museumPASSmusées

Wer einen museumPASSmusées vorzeigt, kommt in einem teilnehmenden Museum kostenlos herein. Dieser Artikel erklärt, was diese Karte ist, wie Ihr Museum daran teilnimmt, wie Sie einen Besuch an der Theke und im Shop registrieren und wie Sie daraus monatlich eine Datei für die Abrechnung erstellen.

Was ist museumPASSmusées

Es ist eine Jahreskarte für Museen in ganz Belgien. Der Inhaber zahlt einmal im Jahr und darf danach so oft er möchte in die ständige Sammlung jedes teilnehmenden Museums, kostenlos. Sonderausstellungen sind oft kostenlos oder mit Ermäßigung dabei.

Ein paar Fakten, die helfen zu verstehen, woran Sie teilnehmen:

• Die Karte gilt ein Jahr ab dem Kauf.
• Es machen mehr als 260 Museen mit, verteilt über Flandern, Wallonien und Brüssel. Das macht sie zu einem der wenigen Kulturprojekte, die über die Gemeinschaftsgrenzen hinweg funktionieren.
• Die Karte wird von einer Gesellschaft mit sozialer Zielsetzung verwaltet, gegründet von dem Brüsseler Museumsrat, dem Vlaams Museumoverleg, ICOM Belgique und Musées et Société en Wallonie sowie publiq vzw.
• Der Besucher zeigt die Karte physisch oder über die Museumspass-App. In der App steht ein QR-Code, der als Zutrittsnachweis dient.
• Es gibt auch einen ermäßigten Tarif für alle, die Anspruch darauf haben, genau wie bei UiTPAS. Für Sie ändert das nichts: Sie sehen einfach eine gültige Karte.

Für Sie als Museum ist das Wichtigste, dass der Herausgeber Ihnen je Besuch eine Vergütung zahlt. Ein Besucher mit einem Museumspass ist also kein kostenloser Besucher: Er ist ein Besucher, der anderswo bezahlt hat und für den Sie im Nachhinein eine Vergütung bekommen, auf Grundlage der Anzahl der Besuche, die Sie registriert haben. Deshalb ist das Zählen so wichtig.

Wie Ihr Museum teilnimmt

Die Teilnahme regeln Sie unmittelbar mit dem Herausgeber, außerhalb von Passavo.

1. Gehen Sie auf museumpassmusees.be und suchen Sie den Kontaktweg für Museen.
2. Nehmen Sie Kontakt auf und erklären Sie, welches Museum Sie sind und was Sie anbieten.
3. Es folgt ein Gespräch über die Bedingungen: welche Teile Ihres Museums unter die Karte fallen, was mit Sonderausstellungen geschieht und welche Vergütung Sie je Besuch bekommen.
4. Nach der Vereinbarung erscheint Ihr Museum in deren Liste und in deren App, und Sie können anfangen, Besuche zu registrieren.

Die genauen Bedingungen und Beträge erfragen Sie beim Herausgeber selbst; sie stehen nicht vollständig auf seiner Website.

Funktioniert es? Ja

Von der Karte bis zur Abrechnung läuft es so:

1. der Besucher zeigt seinen Museumspass; Sie tippen die Nummer an der Theke in das eine Eingabefeld, oder er tippt sie im Shop selbst ein;
2. Passavo erkennt sie an der Nummer (10 bis 13 Ziffern) und registriert den Besuch als Ticket über null Euro, mit Datum und Uhrzeit;
3. am Monatsende klicken Sie auf Abrechnung herunterladen (CSV) und schicken die Datei an den Herausgeber, der Sie pro Besuch vergütet.

Eine CSV ist eine einfache Tabellendatei, die sich in Excel oder Numbers öffnet. Mehr ist es nicht.

Was Passavo nicht tut: beim Herausgeber nachfragen, ob genau diese Karte noch gültig ist. Dafür gibt es keinen Dienst, bei keinem Ticketsystem; bei UiTPAS gibt es ihn. An der Theke werfen Sie also selbst einen Blick auf die Karte, genau wie heute. Der Unterschied zu heute: die Strichliste kann nicht mehr verloren gehen.

Was Sie vorab brauchen

• Eine laufende Vereinbarung mit dem Herausgeber des Museumspasses.
• Die Rolle Eigentümer: nur der Eigentümer darf die externen Pässe einrichten.
• Ein Eintrittsprodukt mit einem normalen Preis, damit es etwas gibt, dem der Besuch gegenübergestellt werden kann.
• Fünf Minuten zum Einschalten; danach kostet es an der Theke ein paar Sekunden pro Besuch.

Schritt 1 — Einschalten

1. Klicken Sie im Menü links unter der Überschrift Einstellungen auf Externe Pässe.
2. Schalten Sie Wir akzeptieren museumPASSmusées ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Mehr ist es nicht. Es gibt keine Schlüssel, denn es gibt nichts, womit man sich verbinden müsste.

Eine Museumspassnummer hat 10 bis 13 Ziffern; daran erkennt Passavo die Karte. Der Bildschirm zeigt Ihnen, welches Format erkannt wird. Zeigt jemand eine gültige Karte, die nicht erkannt wird, schicken Sie die Nummer an den Support. Wir passen die Erkennung an; Sie müssen nichts tun.

Achtung: Akzeptieren Sie auch UiTPAS, wird eine Nummer mit genau dreizehn Ziffern als UiTPAS gelesen. Hat ein Museumspass dreizehn Ziffern, melden Sie das dem Support.

Schritt 2 — Einen Besuch an der Theke registrieren

1. Buchen Sie das normale Eintrittsticket, als ob der Besucher bezahlen würde.
2. Tippen Sie die Passnummer in das Feld UiTPAS oder Museumspass.
3. Klicken Sie auf Anwenden.
4. Der Preis eines Tickets geht auf null.
5. Rechnen Sie mit Kostenlos ab.

Dieser erste Schritt wirkt überflüssig, ist es aber nicht. Weil Sie zuerst das normale Ticket buchen, weiß das System, welcher Besuch das war und was er gekostet hätte. Genau das muss später in Ihrer Abrechnung stehen.

Schritt 3 — Einen Besuch im Shop registrieren

Im Webshop passiert dasselbe auf der Kassenseite: Der Besucher legt sein Ticket in den Warenkorb, gibt unter Haben Sie einen UiTPAS oder einen Museumspass? seine Passnummer ein und klickt auf Anwenden.

Ein Pass gilt für eine Person. Kommt eine Familie mit drei Pässen, fügen Sie sie einzeln hinzu; die Zeile wird jedes Mal aufgeteilt.

Warum null Euro und kein Rabatt

Ein Museumspassbesuch ist keine Preisminderung, sondern ein Abonnement, das anderswo bezahlt wurde. Der Betrag steht deshalb wirklich auf null und nicht auf „Preis minus Rabatt". Sonst würde Mehrwertsteuer auf einen Verkauf berechnet, der hier nicht stattfindet.

Aus demselben Grund bekommt so eine Bestellung den Kanal museumPASSmusées und zählt nicht in Ihrem Tagesumsatz an der Theke mit. Es ist kein Umsatz; Ihre Vergütung kommt vom Herausgeber, später und auf einmal.

Achtung: Das bedeutet auch, dass Ihre Kasse abends nicht mit Ihrer Besucherzahl übereinstimmt. Das ist normal. Prüfen Sie Ihre Besucher in der Übersicht nach und nicht in Ihrer Kassensumme.

Schritt 4 — Die monatliche Abrechnung

1. Klicken Sie im Menü links unter der Überschrift Einstellungen auf Externe Pässe.
2. Wählen Sie unten im Block museumPASSmusées den Monat. Standardmäßig ist der Vormonat schon eingetragen.
3. Schauen Sie auf dem Bildschirm, wie viele Besuche in diesem und im letzten Monat registriert wurden, damit Sie wissen, was Sie erwarten können.
4. Klicken Sie auf Abrechnung herunterladen (CSV).
5. Öffnen Sie die Datei und prüfen Sie sie, bevor Sie sie verschicken.

Die Datei enthält eine Zeile pro Besuch:

Spalte	Was darin steht
datum, tijdstip	Wann der Besuch registriert wurde
pasnummer	Die Nummer, wie sie eingetippt wurde
product	Welches Ticket es gewesen wäre
bestelling	Die Bestellnummer, um sie wiederzufinden
normale_prijs	Was es ohne den Pass gekostet hätte
aangerekend	Was der Besucher bezahlt hat (null)
valuta	Die Währung, meist EUR

Die Datei öffnet sich in Excel ohne Rückfragen: Semikolons als Trennzeichen und Kommas in den Beträgen.

Zurückgezogene Besuche stehen nicht darin. Ein rückgängig gemachter Besuch, der trotzdem abgerechnet wird, ist genau die Art Fehler, die auffällt, wenn der Herausgeber selbst zu zählen beginnt. Ein Besuch wird nur bei einer Erstattung über Ihren Zahlungsanbieter zurückgezogen — und die gibt es bei einem Besuch zu null Euro nie. Unten steht, was Sie mit einem versehentlich registrierten Besuch tun.

Häufige Fehler

Das Ticket nicht zuerst eintippen. Dann steht kein Produkt und kein normaler Preis beim Besuch, und Ihre Abrechnung ist unbrauchbar. Tippen Sie immer zuerst das gewöhnliche Ticket ein.

Den Besucher einfach durchlassen, ohne zu registrieren. Das ist ein Besuch, für den Sie keine Vergütung bekommen. Für Sie ist jeder nicht registrierte Besuch verlorenes Geld.

Eine Karte für mehrere Besucher verwenden. Eine Karte ist eine Person. Fügen Sie jede Karte gesondert hinzu.

Den Export des falschen Monats verschicken. Prüfen Sie das Jahr-Monats-Feld nach, bevor Sie herunterladen, und vergleichen Sie die Anzahl der Zeilen mit der Anzahl, die auf dem Bildschirm steht.

Den Besuch als Rabatt über hundert Prozent buchen. Dann kommt Mehrwertsteuer auf einen Verkauf, der hier nicht stattfindet, und der Besuch zählt in Ihrem Tagesumsatz mit. Verwenden Sie das Passfeld.

Was ist, wenn …

… eine gültige Karte nicht erkannt wird?

Das Nummernformat ist eine Einstellung und noch nicht vom Herausgeber bestätigt. Geben Sie uns die Nummer durch, dann wird das Muster angepasst, ohne dass eine neue Version nötig ist. Lassen Sie den Besucher währenddessen nicht im Regen stehen: Rechnen Sie als kostenlos ab und notieren Sie die Nummer von Hand, damit sie doch noch in Ihre Abrechnung kann.

… jemand eine Karte vorzeigt, die abgelaufen scheint?

Es gibt nichts, woran man es prüfen könnte. Schauen Sie auf das Ablaufdatum auf der Karte oder in der App, so wie Sie es mit einer Papierliste auch täten. Im Zweifel: hereinlassen und dem Herausgeber melden.

… ein Besuch versehentlich registriert wurde?

Stornieren Sie das Ticket in der Bestellung, damit es am Eingang nicht mehr funktioniert. In der monatlichen Abrechnung bleibt der Besuch aber stehen: Das Panel hat keine Schaltfläche, um einen Museumspassbesuch zurückzuziehen. Streichen Sie diese Zeile also selbst aus der CSV-Datei, bevor Sie sie verschicken, und notieren Sie die Bestellnummer, damit Sie es später noch erklären können.

… der Herausgeber ein anderes Dateiformat verlangt?

Öffnen Sie die CSV in Excel und machen Sie daraus, was er verlangt. Die Spalten enthalten alles, was nötig ist, um einen Besuch wiederzufinden: Datum, Uhrzeit, Passnummer, Produkt und Bestellnummer.

Häufige Fragen

Wird die Passnummer geprüft? Nein, nur auf ihre Form. Es gibt keinen Dienst, dem man sie vorlegen könnte. Wer die Karte physisch vorzeigt, hat sie — so läuft es an einer Theke mit einer Papierliste auch.

Eine gültige Karte wird nicht erkannt. Was nun? Das Format ist eine Einstellung. Geben Sie uns die Nummer durch; dann wird das Muster angepasst, ohne neue Version.

Kann ich den Export automatisch laufen lassen? Nein. Laden Sie die Datei jeden Monat selbst mit Abrechnung herunterladen (CSV) herunter; das ist ein einziger Klick.

Bekomme ich für einen Museumspassbesuch etwas bezahlt? Ja. Der Herausgeber zahlt dem Museum eine Vergütung je Besuch. Wie hoch die ist, steht in Ihrer Vereinbarung mit ihm; Passavo kennt diesen Betrag nicht und rechnet also auch nichts damit.

Zählt ein Museumspassbesuch in meinen Besucherzahlen mit? Ja. Der Besuch existiert als Ticket über null Euro mit dem Kanal museumPASSmusées. Er zählt bei Ihren Besuchern mit, aber nicht in Ihrem Umsatz.