Ihre Organisation einrichten

Alles, was Sie anlegen, hängt an Ihrer Organisation. Das ist der Kunde im System: ein Verein, ein Klub, ein Besuchsort. Dieser Artikel geht jedes Feld dieses Bildschirms durch und sagt jeweils, was es tut, wo Sie es wiedersehen und was passiert, wenn Sie es leer lassen.

Arbeiten Sie mit mehreren juristischen Einheiten, legen Sie mehrere an und wechseln oben. Zweifeln Sie, ob das nötig ist, lesen Sie zuerst Organisation und Standort.

Was Sie vorher brauchen

• Die Rolle Eigentümer. Ein Administrator kommt hier bewusst nicht hinein: Wer den Organisationscode ändern kann, kann die Scan-App einer ganzen Organisation lahmlegen.
• Den offiziellen Namen Ihrer Organisation, so wie er in der Satzung steht.
• Ihre Anschrift: Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Ort.
• Ihre USt-IdNr., falls Sie eine haben.
• Eine E-Mail-Adresse, an die Fragen von Besuchern gehen dürfen.
• Zwanzig Minuten.

Stoßen Sie auf ein Fachwort, das Sie nicht kennen, schauen Sie im Glossar nach.

Sie finden den Bildschirm unter Einstellungen → Organisation. Oben stehen sieben Reiter: Die Daten, Sprachen, Erscheinungsbild, Wallet-Pässe, Ihr Shop, Rechnungen an Käufer und Kontakt. Unten steht eine einzige Schaltfläche Speichern, die alle Reiter gleichzeitig speichert. Unter dem Formular stehen noch zwei Blöcke, die bei jedem Reiter sichtbar bleiben: Ihren Shop teilen und Eigene Domain.

Reiter 1 — Die Daten

Feld	Was es tut	Wenn Sie es leer lassen
Name der Organisation	Steht auf dem Ticket, in der Bestätigungsmail und auf der Rechnung	Pflichtfeld; Sie können nicht speichern
Organisationscode	Steckt in der Adresse Ihres Backoffice, in der Ihres Shops, und ist der Code, mit dem sich Scanpersonal anmeldet	Pflichtfeld
Land	Bestimmt, welches MwSt.-Set wir vorschlagen, und die Umsatzsteuer auf den Rechnungen, die Sie von uns bekommen	Pflichtfeld
USt-IdNr.	Erscheint auf der Rechnung Ihres Besuchers	Darf leer bleiben; Vereine haben oft keine
MwSt.-Set	Die Steuersätze, die überall gelten, wo Sie bei einem Standort oder Produkt nichts anderes wählen	Es ist noch kein Set gewählt; prüfen Sie es mit Ihrem Steuerberater
Währung	Die Währung, in der Sie verkaufen	Pflichtfeld
Zeitzone	Bestimmt, was „heute“ in Ihren Übersichten bedeutet	Pflichtfeld

Der Name

Schreiben Sie ihn so, wie er offiziell lautet, nicht so, wie Sie ihn im Alltag nennen. Also „Heimatverein Sankt Martin e. V.“ und nicht „der Verein“. Dieser Name erscheint auf Dokumenten, die sich später ein Buchhalter, eine Förderakte oder ein Prüfer ansieht.

Sie können ihn nachträglich ändern. Tickets, die bereits verschickt sind, behalten den Namen, der damals darauf stand — das ist eine Mail bei Ihrem Besucher, nichts, was wir noch ändern können.

Das Land

Das Land Ihrer Organisation, nicht das Ihres Besuchers. Es bestimmt, welches MwSt.-Set wir Ihnen für Ihre Produkte und Veranstaltungen vorschlagen und welche Umsatzsteuer auf den Rechnungen steht, die Sie von uns bekommen.

Das MwSt.-Set

Ein MwSt.-Set ist die Liste der Steuersätze eines Landes. Das Set, das Sie hier wählen, gilt überall, wo Sie bei einem Standort oder einem Produkt nichts anderes einstellen. Wir schlagen das Set Ihres Landes vor; es bleibt ein Vorschlag, prüfen Sie es also einmal mit Ihrem Steuerberater. Siehe MwSt.-Sets.

Die Währung

Die Währung, in der Sie verkaufen. Ändern Sie sie später, ändert sich nichts an dem, was bereits verkauft ist: Alte Bestellungen behalten den Betrag und die Währung von damals. Was Sie heute verkaufen, läuft in der neuen Währung.

Die Zeitzone

Eine Zeitzone sagt, wie spät es bei Ihnen ist. Das klingt überflüssig — es ist doch einfach die Uhrzeit? — aber ein Computer muss es ausdrücklich wissen, denn er steht in einem Serverraum, der genauso gut in einem anderen Land stehen kann.

Die Zeitzone bestimmt, was „heute“ bedeutet. Verkaufen Sie um 23:40 Uhr ein Ticket, hängt es von Ihrer Zeitzone ab, ob das im Umsatz von heute oder von morgen landet. Für eine deutsche Organisation wählen Sie Europe/Berlin.

Achtung: Ein Standort hat auch eine Zeitzone, und die bestimmt, was „heute“ für die Zeitfenster dieses Ortes bedeutet. Meistens sind sie gleich. Haben Sie einen Standort in einem anderen Land, ist der Unterschied nützlich.

Was ist eine USt-IdNr., und was, wenn ich keine habe?

Eine USt-IdNr. ist die Nummer, unter der das Finanzamt Sie als Unternehmen kennt, das Umsatzsteuer berechnet und abführt. In Deutschland sieht sie aus wie DE123456789.

Die Handelsregisternummer (in Belgien das KBO-Nummer genannt, nach der Zentralen Unternehmensdatenbank; in den Niederlanden die KvK-Nummer) ist die Identifikationsnummer, die jedes Unternehmen und jeder Verein bei der Gründung bekommt. Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, hängt Ihre USt-IdNr. direkt mit dieser Registrierung zusammen.

Drei Situationen:

• Sie sind umsatzsteuerpflichtig. Tragen Sie Ihre USt-IdNr. ein. Sie erscheint auf der Rechnung, die Ihr Besucher bekommt, und genau die braucht er, um sie selbst geltend zu machen.
• Sie sind ein Verein ohne Umsatzsteuerpflicht. Lassen Sie das Feld leer. Sie können ganz normal verkaufen, Tickets verschicken und Geld empfangen. Auf Ihren Dokumenten erscheint keine USt-IdNr., denn Sie haben keine.
• Sie wissen es nicht. Fragen Sie Ihren Steuerberater oder schauen Sie auf eine Rechnung, die Sie selbst einmal verschickt haben. Tragen Sie lieber nichts ein als etwas Falsches: eine falsche USt-IdNr. auf einer Rechnung ist ärgerlicher als eine fehlende Nummer.

Achtung: Dieses Feld bestimmt nicht, ob Sie auf Ihre Tickets Umsatzsteuer berechnen. Das hängt an Ihren Produkten und ihrem Steuersatz. Siehe Produkte und Preise.

Der Organisationscode

Der Code (auch Slug genannt, der kurze Name in einer Webadresse) ist ein kurzes Wort ohne Leerzeichen, in Kleinbuchstaben, zum Beispiel hoffeste. Buchstaben, Ziffern und Bindestriche sind erlaubt; Leerzeichen, Punkte und Satzzeichen nicht. Er ist höchstens 60 Zeichen lang, und einen Code, der schon zu einer anderen Organisation gehört, können Sie nicht wählen: Sie bekommen dann eine Fehlermeldung beim Feld.

Er taucht an drei Stellen wieder auf:

1. in der Adresse Ihres Backoffice, wo Sie selbst arbeiten;
2. in der Adresse Ihres öffentlichen Ticketshops, /{taal}/s/{code};
3. als Organisationscode, mit dem sich Scanpersonal in der App anmeldet.

Wählen Sie ihn also sorgfältig. Drei Faustregeln: kurz genug, um ihn am Telefon zu buchstabieren, erkennbar genug, dass Ihr Besucher ihn im Link wiedererkennt, und neutral genug, dass er in fünf Jahren noch stimmt. vereinsessen2026 ist ein schlechter Code. sanktmartin ist ein guter.

Achtung: Ändern Sie den Code, nachdem Sie ihn geteilt haben, bricht jeder geteilte Link, jeder gedruckte QR-Code und jedes Gerät, das mit dem alten Code eingerichtet ist. Das System warnt Sie davor und meldet nach dem Speichern, wie der neue Code lautet, aber es kann die alten Links nicht retten. Ihr Scanpersonal meldet sich künftig mit dem neuen Code an. Bereits verkaufte Tickets bleiben gültig. Wählen Sie ihn einmal und lassen Sie ihn stehen.

Reiter 2 — Sprachen

Hier wählen Sie, welche Sprachen Ihr Ticketshop zeigt und welche davon Ihre Standardsprache ist. Die Standardsprache bekommt ein Besucher, wenn wir seine eigene Sprache nicht kennen, und sie steht auf Dokumenten, für die keine Wahl getroffen wurde.

Sie müssen nicht alle sieben Sprachen einschalten. Zwei gut übersetzte Sprachen sind besser als sieben halb ausgefüllte. Siehe Sprachen.

Reiter 3 — Ihr Erscheinungsbild

Feld	Was es tut	Wenn Sie es leer lassen
Ihre Farbe	Die Farbe der Schaltflächen in Ihrem Shop	Der Shop verwendet die Farbe der Plattform — also keine schwarz-weiße Seite
Logo	Steht oben in Ihrem Shop und auf den Rechnungen an Ihre Käufer; hat Ihr Wallet-Pass kein eigenes Logo, erscheint dieses darauf	Ihr Shop zeigt Ihren Namen als Text
Einleitungstext	Steht über Ihren Produkten, ein Feld pro Sprache	Ihr Shop beginnt direkt bei Ihren Produkten
Link zu Ihren Bedingungen	Die Bedingungen Ihrer eigenen Organisation; Ihr Besucher sieht sie beim Bezahlen	Beim Bezahlen steht kein Link zu eigenen Bedingungen

Ihre Farbe wählen Sie mit einem Farbwähler. Nehmen Sie die Farbe Ihres Logos oder Ihres Vereins. Eine Farbe genügt; es gibt keine zweite Farbe, auf die abgestimmt werden müsste.

Ihr Logo laden Sie als Bild hoch, bis 2 MB. Ein quadratisches oder liegendes Logo mit durchsichtigem oder weißem Hintergrund funktioniert am besten. Es steht oben in Ihrem Shop und auf den Rechnungen an Ihre Käufer, und auf Ihrem Wallet-Pass, wenn dieser kein eigenes Logo hat.

Der Einleitungstext ist der Platz für praktische Sätze, die kein Produkt sind: „Parken können Sie auf dem Kirchplatz“ oder „Kinder unter 6 kommen kostenlos hinein, Sie müssen für sie kein Ticket bestellen“. Es gibt ein Feld pro eingeschalteter Sprache.

Der Link zu Ihren Bedingungen zeigt auf eine Seite Ihrer eigenen Website oder auf ein Dokument. Haben Sie noch keine Bedingungen, siehe Datenschutz und Bedingungen.

Reiter 4 — Wallet-Pässe

Hier stellen Sie ein, wie Ihre Tickets, Jahreskarten und Gutscheine in Apple Wallet und Google Wallet aussehen: Farben, Logo, Texte und die Schaltflächen unter dem Pass. Lassen Sie alles leer, folgt der Pass Ihrem Erscheinungsbild. Siehe Wallet-Karten.

Reiter 5 — Ihren Shop online stellen

Zwei Schalter, und sie tun nicht dasselbe. Das ist die verwirrendste Stelle des ganzen Bildschirms, deshalb steht es hier langsam erklärt.

• Der Online-Verkauf ist an. Das ist der große Hahn. Bei einer neuen Organisation steht er an. Schalten Sie ihn aus, ist Ihr Shop nicht mehr erreichbar: Wer Ihren Link öffnet, bekommt die Meldung, dass die Seite nicht existiert. Auch der Link unter Ihren Shop teilen und Ihre eigene Domain funktionieren dann nicht. Schalten Sie ihn aus, wenn Ihr Verkauf vorbei ist oder noch nicht beginnen darf.
• Veröffentlicht. Hier geht es um Suchmaschinen. An bringt Ihren Shop in die Sitemap — das ist die Liste, die Suchmaschinen verwenden, um zu wissen, welche Seiten Ihre Website hat. Aus bleibt Ihr Link für alle nutzbar, die ihn kennen; er wird nur nicht aktiv bei Google angeboten. Bei einer neuen Organisation steht er aus. Erst wenn er an ist, wird der Schritt Stellen Sie Ihren Shop online auf der Checkliste Ihres Dashboards abgehakt.

Also: Wollen Sie still starten und nur Ihren Mitgliedern den Link geben, schalten Sie Online-Verkauf an und Veröffentlicht aus. Wollen Sie gefunden werden, schalten Sie beides an.

Unter dem Formular, im Block Ihren Shop teilen, steht die Adresse Ihres Shops, bereit zum Kopieren und Teilen, mit der Schaltfläche Shop öffnen.

Reiter 6 — Rechnungen an Käufer

Manche Besucher wollen eine Rechnung: ein Unternehmen, eine Schule, ein Selbstständiger. Schalten Sie Rechnungen an Käufer sind aktiviert ein, erstellen wir diese Rechnung in Ihrem Namen, mit Ihren Daten. Was Sie hier alles einstellen, steht in Rechnungen an Ihre Käufer.

Reiter 7 — Kontakt

Feld	Was es tut	Wenn Sie es leer lassen
Kontakt-E-Mail	Wohin Fragen von Besuchern gehen; steht als Antwortadresse auf Ihren Ticketmails	Ihr Besucher kann bei einer Frage nicht auf seine Ticketmail antworten
Telefon	Ihre Telefonnummer für Besucher	Es steht keine Nummer da
Name auf der Rechnung	Der Name auf den Rechnungen, die Sie von uns für Ihr Abonnement bekommen	Der Name Ihrer Organisation wird verwendet
Rechnungsadresse (E-Mail)	Wohin diese Rechnungen gehen	Sie gehen an Ihre Kontakt-E-Mail
Straße und Hausnummer, Adresszeile 2, Postleitzahl, Ort	Die Anschrift auf diesen Rechnungen	Ihrer Rechnung fehlt eine Anschrift

Die Felder unter Rechnungsstellung betreffen also die Rechnungen, die Sie von uns bekommen, nicht die Rechnungen an Ihre Käufer — die richten Sie auf dem Reiter Rechnungen an Käufer ein.

Achten Sie auf die Kontakt-E-Mail: Das ist die Adresse, die ein Besucher verwendet, wenn er sein Ticket nicht wiederfindet oder eine Frage hat. Hinterlegen Sie eine Adresse, die auch wirklich jemand liest, und am besten nicht die Privatadresse eines einzelnen Vorstandsmitglieds, das nächstes Jahr vielleicht aufgehört hat.

Eine eigene Domain

Wollen Sie Ihren Shop unter einer eigenen Adresse — tickets.ihredomain.de statt der Plattformadresse — melden Sie diese Domain im Block Eigene Domain unter dem Formular an: Tragen Sie sie ein und klicken Sie auf Domain hinzufügen. Sie bekommen einen TXT-Record, den Sie bei Ihrem DNS-Anbieter hinterlegen, und danach klicken Sie auf Prüfen.

Die vollständige Erklärung, einschließlich dessen, was DNS ist und wo Sie diesen Record genau hinterlegen, steht in Eine eigene Domain.

Umsatzsteuer in Basispunkten

Sie werden manchmal einen Steuersatz als 2100 statt als 21 % stehen sehen, zum Beispiel im Aktivitätsprotokoll eines Mitarbeiters. Das ist kein Fehler: Steuersätze werden intern in Basispunkten geführt, damit 7 %, 19 % und irgendwann einmal 6,5 % alle exakt bleiben. In den Formularen tragen Sie einfach den Prozentsatz ein.

Warum das so ist: Ein Computer rechnet mit Kommazahlen ungefähr so wie Sie mit 1/3 in Dezimalen — irgendwo müssen Sie runden. Bei Geld will man das nicht. Indem ganze Zahlen verwendet werden (21 % wird zu 2100), verschwindet die Rundung, und Ihre Umsatzsteuersumme stimmt auch nach tausend Tickets noch auf den Cent.

Häufige Fehler

• Den Organisationscode ändern, nachdem Sie ihn geteilt haben. Jeder geteilte Link, jeder gedruckte QR-Code und jedes eingerichtete Scangerät bricht. Wählen Sie ihn einmal.
• Den informellen Namen eintragen. „Der Verein“ auf einer Rechnung hilft keinem Buchhalter. Nehmen Sie den Namen aus Ihrer Satzung.
• Eine USt-IdNr. erfinden oder die eines Vorstandsmitglieds eintragen. Lassen Sie das Feld lieber leer.
• Die Kontakt-E-Mail leer lassen. Ihr Besucher hat dann keine Adresse, an die er antworten kann, und Sie bekommen seine Frage über einen Umweg oder gar nicht.
• Denken, dass Veröffentlicht aus bedeutet, dass Ihr Shop zu ist. Das ist der andere Schalter. Veröffentlicht betrifft nur Suchmaschinen.
• Vergessen zu speichern, nachdem Sie den Reiter gewechselt haben. Die sieben Reiter teilen sich eine Schaltfläche Speichern unten. Wechseln Sie ruhig, aber klicken Sie sie, bevor Sie weggehen.

Was ist, wenn …

Was ist, wenn ich keine USt-IdNr. habe?

Lassen Sie das Feld leer und verkaufen Sie einfach. Viele Vereine arbeiten so. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind; das ist keine Frage, die dieser Bildschirm für Sie beantworten kann.

Was ist, wenn ich den Organisationscode doch ändern muss?

Dann geht das, aber planen Sie es. Ändern Sie ihn zu einem Zeitpunkt, an dem kein Verkauf läuft, teilen Sie danach den neuen Link erneut auf jedem Kanal, auf dem der alte stand, und lassen Sie Ihr Scanpersonal sich mit dem neuen Code neu anmelden. Gedruckte QR-Codes, die auf den alten Link zeigen, sind nicht mehr zu retten.

Was ist, wenn mein Logo unscharf oder abgeschnitten aussieht?

Laden Sie eine größere Version hoch — eine Breite von etwa 600 Pixeln ist reichlich — und verwenden Sie am besten ein PNG mit durchsichtigem Hintergrund. Ein Logo mit viel Weißraum ringsum wirkt im Shop kleiner, als es ist; schneiden Sie diesen Weißraum weg, bevor Sie es hochladen.

Was ist, wenn ich meinen Shop vorübergehend schließen will?

Schalten Sie Der Online-Verkauf ist an aus. Wer Ihren Link dann öffnet, bekommt die Meldung, dass die Seite nicht existiert; setzen Sie also gegebenenfalls einen Satz auf Ihre Website oder in Ihre sozialen Medien. Alles bleibt stehen; Sie schalten ihn später wieder an, ohne etwas neu einzurichten.

Was ist, wenn ich diesen Bildschirm nicht sehe?

Dann haben Sie nicht die Rolle Eigentümer. Bitten Sie den Eigentümer Ihrer Organisation, Ihre Rolle zu ändern oder die Änderung selbst vorzunehmen. Siehe Mitarbeiter und Rollen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich den Namen meiner Organisation später noch ändern? Ja. Neue Tickets und Rechnungen bekommen den neuen Namen; was bereits verschickt ist, bleibt, wie es war.

Meine Organisation hat zwei Namen — einen offiziellen und einen, den alle benutzen. Welchen trage ich ein? Den offiziellen, denn der gehört auf die Rechnung. Den vertrauten Namen setzen Sie in Ihren Einleitungstext oder in Ihr Logo.

Wo finde ich die Adresse meines Ticketshops? Unter dem Formular, im Block Ihren Shop teilen, bereit zum Kopieren. Sie hat die Form /{taal}/s/{code}.

Warum darf ein Administrator hier nicht heran? Weil dieser Bildschirm den Organisationscode enthält. Wer den ändern kann, kann die Scan-App einer ganzen Organisation lahmlegen. Deshalb ist er dem Eigentümer vorbehalten.

Ändert sich etwas an meinem laufenden Verkauf, wenn ich hier etwas anpasse? Nur das, was logisch ist: einen neuen Namen oder eine neue Farbe sehen Sie sofort in Ihrem Shop. Beträge und Währungen bestehender Bestellungen bleiben stehen, wie sie waren.