Kassensicherheit in Deutschland (TSE)

Verkaufen Sie in Deutschland an einer Theke, muss Ihre Kasse der Kassensicherungsverordnung entsprechen. Kurz gesagt: Jeder Kassenvorgang wird von einer TSE signiert — einer Technischen Sicherheitseinrichtung — und auf jedem Beleg steht ein QR-Code, mit dem eine Prüferin diese Signatur nachvollziehen kann. Dieser Artikel erklärt, warum das verlangt wird, wie Sie es einmalig einrichten und was Sie danach noch selbst tun müssen.

Passavo arbeitet dafür mit fiskaly zusammen, einer zertifizierten Cloud-TSE. Sie brauchen also kein Kästchen und keinen USB-Stick; eine Internetverbindung genügt.

Verkaufen Sie nicht in Deutschland? Dann müssen Sie hier nichts tun. Diese Seite erscheint nur, wenn Ihre Organisation in Deutschland sitzt, und nur für den Eigentümer.

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Warum Deutschland das verlangt

Eine Kasse war jahrelang eine Kiste, in die man nachträglich hineinkam. Einen Beleg löschen, einen Tagesumsatz niedriger setzen, eine Zeile anpassen — bei vielen älteren Kassen ging das, und es geschah. Die deutsche Finanzverwaltung hatte dem nichts entgegenzusetzen: Wer einen Kassendatensatz bekommt, aus dem Dinge herausgenommen sein können, weiß nie, ob er das vollständige Bild sieht.

Deutschland hat das gelöst, indem es den Nachweis von der Kasse selbst weggeholt hat. Jeder Vorgang muss von einem Gerät signiert werden, über das die Kasse nicht verfügt. Damit ist es nicht mehr wichtig, ob Ihre Kasse vertrauenswürdig ist: Die Signaturen bilden eine lückenlose Reihe, und eine Lücke in dieser Reihe fällt auf.

Das ist streng, aber es wirkt in beide Richtungen. Ein Verein, der sauber arbeitet, kann das bei einer Prüfung auch belegen, ohne dass ein Wort über Vertrauen fallen muss.

Was ist eine TSE, in gewöhnlicher Sprache?

Stellen Sie sich eine versiegelte Signaturmaschine vor, die neben Ihrer Kasse steht.

Jedes Mal, wenn Sie etwas erfassen, gibt die Kasse diesen Beleg an die Maschine. Die Maschine setzt eine Signatur darauf, klebt eine laufende Nummer darauf und notiert den genauen Zeitpunkt. Diese laufende Nummer läuft durch, Beleg für Beleg, ohne Lücken.

Drei Dinge, die Sie über diese Maschine wissen müssen:

• Sie ist versiegelt. Sie kommen nicht hinein, wir kommen nicht hinein, und der Hersteller der Kasse ebenso wenig. Dafür ist sie zertifiziert.
• Sie vergisst nichts. Was signiert wurde, steht in ihrem eigenen Protokoll — unabhängig von Ihrer Kasse.
• Bei uns ist es kein Kästchen, sondern ein Dienst. Die Maschine läuft in einem Rechenzentrum, und Ihre Kasse spricht über das Internet mit ihr. Das erspart ein Gerät, das kaputtgehen oder abhandenkommen kann.

Der Name TSE — Technische Sicherheitseinrichtung — sagt es wörtlich. Ein TSS ist Ihr eigenes Exemplar davon: die Signaturmaschine, die zu Ihrer Organisation gehört.

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Was Sie vorab brauchen

Ein fiskaly-Konto	Sie legen es selbst bei fiskaly an und bekommen dort einen API-Key und ein API-Secret.
Die Rolle Eigentümer	Wer die TSE einrichten kann, bestimmt, welche TSE Ihren Umsatz signiert. Dieses Recht liegt deshalb beim Eigentümer, genau wie bei den Zahlungen.
Ihre Steuernummer und Ihr Finanzamt	Die gehören in die Auswertung, die Sie bei einer Prüfung abgeben.
Eine halbe Stunde und einen Ort für die PUK	Siehe Schritt 2. Sie bekommen sie einmal zu sehen.

Ein API-Key ist ein langes, zufälliges Passwort, an dem sich zwei Programme gegenseitig erkennen. Behandeln Sie ihn so, wie Sie Ihre Bankdaten behandeln: nicht weitermailen, nicht in ein geteiltes Dokument setzen.

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Einmalig einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Kassensicherheit (DE).

Steht oben eine rote Meldung, dass die Signatur mit einer TSE auf dieser Plattform noch nicht eingeschaltet ist, können Sie alles vorbereiten, aber Ihre Kasse signiert noch nichts und erfüllt die KassenSichV nicht. Das ist keine Einstellung auf Ihrer Seite: Schreiben Sie dem Support.

1. Ihre Zugangsdaten speichern

Fügen Sie Ihren API-Key und Ihr API-Secret ein, wählen Sie, ob es um die Testumgebung oder um den Produktivbetrieb geht, und klicken Sie auf Zugangsdaten speichern.

Ein Schlüssel gehört zu einer Umgebung. Ein Testschlüssel im Produktivbetrieb ergibt nur Fehlermeldungen, die auf nichts verweisen — prüfen Sie das also lieber einmal zu viel.

Die Testumgebung ist zum Üben da: Sie können Belege hindurchschicken, die nirgends mitzählen. Verkaufen Sie wirklich, müssen Sie im Produktivbetrieb stehen. Ein echter Verkauf, der in der Testumgebung signiert wurde, zählt bei einer Prüfung nicht.

2. Die TSS anlegen

Klicken Sie auf TSS anlegen. In einem Zug geschehen drei Dinge: Die TSS wird angelegt, es wird eine Admin-PIN darauf gesetzt, und die TSS wird in Betrieb genommen.

Notieren Sie die PUK und die Admin-PIN, die danach auf dem Bildschirm erscheinen. Der Bildschirm zeigt sie nur einmal, und fiskaly gibt die PUK nie wieder heraus. Die Kasse bewahrt sie verschlüsselt auf, um die TSE bedienen zu können, zeigt sie Ihnen aber nicht mehr. Ohne PUK können Sie eine gesperrte Admin-PIN nicht mehr entsperren, und eine TSS lässt sich nicht ersetzen, ohne Ihr Kassenjournal zu brechen.

Bewahren Sie sie also außerhalb dieses Systems auf: in einem Safe, bei Ihrem Steuerberater, in Ihrem Passwortmanager.

Eine PUK ist ein Notfallcode, wie die PUK einer SIM-Karte. Sie dient dazu, eine gesperrte PIN wieder freizubekommen. Vielleicht brauchen Sie sie nie — und wenn Sie sie brauchen, ist es ein Tag, an dem nichts anderes mehr hilft.

3. Ihre Kassen registrieren

Jede Kasse wird gesondert bei der TSE registriert und bekommt eine eigene Seriennummer. Diese Nummer erscheint auf jedem Beleg dieses Geräts und ändert sich danach nie mehr.

Klicken Sie bei jedem Gerät auf An der TSE registrieren. Vergessen Sie eines, geschieht es beim ersten Verkauf auf diesem Gerät trotzdem automatisch.

4. Ihre steuerlichen Stammdaten

Tragen Sie Ihre Steuernummer und Ihr Finanzamt ein und klicken Sie auf Stammdaten speichern. Ohne diese beiden ist die Auswertung, die Sie bei einer Prüfung abgeben, unvollständig.

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Ihre Steuersätze

Die deutschen Kassenregeln kennen genau fünf Sätze:

Satz	Wofür
19 %	der Regelsteuersatz
7 %	der ermäßigte Steuersatz
10,7 %	Durchschnittssatz § 24 Abs. 1 Nr. 3 UStG
5,5 %	Durchschnittssatz § 24 Abs. 1 Nr. 1 UStG
0 %	nicht steuerbar

Steht ein Produkt auf einem anderen Satz — zum Beispiel einem belgischen 21 % —, weist die TSE diesen Beleg zurück. Sie sehen das sofort unter TSE-Ausfälle auf dieser Seite, mit dem Satz dabei.

Das ist mit Absicht streng. Eine Signatur unter einem Betrag, der bei einer Prüfung auf nichts passt, ist schlimmer als ein gemeldeter Ausfall.

Achtung: Das ist der Fehler, den Sie am häufigsten machen, wenn Sie in zwei Ländern mit derselben Produktliste verkaufen. Verkaufen Sie in Deutschland, prüfen Sie vor Ihrem ersten Verkaufstag nach, ob jedes Produkt, das an der deutschen Theke auftauchen kann, auf einem dieser fünf Sätze steht.

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Der Beleg

Sobald die TSE eingeschaltet ist, erscheint auf jedem Beleg ein QR-Code mit der Signatur, der Transaktionsnummer, dem Signaturzähler und den Zeiten. Darunter stehen dieselben Nummern noch einmal lesbar: Bei einer Prüfung wird manchmal einfach abgetippt.

Schicken Sie den Beleg per Mail, steht der Code dort genauso darin.

Was eine Prüferin damit macht

Eine deutsche Prüferin darf unangekündigt hereinkommen und um einen Beleg bitten — manchmal kauft sie selbst etwas. Was sie mit diesem Beleg tun kann:

• Den QR-Code auslesen. Darin stecken die Transaktionsnummer, der Signaturzähler, die Seriennummer der Kasse und die Zeiten.
• Die Reihe prüfen. Der Signaturzähler läuft ohne Lücken durch. Fehlt eine Nummer, ist ein Beleg verschwunden.
• Den Beleg gegen das Protokoll der TSE halten. Dieses Protokoll kommt nicht aus Ihrer Kasse, sondern aus der TSE selbst. Stimmen diese beiden überein, ist die Sache rund.

Sie müssen in diesem Moment nichts weiter tun, als den Beleg zu geben und, auf Nachfrage, die Auswertungen zu liefern, die weiter unten stehen.

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Wenn die TSE kurz ausfällt

Ihre Kasse arbeitet weiter. Das ist nicht nur angenehm, es ist auch das, was das Gesetz verlangt: Bei einem Ausfall müssen Sie weiterverkaufen können, muss der Ausfall festgehalten werden, und müssen die Vorgänge im Nachhinein trotzdem signiert werden.

Was Sie dann sehen:

• auf dem Beleg steht TSE-Ausfall statt eines QR-Codes;
• auf dieser Seite erscheint der Ausfall in der Liste, mit Grund und Zeitpunkt;
• sobald die TSE wieder erreichbar ist, wird automatisch nachsigniert, und es kommt Nachsigniert dazu.

Sie müssen also nichts tun. Bleibt ein Ausfall tagelang offen, ist etwas anderes im Argen — prüfen Sie dann Ihre Zugangsdaten und den Status der TSS.

Fragt ein Besucher, warum auf seinem Beleg kein QR-Code steht: Dieser Beleg ist genauso gültig wie alle anderen. Nur die Signatur folgt etwas später.

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Bei einer Prüfung

Sie brauchen zwei Auswertungen, und sie gehören zusammen.

1. Den DSFinV-K-Export der Kasse. Der kommt aus Ihrem Kassenjournal und enthält die Belege, die Tagesabschlüsse und die Signaturen. Sie holen ihn unter Kasse → Kassensitzungen → Journal exportieren: Wählen Sie einen Tag und das Format DSFinV-K-ähnliches JSON (deutsche Prüfung).
2. Das Protokoll der TSE selbst, als TAR-Archiv. Das holen Sie sich mit der Schaltfläche Diesen Monat exportieren und herunterladen auf dieser Seite. Die Datei wird sofort heruntergeladen. Brauchen Sie sie später noch einmal, klicken Sie neben Letzter Export auf Erneut herunterladen.

Der erste erzählt, was die Kasse meint, das geschehen ist, der zweite weist nach, was die TSE signiert hat. Bitten Sie Ihren Steuerberater ruhig um beides.

Brauchen Sie einen anderen Zeitraum als den laufenden Monat, fragen Sie über den Support danach: Das geben wir für Sie aus.

DSFinV-K steht für die deutsche Schnittstelle, über die Kassendaten bereitgestellt werden. Ein TAR-Archiv ist eine Datei, in der viele Dateien zusammenstecken, so wie ein ZIP. Sie müssen es nicht öffnen — geben Sie es so weiter, wie Sie es bekommen.

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Was Sie noch selbst regeln müssen

Die TSE-Anbindung deckt die Kassenseite ab. Zwei Dinge bleiben in Ihrer Verantwortung:

• die Meldung Ihrer Kasse beim Finanzamt (§ 146a AO);
• das Aufbewahren Ihrer PUK und Ihrer Admin-PIN.

Diese Meldung, etwas konkreter

Deutschland möchte wissen, welche Kassen Sie verwenden und welche TSE darin steckt. Diese Mitteilung machen Sie bei Ihrem eigenen Finanzamt; sie erfolgt elektronisch, und Ihr Steuerberater übernimmt das in der Praxis meistens für Sie.

Was Sie dafür zur Hand haben möchten, finden Sie auf dieser Seite wieder: die Seriennummer jeder registrierten Kasse, die Daten Ihrer TSS und das Datum, an dem Sie die Kasse in Betrieb genommen haben. Auch die Außerbetriebnahme einer Kasse muss gemeldet werden.

Achtung: Die Fristen, innerhalb derer das zu geschehen hat, und das genaue Formular liegen bei der deutschen Finanzverwaltung und ändern sich hin und wieder. Fragen Sie Ihren Steuerberater, was für Ihre Lage gilt. Wir liefern die Daten und die Auswertungen; wir geben keine Steuerberatung.

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Häufige Fehler

• Die PUK nicht notieren. Sie erscheint einmal auf dem Bildschirm, und fiskaly gibt sie nie wieder heraus.
• Mit einem Testschlüssel im Produktivbetrieb arbeiten. Die Fehlermeldungen, die Sie dann bekommen, verweisen auf nichts. Prüfen Sie die Umgebung, bevor Sie anfangen.
• Ein Produkt mit einem belgischen oder niederländischen Steuersatz an der deutschen Theke verkaufen. Die TSE weist diesen Beleg zurück. Setzen Sie Ihre deutschen Produkte auf einen der fünf zulässigen Sätze.
• Die Meldung beim Finanzamt vergessen. Die Anbindung regelt die Signaturen, nicht Ihre Steuererklärung.
• Bei einem Ausfall aufhören zu verkaufen. Das ist nicht nötig, und das Gesetz verlangt es auch nicht. Verkaufen Sie weiter; es wird nachsigniert.

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Was ist, wenn …

Was ist, wenn die TSE tagelang ausfällt?

Dann ist es mehr als ein Aussetzer. Prüfen Sie, ob Ihre Zugangsdaten noch stimmen und ob Ihre TSS auf dieser Seite in Betrieb steht. Kommen Sie nicht weiter, schicken Sie uns den Text des Ausfalls, so wie er in der Liste steht — darin steht der Grund.

Was ist, wenn ich eine Kasse vergessen habe, bei der TSE zu registrieren?

Das kommt von selbst in Ordnung: Beim ersten Verkauf auf diesem Gerät erfolgt die Registrierung trotzdem automatisch. Die Seriennummer erscheint dann ab diesem ersten Beleg.

Was ist, wenn mir meine Admin-PIN abhandengekommen ist?

Für die gewöhnliche Arbeit brauchen Sie sie nicht: Die Kasse verwendet sie selbst. Wird die Admin-PIN einmal gesperrt, ist die PUK nötig, um sie zu entsperren. Holen Sie sie aus Ihrem Safe, bei Ihrem Steuerberater oder aus Ihrem Passwortmanager, und wenden Sie sich an den Support.

Was ist, wenn ich in Deutschland und in Belgien verkaufe?

Die TSE gehört zu Ihrer ganzen Organisation. Ist sie eingeschaltet, signiert sie jeden Thekenverkauf dieser Organisation, auch an einem belgischen Standort — und einen belgischen Steuersatz weist sie ab. Verkaufen Sie in beiden Ländern an einer Theke, besprechen Sie vor dem Start mit dem Support, wie Sie das aufteilen.

Was ist, wenn eine Prüferin vor meiner Theke steht?

Geben Sie den Beleg, den sie verlangt, und verkaufen Sie weiter. Die Auswertungen dürfen Sie nachreichen; holen Sie sie sich über diese Seite und über Ihr Kassenjournal, oder lassen Sie sie von Ihrem Steuerberater abrufen.

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Häufige Fragen

Brauche ich ein Gerät? Nein. Die TSE läuft in der Cloud bei fiskaly. Sie brauchen eine Internetverbindung, kein Kästchen und keinen USB-Stick.

Kostet das extra? fiskaly ist ein eigener Dienst mit eigenem Konto und eigenen Bedingungen. Prüfen Sie deren Preise nach, bevor Sie anfangen; wir stellen das nicht in Rechnung.

Ändert sich etwas für meine belgische oder niederländische Kasse? Nein. Dort gibt es keine TSE-Pflicht, und die Signaturfelder bleiben leer.

Wer darf das einrichten? Nur der Eigentümer. Wer die TSE einrichtet, bestimmt, welche Signatur unter Ihren Umsatz kommt — das ist dieselbe Art von Entscheidung wie das Anbinden Ihres Zahlungsanbieters.

Reicht das, um in Ordnung zu sein? Für die Kassenseite ja. Die Meldung bei Ihrem Finanzamt und Ihre Steuererklärung bleiben Ihre Sache. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater; wir können Ihnen zwar die Auswertungen liefern, aber keine Steuerberatung.