Configurare la Sua organizzazione

Tutto ciò che crea è appeso alla Sua organizzazione. È il cliente nel sistema: un'associazione, un club, un luogo da visitare. Questo articolo percorre ogni campo di quella schermata e dice ogni volta che cosa fa, dove lo ritrova e che cosa succede se lo lascia vuoto.

Se lavora con più entità giuridiche, ne crea più di una e passa dall'una all'altra in alto. Se ha dubbi sul fatto che sia necessario, legga prima Organizzazione e sede.

Che cosa Le serve prima di cominciare

• Il ruolo proprietario. Un amministratore qui non entra, ed è voluto: chi può modificare il codice organizzazione può mettere fuori gioco l'app di scansione di un'intera organizzazione.
• Il nome ufficiale della Sua organizzazione, come compare nello statuto.
• Il Suo indirizzo: via e numero, codice postale, comune.
• La Sua partita IVA, se ne ha una.
• Un indirizzo e-mail a cui possano arrivare le domande dei visitatori.
• Venti minuti.

Se incontra un termine tecnico che non conosce, consulti il glossario.

Trova la schermata sotto Impostazioni → Organizzazione. In alto ci sono sette schede: I dati, Lingue, Identità visiva, Pass wallet, Il Suo negozio, Fatture agli acquirenti e Contatto. In basso c'è un unico pulsante Salva, che salva tutte le schede insieme. Sotto il modulo ci sono ancora due riquadri che restano visibili in ogni scheda: Condividere il Suo negozio e Dominio proprio.

Scheda 1 — I dati

Campo	Che cosa fa	Se lo lascia vuoto
Nome dell'organizzazione	Compare sul biglietto, nell'e-mail di conferma e sulla fattura	Obbligatorio; non può salvare
Codice organizzazione	È contenuto nell'indirizzo del Suo backoffice e in quello del Suo negozio, ed è il codice con cui accede il personale di scansione	Obbligatorio
Paese	Determina quale set IVA Le proponiamo, e l'IVA sulle fatture che riceve da noi	Obbligatorio
Partita IVA	Compare sulla fattura del Suo visitatore	Può restare vuota; le associazioni spesso non ne hanno
Set IVA	Le aliquote IVA che valgono ovunque non scelga altro per una sede o un prodotto	Non è ancora scelto alcun set; lo verifichi con il Suo commercialista
Valuta	La moneta in cui vende	Obbligatoria
Fuso orario	Determina che cosa significa "oggi" nei Suoi riepiloghi	Obbligatorio

Il nome

Lo scriva come si chiama ufficialmente, non come lo chiama tra i corridoi. Quindi "Circolo di Storia Locale San Martino APS" e non "il circolo". Quel nome compare su documenti che in seguito guarderanno un contabile, un fascicolo di sovvenzione o un revisore.

Può modificarlo in seguito. I biglietti già inviati mantengono il nome che c'era allora — è un'e-mail nella casella del Suo visitatore, non qualcosa che noi possiamo ancora cambiare.

Il paese

Il paese della Sua organizzazione, non quello del Suo visitatore. Determina quale set IVA Le proponiamo per i Suoi prodotti ed eventi, e quale IVA compare sulle fatture che riceve da noi.

Il set IVA

Un set IVA è l'elenco delle aliquote IVA di un paese. Il set che sceglie qui vale ovunque non imposti altro per una sede o un prodotto. Le proponiamo il set del Suo paese; resta una proposta, quindi lo verifichi una volta con il Suo commercialista. Si veda Set IVA.

La valuta

La moneta in cui vende. Se la modifica in seguito, non cambia nulla di ciò che è già stato venduto: i vecchi ordini mantengono l'importo e la moneta di allora. Ciò che vende da oggi va nella nuova moneta.

Il fuso orario

Un fuso orario dice che ora è da Lei. Sembra superfluo — non è semplicemente l'ora? — ma un computer deve saperlo in modo esplicito, perché si trova in una sala server che potrebbe benissimo essere in un altro paese.

Il fuso orario determina che cosa significa "oggi". Se vende un biglietto alle 23.40, dipende dal Suo fuso orario se finisce nel fatturato di oggi o di domani. Per un'organizzazione italiana sceglie Europe/Rome.

Attenzione: anche una sede ha un fuso orario, e quello determina che cosa significa "oggi" per le fasce orarie di quel luogo. Di solito coincidono. Se ha una sede in un altro paese, la differenza è utile.

Che cos'è una partita IVA, e se non ne ho una?

Una partita IVA è il numero con cui l'amministrazione fiscale La riconosce come impresa che applica e versa l'IVA. In Belgio si presenta così: BE 0123.456.789.

Il numero d'impresa (in Belgio chiamato anche numero KBO, dalla banca dati delle imprese) è il numero di identificazione che ogni impresa e ogni associazione riceve alla costituzione. È composto da dieci cifre. Se è soggetto a IVA, la Sua partita IVA è letteralmente lo stesso numero con BE davanti.

Tre situazioni:

• È soggetto a IVA. Inserisca la Sua partita IVA. Compare sulla fattura che riceve il Suo visitatore, ed è esattamente ciò che gli serve per registrarla a sua volta.
• È un'associazione senza scopo di lucro o un'associazione di fatto non soggetta a IVA. Lasci il campo vuoto. Può vendere tranquillamente, inviare biglietti e ricevere denaro. Sui Suoi documenti non compare alcuna partita IVA, perché non ne ha una.
• Non lo sa. Lo chieda al Suo contabile oppure guardi una fattura che ha emesso Lei stesso. Meglio non inserire nulla che inserire qualcosa di sbagliato: una partita IVA errata su una fattura è più fastidiosa di un numero mancante.

Attenzione: questo campo non determina se applica l'IVA sui Suoi biglietti. Quello dipende dai Suoi prodotti e dalla loro aliquota. Veda Prodotti e prezzi.

Il codice organizzazione

Il codice (detto anche slug, il nome breve in un indirizzo web) è una sola parola breve senza spazi, in lettere minuscole, per esempio festadellafattoria. Sono ammessi lettere, cifre e trattini; non sono ammessi spazi, punti e segni di interpunzione. È lungo al massimo 60 caratteri, e un codice che appartiene già a un'altra organizzazione non si può scegliere: riceve allora un messaggio di errore accanto al campo.

Ritorna in tre punti:

1. nell'indirizzo del Suo backoffice, dove lavora Lei;
2. nell'indirizzo della Sua biglietteria pubblica, /{taal}/s/{code};
3. come codice organizzazione con cui il personale di scansione accede all'app.

Lo scelga quindi con cura. Tre regole pratiche: abbastanza corto da poterlo scandire al telefono, abbastanza riconoscibile perché il Suo visitatore lo riconosca nel link, e abbastanza neutro da essere ancora valido tra cinque anni. cena2026 è un codice cattivo. sanmartino è un codice buono.

Attenzione: se modifica il codice dopo averlo condiviso, si rompono tutti i link condivisi, tutti i codici QR stampati e tutti i dispositivi impostati con il vecchio codice. Il sistema La avverte e dopo il salvataggio comunica qual è il nuovo codice, ma non può salvare i vecchi link. Il Suo personale di scansione accede d'ora in poi con il nuovo codice. I biglietti già venduti restano validi. Lo scelga una volta e poi lo lasci stare.

Scheda 2 — Lingue

Qui sceglie quali lingue mostra la Sua biglietteria e quale di esse è la Sua lingua predefinita. La lingua predefinita viene assegnata a un visitatore quando non conosciamo la sua lingua, e compare sui documenti per i quali non è stata fatta una scelta.

Non deve attivare tutte e sette le lingue. Due lingue tradotte bene sono meglio di sette compilate a metà. Veda Lingue.

Scheda 3 — La Sua identità visiva

Campo	Che cosa fa	Se lo lascia vuoto
Il Suo colore	Il colore dei pulsanti del Suo negozio	Il negozio usa il colore della piattaforma — quindi nessuna pagina in bianco e nero
Logo	Compare in alto nel Suo negozio e sulle fatture ai Suoi acquirenti; se il Suo pass wallet non ha un logo proprio, compare questo	Il Suo negozio mostra il Suo nome come testo
Testo introduttivo	Compare sopra i Suoi prodotti, un campo per lingua	Il Suo negozio inizia subito con i Suoi prodotti
Link alle Sue condizioni	Le condizioni della Sua organizzazione; il Suo visitatore le vede al momento del pagamento	Al momento del pagamento non compare alcun link a condizioni proprie

Il Suo colore lo sceglie con un selettore di colori. Prenda il colore del Suo logo o della Sua associazione. Un solo colore basta; non c'è un secondo colore da abbinare.

Il Suo logo lo carica come immagine, fino a 2 MB. Un logo quadrato o orizzontale con sfondo trasparente o bianco funziona meglio. Compare in alto nel Suo negozio e sulle fatture ai Suoi acquirenti, e sul Suo pass wallet se questo non ha un logo proprio.

Il testo introduttivo è il posto per le frasi pratiche che non sono un prodotto: "Si può parcheggiare sul sagrato" oppure "I bambini sotto i 6 anni entrano gratis, per loro non serve ordinare un biglietto". C'è un campo per ogni lingua che tiene attiva.

Il link alle Sue condizioni rimanda a una pagina del Suo sito o a un documento. Se non ha ancora delle condizioni, veda Privacy e condizioni.

Scheda 4 — Pass wallet

Qui imposta come appaiono i Suoi biglietti, abbonamenti annuali e buoni regalo in Apple Wallet e Google Wallet: colori, logo, testi e i pulsanti sotto il pass. Se lascia tutto vuoto, il pass segue la Sua identità visiva. Si veda I pass nel wallet.

Scheda 5 — Mettere online il Suo negozio

Due interruttori, e non fanno la stessa cosa. È il punto più confuso dell'intera schermata, quindi qui lo spieghiamo con calma.

• La vendita online è attiva. È il rubinetto principale. Per una nuova organizzazione è acceso. Se lo spegne, il Suo negozio non è più raggiungibile: chi apre il Suo link riceve il messaggio che la pagina non esiste. Anche il link sotto Condividere il Suo negozio e il Suo dominio proprio smettono allora di funzionare. Lo spenga quando la Sua vendita è finita o non può ancora cominciare.
• Pubblicato. Questo riguarda i motori di ricerca. Attivo, mette il Suo negozio nella sitemap — cioè l'elenco che i motori di ricerca usano per sapere quali pagine ha il Suo sito. Disattivo, il Suo link continua tranquillamente a funzionare per chiunque lo conosca; semplicemente non viene proposto attivamente a Google. Per una nuova organizzazione è spento. Solo quando è attivo, il passaggio Metta il Suo negozio online nella lista di controllo della Sua dashboard viene spuntato.

Quindi: se vuole partire in sordina e dare il link solo ai Suoi soci, attivi vendita online e disattivi pubblicato. Se vuole farsi trovare, li attivi entrambi.

Sotto il modulo, nel riquadro Condividere il Suo negozio, si trova l'indirizzo del Suo negozio, pronto da copiare e condividere, con il pulsante Apri il negozio.

Scheda 6 — Fatture agli acquirenti

Alcuni visitatori chiedono una fattura: un'azienda, una scuola, un libero professionista. Se attiva Le fatture agli acquirenti sono attive, prepariamo quella fattura a nome Suo, con i Suoi dati. Tutto ciò che imposta qui è descritto in Fatture ai Suoi acquirenti.

Scheda 7 — Contatto

Campo	Che cosa fa	Se lo lascia vuoto
E-mail di contatto	Dove arrivano le domande dei visitatori; compare come indirizzo di risposta sulle e-mail dei biglietti	Il Suo visitatore non può rispondere all'e-mail del biglietto in caso di domanda
Telefono	Il Suo numero di telefono per i visitatori	Non compare alcun numero
Nome sulla fattura	Il nome sulle fatture che riceve da noi per il Suo abbonamento	Viene usato il nome della Sua organizzazione
Indirizzo di fatturazione (e-mail)	Dove vanno quelle fatture	Vanno alla Sua e-mail di contatto
Via e numero civico, Indirizzo riga 2, CAP, Località	L'indirizzo su quelle fatture	Sulla Sua fattura manca un indirizzo

I campi sotto Fatturazione riguardano quindi le fatture che riceve da noi, non le fatture che emette ai Suoi acquirenti — quelle le imposta nella scheda Fatture agli acquirenti.

Faccia attenzione all'e-mail di contatto: è l'indirizzo che un visitatore usa quando non ritrova il suo biglietto o ha una domanda. Ci metta un indirizzo che qualcuno legge davvero, e preferibilmente non quello privato di un singolo membro del consiglio che l'anno prossimo forse non ci sarà più.

Un dominio proprio

Se vuole il Suo negozio su un indirizzo tutto Suo — biglietti.suodominio.it invece dell'indirizzo della piattaforma — registri quel dominio nel riquadro Dominio proprio sotto il modulo: lo inserisca e clicchi su Aggiungi il dominio. Riceve un record TXT da inserire presso il Suo fornitore dns, e poi clicca su Verifica.

La spiegazione completa, compreso che cos'è il dns e dove si inserisce esattamente quel record, si trova in Un dominio proprio.

L'IVA in punti base

Vedrà a volte un'aliquota IVA scritta come 2100 invece di 21%, per esempio nel registro attività di un collaboratore. Non è un errore: le aliquote sono conservate internamente in punti base, così che 6%, 21% ed eventualmente 6,5% restino tutte esatte. Nei moduli inserisce semplicemente la percentuale.

Perché funziona così: un computer calcola con i numeri decimali più o meno come Lei con 1/3 in decimali — da qualche parte deve arrotondare. Con il denaro non lo si vuole. Usando numeri interi (21% diventa 2100) l'arrotondamento scompare, e il Suo totale IVA resta esatto al centesimo anche dopo mille biglietti.

Errori frequenti

• Modificare il codice organizzazione dopo averlo condiviso. Ogni link condiviso, ogni codice QR stampato e ogni dispositivo di scansione impostato si rompe. Lo scelga una volta sola.
• Inserire il nome informale. "Il circolo" su una fattura non aiuta nessun contabile. Prenda il nome dal Suo statuto.
• Inventare una partita IVA o inserire quella di un membro del consiglio. Lasci piuttosto il campo vuoto.
• Lasciare vuota l'e-mail di contatto. Il Suo visitatore non ha allora un indirizzo a cui rispondere, e Lei riceve la sua domanda per vie traverse o non la riceve affatto.
• Pensare che pubblicato disattivato significhi che il negozio è chiuso. Quello è l'altro interruttore. Pubblicato riguarda solo i motori di ricerca.
• Dimenticare di salvare dopo aver cambiato scheda. Le sette schede condividono un unico pulsante Salva in basso. Cambi pure scheda, ma lo clicchi prima di andarsene.

E se …

E se non ho una partita IVA?

Lasci il campo vuoto e venda tranquillamente. Molte associazioni lavorano così. In caso di dubbio chieda al Suo contabile se è soggetto a IVA; non è una domanda a cui questa schermata può rispondere al posto Suo.

E se devo comunque modificare il codice organizzazione?

Allora si può, ma lo pianifichi. Lo modifichi in un momento in cui non c'è vendita in corso, poi condivida di nuovo il nuovo link su ogni canale dove c'era il vecchio, e faccia accedere nuovamente il Suo personale di scansione con il nuovo codice. I codici QR stampati che rimandano al vecchio link non sono più recuperabili.

E se il mio logo appare sfocato o tagliato?

Carichi una versione più grande — una larghezza di circa 600 pixel è abbondantemente sufficiente — e usi preferibilmente un PNG con sfondo trasparente. Un logo con molto spazio bianco intorno sembra nel negozio più piccolo di quello che è; ritagli quello spazio bianco prima di caricarlo.

E se voglio chiudere temporaneamente il mio negozio?

Disattivi La vendita online è attiva. Chi apre allora il Suo link riceve il messaggio che la pagina non esiste; se serve, metta quindi una frase sul Suo sito o sui Suoi social. Tutto resta al suo posto; lo riattiva più tardi senza dover riconfigurare nulla.

E se non vedo questa schermata?

Allora non ha il ruolo proprietario. Chieda al proprietario della Sua organizzazione di modificare il Suo ruolo, oppure di fare lui stesso la modifica. Veda Collaboratori e ruoli.

Domande frequenti

Posso modificare in seguito il nome della mia organizzazione? Sì. I nuovi biglietti e le nuove fatture ricevono il nome nuovo; ciò che è già stato inviato resta com'era.

La mia organizzazione ha due nomi — uno ufficiale e uno che usano tutti. Quale inserisco? Quello ufficiale, perché è quello che va sulla fattura. Il nome familiare lo mette nel Suo testo introduttivo o nel Suo logo.

Dove trovo l'indirizzo della mia biglietteria? Sotto il modulo, nel riquadro Condividere il Suo negozio, pronto da copiare. Ha la forma /{taal}/s/{code}.

Perché un amministratore non può intervenire qui? Perché questa schermata contiene il codice organizzazione. Chi può modificarlo può mettere fuori gioco l'app di scansione di un'intera organizzazione. Per questo è riservata al proprietario.

Cambia qualcosa nella mia vendita in corso se modifico qualcosa qui? Solo ciò che è logico: un nome o un colore nuovo lo vede subito nel Suo negozio. Gli importi e le monete degli ordini esistenti restano come erano.