Gutscheine

Ein Gutschein ist ein Beleg, den jemand kauft und den jemand anderes später aufbraucht. Dieser Artikel erklärt, was so ein Gutschein buchhalterisch ist, wie Sie einen in Ihrem Webshop verkaufen, wie Sie von Hand einen ausstellen, wie Sie ihn im Shop und an der Theke einlösen und wie Sie ihn sperren, wenn er verloren gegangen ist. Nach diesem Artikel wissen Sie von jedem Gutschein, wo sein Geld geblieben ist.

Was ein Gutschein eigentlich ist

Ein Gutschein ist vorausbezahltes Geld. Jemand gibt Ihnen heute fünfzig Euro und bekommt dafür einen Code. Dieser Code ist der Nachweis, dass Sie ihm später noch für fünfzig Euro etwas liefern müssen: ein Ticket, eine Führung, ein Buch aus Ihrem Laden.

Für einen Kassenwart bedeutet das etwas sehr Konkretes. Das Geld steht zwar auf Ihrem Konto, aber es ist noch nicht verdient. Buchhalterisch ist ein ausgestellter Gutschein eine Verbindlichkeit in Ihrer Bilanz: eine Verpflichtung gegenüber der Person, die den Gutschein hält. Erst in dem Moment, in dem der Gutschein eingelöst wird und Sie wirklich etwas liefern, wandert dieser Betrag von „Verbindlichkeit" zu „Ertrag". Deshalb berechnen die meisten Organisationen beim Verkauf des Gutscheins selbst auch keine Mehrwertsteuer, sondern erst bei der Einlösung, wenn klar ist, was gekauft wird und zu welchem Satz.

Achtung: Wie Sie das genau verbuchen, hängt von Ihrer Rechtsform und von der Art des Gutscheins ab. Fragen Sie das einmal bei Ihrem Steuerberater nach und notieren Sie die Antwort. Passavo führt die Bewegungen mit und liefert Ihnen die Zahlen; die Buchung selbst bleibt Ihre Entscheidung.

Praktische Folge: Ein Gutschein, den nie jemand einlöst, bleibt in Ihrer Buchhaltung stehen, bis er abläuft. Ein Gutschein ohne Ablaufdatum würde also ewig als Verbindlichkeit in Ihrer Bilanz stehen bleiben. Deshalb bekommt jeder Gutschein in Passavo ein Ablaufdatum; weiter unten lesen Sie, wie Sie die Frist wählen.

Der Unterschied zum Rabattcode

Diese beiden werden ständig verwechselt, und sie sind wirklich nicht dasselbe.

	Rabattcode	Gutschein
Was es ist	Eine Regel: zehn Prozent runter oder fünf Euro runter	Ein Guthaben: Geld, das jemand bereits bezahlt hat
Wer bezahlte	Niemand. Sie geben Rabatt	Der Käufer, im Voraus
Nach der Nutzung	Der Code bleibt bestehen und funktioniert beim nächsten Kunden wieder	Das Guthaben sinkt. Aufgebraucht ist aufgebraucht
In Ihrer Buchhaltung	Weniger Umsatz	Erst eine Verbindlichkeit, dann Umsatz
In Teilen nutzbar	Nein	Ja, auf den Cent genau

Möchten Sie eine Aktion durchführen („zehn Prozent im Dezember"), verwenden Sie einen Rabattcode. Möchten Sie jemandem Geld in die Hand geben, das er bei Ihnen ausgeben darf, verwenden Sie einen Gutschein.

Was Sie vorab brauchen

• Die Rolle Eigentümer oder Administrator: Nur diese dürfen Produkte und Gutscheine verwalten. Wissen Sie nicht, welche Rolle Sie haben, schauen Sie bei Mitarbeiter und Rollen.
• Eine funktionierende Zahlungsmethode, wenn Sie den Gutschein online verkaufen möchten, siehe Zahlungsanbieter anbinden.
• Eine Entscheidung über den Betrag: ein fester Betrag, oder lassen Sie den Käufer wählen.
• Eine Entscheidung über die Gültigkeitsfrist. Zwölf Monate sind der Standard.
• Ungefähr zehn Minuten für das Anlegen; danach kostet es nichts mehr.

Schritt 1 — Einen Gutschein in Ihrem Ticketshop verkaufen

Das ist der gewöhnliche Weg: Sie stellen den Gutschein zwischen Ihre Tickets, und Besucher kaufen ihn selbst mit ihrer Bankkarte.

1. Gehen Sie im Menü links zu Produkte.
2. Klicken Sie oben rechts auf Neues Produkt.
3. Wählen Sie bei Art den Typ Gutschein. Das ist es, was einen Gutschein von einem Ticket unterscheidet: Ein Ticket gibt Zugang, ein Gutschein gibt Guthaben.
4. Geben Sie dem Produkt einen Namen, den der Käufer versteht. „Gutschein" genügt; „Gutschein 25 Euro" ist deutlicher, wenn Sie mehrere nebeneinander stellen.
5. Wählen Sie im Block Der Gutschein bei Betrag des Gutscheins:

Auswahl	Was der Käufer wählt	Wann verwenden Sie das
Fester Betrag (der Preis dieses Produkts)	Nichts; der Preis des Produkts ist das Guthaben	Sie möchten feste Stückelungen, zum Beispiel 25, 50 und 100 Euro als drei getrennte Produkte
Der Käufer wählt selbst	Selbst einen Betrag, innerhalb der Grenzen unten	Sie möchten, dass jemand genau 37 Euro schenken kann

6. Entscheiden Sie sich für Der Käufer wählt selbst, können Sie einen Kleinster Betrag und einen Größter Betrag eintragen. Lassen Sie sie leer, wählt der Käufer zwischen 5 und 500 Euro. Sie können diese Grenzen nur enger ziehen, nicht erweitern: Ein Gutschein unter 5 oder über 500 Euro ist nicht möglich. Die Grenzen werden auch wirklich durchgesetzt: Wer das Formular in seinem Browser verändert, bekommt trotzdem keinen Gutschein über tausend Euro.
7. Setzen Sie gegebenenfalls bei Gültig in Monaten eine eigene Frist (mindestens einen Monat). Lassen Sie das leer, ist der Gutschein zwölf Monate gültig.
8. Klicken Sie auf Erstellen. Ab diesem Moment steht der Gutschein einfach zwischen Ihren anderen Produkten im Shop.

Warum ein Maximum? Ohne Obergrenze ist ein Gutschein eine bequeme Möglichkeit, mit einer gestohlenen Bankkarte in einem Zug einen großen Betrag zu waschen: mit der gestohlenen Karte kaufen, den Code weitergeben, und das Guthaben steht unabhängig von der Karte. Deshalb gilt immer eine Obergrenze von 500 Euro, auch wenn Sie selbst nichts eintragen.

Was der Käufer bekommt

Nach der Zahlung geht automatisch eine Mail an den Käufer raus, darin:

• der Code als lesbarer Text — den leiten Sie weiter oder tippen ihn ab;
• ein QR-Code mit demselben Code;
• das Ablaufdatum;
• Schaltflächen, um den Gutschein in Apple Wallet oder Google Wallet zu legen;
• ein PDF im Erscheinungsbild Ihrer Organisation.

Dieses PDF ist zum Ausdrucken gemacht. Öffnen Sie es, drucken Sie es auf gewöhnlichem oder etwas dickerem Papier aus, falten Sie es einmal und stecken Sie es in eine Karte. Der Code steht groß genug darauf, um ihn von Hand abzutippen, und der QR-Code steht darauf für alle, die ihn einfach scannen lassen. Möchten Sie ihn nicht ausdrucken, leiten Sie das PDF als Anhang einer Mail weiter; das funktioniert genauso gut.

Auf der Kassenseite kann der Käufer pro Gutschein den Name der empfangenden Person, die E-Mail-Adresse der empfangenden Person und eine Nachricht auf dem Gutschein eintragen. Name und Nachricht erscheinen auf dem Gutschein; lässt er den Namen leer, steht sein eigener Name darauf. Trägt er eine E-Mail-Adresse der empfangenden Person ein, bekommt diese eine Kopie der Mail. Der Käufer bekommt den Gutschein immer selbst, damit er ihn auch persönlich überreichen kann.

Der Code besteht aus zwölf Zeichen und verwendet keine Null, kein großes O, keine Eins, kein I und kein L. Das ist Absicht: Ein Gutschein wird abgetippt, und „War das jetzt eine Null oder ein O?" ist genau der Anruf, den Sie nicht möchten.

Schritt 2 — Einen Gutschein von Hand ausstellen

Manchmal verkaufen Sie keinen Gutschein, sondern schenken einen. Eine Wiedergutmachung nach einem ärgerlichen Besuch, ein Preis bei einem Quiz, ein Tausch mit einer befreundeten Organisation, oder einfach ein Verkauf an der Theke, der nicht über die Kasse läuft.

1. Gehen Sie im Menü zu Gutscheine.
2. Klicken Sie auf Gutschein ausstellen.
3. Tragen Sie den Betrag ein, in Euro: 25 oder 25,50.
4. Tragen Sie gegebenenfalls den Name der empfangenden Person und eine Nachricht auf dem Gutschein ein.
5. Tragen Sie gegebenenfalls eine E-Mail-Adresse der empfangenden Person ein. Tun Sie das, geht der Gutschein sofort an diese Adresse, mit dem PDF dabei. Lassen Sie das leer, existiert der Gutschein zwar, aber Passavo verschickt nichts; Sie drucken ihn dann selbst mit Gutschein herunterladen aus.
6. Lassen Sie Gültig bis leer für die Standardfrist von zwölf Monaten, oder wählen Sie selbst ein Datum.
7. Schreiben Sie bei Interne Notiz, warum Sie den Gutschein ausstellen. Diese Notiz sehen nur Sie, in der Verwaltung.
8. Klicken Sie auf Erstellen. Der Gutschein öffnet sich sofort, mit seinem Code.

Achtung: Ein Gutschein, den Sie von Hand ausstellen, ist genauso eine Verbindlichkeit wie ein verkaufter Gutschein. Es stand nur kein Geld dagegen. Verschenken Sie daher nicht leichtfertig große Beträge und notieren Sie bei Interne Notiz, warum Sie ihn gegeben haben.

Schritt 3 — Einen Gutschein im Shop einlösen

Der Besucher tut das selbst, online.

1. Er legt seine Tickets in den Warenkorb und geht auf die Kassenseite.
2. Dort steht ein Block Rabattcode oder Gutschein mit einem einzigen Feld Code.
3. Er tippt seinen Code ein und klickt auf Anwenden.
4. Der Betrag des Gutscheins geht von der Gesamtsumme ab, und der Shop zeigt sofort an, wie viel noch auf dem Gutschein bleibt. Bleibt noch etwas zu zahlen, bezahlt er den Rest ganz normal mit seiner Bankkarte.

Pro Bestellung kann ein Gutschein verwendet werden. Tippt der Besucher einen zweiten Gutscheincode ein, ersetzt dieser den ersten. Ein Rabattcode und ein Gutschein zusammen auf einer Bestellung sind dagegen möglich.

Dass es ein Feld für beides ist, ist eine bewusste Entscheidung. Wer einen Zettel in der Hand hält, weiß nicht immer, ob er einen Rabattcode oder einen Gutschein festhält, und ein falsch gewähltes Feld ergibt eine Fehlermeldung, die niemand versteht.

Schritt 4 — Einen Gutschein an der Theke einlösen

1. Tippen Sie die Produkte wie immer ein.
2. Tippen Sie im Zahlblock den Code des Gutscheins in das Feld Gutschein ein.
3. Klicken Sie auf Einlösen.

An der Theke bezahlt ein Gutschein den ganzen Verkauf oder nichts: Die Kasse kann einen Gutschein im selben Verkauf nicht mit Bargeld oder einer Karte kombinieren. Es gibt daher vier Ergebnisse:

Ergebnis	Was passiert	Was Sie dem Kunden sagen
Gutschein genau aufgebraucht	Das Guthaben entsprach genau dem Betrag. Der Gutschein ist leer	„Das ist vollständig mit Ihrem Gutschein bezahlt. Der Gutschein ist jetzt leer."
Guthaben bleibt übrig	Das Guthaben war größer als der Betrag. Der Rest bleibt auf dem Gutschein	„Es bleiben noch 17,50 Euro auf Ihrem Gutschein. Bewahren Sie ihn auf, Sie können ihn bis zum 3. Mai wieder verwenden."
Zu wenig Guthaben	Die Kasse lehnt ab und zeigt an, wie viel noch auf dem Gutschein steht	„Auf Ihrem Gutschein stehen noch 12 Euro. Sollen wir in zwei Schritten abrechnen?"
Abgelaufen, gesperrt oder aufgebraucht	Die Kasse lehnt ab und sagt, warum. Bei einem abgelaufenen Gutschein steht das Datum in der Meldung	„Dieser Gutschein ist am 3. Mai abgelaufen. Ich schaue kurz, was wir tun können."

Das zweite Gespräch ist das wichtigste. Sagen Sie immer laut, wie viel auf dem Gutschein stehen bleibt und bis wann. Ohne diesen Satz denkt der Besucher, der Rest sei verpufft, wirft den Gutschein weg, und dann haben Sie eine Verbindlichkeit in Ihren Büchern, die niemand mehr einfordert. Das ist kein Glücksfall, sondern ein unzufriedener Besucher.

Steht zu wenig auf dem Gutschein, rechnen Sie in zwei Verkäufen ab: zuerst Produkte bis zum Guthaben des Gutscheins, bezahlt mit dem Gutschein, und danach den Rest bar oder mit Karte. Möchte der Besucher lieber nichts aufteilen, kann er den Gutschein auch online verwenden: Dort zahlt er die Differenz einfach dazu.

Ein Gutschein über fünfzig Euro auf einer Rechnung über zehn Euro gibt zehn Euro ab und keine vierzig Euro Wechselgeld; die vierzig Euro bleiben auf dem Gutschein. Ein Gutschein ist kein Geldschein.

Ein Gutschein läuft am Ende seines Ablauftages ab. Wer an diesem Tag um zehn Uhr morgens an der Theke steht, sollte nicht hören, dass sein Gutschein heute Nacht abgelaufen ist.

Ein Gutschein wird außerdem erst abgebucht, wenn wirklich bezahlt wurde. Springt jemand mitten in der Zahlung ab, oder scheitert seine Karte, ist sein Gutschein nicht verloren.

Schritt 5 — Einen Gutschein sperren

Gesperrt wird, wenn ein Gutschein verloren gegangen oder gestohlen ist, oder wenn Ihnen beim Ausstellen ein Fehler unterlaufen ist.

1. Gehen Sie zu Gutscheine.
2. Suchen Sie den Gutschein über seinen Code oder über den Namen der empfangenden Person. Hat der Käufer keine empfangende Person eingetragen, steht dort sein eigener Name.
3. Öffnen Sie den Gutschein.
4. Klicken Sie auf Sperren, tragen Sie gegebenenfalls einen Grund ein und bestätigen Sie.

Der Gutschein funktioniert sofort nicht mehr, im Shop und an der Theke. Das Guthaben bleibt stehen. Das ist Absicht: Ein Gutschein, der verloren war und später wieder auftaucht, sollte ganz normal wieder funktionieren, und bei einer Diskussion muss sichtbar bleiben, wie viel darauf stand. Mit Freigeben heben Sie die Sperre wieder auf. Sperren und Freigeben geht auch direkt aus der Liste.

Auf derselben Seite stehen noch ein paar Aktionen:

Aktion	Was sie bewirkt
Sperren	Der Gutschein funktioniert nicht mehr. Das Guthaben bleibt stehen
Freigeben	Die Sperre geht ab; der Gutschein funktioniert wieder
Guthaben korrigieren	Bucht eine Differenz, mit einem verpflichtenden Grund
Gutschein per E-Mail senden	Sendet ihn erneut, an eine Adresse, die Sie selbst wählen
Gutschein herunterladen	Das PDF, zum Ausdrucken

Eine Korrektur überschreibt das Guthaben nicht, sondern bucht eine Differenz. So bleibt im Verlauf sichtbar, dass etwas geradegebogen wurde, durch wen und warum.

Unter dem Gutschein steht der Verlauf: jede Bewegung als eigene Zeile, mit der Bestellung und dem Mitarbeiter dabei. Das ist der Teil, mit dem Sie eine Diskussion beilegen.

In der Liste Gutscheine können Sie nach Status (Verwendbar, Aufgebraucht, Abgelaufen, Gesperrt) und nach Läuft binnen eines Monats ab filtern. Der letzte Filter ist praktisch, um Inhabern noch rechtzeitig Bescheid zu geben.

Gültigkeit

Standardmäßig ist ein Gutschein zwölf Monate gültig, gerechnet ab dem Tag, an dem er ausgestellt wurde. Möchten Sie davon abweichen, setzen Sie beim Produkt eine eigene Frist bei Gültig in Monaten. Ein Gutschein, den Sie von Hand ausstellen, bekommt das Datum, das Sie bei Gültig bis wählen, oder andernfalls ebenfalls zwölf Monate.

Das Ablaufdatum steht auf dem PDF und in der Mail.

Häufige Fehler

Einen Gutschein als Rabattcode über hundert Prozent anlegen. Das scheint zu funktionieren, bis der zweite Kunde denselben Code verwendet und Sie zweimal kostenlos hereinlassen. Ein Rabattcode ist eine Regel, kein Guthaben.

Die Grenzen eines freien Betrags nicht prüfen. Tragen Sie nichts ein, kann ein Käufer bis zu 500 Euro wählen. Ist das für Ihre Organisation viel, setzen Sie einen niedrigeren Größter Betrag: Ein Gutschein, der mit einer gestohlenen Karte gekauft wurde, endet in einer Rückforderung Ihres Zahlungsanbieters.

Bei einer teilweisen Einlösung nichts sagen. Der Besucher wirft den Gutschein weg, und Sie behalten eine Verbindlichkeit, die sich nie auflöst. Ein Satz an der Theke löst das.

Den Gutschein löschen, weil er „nicht mehr nötig ist". Das geht nicht, und das ist auch gut so. Sperren ist das, was Sie suchen.

Das Ablaufdatum nicht laut sagen. Es steht schon auf dem Gutschein und in der Mail, aber sagen Sie es auch an der Theke. Ein Gutschein, der abläuft, ohne dass der Inhaber es wusste, kostet Sie mehr Goodwill, als der Betrag wert ist.

Was ist, wenn …

… der Kunde seinen Code verloren hat?

Suchen Sie den Gutschein über den Namen der empfangenden Person (oder des Käufers, wenn keine empfangende Person eingetragen wurde) in der Übersicht Gutscheine. Finden Sie ihn, öffnen Sie ihn, klicken Sie auf Gutschein per E-Mail senden und schicken Sie ihn an eine Adresse, die Sie selbst wählen. Können Sie ihn nicht wiederfinden und hat der Kunde keinerlei Nachweis, ist wenig zu machen: Ein Gutschein ohne Code ist von einem erfundenen Gutschein nicht zu unterscheiden.

… der Gutschein gerade abgelaufen ist und der Kunde an der Theke steht?

Das ist eine unternehmerische Entscheidung, keine technische. Ein abgelaufener Gutschein funktioniert nicht mehr, auch nicht nach einer Korrektur des Guthabens. Möchten Sie kulant sein, stellen Sie mit Gutschein ausstellen einen neuen Gutschein über den Restbetrag aus und setzen den alten mit Guthaben korrigieren auf null. Notieren Sie bei beiden den Grund, damit er im Verlauf steht und Sie später sehen können, wie oft Sie das tun.

… jemand den Gutschein für etwas Teureres verwenden möchte?

Das ist der Normalfall. Der Gutschein deckt, was er deckt, den Rest zahlt der Kunde mit seiner Bankkarte oder an der Theke dazu. Sie müssen nichts Besonderes tun.

… eine Bestellung, die (teilweise) mit einem Gutschein bezahlt wurde, zurückerstattet wird?

Mit Zurückerstatten bei der Bestellung erstatten Sie nur den Teil zurück, der mit Geld bezahlt wurde. Der Betrag des Gutscheins kommt nicht von selbst auf den Gutschein zurück. Möchten Sie das, öffnen Sie den Gutschein, klicken Sie auf Guthaben korrigieren, tragen Sie den Betrag positiv ein und schreiben Sie die Bestellnummer in den Grund. So steht es auch im Verlauf. Siehe Stornieren und zurückerstatten.

… Sie zwei Gutscheine auf einer Bestellung verwenden möchten?

Das geht nicht: Pro Bestellung zählt ein Gutschein. Verwenden Sie den zweiten bei einer nächsten Bestellung. Möchten Sie sie trotzdem zusammenlegen, ziehen Sie mit Guthaben korrigieren das Guthaben vom einen Gutschein ab (negativer Betrag) und buchen Sie es mit einer zweiten Korrektur auf den anderen (positiver Betrag), jeweils mit demselben Grund.

Häufige Fragen

Kann ein Gutschein in Teilen verwendet werden? Ja. Das ist der Normalfall: Was nicht aufgebraucht wird, bleibt darauf stehen, auf den Cent genau. Sie können einen Gutschein über fünfzig Euro in zehn Besuchen zu fünf Euro aufbrauchen.

Kann ich einen Gutschein zurückdrehen? Eine Zahlung mit einem Gutschein machen Sie mit Guthaben korrigieren auf dem Gutschein rückgängig: Tragen Sie den Betrag positiv ein, mit der Bestellnummer als Grund. Eine Rückerstattung der Bestellung tut das nicht von selbst. Sie sehen die Korrektur als eigene Zeile im Verlauf.

Kann ich einen Gutschein löschen? Nein. Ein ausgestellter Gutschein ist eine Verbindlichkeit und keine Zeile, die verschwindet. Möchten Sie ihn unbrauchbar machen, sperren Sie ihn. Dann bleibt auch sichtbar, dass er existiert hat, und genau das brauchen Sie, wenn im Nachhinein eine Frage kommt.

Muss ich beim Verkauf eines Gutscheins Mehrwertsteuer berechnen? Meistens nicht im Moment des Verkaufs, weil dann noch nicht feststeht, was gekauft wird und zu welchem Satz. Die Mehrwertsteuer gehört zur Einlösung. Legen Sie das einmal Ihrem Steuerberater vor: Es hängt von Ihrer Rechtsform ab und von der Art des Gutscheins, den Sie verkaufen.

Zählt ein verkaufter Gutschein in meinem Umsatz von heute mit? In Ihrer Kassenübersicht sehen Sie das Geld hereinkommen, denn es steht auf Ihrem Konto. In Ihrer Buchhaltung ist es noch kein Ertrag, sondern eine Verbindlichkeit. Dieser Unterschied ist normal; er löst sich von selbst auf, sobald der Gutschein eingelöst wird.