocca Apri l'app della banca.
5. Tornato sulla pagina vede «Fatto, il Suo saldo è stato ricaricato.» e il nuovo saldo. Il pass wallet mostra il nuovo importo non appena il telefono lo aggiorna.

Online può ricaricare almeno 5 € e al massimo 250 € alla volta.

Il link è una chiave. Chi lo possiede può mettere denaro sul pass e vedere il saldo — nient'altro. Su quella pagina non ci sono né nome, né indirizzo e-mail, né ordine. Con il link non si può nemmeno pagare al banco: per quello serve il codice QR del biglietto.

Che cosa deve impostare

1. Colleghi un fornitore di pagamento in Impostazioni → Pagamenti: Mollie, Stripe o Bancontact Pro. È lo stesso collegamento del Suo negozio; se ne ha già uno, non deve fare nulla. Veda Collegare il Suo fornitore di pagamento.
2. Attivi i metodi di pagamento che vuole offrire, presso il fornitore stesso. Con Mollie e Stripe lo fa nella loro dashboard (ad es. Bancontact, carta, Apple Pay); il visitatore vede esattamente ciò che è attivato lì. Con Bancontact Pro paga con l'app della banca.
3. Si assicuri di vendere consumazioni. Il link compare solo quando ha almeno un prodotto attivo del tipo Consumazione — altrimenti al banco non c'è nulla su cui spendere il saldo.

Tutto qui. Se manca uno di questi tre punti, il link non compare da nessuna parte e la pagina di ricarica non esiste.

La ricarica online usa sempre il fornitore di pagamento attivo nel Suo negozio. Se passa a un altro fornitore, la ricarica online lo segue; un pagamento già in corso in quel momento viene comunque concluso presso il fornitore da cui è partito.

Un pass wallet che è già in un telefono riceve il link alla prossima modifica di quel pass, per esempio quando viene ricaricato o usato per pagare.

Ritrovare le ricariche online

In Cassa → Saldo consumazioni, sotto Ricaricato, vede come è entrato quell'importo:

• Alla cassa: … — ciò che i Suoi volontari hanno ricaricato al Suo punto di ricarica;
• Online dai visitatori: … — ciò che i visitatori hanno ricaricato da soli online.

Per evento compare di cui online non appena qualcuno ha ricaricato online.

Il denaro ricaricato online arriva al Suo fornitore di pagamento, sul Suo conto, e non in un cassetto della cassa. Per questo non compare in nessun rapporto Z, e non lo ritroverà contando i cassetti dopo la serata. È giusto così: non è passato nemmeno un centesimo da un cassetto.

Una ricarica online non è soggetta a IVA, proprio come alla cassa. La conferma che riceve il visitatore è una ricevuta con l'importo, il pass, l'evento e la data — senza riga IVA.

In modalità di prova

Se il Suo fornitore di pagamento è in modalità di prova (un account Mollie non ancora approvato, Stripe con chiavi di test o Bancontact Pro nell'ambiente di test), la ricarica online non mette alcun saldo sul pass. Non è stato infatti incassato denaro, e il saldo si spende al banco come denaro vero. La pagina di ricarica lo dice in anticipo, e dopo il pagamento il visitatore vede Pagamento di prova: non è stato caricato alcun saldo. Non appena il Suo collegamento è in produzione, la ricarica funziona normalmente.

E un pass bloccato?

• Se il pass è già bloccato, il visitatore vede «Questa tessera è bloccata.» sulla pagina di ricarica e non può pagare. Non viene addebitato nulla.
• Se blocca il pass subito dopo che ha pagato, il denaro non va sul pass. Viene rimborsato automaticamente tramite lo stesso fornitore di pagamento, sulla carta o sul conto con cui ha pagato, e il visitatore lo vede sulla pagina. Nella dashboard del Suo fornitore compare come rimborso di quel pagamento, e Passavo lo registra con l'importo e il riferimento, così la differenza tra quel riepilogo e il Suo conteggio si può sempre spiegare.

Che cosa ne dice il Suo rapporto Z

Il saldo ricaricato compare sul Suo rapporto Z accanto al fatturato, non dentro. Non è una sbadataggine ma l'unica cosa corretta: quel denaro diventa fatturato nel momento in cui ci si paga una birra, non nel momento in cui viene ricaricato. Chi somma i due conta lo stesso denaro due volte.

Il denaro ricaricato in contanti conta invece in quello che deve trovarsi nel Suo cassetto. Il cassetto non conosce quella differenza — dentro c'è del denaro.

E l'IVA?

Sulla ricarica non c'è IVA. In quel momento non viene fornito nulla; il Suo visitatore Le dà del denaro che verrà a consumare più tardi.

Sulla birra c'è l'IVA che spetta a quella birra, esattamente come in una vendita in contanti. Il modo di pagare non cambia nulla.

Così l'IVA grava una volta sola sullo stesso denaro. Un sistema che registra una ricarica come vendita ne dichiara il doppio — e se ne accorge solo al momento della dichiarazione.

Dove si trova quel denaro?

Da Lei. Fin dal primo momento.

Quando un visitatore mette cinquanta euro sul proprio pass, quei cinquanta euro entrano tramite il Suo fornitore di pagamenti, sul Suo conto. Non passa da nessuna parte per Passavo e non resta da nessuna parte presso di noi.

Quello che vede qui non è quindi un conto con del denaro sopra: è una contabilità di quanto il Suo visitatore ha a credito presso di Lei per quell'unico evento. Il denaro stesso è già da Lei.

Questa distinzione sembra tecnica, ma è importante per Lei. Nel momento in cui una piattaforma trattiene il denaro dei visitatori e lo versa più tardi, entra in gioco una serie pesante di norme europee — e quelle costano denaro che finisce sulla Sua fattura. Lasciando che il denaro vada direttamente a Lei, questa resta una normale vendita al bar con un credito annesso.

Leggere il Suo conteggio

Lo trova nel back office sotto Cassa → Saldo consumazioni. In alto ci sono quattro numeri, e quei quattro insieme raccontano tutta la storia.

	Che cosa significa
Ricaricato	Quanto i Suoi visitatori hanno messo insieme sui loro pass
Speso	Quanto è stato scalato da quei pass al bar
Rimborsato	Quanto ha restituito ai visitatori a fine serata
Residuo	Quanto si trova ancora sui pass

Devono sempre tornare così:

ricaricato − speso − rimborsato = residuo

Se non torna, qualcosa non va affatto e deve segnalarcelo. Nell'uso normale non può succedere: tutti e quattro i numeri sono contati dalla stessa lista di movimenti.

Un esempio che può raccontare

La Sua cena sociale di sabato:

Ricaricato	€ 4.250,00
Speso al bar	− € 3.480,00
Rimborsato a fine serata	− € 310,00
Residuo	€ 460,00

Il Suo fatturato al bar è di 3.480 euro. È la cifra che va nella Sua contabilità come vendita al bar, con la Sua IVA sopra.

I 460 euro di residuo sono un'altra cosa: è denaro di visitatori ancora presente sui loro pass. È già sul Suo conto, ma non è ancora venduto. Lo registri a parte finché non sa che cosa farne. Molte associazioni stabiliscono che dopo un mese vada in cassa o a una buona causa — qualunque cosa scelga, la metta per iscritto in anticipo.

Per evento

Sotto i quattro numeri ci sono gli stessi quattro per evento, il più recente in alto. Clicchi su Mostra i pass per vedere quali pass hanno ancora denaro sopra, dal più al meno. Comodo quando organizza un rimborso: i primi cinque sono di solito la parte maggiore dell'importo.

C'è un errore. E adesso?

Un giro battuto male capita a tutti in una serata affollata. Importante da sapere: una registrazione non sparisce mai.

Un errore si corregge con uno storno: una nuova riga con lo stesso importo nella direzione opposta. La riga sbagliata resta, lo storno si aggiunge, e il saldo torna corretto.

Sembra più macchinoso di «basta toglierlo», ma è esattamente ciò che Le serve nel momento in cui un visitatore è al Suo bar e dice di aver pagato due volte. Allora può mostrare riga per riga che cosa è successo, con l'ora e il motivo. Con un numero che viene semplicemente modificato, non si può.

Nel Suo conteggio se ne accorge poco: uno storno conta nel numero che corregge. Una spesa corretta abbassa quindi semplicemente «speso».

Addebitato due volte? Non può succedere

Una cassa al bar è collegata a un wifi che quasi funziona. Invia una registrazione, non riceve risposta e la invia di nuovo. A volte tre volte.

Ogni registrazione porta perciò un proprio riferimento. Se la stessa registrazione arriva di nuovo, viene riconosciuta e non contata una seconda volta. Il Suo visitatore paga una volta sola, anche quando la rete invia tre volte la stessa cosa.

Per lo stesso motivo il Suo bar non può mai scalare più di quanto c'è su un pass. Se l'importo è troppo alto, il volontario riceve un messaggio chiaro con quanto resta sul pass. Non viene scalato in silenzio fino a zero: darebbe un visitatore convinto di aver pagato e una cassa che non torna.

Pass perso? Lo blocchi

Il saldo è legato al codice del biglietto, non a una persona. Chi ha quel codice — su carta, in una mail inoltrata, su un telefono trovato — può pagarci. Proprio come i gettoni di cartone: chi li trova, li può spendere.

Quando un visitatore Le segnala di aver perso il biglietto, Lei blocca il suo pass. Da quel momento alla cassa non funziona più. Il denaro resta semplicemente dov'è.

Come bloccare un pass

1. Nel back office, vada in Cassa → Bloccare una tessera.
2. Nel campo di ricerca digiti qualcosa che il visitatore sa: il suo nome, l'indirizzo e-mail con cui ha acquistato, il riferimento dell'ordine o il codice del biglietto.
3. Compare il suo pass, con l'evento e il saldo residuo.
4. Tocchi Bloccare, inserisca un motivo breve (per esempio «biglietto perso, segnalato al punto informazioni») e confermi.

Accanto al pass ora compare Bloccata, con l'ora e chi l'ha fatto.

Che cosa succede poi

• Alla cassa, il cassiere vede subito «Questa tessera è bloccata.» al momento della scansione. Ricaricare, pagare e rimborsare non funzionano più. Così nessun altro può venire a ritirare il saldo residuo in contanti.
• Sul pass wallet del telefono, la riga del saldo mostra Bloccato invece di un importo.
• Il saldo resta intatto. Nel Suo conteggio continua a contare come Residuo.

Correggere un errore con uno storno resta possibile. Questo non deve mai dipendere da chi ha in mano il pass.

Rimborsare il proprietario

Riconosce il proprietario — il nome, l'ordine o l'indirizzo e-mail corrispondono? Allora gli restituisca il denaro:

1. Cerchi il pass come descritto sopra.
2. Tocchi Rimborsare il saldo residuo e confermi.
3. Gli consegni l'importo che compare sullo schermo, in contanti o con un bonifico.

Si tratta sempre dell'intero saldo, come alla cassa. Nel Suo conteggio compare sotto Rimborsato, e nel libro mastro risulta chi l'ha fatto.

Non è sicuro di avere davanti il proprietario? Allora non rimborsi ancora. Un pass bloccato non costa nulla a nessuno; il denaro resta dov'è finché non è sicuro.

Ritrovato, alla fine?

Se il visitatore ritrova il biglietto, tocchi Sbloccare. Il pass torna subito a funzionare e il saldo è ancora lì. Chi ha il codice potrà però di nuovo pagarci: lo faccia quindi solo quando il biglietto è davvero tornato al proprietario.

Chi può fare che cosa?

• Cercare e bloccare: chiunque possa consultare gli ordini, anche chi ha il ruolo Cassa. Bloccare protegge soltanto; non può far sparire denaro.
• Rimborsare e sbloccare: solo chi può effettuare rimborsi, cioè il Titolare e l'Amministratore. Entrambe le azioni liberano di nuovo denaro.

Domande frequenti

Devo impostare qualcosa? No. Finché non vende consumazioni, questa schermata resta vuota.

Un visitatore può portare il suo saldo a un altro evento? No, ed è una scelta. Veda sopra «Un saldo per pass, per evento».

Un saldo può scendere sotto zero? Nell'uso normale no. Solo quando la Sua cassa perde la rete può essere consentito un margine limitato, perché la fila al Suo bar non si fermi. Fin dove possa arrivare è stabilito in anticipo.

Posso esportare la lista dei movimenti per il mio commercialista? Non ancora da questa schermata. Lo chieda tramite il supporto; le estraiamo noi la lista.

Un saldo scade? Decide Lei, non noi. Metta la Sua regola nelle condizioni di vendita e sul biglietto, e la rispetti.