Ihr Dashboard lesen

Ihr Dashboard ist der erste Bildschirm, den Sie nach dem Anmelden sehen. Es ist keine Buchhaltung und kein Bericht: Es ist ein Blick darauf, wie es läuft. Dieser Artikel geht jeden Block durch und sagt jedes Mal, was genau gezählt wird und — ebenso wichtig — was nicht dabei ist.

Stoßen Sie auf ein Fachwort, das Sie nicht kennen, schauen Sie im Glossar nach.

Was Sie vorher brauchen

• Ein Konto mit der Rolle Eigentümer oder Administrator. Nur diese beiden sehen die Zahlen. Was eine Kraft an der Theke und ein Scanner sehr wohl sehen, steht weiter unten.
• Mindestens einen Verkauf. Ein leeres Dashboard sagt freundlich, dass es noch nichts gibt; es ist nichts kaputt.
• Zehn Minuten.

Zuerst: der Zeitraum oben

Oben steht ein einziges Auswahlmenü: Zeitraum. Was Sie dort wählen, gilt für fast den ganzen Bildschirm gleichzeitig. Voreingestellt ist Dieser Monat. Sie haben fünf Möglichkeiten:

Auswahl	Was das ist
Heute	Von Mitternacht bis Mitternacht.
Diese Woche	Von Montag bis einschließlich Sonntag.
Dieser Monat	Der ganze Kalendermonat, auch die Tage, die noch kommen.
Dieses Jahr	Vom 1. Januar bis einschließlich 31. Dezember.
Benutzerdefiniert	Sie wählen selbst ein Von-Datum und ein Bis-Datum.

Wählen Sie Benutzerdefiniert, erscheinen zwei Datumsfelder: Von und Bis einschließlich. Das Bis-Datum zählt vollständig mit: Wählen Sie den 5. März bis einschließlich 5. März, sehen Sie diesen einen Tag von Mitternacht bis Mitternacht. Ein Datum in der Zukunft können Sie hier nicht wählen.

Mitternacht gehört Ihnen. Der Tag beginnt und endet in der Zeitzone Ihrer Organisation, nicht in der unserer Server. Arbeiten Sie in Sofia oder in Auckland, schließen Sie Ihren Tag zu Ihrer Mitternacht ab. Ihre Zeitzone stellen Sie unter Einstellungen → Organisation ein.

Drei Blöcke hören bewusst nicht auf den Zeitraum: Heute an der Tür, Umsatz heute und Die nächsten Tage. Die handeln von jetzt und von morgen. Wer im Januar die Zahlen des Vorjahres nachschaut, will nebenbei immer noch sehen, dass der Samstag fast voll ist.

Zwei Blöcke, die nur erscheinen, wenn es etwas zu tun gibt

• Erste Schritte — die Checkliste für eine neue Organisation. Siehe Erste Schritte. Sie verschwindet, sobald alle Schritte erledigt sind.
• Eine Kachel zu Ihrem Tarif — zum Beispiel, wenn Ihre Testphase bald endet oder eine Rechnung offen ist. Ihre Schaltfläche bringt Sie zur Seite Abonnement.

Die Kennzahlen

Oben stehen acht Zahlen, unter der Überschrift Kennzahlen mit dem gewählten Zeitraum dahinter. Unter den ersten fünf — Umsatz, Bestellungen, Verkaufte Tickets, Durchschnittliche Bestellung und Erstattet — steht, wie sie sich zum gleichen Zeitraum davor verhält: Bei „dieser Monat“ ist das der ganze Vormonat, bei „diese Woche“ die Vorwoche, bei „heute“ gestern. Wählen Sie ein eigenes Von-bis, ist es ein gleich langer Block, der direkt davor liegt.

Eine Zahl ohne Vergleich sagt nichts. 4 200 Euro sind ein guter Monat oder eine Katastrophe, und das hängt davon ab, was der Vormonat gemacht hat.

Umsatz

Alles, was im Zeitraum bezahlt wurde, zusammengezählt. Inklusive Mehrwertsteuer und inklusive dem, was an der Theke über den Tresen ging.

Eine Bestellung zählt an dem Tag mit, an dem sie bezahlt wurde, nicht an dem Tag, an dem der Besucher kommt. Kauft jemand heute ein Ticket für den nächsten Monat, steht das Geld heute in Ihrem Umsatz.

Was mitzählt:

• bezahlte Bestellungen, online genauso wie an der Theke;
• Bestellungen, die teilweise erstattet wurden, mit ihrem vollen Betrag — es wurde sehr wohl verkauft, und was abgegangen ist, steht getrennt unter Erstattet;
• Verkauf über einen Wiederverkäufer und Verkauf, den Sie selbst aus dem Backoffice heraus angelegt haben.

Was nicht mitzählt:

• Bestellungen, die begonnen, aber nie bezahlt wurden (die stehen unter Offene Bestellungen);
• vollständig erstattete Bestellungen — davon ist nichts übrig geblieben. So eine Bestellung verschwindet auch nachträglich aus dem Umsatz des Zeitraums, in dem sie bezahlt wurde;
• stornierte und abgelaufene Bestellungen.

Ziehen Sie Erstattet nicht einfach von Umsatz ab. Eine teilweise Erstattung bleibt in Ihrem Umsatz stehen und zählt getrennt unter Erstattet. Eine vollständig erstattete Bestellung ist schon aus Ihrem Umsatz verschwunden und zählt auch unter Erstattet. Wer das eine vom anderen abzieht, zieht eine vollständige Erstattung also zweimal ab.

Bestellungen

Wie viele bezahlte Bestellungen es im Zeitraum gibt. Eine Bestellung mit vier Tickets darin ist eine Bestellung.

Verkaufte Tickets

Die Anzahl der Plätze, die verkauft wurden, nicht die Anzahl der Bestellzeilen. Ein Gruppenticket für zehn Personen sind zehn Plätze.

Gutscheine und Jahreskarten zählen hier nicht mit: Die ergeben kein Ticket, das an Ihrer Tür gescannt wird. Ihr Umsatz steht sehr wohl dabei, denn es ist Geld hereingekommen.

Durchschnittliche Bestellung

Umsatz geteilt durch Bestellungen, gerundet auf ganze Cent. Gibt es keine Bestellungen, steht dort null — es wird nie durch null geteilt.

Diese Zahl sagt etwas über Ihre Preise und über Ihre Kombinationen. Steigt sie, ohne dass Sie etwas an Ihren Preisen geändert haben, kaufen die Leute mehr Tickets pro Mal.

Erstattet

Alles, was Sie im Zeitraum ausgezahlt haben, vollständige Erstattungen genauso wie teilweise.

Eine Erstattung zählt an dem Tag, an dem sie ausgeführt wurde, nicht am Tag des Verkaufs. Im Februar verkauft, im März erstattet: Dann steht der Umsatz im Februar und die Erstattung im März. Erstattungen, die noch unterwegs sind, zählen noch nicht mit; die sehen Sie erst, wenn sie durch sind.

Gescannte Tickets

Von allen Tickets, die in diesem Zeitraum gültig sind: wie viele schon an Ihrer Tür gescannt wurden, und welcher Anteil das ist.

Achten Sie auf den Unterschied zu Verkaufte Tickets:

• Verkaufte Tickets schaut darauf, wann bezahlt wurde;
• Gescannte Tickets schaut auf den Tag, an dem das Ticket gültig ist.

Ein Ticket, das Sie im Februar für einen Besuch im März verkauft haben, steht im Februar unter verkauft und im März unter erwartet. Tickets ohne Datum (zum Beispiel ein offenes Ticket) zählen hier nicht mit: Es gibt keinen Tag, an dem jemand erwartet wird. Stornierte und erstattete Tickets ebenso wenig — dafür kommt niemand mehr.

No-Show

Der Prozentsatz der Besucher, die ein Ticket gekauft haben und nicht erschienen sind.

Die Rechnung: Von allen Tickets, die an einem Tag gültig waren, der bereits vorbei ist, wie viele wurden nie gescannt.

Zwei Dinge, die hier oft falsch gelesen werden:

• Heute zählt nicht mit. Wer heute Nachmittag noch hereinkommen kann, ist kein No-Show. Die Zahl schaut nur auf Tage, die ganz vorbei sind.
• Steht dort ein Strich? Dann gibt es in diesem Zeitraum noch keine vergangenen Tage mit Tickets. Das ist etwas anderes als null Prozent: Null Prozent heißt „alle sind erschienen“, ein Strich heißt „es gibt noch nichts zu messen“.

Ein No-Show von zehn bis zwanzig Prozent ist bei einer kostenlosen oder günstigen Veranstaltung ganz normal. Geht es Richtung Hälfte, stimmt meist etwas mit der Erinnerungsmail oder mit der Uhrzeit Ihrer Zeitfenster nicht.

Offene Bestellungen

Bestellungen, die im Zeitraum begonnen, aber nie bezahlt wurden. Meist jemand, der es sich anders überlegt hat oder dessen Zahlung fehlschlug.

Ist diese Zahl dauerhaft hoch, schauen Sie unter Zahlungen: Eine Zahlungsart, die nicht funktioniert, sieht genau so aus.

Die Grafiken

Umsatz pro Tag

Ein Balken pro Tag, in drei Farben: Online, Theke und Andere. Letzteres ist Verkauf über einen Wiederverkäufer oder Verkauf, den Sie selbst angelegt haben.

Die drei Farben zusammen sind exakt die Umsatzzahl oben. Deshalb gibt es „Andere“: Eine Grafik, die sich nicht zu der Kennzahl darüber summiert, stimmt nicht.

Wählen Sie einen Zeitraum von einem Quartal oder länger (93 Tage oder mehr), wird pro Monat gruppiert. Ein Jahr in 365 Balken ist keine Grafik mehr, sondern ein Strich.

Tickets pro Produkt

Ihre zehn meistverkauften Produkte, in Plätzen, von groß nach klein. Gutscheine und Jahreskarten stehen nicht dabei.

Besucher pro Stunde

Zwei Linien über die Stunden des Tages:

• Geplant — die Plätze, die in Zeitfenstern verkauft wurden, die in diesem Zeitraum beginnen, zu der Stunde, zu der dieses Zeitfenster startet.
• Gescannt — die Tickets, die in diesem Zeitraum an Ihrer Tür eingelöst wurden, zur Stunde des Scans.

Laufen diese beiden Linien eine Stunde auseinander, kommen alle strukturell zu spät. Das ist meist ein Grund, Ihr erstes Zeitfenster großzügiger zu setzen oder die Uhrzeit deutlicher auf dem Ticket anzugeben.

Arbeiten Sie nicht mit Zeitfenstern, bleibt die geplante Linie leer.

Zahlungsarten

Ein Kuchen mit den Beträgen pro Zahlungsart: Bancontact, Karte, Bancontact Pay, Bar, Gutschein, Kostenlos, Wiederverkäufer und Andere.

Das kommt aus den Zahlungen und nicht aus den Bestellungen. Zahlt jemand zur Hälfte mit einem Gutschein und zur Hälfte mit der Karte, steht diese Bestellung hier in zwei Teilen. Eine Kartenzahlung an der Theke und eine Kartenzahlung online stehen im selben Block: Es ist beides eine Karte.

Fehlgeschlagene, abgebrochene und noch laufende Zahlungen zählen nicht mit.

Herkunft des Umsatzes

Derselbe Umsatz, aber pro Verkaufskanal: Online, Theke, Wiederverkäufer, Backoffice. Für die meisten Organisationen ist das auf lange Sicht die Zahl, auf die es am meisten ankommt — verkaufen Sie im Voraus, oder steht jeden Samstag eine Schlange an der Kasse?

Die Listen

Die nächsten Tage

Die Zeitfenster und Veranstaltungen von heute bis sieben Tage weiter, mit ihrer Auslastung, in der Reihenfolge, in der sie beginnen. Es sind höchstens zwölf. Dieser Block folgt der Zeitraumauswahl nicht.

Die Auslastung ist verkauft geteilt durch Kapazität. Die Farbe sagt, wie voll es ist: grün unter 75 Prozent, orange ab 75 Prozent, rot ab 90 Prozent. Hat eine Veranstaltung keine Obergrenze eingestellt, steht dort Keine Obergrenze und kein Prozentsatz — es gibt dann nichts zu teilen.

Letzte Bestellungen

Die zehn letzten Bestellungen des gewählten Zeitraums, mit ihrem Status. Auch die offenen und die stornierten: Dieser Block ist dazu da, zu sehen, was gerade passiert ist („hat diese Dame am Telefon nun bezahlt oder nicht?“), nicht dazu, die Buchhaltung zu machen. Klicken Sie auf die Referenz, um die Bestellung zu öffnen.

Bestseller

Dieselben Produkte wie in der Grafik, aber mit den genauen Stückzahlen und dem Umsatz dabei. Das brauchen Sie, um einen Preis nachzujustieren.

Rabatte und Gutscheine

Zwei Dinge nebeneinander, weil sie beide die Antwort auf dieselbe Frage sind: Warum liegt der Umsatz niedriger, als die Anzahl der Tickets vermuten lässt?

• Ein Rabattcode ist Geld, das nie eingegangen ist. Sie sehen pro Code, wie viele Bestellungen er gebracht hat und wie viel Rabatt insgesamt gegeben wurde, für höchstens acht Codes. Gezählt wird auf den Bestellungen dieses Zeitraums, nicht auf dem Zähler des Codes selbst — der läuft über die Jahre hinweg weiter.
• Ein Gutschein ist Geld, das früher schon eingegangen ist und jetzt eingelöst wird. Sie sehen, wie viele Gutscheine im Zeitraum verwendet wurden und über welchen Betrag.

Offene Anfragen

Die Supportfragen Ihrer Organisation, die noch nicht abgeschlossen sind — die fünf neuesten. Steht nichts offen, verschwindet der Block: Ein Rahmen mit „keine offenen Anfragen“ ist nach einer Woche Rauschen, das sich niemand mehr anschaut.

Heute an der Tür

Drei Zahlen, die immer heute betreffen:

• Erwartet — alle Tickets, die heute gültig sind.
• Bereits da — wie viele davon schon gescannt wurden.
• Noch erwartet — die Differenz. Diese Zahl wird nie negativ.

Arbeiten Sie mit Zeitfenstern, steht darunter eine Tabelle mit der Uhrzeit pro Zeitfenster, der Anzahl verkaufter Plätze gegenüber der Kapazität und wie viele davon gescannt wurden.

Ist für heute nichts geplant, verschwindet dieser Block vom Dashboard eines Eigentümers oder Administrators. Bei einem Thekenmitarbeiter und einem Scanner bleibt er stehen, mit dem Hinweis Für heute ist nichts geplant.

Umsatz heute

Drei Zahlen, die immer heute betreffen, auch wenn Sie oben einen anderen Zeitraum wählen:

• Theke — was heute an der Theke bezahlt wurde, mit der Anzahl Bestellungen.
• Online — was heute online bezahlt wurde, mit der Anzahl Bestellungen.
• Zusammen — alles von heute zusammen, auch Verkauf über einen Wiederverkäufer oder aus dem Backoffice. Darunter sehen Sie, wie viele Kassen gerade offen sind.

Diesen Block sehen der Eigentümer, der Administrator und der Thekenmitarbeiter.

Externe Pässe

Dieser Block erscheint nur, wenn Sie UiTPAS oder museumPASSmusées akzeptieren. Das schalten Sie unter Einstellungen → Externe Pässe ein.

• UiTPAS-Ermäßigung — wie oft mit einem Sozialtarif verkauft wurde, und vor allem: wie viel Rabatt Sie damit gegeben haben. Dieser Betrag ist das, was Sie liegen lassen und bei Ihrer Gemeinde zurückfordern.
• Museumspass-Besuche — wie viele Besuche erfasst wurden. Dafür wird pro Besuch ausgezahlt, also zählt hier die Anzahl.

Stornierte Registrierungen zählen nicht mit.

Wer sieht was

Rolle	Was sie auf dem Dashboard sieht
Eigentümer	Alles.
Administrator	Alles.
Theke	Heute an der Tür und Umsatz heute. Keine Zeitraumauswahl, keine Grafiken.
Scanner	Nur Heute an der Tür.

Das ist mit Absicht so. Wer an der Tür steht, muss wissen, wie viele Leute noch kommen müssen; wer hinter der Kasse steht, muss die Lade kennen, auf die er selbst bucht. Keiner von beiden muss den Jahresumsatz der Organisation kennen.

Mehr über die Rollen steht in Mitarbeiter und Rollen.

Häufig gestellte Fragen

Mein Umsatz stimmt nicht mit meinem Bankkonto überein. Das kann er auch nicht. Das Dashboard zählt, was verkauft wurde; Ihre Bank sieht, was ausgezahlt wurde, nach den Kosten Ihres Zahlungsanbieters und mit ein paar Tagen Verzögerung. Für den Anschluss an Ihre Buchhaltung verwenden Sie die Rechnungen und die Exporte, nicht diesen Bildschirm.

Ich habe gerade etwas verkauft, und es steht noch nicht da. Die Zahlen werden bis zu einer Minute gemerkt, damit ein Dashboard mit zehn Blöcken die Datenbank nicht zehnmal belästigt. Laden Sie die Seite nach einem Minütchen neu.

Die Blöcke laden erst, wenn ich nach unten scrolle. Das stimmt: Jeder Block holt seine Zahlen, wenn er ins Bild kommt. So ist die Seite sofort offen, statt dass Sie auf alles gleichzeitig warten.

Kann ich das exportieren? Nicht von diesem Bildschirm aus. Für Zahlen, die Sie an Ihren Buchhalter weitergeben, verwenden Sie die Exporte unter Bestellungen und unter Rechnungen an Käufer.